Elaborado por: Dr. Edgar Hernán Gallo Montoya. Consultor Metodología de Gestión Productiva de Servicios de Salud. Coordinado por: Dr. Reynaldo Holder.

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2 Elaborado por: Dr. Edgar Hernán Gallo Montoya. Consultor Metodología de Gestión Productiva de Servicios de Salud. Coordinado por: Dr. Reynaldo Holder Asesor Regional - Servicios de Salud Regional Advisor - Health Services Proyecto: Servicios Integrados de Salud Área de Sistemas y Servicios de Salud basados en APS OPS/OMS - PAHO/WHO Noviembre de 2011. Washington, DC La Organización Panamericana de la Salud dará consideración muy favorable a las solicitudes para reproducir o traducir, íntegramente o en parte, alguna de sus publicaciones. Las solicitudes y las peticiones de información deberán dirigirse a Servicios Editoriales, Área de Gestión del Conocimiento y Comunicación (KMC), organización Panamericana de la Salud, Washington, D.C., Estados Unidos de América, que tendrá sumo gusto en proporcionar la información más reciente sobre cambios introducidos en la obra, planes de reedición, y reimpresión y traducciones ya disponibles. © Organización Panamericana de la Salud, 2011 Las publicaciones de la Organización Panamericana de la Salud están acogidas a la protección prevista por las disposiciones sobre reproducción de originales del Protocolo 2 de la Convención Universal sobre Derecho de Autor. Reservados todos los derechos. Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implica, por parte de la secretaría de la Organización Panamericana de la Salud, juicio alguno sobre la condición jurídica de países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto al trazado de sus fronteras o límites. La mención de determinadas sociedades mercantiles o de nombres comerciales de ciertos productos no implica que la Organización Panamericana de la Salud los apruebe o recomiende con preferencia a otros análogos. Salvo error u omisión, las denominaciones de productos presentados llevan en las publicaciones de la OPS letra inicial mayúscula.

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4 Muy bien, ahora sabemos manejar los informes generados por el PERC y cuáles son los potenciales de datos que podemos generar con cada uno de ellos. A continuación construiremos un informe gerencial completo de análisis donde determinemos los comportamientos, las tendencias y los posibles estándares de indicadores de una institución. Usaremos todos los informes en un paso a paso de generación de información gerencial, partiendo desde el comportamiento global de los costos, el comportamiento de cada rubro mayor, la priorización de servicios y el análisis de los servicios. Es una estructura básica de construcción que puede ser usada habitualmente para la generación de la información para la toma de decisiones. El primer paso es definir el tiempo de generación de información, si se construye una matriz de análisis permanente solo debe realizarse cada mes el análisis correspondiente y adicionarlo a la matriz, pero puede determinarse realizar informes trimestrales para la toma de decisiones y comparación de resultados y las tendencias de los indicadores. Para este tipo de análisis es necesario descargar los informes gerenciales de PERC a Excel, para facilitar la construcción de los gráficos, nuevos cálculos, tablas a color y otros indicadores que definamos durante la realización del informe.

5 Ingresar a PERC; una vez en el menú de opciones dadas, seleccionar Calcular cuadros gerenciales por mes. Esta opción es para realizar el análisis de un solo mes de información. La matriz del informe que realizaremos requiere descargar los reportes de cada mes, por tal motivo debemos usar esta opción. No olvide seleccionar la institución en el menú de la parte superior, de lo contrario, el reporte puede ser generado con inconsistencias.

6 Seleccionar los reportes a usar; aunque inicialmente usaremos el reporte 4, podemos solicitar todos los reportes. Una vez seleccionados, damos la opción de calcular. Este es el informe que puede visualizarse en pantalla PERC; sin embargo, necesitamos llevarlos a Excel para realizar la construcción de la matriz del informe gerencial. Seleccionamos la opción de descarga a Excel, inicialmente del informe 4.

7 Si al solicitar la descarga aparece una confirmación de seguridad, debe seleccionar descargar, no existe riesgo. Solo es una confirmación de seguridad y depende del sistema de cada equipo. La primera descarga se llevará a guardar en el escritorio del PC de trabajo, esto facilitara el manejo de la información. Los siguientes archivos solo deben abrirse.

8 Si al solicitar la descarga aparece una confirmación de seguridad, debe seleccionar descargar, no existe riesgo. Solo es una confirmación de seguridad y depende del sistema de cada equipo. La primera descarga se llevará a guardar en el escritorio del PC de trabajo, esto facilitara el manejo de la información. Los siguientes archivos solo deben abrirse.

9 Para la construcción de la matriz, tenemos un ejemplo con un hospital de baja complejidad, se adjunta el archivo en Excel para que se facilite el aprendizaje. Por favor, abra el archivo Excel adjunto de construcción de consolidados para que pueda seguir el ejercicio de construcción a partir de este momento.

