Mayor que =SI(C6>100;C6;100) Si C6 es mayor que 100; mostrar C6. De los contrario mostrar 100. <= Menor que o igual a =SI(B5<=10;B5;"Máximo") Si B5 es menor que; o igual a 10; mostrar B5. De lo contrario mostrar la palabra "Máximo". >= Mayor que o igual a =SI(MAX(B4:E8)>=SUMA(B4:E8)/2;MáX(B4:E8); SUMA(B4:E8)/2) Si el valor más grande en el rango; es mayor que o igual a la mitad de la suma del rango; entonces mostrar el valor más grande. De lo contrario mostrar la mitad de la suma del rango. (Estas declaraciones pueden ofrecer un aspecto realmente desordenado!) <> No igual a =SI(B8<>D6;SI(B8<10;10;B8);D6) Si B8 no es igual a D6; verificar para ver si B8 es menor que 10. Mostrar 10 si lo es y B8 si no lo es. De lo contrario; mostrar D6; el que en este caso será igual a B8.">

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Excel. Fórmula con la función SI L a función SI le ofrece dos valores; basados en si una declaración es VERDADERA o FALSA. Un valor puede ser un número;

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Presentación del tema: "Excel. Fórmula con la función SI L a función SI le ofrece dos valores; basados en si una declaración es VERDADERA o FALSA. Un valor puede ser un número;"— Transcripción de la presentación:

1 Excel

2 Fórmula con la función SI L a función SI le ofrece dos valores; basados en si una declaración es VERDADERA o FALSA. Un valor puede ser un número; un texto entre comillas; una celda de referencia o una fórmula. La forma general de una función SI es - =SI(comparación lógica; valor si es VERDADERO; valor si es FALSO) Más de 2 valores: Usted puede incluir hasta 7 declaraciones de SI al apodo más de dos valores. Por ejemplo; usted puede mostrar tres resultados diferentes usando un declaración de SI como la parte; "valor si es Falso". =si(E13>100;"Extraordinario;si(E13=100;Perfecto;E13)) La declaración encima de muestra 3 resultados diferentes; dependiendo de si E13 es más que 100 ("extraordinario"; igualan a 100 ( "Perfecto"); o menos de 100 (el valor en E13).

3 Operador Lógico SignificadoEjemplo = Igual a =SI(E8=C8;"Igual;"No igual") Cuando las dos celdas son iguales; se muestra la palabra "Igual". Cuando las dos celdas no son iguales; se muestra la frase "No igual". < Menor que =SI(F4 Mayor que =SI(C6>100;C6;100) Si C6 es mayor que 100; mostrar C6. De los contrario mostrar 100. <= Menor que o igual a =SI(B5<=10;B5;"Máximo") Si B5 es menor que; o igual a 10; mostrar B5. De lo contrario mostrar la palabra "Máximo". >= Mayor que o igual a =SI(MAX(B4:E8)>=SUMA(B4:E8)/2;MáX(B4:E8); SUMA(B4:E8)/2) Si el valor más grande en el rango; es mayor que o igual a la mitad de la suma del rango; entonces mostrar el valor más grande. De lo contrario mostrar la mitad de la suma del rango. (Estas declaraciones pueden ofrecer un aspecto realmente desordenado!) <> No igual a =SI(B8<>D6;SI(B8<10;10;B8);D6) Si B8 no es igual a D6; verificar para ver si B8 es menor que 10. Mostrar 10 si lo es y B8 si no lo es. De lo contrario; mostrar D6; el que en este caso será igual a B8.

4 Anidado Puede anidar hasta 7 declaraciones Y SI... para crear pruebas complejas. Por ejemplo; para mostrar una letra de calificación en la celda vecina a Calificación Promedio; podría usar 4 declaraciones anidadas en una sola fórmula: =SI( NotaFinal >89;E";SI( NotaFinal >79;S";SI( NotaFinal >69;A";S I( NotaFinal >59;I";D")))) En lugar de escribir complicadas expresiones dentro de una declaración de SI ; se puede hacer cada cálculo en una celda por separado y usar solo las celdas de referencias en la declaración SI. Desde luego que si hace eso; mirando la fórmula SI no le dirá nada sobre lo que realmente está pasando. Nombrar las celdas sería mucho más útil en este tipo de situación.

