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Publicada porInmaculada Ojeda Correa Modificado hace 8 años
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San Salvador, 28 de Junio de 2011 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras Alejandro Susel asusel@holos.cl www.holos.cl
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Sistema de Información vs. Informático Sistema de Información Sistema que tiene como fin brindar información Sistema Informático Automatización total o parcial de un sistema de información Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) Hardware + Comunicaciones + Software + Capital Humano + Seguridad & Auditoría Informática + e-business Hardware: Todo aquello que se puede romper con un martillo… Software: Todo aquello que solo podemos insultar o maldecir ;-) 2 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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El mundo de las TICs - Tecnologías de la Información y Comunicaciones 3 Hardware Comunicaciones Software de Base Seguridad & Auditoría Informática E-Business Software de Aplicación Capital Humano Informático Capital Humano no informático Infraestructura Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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Gestión Estratégica de las TICs 4 DIAGNOSTICO (situación actual) OBJETIVO Alineado con la Visión y Misión de la Organización Plan Estratégico Tecnológico (Para cada componente TIC) DO Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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Ámbitos del análisis estratégico Junio de 2011 5 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras Organización/Personas Flujos de Trabajo (Aplicaciones de negocio) Política, Legislación, Regulación Tecnologías habilitantes Estrategia de negocios Institucional Prestación de Servicios
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¿Qué es el e-Procurement? e-Procurement se refiere al uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) basadas en Internet para realizar alguna o todas las actividades del proceso de adquisición y contratación de una Institución. Existen varias formas de e-Procurement que pueden ser vistas como soluciones completas que automatizan e integran varios de los procesos de procurement de la organización. Critical factors that influence e-procurement implementation success in the public sector - Kishor Vaidya, A. S. M. Sajeev and Guy Callender (2006) e-Procurement Instituciones Públicas Proveedores Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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¿Qué es el e-GP? El E-Compras Gubernamentales es el mecanismo que permite al gobierno publicar, convocar y perfeccionar compras y licitaciones y a sus proveedores vender bienes y servicios a través de medios electrónicos. El mecanismo de intercambio puede darse a través de un único portal de servicios o bien a través de variados portales o medios electrónicos. En Latinoamérica existen diversos niveles de avance y desarrollo del e-GP, dependiendo de las realidades de cada país, por lo que más que ver quién tiene el mejor sistema, el foco debe ponerse en las estrategias y modelos de negocio de cada uno de los países, teniendo en cuenta el marco legal existente E-Government Procurement (E-GP): Solución de Eficiencia y Transparencia” – Javier Carranza Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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Beneficios del e-GP Objetivos de eficiencia Estandarización de proceso de contratación Reducir costos en el manejo del gasto público Promover el desarrollo regional y local; asegurando la competencia en los mercados de bienes demandados por el sector público, introduciendo adecuados incentivos a la participación de la comunidad, especialmente a las Pymes. Objetivos de transparencia Acceso a la información de manera oportuna Aumentar el grado de transparencia en los procesos de compras y licitaciones públicas, mejorando la gobernabilidad de los actos de públicos. Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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Tipos de herramientas de e-GP Módulos Plan de Compras Registro de Proveedores Bodega Inventario Motor de búsqueda Notificaciones automáticas Notificación de ofertas Módulo Facturación Garantías Preguntas Frecuentes Licitación/ cotización Electrónica Licitación electrónica Publicación de Documentos Licitación Permitir descargar documentos Notificación Oportunidad Notificación adjudicación a través del Sitio Licitación/ cotización Inversa Licitación electrónica inversa Legislación Requerimiento de participación simultánea Licitación anónima Trazabilidad en línea Compras por catálogo Legislación Ordenes de compra Ordenes de Pago Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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Adquisición de Software Desarrollo a medida Software Enlatado Enlatado Parametrizable 10 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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Adquisición de Software Desarrollo a medida + nivel de adaptación a las necesidades + tiempo de desarrollo + riesgo de inestabilidad - Dependencia Comercial (¿quién tiene el código fuente?) - Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades - Probabilidad de cambios de versiones (no parches) + Dependencia de RRHH Críticos (¿Y si muere el gurú?) - Probabilidad de documentación útil o actualizada + Participación del usuario en el proyecto (RRHH) + El dilema del nivel de “parametrización” + Costo + Riesgo de perder el foco 11 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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Adquisición de Software Software Enlatado - nivel de adaptación a las necesidades - tiempo de desarrollo - riesgo de inestabilidad + Dependencia Comercial (no tengo el código fuente) + Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades + Probabilidad de cambios de versiones (no parches) - Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?) + Probabilidad de documentación útil o actualizada - Participación del usuario en el proyecto (RRHH) - El dilema del nivel de “parametrización” - Costo - Riesgo de perder el foco 12 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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Adquisición de Software Software Enlatado Parametrizable +/- nivel de adaptación a las necesidades +/- tiempo de desarrollo +/- riesgo de inestabilidad + Dependencia Comercial (no tengo el código fuente) + Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades +/- Probabilidad de cambios de versiones (no parches) +/- Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?) + Probabilidad de documentación útil o actualizada + Participación del usuario en el proyecto (RRHH) - El dilema del nivel de “parametrización” +/- Costo +/- Riesgo de perder el foco 13 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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PlanificarDiseñarDesarrollarCapacitarDesplegar Transición a la operación Implementar una herramienta de e-GP La implementación de un sistema de compras electrónicas gubernamentales es un proceso de cambio organizacional que requiere un tiempo considerable. Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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¿Por qué fracasan los proyectos TIC? No contar con una planificación adecuada Falta de compromiso y apoyo de todas las partes involucradas Concentrar el rol liderazgo del proyecto, administración del proyecto y líder tecnológico en la misma persona. Quemar etapas en el ciclo de vida de un desarrollo tecnológico Falta de un interprete/traductor Entender que a veces lo mejor es enemigo de lo bueno Por la mala calidad y/o escasez de recursos humanos y/o materiales Desestimar la tecnología instalada Mala estimación de los tiempos y costos (métricas) Cambio de la realidad y en consecuencia de las necesidades 15
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16 Riesgos de un proyecto: Modelo DICE Esta es una metodología que permite medir la probabilidad de que un proyecto sea exitoso: Duración [ D ] Idoneidad [ I ] Compromiso Compromiso de la Alta Dirección [ C1 ] Compromiso a Nivel Local [ C2 ] Esfuerzo [ E ] A cada una de las variables se le asigna una nota de 1 a 4, siendo 1 la mejor nota PUNTAJE DICE = D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E
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17 Riesgos de un proyecto: Modelo DICE Ejemplo 1: Proyecto duración de 6 meses: D = 1 Se cuenta con personal idóneo: I = 1 Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 1 Existe compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1 El Esfuerzo requerido es menor: E = 1 Ejemplo 2: Proyecto duración de 2 años: D = 4 Se cuenta con personal idóneo: I = 2 Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 2 Existe Compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1 El Esfuerzo requerido es razonable: E = 1 PUNTAJE DICE 7 = 1 + (2 x 1) + (2 x 1) + 1 + 1 PUNTAJE DICE 14 = 4 + (2 x2) + (2 x 2) + 1 + 1
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18 Riesgos de un proyecto: Modelo DICE 28272625242322212019181716151413121110987 Triunfo Desgracia Preocupació n Puntaje DICE Altamente Fallido Altamente Exitoso Resultado Posible
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Factores críticos de éxito Contar con un plan estratégico de tecnologías alineado con los objetivos del negocio Como es un proyecto de largo aliento, es necesario generar sub- proyectos que permitan mostrar Quick Wins Tener un claro entendimiento de los requerimientos del negocio y la funcionalidad necesaria Establecer indicadores de desempeño y medir una línea base inicial contra la que se pueda medir los resultados obtenidos Lograr cambios en la cultura de los compradores y de los proveedores del Estado Entender que el proceso implica una gestión del cambio constante Identificar los líderes del cambio al interior de las organizaciones y darles las herramientas para que generen el cambio de cultura en las organizaciones Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
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