10 Debemos descargar los archivos de los meses a analizar; en este ejemplo, analizaremos cuatro meses del año 2011 de una institución un nivel bajo de complejidad. Observe como en un solo archivo se unen las hojas de Excel descargadas del informe 4, los cuatro meses en un solo archivo. Cada hoja tiene su identificación: el nombre de la institución con el mes que se esta analizando. Cada reporte es igual en su presentación y en sus celdas; tanto las filas como las columnas concuerdan en las cuatro hojas analizadas. Debemos agregar una columna adicional al final y pedir una sumatoria de la fila, luego se copia la fórmula a todas las filas hasta el final de la hoja. Debe hacerse en todas.

11 Crearemos nuevas hojas en el archivo para la realización de los análisis de la información. La primera se denomina COSTOS. Lo que haremos en las nuevas hojas es vincular los valores requeridos desde las hojas de los meses vinculados anteriormente. En este ejemplo construiremos un análisis de información para los primeros cuatro meses del año.

12 ENEROFEBREROMARZOABRILTOTALPROMEDIODES. ESTANDARPORCENTAJE MANO DE OBRA GASTOS GENERALES SUMINISTROS TOTAL La matriz inicial será para el panorama general de los costos: tendremos los tres rubros básicos de los costos para todos los servicios y las sumatorias correspondientes lo que determina el total del costo para el período evaluado y su peso porcentual. Indicadores a construir con estos datos: -Costo total del período -Costo por rubros -Peso porcentual de los rubros -Comportamiento mensual del costo total -Comportamiento mensual del costo por rubros. -Promedio de costo total y por rubros -Desviación estándar de costos. -Gráfico de composición del costo de la institución. -Gráfico de tendencia de comportamiento del costo.

13 Para la captura de la información debemos vincular la celda al valor requerido: en el caso del primer valor corresponde al total de la mano de obra del mes de enero. Debemos entonces crear un vínculo de esa celda al costo total de la mano de obra. Que se encuentra en la columna construida de los totales al iniciar la matriz. Igual aplicaría para los gastos generales. En el ejercicio adjunto, aparecen resaltadas las celdas de vinculación en color amarillo.

14 Para los porcentajes, construimos una fórmula partiendo del total de los costos y lo relacionamos con el total de los rubros. = total mano de obra/total de costo =total gastos generales/total de costo =total de suministros /total de costo Al finalizar la vinculación de los valores tendremos una matriz con estas características. Ahora haremos algunos cálculos: -Sumatoria en la fila de totales -Sumatoria en la columna de totales -Promedio en la columna de promedios - Desviación estándar en la columna de desviación. Todas se hacen usando la opción de fórmulas en la parte superior.

15 ENEROFEBREROMARZOABRILTOTALPROMEDIODES. ESTANDARPORCENTAJE MANO DE OBRA114.660.961110.395.286109.178.14398.484.964432.719.354108.179.839 6.877.508 55,3% GASTOS GENERALES 32.667.19631.597.57329.795.41229.784.609123.844.79030.961.198 1.421.129 11,4% SUMINISTROS38.971.12830.741.49723.805.17429.958.636123.476.43530.869.109 6.228.620 50,1% TOTAL186.299.285172.734.356162.778.729158.228.209680.040.579170.010.14512.434.693 El resultado es el primer panorama general de los costos de la organización, con el comportamiento de cada rubro por mes, construcción de promedios y desviaciones estándar. Recordemos que las desviaciones estándar es el rango de variabilidad del valor cada mes, cuanto menor es la desviación, mucho más estable es el comportamiento del valor. Este cuadro puede complementarse con gráficas para evidenciar las tendencias reales de los diferentes indicadores. Este es el análisis básico que todo gerente o director de una institución prestadora de servicios de salud debe tener en sus manos con la mayor oportunidad posible. Es el panorama básico de análisis para la toma de decisiones. En solo una hoja de análisis tenemos plasmado el comportamiento general de los costos.

16 En la misma hoja de costos construimos la segunda tabla de análisis de información. Continuamos con la vinculación de los datos requeridos desde las 4 hojas de los meses analizados. Se construye con: -Costos para cada mes en las filas -Centros de producción en las columnas. -Total, promedio y porcentaje para las columnas. -Solo total para las filas. Para vincular la tabla con los datos requeridos, nos ubicamos en la celda del primer mes y el primer servicio. Vamos a la hoja del mes de enero y buscamos los costos directos totales y no ubicamos en la celda de total costos directos, en la primera celda que corresponde al primer servicio. Luego copiamos la fórmula para las demás casillas de la fila por arrastre. Finalmente realizamos las fórmulas de totales y promedio igual que en la tabla anterior. Para los porcentajes, tomamos el total del centro de producción, que corresponde al total de las columnas y lo dividimos por el costo total de la última columna. = costo total del centro de producción / costo total Las celdas se encuentran resaltadas con color verde en las diferentes hojas como guía.