5 La función =PAGO() calcula los pagos periódicos que tendremos que pagar" sobre un préstamo; a un interés determinado; y en un tiempo x. Les irá de maravilla a los que quieren pedir un préstamo o ya lo están pagando. Podremos ver cuanto tendremos que pagar mensualmente; o cuanto nos clavan los bancos de intereses. Nos permitirá jugar con diferentes capitales; años o tipos de interés. La sintaxis de la orden es: =PAGO(Interés;Tiempo;Capital) Esta fórmula nos calculará el pago anualmente. Si queremos saber los pagos mensuales tendremos que dividir el interés por 12 y multiplicar el tiempo por 12. Observa: =PAGO(Interés/12;Tiempo*12;Capital)

6 Ejemplo: Supongamos que hemos de calcular los pagos mensuales y anuales periódicos del siguiente supuesto: Celda B5: =PAGO(B2;B3;B1) Celda B6: =PAGO(B2/12;B3*12;B1) Observa que la fórmula PAGO ofrece un resultado en negativo (rojo). Si queremos convertir el resultado en un número positivo; debemos encerrar la función dentro de otra función: =ABS(). La función ABS significa absoluto. Un número absoluto de otro número; siempre será positivo. La fórmula en ese caso sería: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1))

7 Como ya hemos dicho; en este tipo de hojas podemos probar a cambiar cantidades de las celdas B1;B2 y B3 y comprobar los distintos resultados. A continuación tienes un completo e interesante ejemplo de un supuesto de crédito desglosado mes a mes. En este ejemplo se utiliza una función nueva: =PAGOINT(); que desglosa el interés que pagamos de la cantidad mensual. La función =PAGO() nos muestra lo que debemos pagar; pero no nos dice cuanto pagamos de capital real y de intereses. La función =PAGOINT() realiza esto último. Colocaremos y colocaremos las fórmulas de las dos primeras filas. A partir de la segunda fila; sólo restará copiar las fórmulas hacia abajo. Supongamos un crédito de de pesos con un interés del 8;5% en un plazo de 2 años; es decir; 24 meses.

8 A6 Número de mes que se paga B6 Cálculo del pago mensual con la función =ABS(PAGO($B$2/ 12;$B$3*12;$B$1)) C6 Restamos la cantidad pagada de los intereses y tenemos el capital real que pagamos =ABS(pagoprin($b$2/12;a6 ;$b$3*12;$b$1)) D6 Desglose del interés con la función =ABS(PAGOINT(B2/ 12;A6;B3*12;B1)) E6 El primer mes tenemos acumulado el único pago de capital real =C6 F6 Pendiente nos queda el capital inicial menos el que hemos pagado en el primer pago =$B$1-E6

9 Bien; ahora hemos de calcular el segundo mes. A partir de ahí; sólo habrá que copiar la fórmula hacia abajo. -E7 El acumulado del mes será igual al acumulado del mes anterior más el capital del presente mes. =E6+C7 -F7 Nos queda pendiente el capital pendiente del mes anterior menos el capital que pagamos el presente mes. =F6- C7

10 Tablas dinámicas Una tabla dinámica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma más fácil; cómoda y resumida. Además; podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar. Para crear tablas dinámicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada y posteriormente acceder a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. 1.Crea la siguiente tabla de datos:

11 2.Selecciona toda la tabla y accede a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. En primer lugar aparece una pantalla que representa el primer paso en el Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aceptaremos la tabla que hay en pantalla. 3.Pulsa en Siguiente. 4.Acepta el rango pulsando en Siguiente. Como último paso; Excel nos propone crear la tabla en la misma hoja de trabajo a partir de una celda determinada; o bien en una hoja completamente nueva (opción elegida por defecto). 5.Asegúrate de que está activada esta última opción y pulsa en Terminar. Se crea una hoja nueva con la estructura de lo que será la tabla dinámica. Lo que hay que hacer es "arrastrar" los campos desde la barra que aparece en la parte inferior; hacia la posición deseada en el interior de la tabla. 6.Arrastra los campos Producto y Mes a la posición que se muestra en la siguiente figura:

12

13 7.Arrastra ahora el campo Precio en el interior (ventana grande). Automáticamente aparecerá el resultado:

14 Hemos diseñado la estructura para que nos muestre los productos en su parte izquierda; los meses en columnas; y además; el precio de cada producto en la intersección de la columna. Observa también que se han calculado los totales por productos y por meses. Si modificamos algún dato de la tabla original; podemos actualizar la tabla dinámica desde la opción Datos - Actualizar datos siempre que el cursor esté en el interior de la tabla dinámica.

15 Al actualizar una tabla; Excel compara los datos originales. Pero si se han añadido nuevas filas; tendremos que indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente. Esto podemos hacerlo accediendo nuevamente a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos y volviendo atrás un paso. Es posible que al terminar de diseñar la tabla dinámica nos interese ocultar algún subtotal calculado. Si es así; debemos pulsar doble click en el campo gris que representa el nombre de algún campo; y en el cuadro de diálogo que aparece; elegir la opción Ninguno. Desde este mismo cuadro podemos también cambiar el tipo de cálculo.

16 Es posible también mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botón gris hacia otra posición. Por ejemplo; puede ser que queramos ver la tabla con la disposición de los campos al revés; es decir; los productos en columnas y los meses en filas. Prueba a mover el Mes y el Producto a la parte izquierda. Verás que ahora se organiza y suma a través del mes.

17 Desde la barra de modificación de la tabla; podemos realizar operaciones de actualización; selección de campos; ocultar; resumir; agrupar; etc. Puedes practicar sin miedo los diferentes botones de la barra.

18 Herramienta que permite localizar de forma fácil los datos que utiliza una fórmula (precedentes) o los que dependen de ella (dependientes); comprobar errores; marcarlos e insertar comentarios. Para utilizar la Auditoría de fórmulas: Colocamos el cursor en la fórmula a evaluar. Seleccionamos del menú Herramientas la opción Auditoría de Fórmulas. Seleccionamos la opción deseada o activar la barra de herramientas Herramienta que permite localizar de forma fácil los datos que utiliza una fórmula (precedentes) o los que dependen de ella (dependientes); comprobar errores; marcarlos e insertar comentarios. Para utilizar la Auditoría de fórmulas: Colocamos el cursor en la fórmula a evaluar. Seleccionamos del menú Herramientas la opción Auditoría de Fórmulas. Seleccionamos la opción deseada o activar la barra de herramientas AUDITORIA DE FORMULAS

19 Comprobación de errores Rastrear Precedentes Quitar un nivel de precedentes Rastrear Dependientes Quitar un nivel de Dependientes Quitar todas las flechas Rastrear todos los errores Nuevo Comentario Rodear con un circulo datos no validos Borrar círculos de validación Mostrar ventana de inspección Evaluar formula

20 Mostrar las relaciones entre fórmulas y celdas En ocasiones; comprobar si las fórmulas son precisas o buscar el origen de un error puede resultar difícil si la fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes:En ocasiones; comprobar si las fórmulas son precisas o buscar el origen de un error puede resultar difícil si la fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes: Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo; si la celda D10 contiene la fórmula =B5; la celda B5 es precedente con respecto a la celda D10.Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo; si la celda D10 contiene la fórmula =B5; la celda B5 es precedente con respecto a la celda D10.

21 Mostrar las relaciones entre fórmulas y celdas Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras fórmulas. Por ejemplo; si la celda D10 contiene la fórmula =B5; la celda D10 es dependiente de la celda B5..Para recibir ayuda a la hora de comprobar las fórmulas; puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear dependientes para mostrar gráficamente o para rastrear las relaciones entre las celdas y las fórmulas con flechas de rastreo.

22 Rastrear celdas que proporcionan datos a una fórmula (precedentes) Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes.Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la celda activa; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en Rastrear precedentes. Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada; se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de cálculo. El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependencias.Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la celda activa; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en Rastrear precedentes. Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada; se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de cálculo. El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependencias.

