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FORMATO CONDICIONAL. Sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional.

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Presentación del tema: "FORMATO CONDICIONAL. Sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional."— Transcripción de la presentación:

1 FORMATO CONDICIONAL

2 Sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

3 Aplicar un formato condicional a una celda: Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.

4 Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

5 Al seleccionar nueva regla aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que se ve a continuación. Seleccionar aplicar el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, se puede escoger otro diferente. En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.

6 En la sección Valor de la celda se puede escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si se pulsa sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde se puede escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

7 Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.

8 PRÁCTICA

9 Validación de datos Es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

10 Para aplicar una validación a una celda Seleccionar la celda que se quiera validar. Acceder a la pestaña Datos y pulsar Validación de datos. Aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que se ve en la imagen donde se puede elegir entre varios tipos de validaciones.

11 En la sección Criterio de validación se indica la condición para que el datos sea correcto. Dentro de Permitir se puede encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error. Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos:, donde, por ejemplo, se puede indicar que los valores estén entre 2 y 8.

12 Si en la opción Permitir: se elige Lista, se puede escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda. En la pestaña Mensaje de error se puede escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

13 Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

14 Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico. En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

15 Mensajes de validación de datos Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

16 También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos. Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

17 FUNCIONES EN MICROSOFT EXCEL

18 Las funciones nos permiten realizar operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos o valores de texto. Todas las funciones tienen en común, el nombre de la función la cual la identifica y una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, todos ellos dentro de paréntesis.

19 FUNCIONES DE TEXTO Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas. Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto.

20 CONCATENAR Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "". Esta función puede tener como máximo 30 argumentos. Estructura:

21 Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodriguez" y queremos que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberíamos escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A1;" ";A2) Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la función Concatenar sería utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2

22 IGUAL Realiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta función sólo nos devolverá Verdadero o Falso. Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto "Avión" y en la celda A2 "Avión". En la celda A3 podríamos realizar la comparación con la función Igual de la siguiente manera. =IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos devolvería el valor Falso. Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2)

23 ENCONTRAR Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de texto. El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerará la primera posición como número 1. Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: Mailxmail si deseamos saber en que posición se encuentra la x deberemos escribir en la celda A2 la función =ENCONTRAR("x";A1) nos devolverá un 5 como resultado ya que la primera letra la considera como si estuviera en la primera posición. Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Número de posición inicial)

24 IZQUIERDA Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto. Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la función =IZQUIERDA(A1;9), obtendremos como resultado "Funciones". Estructura: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres a extraer)

25 DERECHA Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de texto. Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la función =DERECHA(A1;5), obtendremos como resultado "Excel". Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a extraer)

26 LARGO Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto. Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman este texto deberás introducir en otra celda la función =LARGO(A1). Como resultado nos devolverá un 15. Estructura: LARGO(Texto)

27 MINUSC Todo el contenido de un texto o celda cambia a minúsculas. Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función obtendremos una copia de la primera celda pero toda en minúsculas. Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "funciones de excel". Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2 es una función que dependerá siempre del contenido que hay en la A1. Estructura: MINUSC(Texto)

28 MAYUSC Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en mayúsculas. Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la función =MAYUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "FUNCIONES DE EXCEL". Estructura: MAYUSC(Texto)

29 EXTRAE Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial de una cadena de texto. Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 queremos obtener la palabra "de" deberíamos escribir la función =EXTRAE(A1;11;2) Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer)

30 NOMPROPIO Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la primera letra de cada palabra que forma parte del texto. Ejemplo: Si escribimos la función =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "Funciones de excel" obtendremos como resultado "Funciones De Excel". Estructura: NOMPROPIO(Texto)

31 REEMPLAZAR Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posición y cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto que deseas poner. Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar)

32 Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la función: =REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro de") esta función nos devolverá el texto: Funciones dentro de Excel. La función lo que realiza es eliminar del texto que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro de". Hay que observar que hemos eliminado 2 caracteres y hemos introducido 9 en su lugar.

33 REPETIR Lo que conseguimos con esta función es que se repitan una cantidad de veces un texto determinado. Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos esta función =REPETIR("la";3) obtendremos como resultado "lalala". Estructura: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir)

34 ESPACIOS Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separación de palabras. Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: " Funciones de Excel ". Si quisiéramos que no aparecieran estos espacios en la celda A2 tendríamos que poner la función =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final será: "Funciones de Excel". Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)

35 FUNCIONES LÓGICAS Funciones que nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y actuar según la respuesta obtenida. Las funciones lógicas se clasifican en: Funciones Lógicas "SI". Funciones Lógicas "Y" Funciones Lógicas "o"

36 SI La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida. Utilidad de la Función "SI": Se debe utilizar en todos los problemas en los que se plantee una disposición legal (condición) y dependiendo de esta condición el usuario puede tener uno de los dos caminos disponibles.

37 Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función. Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, = con este podremos conocer si es mayor o igual, Estructura: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso).

38 Ejemplo: Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o 20 superior a 18, mientras que nos interesará aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18. La función que deberíamos escribir sería =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".

39 Funciones Lógicas "Y Esta función lógica sirve para agrupar condiciones simples y trabajar dentro de una función "SI" Condiciones Simples: Emiten valores de verdad o falsedad Ejemplo: A5 > 100 Sintaxis: = y (Condición1; Condición2; condición3.. )

40 Valor de verdad de "Y"

41 O Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con ella también podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera. Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

42 Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 16 años o mide más de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")

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