17 HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL CONSULTA OPTOMETRÍA ODONTOLOGÍA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN SALAS DE PARTO LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGÍA SERVICIO FARMACEUTICO LAVANDERIA Y ROPERIA ADMINISTRACIÓN TOTAL ENERO10.397.77136.338.04347.131.295209.42314.659.7618.544.5512.528.6928.488.6096.173.0193.829.6383.799.48244.199.001186.299.285 FEBRERO10.867.32735.952.47535.205.225194.68815.632.56410.370.6162.608.06413.827.6533.149.0013.965.1361.844.82939.116.778172.734.356 MARZO10.758.33930.431.94535.888.758227.43411.457.29010.524.3862.330.7726.758.5195.051.8673.494.537870.97944.983.903162.778.729 ABRIL12.137.42725.043.38233.737.578626.97912.146.4869.575.3462.284.9149.883.1243.735.6334.189.3291.246.17143.621.840158.228.209 TOTAL44.160.864127.765.845151.962.8561.258.52453.896.10139.014.8999.752.44238.957.90518.109.52015.478.6407.761.461171.921.522680.040.579 PROMEDIO11.040.21631.941.46137.990.714314.63113.474.0259.753.7252.438.1119.739.4764.527.3803.869.6601.940.36542.980.381170.010.145 %6,5%18,8%22,3%0,2%7,9%5,7%1,4%5,7%2,7%2,3%1,1%25,3% El resultado es el panorama de los servicio en sus costos totales. Tenemos la distribución del costo para cada centro de producción y su peso porcentual representativo. Además el costo promedio mensual del costo de cada centro de producción. Se complementa la primera parte de análisis de los costos con su distribución para cada servicio. Ambas tablas son un muy buen insumos para la toma de decisiones. Sumemos algunos gráficos.

18 Realicemos un análisis de la información presentada en el hospital ejemplo de construcción de la matriz. Tenemos un hospital que tiene unos costos totales de 680.040.579 unidades monetarias, con un promedio mensual de costo de 170.010.145. Su composición es 63.6% para la mano de obra con un costo promedio de 108.179.839; los gastos generales son el 18.2% con un costo promedio mensual de 130.961.198 y los suministros con un peso del 18.2% con un costo promedio mensual de 30.869.109. Desde el punto de vista de estructura del costo, tenemos un panorama favorable ya que su mayor peso esta centrado en la mano de obra y por encima del 60%. La curva de tendencia del costo muestra una curva negativa; esta curva se da principalmente por una curva descendente de la mano de obra, mientras que las curvas de los gastos e insumos son más estables. El servicio con mayor peso porcentual en el costo corresponde a la administración con un 25.3%. Este valor de peso porcentual de la administración es considerado aceptable en una empresa de servicios de salud, donde el porcentaje puede estar entre el 25% y el 30%. Los centros de producción asistenciales con mayor peso porcentual son la consulta externa, urgencias y hospitalización. Para una institución de nivel bajo de complejidad, donde su objeto misional debe estar representado por servicios ambulatorios que procuren la promoción de la salud y la prevención de la enfermedad. Si bien pueden tener representación en los servicios de urgencias y hospitalización, estos no pueden ser sus mayores pesos porcentuales en los costos. En este caso, la consulta médica general es el primer servicio, seguido por urgencias y odontología. Para esta institución se tiene un alto costo en urgencias que debe ser evaluado.

19 El siguiente elemento de análisis es la producción. Tenemos una tabla de datos construida para cada mes que conforman las filas y cada centro de producción que conforman las columnas. Obtenemos entonces, la producción para cada centro, con un panorama mensual para determinar las tendencias a través de los promedios y su comportamiento al identificar las variaciones del promedio. HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL CONSULTA OPTOMETRIA ODONTOLOGÍA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN SALAS DE PARTO LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGÍA SERVICIO FARMACEUTICO LAVANDERÍA Y ROPERÍA ENERO8350119303971810317212503291118,5 FEBRERO5359109214401185117642373053150,7 MARZO936412070363280822496281331997 ABRIL9367118893732277221202583052131 TOTAL3114404680231534874687101102612715497,2 PROMEDIO 7,7536011705,75383,52186,521775,25256,53178,75124,3 De acuerdo a los resultados de la tabla tenemos que el servicio de hospitalización tiene una tendencia a 8 egresos mensuales con un comportamiento superior al promedio en los dos últimos meses. El servicio de urgencias tiene un comportamiento estable con una producción de 360 por mes. La consulta médica general presentó una variación importante en el mes de febrero cuando su comportamiento disminuyó por debajo del promedio casi en 80 consultas, que equivalen a una hora médico día de producción.