23 Rastrear celdas que proporcionan datos a una fórmula (precedentes) Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos a la celda activa; haga clic otra vez en Rastrear precedentesPara identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos a la celda activa; haga clic otra vez en Rastrear precedentes Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez; empezando por la celda precedente que esté más distante de la celda activa; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y; a continuación; en Quitar un nivel de precedentes. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo; haga clic otra vez en el botón.Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez; empezando por la celda precedente que esté más distante de la celda activa; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y; a continuación; en Quitar un nivel de precedentes. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo; haga clic otra vez en el botón.

24 Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes) Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que sea dependiente de la celda activa; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en Rastrear dependientes. Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada; se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de cálculo. El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependencias.Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que sea dependiente de la celda activa; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en Rastrear dependientes. Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada; se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de cálculo. El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependencias.

25 Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes) Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa; haga clic otra vez en Rastrear dependientes.Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa; haga clic otra vez en Rastrear dependientes. Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez; empezando por la celda dependiente que esté más distante de la celda activa; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y; a continuación; en Quitar un nivel de dependientes. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo; haga clic otra vez en el botón.Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez; empezando por la celda dependiente que esté más distante de la celda activa; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y; a continuación; en Quitar un nivel de dependientes. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo; haga clic otra vez en el botón.

26 Quitar Flechas Para quitar todas las flechas de rastreo de la hoja de cálculo; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en Quitar flechas.Para quitar todas las flechas de rastreo de la hoja de cálculo; en la ficha Fórmulas; en el grupo Auditoría de fórmulas; haga clic en Quitar flechas.

27 ¿Qué es la validación de datos? La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

28 EJEMPLO:

29 ¿PARA QUÉ? La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.

30 Tipos de datos que se pueden validar Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda: Números Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número. Fechas y horas Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora. Longitud Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres. Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.

31 Tipos de mensajes que se puede mostrar Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.

32 Mensaje de entrada Mensaje entrante, Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.

33 Mensaje de Error. Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

34 Mensaje de información. Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.

35 Mensaje de Advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.

36 Mensaje de detención Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda.

37 Comprobar si hay entradas no válidas en una hoja de cálculo Al recibir hojas de cálculo de usuarios que pueden haber introducido datos no válidos, puede configurar Excel de modo que muestre círculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios, facilitando así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice los botones Rodear con un círculo datos no válidos y Borrar círculos de validación en la barra de herramientas Auditoría.

38 El valor de estas celdas están rodeados con un círculo porque no cumple una regla de validación. El círculo desaparecerá cuando corrija los datos de la celda.

39 Listas desplegables Las listas desplegables se crean cuando necesite limitar las selecciones que pueden realizar los usuarios, y cuando quiera asegurarse de que un dato, por ejemplo un número de pieza o un código de diagnóstico, se especifica con exactitud.

40 Pasos Para la creación de una lista desplegable 1 Crea un rango de datos

41 Pasos Para la creación de una lista desplegable 2. Selecciona la celda en la cual desea dejar la lista desplegable. 3. Clic en el menú datos/ Validación… 4. Opción permitir /Lista 5. Seleccionar el rango de origen

42

43 Crear una macro En ocasiones, tenemos que realizar acciones repetitivas y rutinarias una y otra vez. En vez de hacerlas manualmente, podemos crear una macro que trabaje por nosotros. Las macros son funciones que ejecutan instrucciones automáticamente y que nos permiten ahorrar tiempo y trabajo. Los pasos para crear una macro son: 1.Acceder a Herramientas - Macro - Grabar macro En vez de hacerlas manualmente, podemos crear una macro que trabaje por nosotros. Las macros son funciones que ejecutan instrucciones automáticamente y que nos permiten ahorrar tiempo y trabajo. Los pasos para crear una macro son: 1.Acceder a Herramientas - Macro - Grabar macro 2.Pulsar las teclas o tareas, una tras otra, teniendo cuidado de no equivocarnos. 3.Detener la grabación de la macro. 4.Depurar posibles errores o modificar la macro.