20 En la primera matriz de mano de obra tenemos en las columnas los componentes de la mano de obra tomados de una de las hojas de los meses y en las columnas los meses analizados. Debemos vincular cada celda del rubro correspondiente de la mano de obra de cada uno de los meses. Adicionamos celdas de sumatoria para los totales en las columnas. Para las filas tenemos totales, promedios, porcentajes y desviaciones estándar. ENEROFEBREROMARZOABRILTOTALPROMEDIO PORCENTAJEDES.ESTANDAR SUELDOS Y SALARIOS24.755.91524.642.70725.971.41326.461.794101.831.82925.457.95723,5% 899.782 HONORARIOS71.556.77970.286.48767.247.69469.637.278278.728.23869.682.06064,4% 1.808.134 HORAS EXTRAS Y RECARGOS01.386.075543.7452.385.8924.315.7121.078.9281,0% 1.041.313 PRESTACIONES SOCIALES18.348.26714.080.01715.415.291047.843.57511.960.89411,1% 8.170.783 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJES0000000,0% - TOTAL 114.660.961110.395.286109.178.14398.484.964432.719.354108.179.839 6.877.508

21 Tenemos como resultado entonces los siguientes indicadores de esta matriz : -Total de mano de obra -Comportamiento mensual de mano de obra -Promedios mensuales de mano de obra -Total por rubros de mano de obra -Comportamiento mensual por rubros -Peso porcentual de rubros en mano de obra -Tendencia de costo de mano de obra -Promedios mensuales de rubros de mano de obra. -Desviación estándar de rubros y total de mano de obra. -Gráfica de distribución porcentual de mano de obra. -Gráfica de tendencia del costo de mano de obra. La visión general de la mano de obra que se obtuvo en los costos ahora es complementada con detalle. Incluso con sus rubros.

22 En la segunda matriz de mano de obra tenemos en las filas los meses de los períodos evaluados y en las columnas los centros de producción. Debemos vincular las celdas con los totales de la mano de obra de cada centro de producción para cada uno de los meses. Usamos totales, promedios y porcentajes para las columnas y solo totales para las filas. HOSPITALIZACION GENERAL URGENCIAS CONSULTA MEDICA GENERAL CONSULTA OPTOMETRIA ODONTOLOGIA PROMOCION Y PREVENCION SALAS DE PARTOLABORATORIO CLINICOIMAGENOLOGIA SERVICIO FARMACEUTICO LAVANDERIA Y ROPERIA ADMINISTRACIONTOTAL ENERO 6.979.18829.871.29219.762.230010.959.4856.031.280261.8844.199.5801.099.2042.634.653261.88432.600.281114.660.961 FEBRERO 7.735.17225.248.24422.227.511012.593.2337.507.667264.5413.875.677264.5412.403.613264.54128.010.546110.395.286 MARZO 6.957.39824.001.61318.717.17308.818.3167.301.384183.3944.740.4141.001.0602.223.944201.80035.031.647109.178.143 ABRIL 7.435.73218.079.00316.606.656385.3618.713.0877.301.384140.6943.483.560848.8202.948.531201.80032.340.33698.484.964 TOTAL 29.107.49097.200.15277.313.570385.36141.084.12128.141.715850.51316.299.2313.213.62510.210.741930.025127.982.810432.719.354 PROMEDIO 7.276.87324.300.03819.328.39396.34010.271.0307.035.429212.6284.074.808803.4062.552.685232.50631.995.703 PORCENTAJE 6,7%22,5%17,9%0,1%9,5%6,5%0,2%3,8%0,7%2,4%0,2%29,6%

23 Con relación al análisis de la mano de obra en este ejercicio podemos concluir: Los costos totales mensuales de la mano de obra son de 432.719.354 unidades monetarias con un promedio mensual de 108.179.839. La composición porcentual de los rubros de la mano de obra son 64.4% para los honorarios y otras formas de contratación, 23.5% para los sueldos y salarios, 1% para las horas extras y 11.1% para las prestaciones sociales. La curva de tendencia es a disminuir la mano de obra, especialmente en el mes de abril por a costa s de las prestaciones sociales. Estamos entonces frente a una falla contable que no registro en el período correspondiente y genera resultados no reales. Esta falla es planeada en este informe para que el participante pueda tener conceptos claros de identificación de fallas en la información que pueden generar errores en los indicadores, en las tendencias y por tanto en la toma de decisiones. Desde los centros de producción tenemos el de mayor peso porcentual a la administración con un 29.6%. No significa que el recurso humano del área administrativa es el 29.6% del total del costo de la mano de obra, significa que todo el personal dedica el 29.6% del costo a actividades administrativas, partiendo de la base del personal administrativo más las horas dedicadas del personal asistencial a actividades administrativas como las reuniones de personal.

24 Dados los numerosos componentes considerados en los gastos generales,. Solo se realiza una matriz que tiene en las filas todos los rubros de los gastos generales y en las columnas los meses del período analizado. Para las filas consideramos totales, promedios y porcentajes. Para las columnas no consideramos ningún cálculo. Debemos vincular las celdas de cada rubro con los totales correspondientes de los gastos generales de cada período evaluado. Para el caso de los gastos generales es importante determinar cuales son los rubros de mayor peso porcentual para un seguimiento permanente y si es necesario analizar su consumo por centros de producción. ENEROFEBREROMARZOABRILTOTALPROMEDIOPORCENTAJE SEGUROS GENERALES2.463.937 9.855.7482.463.9378,0% SERVICIOS PUBLICOS3.266.7153.094.0083.202.9143.191.63112.755.2683.188.81710,3% IMPRESOS Y PUBLICACIONES1.928.160139.200163.200863.2003.093.760773.4402,5% MATERIALES. SUMINISTROS Y ASEO4.235.492865.3081.553.6621.733.8798.388.3412.097.0856,8% IMPUESTOS Y TASAS0000000,0% MANTENIMIENTO Y REPUESTOS935.6033.525.345727.8891.443.0906.631.9271.657.9825,4% COMUNICACIONES Y TRANSPORTE97.25081.00083.150123.600385.00096.2500,3% COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES01.122.002166.86101.288.863322.2161,0% DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES16.637.22017.484.94717.740.215 69.602.59717.400.64956,2% COMPRA DE SERVICIOS2.000.0162.254.6232.232.8962.225.0578.712.5922.178.1487,0% OTROS GASTOS GENERALES1.102.803567.2031.460.68803.130.694782.6742,5% TOTAL32.667.19631.597.57329.795.41229.784.609123.844.79030.961.198 En el ejercicio realizado, son las depreciaciones el rubro de mayor peso porcentual y con más del 50%. Esto determina que deben ser evaluados de manera independiente y permanenete.

25 Los suministros e insumos son importantes tanto como elemento del costo como indicador de seguimiento de la atención en los diferentes servicios asistenciales. El consumos de los medicamentos es un indicador trazador de la atención médica. En las columnas los meses del período analizado y en las filas los diferentes rubros de los insumos y suministros datos des. Se vinculan los datos de las hojas que corresponden a los valores totales de los insumos. ENEROFEBREROMARZOABRILTOTALPROMEDIO PORCENTAJE MEDICAMENTOS 27.952.221 15.982.325 17.513.389 18.611.604 80.059.539 20.014.885 64,8% MATERIAL MEDICO QUIRURGICO 4.122.524 5.320.347 3.743.936 4.591.221 17.778.028 4.444.507 14,4% MATERIAL Y REACTIVOS DE LABORATORIO 3.194.043 8.515.139 875.864 5.310.044 17.895.090 4.473.773 14,5% MATERIAL DE ODONTOLOGIA 1.651.170 923.686 670.050 1.445.767 4.690.673 1.172.668 3,8% MATERIAL DE IMAGENOLOGIA 2.051.170 - 1.001.935 - 3.053.105 763.276 2,5% OTROS INSUMOS Y MATERIALES - - - - - -0,0% TOTAL 38.971.128 30.741.497 23.805.174 29.958.636 123.476.435 30.869.109