44 Las macros también pueden ejecutarse pulsando una combinación de teclas específica, por lo que ni siquiera debemos acceder a un menú para invocar a la macro, o bien asignársela a un botón. Cuando creamos una macro, en realidad Excel está creando un pequeño programa utilizando el lenguaje común en aplicaciones Office: el Visual Basic. Creación de una macro.- 1.Accede a Herramientas - Macro - Grabar nueva macro. Te aparecerá un menú:

45 2.Acepta el nombre propuesto (Macro1) y acepta el cuadro de diálogo. A continuación, aparecerá un pequeño botón desde el que podrás detener la grabación de la macro. A partir de estos momentos, todo lo que hagas (escribir, borrar, cambiar algo...) se irá grabando. Debemos tener cuidado, porque cualquier fallo también se grabaría. 4.Escribe: Días transcurridos y pulsa Intro. 5.En la celda A2 escribe: Fecha actual y pulsa Intro.

46 6.En la celda A3 escribe: Fecha pasada y pulsa Intro. 7.En la celda A4 escribe: Total días y pulsa Intro. 8.Selecciona con un click la cabecera de la columna A (el nombre de la columna) de forma que se seleccione toda la columna. 9.Accede a Formato - Columna - Autoajustar a la selección 10.Pulsa click en la celda B2 y escribe: =HOY(). Pulsa Intro. 11.Escribe: 29/09/98 y pulsa Intro. 12.Accede a Formato - Celda elige el formato Nú mero y acepta.

47 3.Sitúa el cursor en la celda A1. 14.Pulsa la combinación de teclas Control + * (se seleccionarán todo el rango no-vacío). 15.Accede a Formato - Autoformato - Multicolor 2 y acepta. 16.Finaliza la grabación desde el botón Detener grabación o bien desde el menú Herramientas - Macro - Detener grabación. Ahora vamos a ver si la macro funciona: 1.Colócate en la Hoja2 2.Accede a Herramientas - Macro - Macros. 3.Elige tu macro y pulsa el botón Ejecutar. 4.Observa su comportamiento.

48 CÓMO ESCRIBIR UNA MACRO UTILIZANDO EL EDITOR DE VISUAL BASIC Para ponerlo en funcionamiento deberemos realizar los siguientes pasos: 1.- Dentro del menú Herramientas - Macro deberemos escoger la opción: Editor de Visual Basic. Una vez seleccionada se abrirá una nueva ventana con dos ventanas acopladas a la izquierda. La superior es la ventana que llamamos: de Proyecto y la inferior la de Propiedades. En la primera aparecerán los elementos que forman parte de cada Proyecto (grupo de macros y hojas de Excel) y la segunda son las propiedades de los objetos que se pueden incorporar a nuestras macros. Más adelante veremos como se utilizan estas dos ventanas y todas sus características.

49 Vamos a prepararnos para poder escribir nuestra primera macroescribir 2.- Escoge la opción Módulo del menú Insertar. Observa como en la ventana superior nos aparece una nueva carpeta llamada Módulos y en su interior un nuevo elemento llamado Módulo1. Dentro de este módulo será donde guardemos las macros que creemos. También podrás ver como la parte derecha de la ventana ahora es completamente blanca. Aquí es donde podemos escribir las instrucciones que formarán parte de nuestra Macro. Vamos a crear una Macro y esta nos servirá de ejemplo para ver como se deben escribir. Crearemos una Macro muy sencilla la cual nos servirá para que la página activa pase a ser la segunda.

50 3.- En la página en blanco de la derecha escribe lo siguiente: Sub Cambiardehoja() Worksheets(2).Activate End Sub El comando Sub indica el principio de la Macro, mientras que End Sub marca el final de esta. A continuación del comando Sub hemos puesto el nombre que deseamos dar a nuestra Macro. Observa como después del nombre aparece un paréntesis que se cierra y otro que se abre. Entre el principio y el final de la Macro escribimos las instrucciones que deseamos se realicen en esta Macro. Si deseamos guardar la Macro simplemente deberemos guardar el libro activo con el nombre que deseamos. Ambos elementos se guardarán juntos. En la siguiente lección veremos como podemos poner en funcionamiento una Macro creada por nosotros.