26 La primera matriz de los insumos y suministros nos permite evaluar: -Total del costo de los suministros. -Total por rubros de los insumos -Peso porcentual de componentes del costo de insumos -Comportamiento del costo total de los insumos -Comportamiento por rubros -Tendencias de los costos -Promedios del costo de los insumos -Comportamiento mensual de rubros de costo de los insumos. HOSPITALIZACI ON GENERALURGENCIAS CONSULTA MEDICA GENERAL CONSULTA OPTOMETRIAODONTOLOGIA PROMOCION Y PREVENCION SALAS DE PARTO LABORATORIO CLINICO IMAGENOLOGI A SERVICIO FARMACEUTIC O LAVANDERIA Y ROPERIA ADMINISTRACI ONTOTAL ENERO801.1993.137.07525.539.72301.891.4601.636.494104.0913.623.7292.051.17043.640140.0842.46338.971.128 FEBRERO528.3987.330.92311.122.06601.298.0751.235.68646.1248.880.368036.500263.357030.741.497 MARZO862.2322.957.48815.161.9480829.3561.661.13801.291.8871.001.93536.2402.950023.805.174 ABRIL2.281.0103.525.00714.929.82101.623.2151.726.67305.599.880026.760246.270029.958.636 TOTAL4.472.83916.950.49366.753.55805.642.1066.259.991150.21519.395.8643.053.105143.140652.6612.463123.476.435 PROMEDIO1.118.2104.237.62316.688.39001.410.5271.564.99837.5544.848.966763.27635.785163.165616 PORCENTAJE3,6%13,7%54,1%0,0%4,6%5,1%0,1%15,7%2,5%0,1%0,5%0,0% En la segunda matriz de suministros relacionamos el costo total de los insumos con cada uno de los meses de los períodos evaluados. En las filas tenemos los meses y en las columnas los centros de producción. Para las columnas tenemos totales, promedios y porcentajes y para las filas solo la sumatoria de los totales. Esta matriz nos permite evaluar el comportamiento del costos de los insumos para cada centro de producción. En el caso del ejercicio tenemos que la consulta médica general tiene más del 50% del costo de los insumos y suministros. Por tanto los niveles de auditoría deben estar orientados a este servicio.

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28 HOSPITALIZACION GENERAL URGENCIAS CONSULTA MEDICA GENERAL CONSULTA OPTOMETRIA ODONTOLOGIA PROMOCION Y PREVENCION TOTALPORCENTAJE SUBTOTAL MO29.107.49097.200.15277.313.570385.36141.084.12128.141.715273.232.40940,2% GASTOS GENERALES10.580.53513.615.2007.895.728873.1637.169.8744.613.19344.747.6936,6% SUBTOTAL INSUMOS4.472.83916.950.49366.753.55805.642.1066.259.991100.078.98714,7% TOTAL COSTO DIRECTO44.160.864127.765.845151.962.8561.258.52453.896.10139.014.899418.059.08961,5% TOTAL COSTO INDIRECTO36.431.56853.556.499138.558.487447.63018.134.83014.852.476261.981.49038,5% SALAS DE PARTO13.062.25900000 1,9% LABORATORIO CLINICO738.5871.252.25249.998.15300051.988.9927,6% IMAGENOLOGIA303.4161.748.88222.250.25100024.302.5503,6% SERVICIO FARMACEUTICO56.0044.411.30314.797.302001.495.06720.759.6763,1% LAVANDERIA Y ROPERIA7.127.5223.162.744000010.290.2661,5% ADMINISTRACION15.143.77942.981.31751.512.781447.63018.134.83013.357.409141.577.74720,8% COSTOS TOTALES80.592.432181.322.344290.521.3431.706.15472.030.93153.867.375680.040.579 PORCENTAJE11,9%26,7%42,7%0,3%10,6%7,9% Produccion unidad311.4404.680231.5348.746 Costo por actividad 2.599.756 125.918 62.077 74.181 46.956 6.159 El consolidado por servicios es la última matriz a construir del reporte número cuatro. Al igual que el primer análisis de costos, este es el segundo elemento fundamental para el análisis de los servicios. Es una matriz que arroja valiosa información. El Analiza los costos para los servicios principales y considera la distribución de los servicios de apoyo asistencial y administrativos. Determina los costos finales por actividad o por unidad de producción de los servicios. Complementa el análisis de los costos para centros de producción reduciéndolos únicamente a los servicios finales que son el eje fundamental de la atención de la institución. Miremos cuales son sus compoenentes.

29 HOSPITALIZACION GENERAL URGENCIAS CONSULTA MEDICA GENERAL CONSULTA OPTOMETRIA ODONTOLOGIA PROMOCION Y PREVENCION TOTALPORCENTAJE SUBTOTAL MO29.107.49097.200.15277.313.570385.36141.084.12128.141.715273.232.40940,2% GASTOS GENERALES10.580.53513.615.2007.895.728873.1637.169.8744.613.19344.747.6936,6% SUBTOTAL INSUMOS4.472.83916.950.49366.753.55805.642.1066.259.991100.078.98714,7% TOTAL COSTO DIRECTO44.160.864127.765.845151.962.8561.258.52453.896.10139.014.899418.059.08961,5% TOTAL COSTO INDIRECTO36.431.56853.556.499138.558.487447.63018.134.83014.852.476261.981.49038,5% SALAS DE PARTO13.062.25900000 1,9% LABORATORIO CLINICO738.5871.252.25249.998.15300051.988.9927,6% IMAGENOLOGIA303.4161.748.88222.250.25100024.302.5503,6% SERVICIO FARMACEUTICO56.0044.411.30314.797.302001.495.06720.759.6763,1% LAVANDERIA Y ROPERIA7.127.5223.162.744000010.290.2661,5% ADMINISTRACION15.143.77942.981.31751.512.781447.63018.134.83013.357.409141.577.74720,8% COSTOS TOTALES80.592.432181.322.344290.521.3431.706.15472.030.93153.867.375680.040.579 PORCENTAJE11,9%26,7%42,7%0,3%10,6%7,9% Produccion unidad311.4404.680231.5348.746 Costo por actividad 2.599.756 125.918 62.077 74.181 46.956 6.159 Las columnas son los servicios finales, parametrizados desde el inicio en PERC. Las filas son los conceptos estructurales de los costos directos e indirectos. Se considera el costo total como la sumatoria del costo directo e indirecto de cada servicio. Se determina un peso porcentual para priorización de análisis de los servicios. Se realiza la sumatoria de los valores de los períodos evaluados para la vinculación de las celdas. El valor de la celda de subtotal mano de obra de hospitalización corresponde a la sumatoria de la misma celda de los cuatro meses evaluados. El costo por actividad se calcula dividiendo el costo total del servicio por la producción total. Se calculan los porcentaje de peso de los diferentes rubros.

30 Miremos el análisis de la matriz propuesta en el ejercicio. La distribución de los costos de la institución esta dada en un 61.5% por costos directos y un 38.5% de costos indirectos. Los costos directos están conformados por la sumatoria de un 40.2% de la mano de obra, un 6.6% de los gastos generales y un 14.7% de insumos y materiales. Los costos indirectos están conformados en un 1.9% por sala de partos, 7.6% por laboratorio, 3.6% por imagenología, 3.1% por el servicio de farmacia, 1.5% por lavandería y ropería y un 20.8% de administración. El peso porcentual de los servicios esta dado por un 11.9% para hospitalización general, 26.7% para urgencias, 42.7% para consulta médica general, consulta de optometría en un 0.3%, odontología en un 10.6% y promoción y prevención en un 7.9%. Los servicios más representativos y que deben ser priorizados para su análisis son la consulta externa y urgencias, sumando un 69.4% del total del costo. CONSULTA MÉDICA GENERAL Este servicio representa un 42.7% del costo total de la institución. Representado en un 52.3% en costo directo y un 47.7% de costo indirecto. Los costos directos son el resultado de un 26.6% de la mano de obra, gastos generales por 2.7% y un costo de insumos con un 23%. Los costos indirectos están dados por un 17.2% de laboratorio, 7.7% de imagenología, 5.1% de servicio farmacéutico y un 17.7% de administración. Su costo por actividad es de 62.077 unidades monetarias con una producción total de 4680 consultas médicas. URGENCIAS Este servicio representa el 26.7% del total del costo. Representado por un 70.5% de costo directo y un 29.5% de costo indirecto. El costo directo esta dado por un 53.6% de la mano de obra, 7.5% de los gastos generales y un 9.3% de los insumos. Los costos indirectos están dados por un 0.7% de laboratorio, 1% de imagenología, 2.4% de servicio farmacéutico, 1.7% de lavandería y ropería y un 23.7% de administración. Su costo promedio por actividad es de 125.918 unidades monetarias con una producción acumulada de 1440 atenciones de urgencias. Si comparamos ambos servicios podemos ver que su composición porcentual del costo es muy diferente. Para la consulta ambulatoria los servicios complementarios representan un gran costo, mientras que para urgencias, es la mano de obra su principal costo con más del 50%.

31 El paso final es la priorización de los servicios, donde una vez identificado los servicios con mayor peso porcentual del costo, se realiza un análisis más a fondo, siguiendo la misma estructura de matriz de construcción de los servicios pero con vinculación de datos mes a mes solo para el servicio de consulta ambulatoria. El resultado es un detalle completo del servicio en todos los rubros del costo, la producción y si sumamos indicadores tomados del reporte dos de producción de servicios de apoyo para evidenciar los índices de uso de servicios complementarios, obtenemos un análisis micro y preciso del servicio evaluado. Tomado del reporte dos construimos esta matriz de datos de uso de servicios complementarios donde tenemos el comportamiento de uso del servicio de laboratorio, imagenología y el servicio farmacéutico. Podemos observar en el ejercicio que la tendencia del servicio es a una producción promedio de 1170 consultas, con un consumo de 1.723 pruebas de laboratorio para un índice de uso de 1,45; 235 estudios radiológicos en promedio para un índice de uso de 0,2. SERVICIOS COMPLEMENTARIOSENEROFEBREROMARZOABRILPROMEDIO Produccion Primaria1193109212071188 1.170 LABORATORIO CLINICO 1.679 716 2.433 2.064 1.723 LABORATORIO CLINICO1,4070,6562,0161,737 1,45 IMAGENOLOGIA 229 216 262 231 235 IMAGENOLOGIA0,1920,1980,2170,194 0,20 SERVICIO FARMACEUTICO 2.229 2.223 2.423 2.184 2.265 SERVICIO FARMACEUTICO1,8682,0362,0071,838 1,94 2265 despachos de medicamentos para un índice de 1.94. El mes con mayor variación con relación a la tendencia fue el mes de marzo.