51 1.- Abre el libro donde tienes guardada la Macro que creamos en la lección anterior. 2.- Despliega el menú: Herramientas - Macro Una vez allí podrás ver como aparece un pequeño submenú. 3.- Selecciona la opción Macros... Te aparecerá una nueva ventana en la que podrás ver el nombre que nosotros escribimos detrás del comando Sub. 4.- Haz un clic sobre este nombre y después pulsa el botón Ejecutar. La Macro se pone en funcionamiento, podemos observar como la hoja activa pasa a ser la segunda. Ya hemos visto como crear, guardar y ejecutar Macros creadas utilizando el Editor de Visual Basic. COMO EJECUTAR UNA MACROS

52 MACROS CON LIBROS Vamos a ver tres Macros que trabajarán directamente con libros. Con ellas podremos abrir un libro existente, activar un libro y por último crear un libro nuevo.

53 Abrir un libro existente para abrir un libro utilizaremos la siguiente Macro Sub AbrirLibro() Workbooks.Open("C:\Misdocumentos\Ejemplo.xls") End Sub Observa cómo entre paréntesis y comillas dobles hemos escrito el camino y el nombre del archivo que deseamos abrir. Este archivo debe existir, si no fuera así esta Macro nos daría error.

54 Activar un libro ya abierto: con esta Macro podemos cambiar el libro activo. Es muy importante que el libro ya esté abierto, si no fuera así, la Macro daría error. Sub ACtivarLibro() Workbooks("Ejemplo.xls").Activate End Sub Observa como en esta Macro no indicamos el camino donde se encuentra el archivo, no hace falta ya que este debe estar abierto.

55 Crear un libro nuevo: con la siguiente Macro podremos crear un libro nuevo. Esta Macro es exactamente igual que si activásemos la opción Archivo - Nuevo. Sub NuevoLibro() Workbooks.Add End Sub Si modificásemos este libro después Excel nos preguntaría si deseamos guardar los cambios. Los nombres de las Macros no tienen porqué ser necesariamente los mismos que hemos puesto nosotros.

56 MOVERNOS POR UN LIBRO En esta lección veremos algunas macros que nos permitirán mover por las celdas que contiene un libro. Es recomendable trabajar con libros que contengan datos para así poder ver el efecto que la macro hace sobre la hoja. macros

57 Buscar el final de una lista: podemos utilizar esta Macro para podernos situar al final de una lista de elementos. Interpretaremos que el final de la misma está en el momento en el que encontramos una celda vacía. Sub Final() While ActiveCell.Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Wend End Sub Deberemos observar que con esta Macro siempre queda activada la primera celda que está en blanco después de toda la lista.

58 Buscar el final de una lista y situarnos en la última entrada esta Macro es exactamente igual que la anterior pero con la única diferencia que la celda activada es la última entrada de la lista. Sub FinalLista() While ActiveCell.Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Wend ActiveCell.Offset(-1, 0).Range("A1").Select End Sub En esta Macro se realiza el bucle hasta que se encuentra la celda vacía y después subimos una posición para situarnos en la última entrada de la tabla.

59 MOVERNOS POR UN LIBRO REALIZANDO UNA ACCION

60 Buscar una entrada en una lista y borrar toda la fila vamos a imaginar que tenemos una tabla de datos en la cual nos interesa buscar un elemento determinado y borrar todos los datos que hay en la misma fila. Pongamos el caso que tenemos una tabla con nombre, población y teléfono y deseamos buscar todos los datos de una población determinada y borrar el nombre y la población Para hacer la búsqueda deberemos situarnos en la fila que se encuentra la población.todos Sub BorrarFilas() While ActiveCell.Value <> "" If ActiveCell.Value <> Bogota" Then ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Else Selection.EntireRow.Delete End If Wend End Sub Es importante hacer notar que si ejecutamos esta Macro no se podrá deshacer el borrado de las filas que se han eliminado con la Macro.