32 ENEROFEBREROMARZOABRILTOTAL%PROMEDIO SUBTOTAL MO19.762.23022.227.51118.717.17316.606.65677.313.57026,6%19.328.393 SUELDOS Y SALARIOS3.149.7773.372.8552.200.9264.485.70113.209.2594,5%3.302.315 HONORARIOS14.662.51916.430.76415.102.59411.666.39357.862.27019,9%14.465.568 HORAS EXTRAS Y RECARGOS0413.658101.893454.562970.1130,3%242.528 PRESTACIONES SOCIALES1.949.9342.010.2341.311.76005.271.9281,8%1.317.982 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJES000000,0%0 GASTOS GENERALES1.829.3421.855.6482.009.6372.201.1017.895.7282,7%1.973.932 SEGUROS GENERALES262.212 1.048.8480,4%262.212 SERVICIOS PUBLICOS362.272329.474340.050415.5031.447.2990,5%361.825 IMPRESOS Y PUBLICACIONES000000,0%0 MATERIALES. SUMINISTROS Y ASEO3.31400118.046121.3600,0%30.340 IMPUESTOS Y TASAS000000,0%0 MANTENIMIENTO Y REPUESTOS3.682000 0,0%921 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE000000,0%0 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES000000,0%0 DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES1.056.773 1.205.827 4.525.2001,6%1.131.300 COMPRA DE SERVICIOS141.089207.189201.548199.513749.3390,3%187.335 OTROS GASTOS GENERALES000000,0%0 SUBTOTAL INSUMOS25.539.72311.122.06615.161.94814.929.82166.753.55823,0%16.688.390 MEDICAMENTOS25.539.72311.122.06615.146.82614.929.82166.738.43623,0%16.684.609 MATERIAL MEDICO QUIRURGICO0015.1220 0,0%3.781 MATERIAL Y REACTIVOS DE LABORATORIO000000,0%0 MATERIAL DE ODONTOLOGIA000000,0%0 MATERIAL DE IMAGENOLOGIA000000,0%0 OTROS INSUMOS Y MATERIALES000000,0%0 TOTAL COSTO DIRECTO47.131.29535.205.22535.888.75833.737.578151.962.85652,3%37.990.714 COSTOS INDIRECTOS TOTAL COSTO INDIRECTO36.330.94634.501.57732.843.53034.882.433138.558.48747,7%34.639.622 SALAS DE PARTO000000,0%0 LABORATORIO CLINICO10.857.31916.752.6409.103.75413.284.44049.998.15317,2%12.499.538 IMAGENOLOGIA7.413.2623.710.1666.509.0614.617.76322.250.2517,7%5.562.563 SERVICIO FARMACEUTICO3.400.6053.732.3803.525.3914.138.92714.797.3025,1%3.699.326 LAVANDERIA Y ROPERIA000000,0%0 ADMINISTRACION14.659.76110.306.39113.705.32512.841.30451.512.78117,7%12.878.195 COSTOS TOTALES83.462.24169.706.80268.732.28868.620.011290.521.343 72.630.336 El La última matriz tiene todos los elementos de análisis de los servicios pero mes a mes para consulta ambulatoria. De esta manera tenemos el comportamiento de cada rubro de los costos directos e indirectos. Podemos observar el comportamiento del costo de los servicios complementarios y asociarlos a los indicadores presentados anteriormente y relacionarlos con el costo por actividad final. Por ejemplo, el mes de enero fue el mes con mayor valor de costo por actividad. La producción esta en los promedios, al igual que los índices de uso de servicios complementarios. La mano de obra esta en el promedio, los gastos generales igual, pero los medicamentos están muy por encima del promedio establecido del costo para el período evaluado. Significa que el sobrecosto de la actividad esta asociada a los medicamentos, pero con un índice de uso en promedio, lo que puede asociarse a un cambio en el patrón de medicación.

33 Muy bien estimados participantes, ahora pueden iniciar la construcción de sus informes gerenciales y prepararse para los ejercicios de toma de decisiones. Los indicadores obtenidos no pueden estar solo representados en papel. Si no cumplen un papel activo que permita la mejora, solo serán números.