61 Buscar el final de una lista con espacios en blanco dentro de ella imaginemos que tenemos una lista de datos dentro de la que hay espacios en blanco, como mucho un espacio en blanco entre dato y dato. Si utilizásemos la primera macro que hemos creado esta interpretaría como final de la lista el primer espacio en blanco que encontrara. Realizaremos una macro que interpretará el final de la lista cuando encuentre 2 espacios en blanco seguidos. Sub FinalListaEspecial() Salir = "No" While Salir = "No" While ActiveCell.Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Wend ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select If ActiveCell.Value <> "" Then Salir = "No" Else Salir = "Si" End If Wend End Sub

62 ELEMENTOS REPETIVOS En lecciones anteriores hemos visto cómo movernos por una lista y cómo eliminar algunos de ellos según nos conviniera. Ahora vamos a ver cómo podríamos utilizar estas dos cosas vistas en lecciones anteriores para poder eliminar elementos repetidos de una lista.

63 Eliminar elementos repetidos en una lista : vamos a realizar una macro la cual nos vayamos desplazando por una lista, hasta encontrar un elemento vacío e ir comprobando si un elemento es igual al anterior, si esto es así lo eliminaremos y "subiremos" un lugar la lista para que así no existan lugares vacíos en la lista El único requisito que hay que cumplir para realizar esta macro es que la lista debe estar completamente ordenada. Sub EliminarRepetidos() contador = 0 valor = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select While ActiveCell.Value <> "" If ActiveCell.Value = valor Then Selection.Delete Shift:=xlUp contador = contador + 1 Else valor = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select End If Wend Respuesta = MsgBox("Se han encontrado " & contador & " elementos repetidos", 1, "Número de repetidos") End Sub

64 ELEMENTOS REPETIDOS EN LISTAS CON REGISTROS En esta lección seguiremos con la creación de macros que nos servirán para eliminar elementos repetidos de una lista.macros

65 Eliminar elementos repetidos en una lista y realizar un registro En la primera macro que hemos mostrado en esta página eliminamos todos los elementos que aparecen repetidos dentro de una lista quedando uno solo de todos los elementos repetidos. Según para qué realizásemos este proceso nos podría interesar llevar un control de la cantidad de elementos que estaban repetidos, por esto sería conveniente crear en una hoja nueva, un registro de cual es el elemento repetido y el número de veces que aparecía dentro de la lista.todos La macro siguiente necesita que los elementos estén ordenados en una primera hoja y que la segunda hoja esté vacía, ya que será aquí donde se realizará el registro de los elementos repetidos.

66 Sub EliminarRepetidosYRegistro() contador = 1 valor = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select While ActiveCell.Value <> "" If ActiveCell.Value = valor Then ActiveSheet.Next.Select If ActiveCell.Value <> valor Then ActiveCell.Offset(1, 0).Range("a1").Select ActiveCell.Value = valor End If ActiveSheet.Previous.Select Selection.Delete Shift:=xlUp contador = contador + 1 Primera parte

67 Else If contador <> 1 Then ActiveSheet.Next.Select ActiveCell.Offset(0, 1).Range("a1").Select ActiveCell.Value = contador ActiveCell.Offset(0, -1).Range("a1").Select ActiveSheet.Previous.Select End If contador = 1 valor = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select End If Wend If contador <> 1 Then ActiveSheet.Next.Select ActiveCell.Offset(0, 1).Range("a1").Select ActiveCell.Value = contador ActiveCell.Offset(0, -1).Range("a1").Select ActiveSheet.Previous.Select End If End Sub Segunda parte

68 COMPARACION ENTRE COLUMNAS En las lecciones anteriores hemos visto como eliminar elementos repetidos existentes en una misma fila. En este ejemplo realizaremos comparaciones entre diferentes columnas, eliminando de la primera los elementos que existan en la segunda. En la primera columna están todos los elementos que forman parte de la lista y en la segunda columna se van colocando los elementos que se desean buscar para eliminar de la primera.todos A continuación escribiremos la macro completa y después explicaremos que realiza cada una de las líneas. El número que aparece al principio de cada una de las líneas nos servirá como guía en la explicación, no debes copiarlos en el Editor.

69 1 Sub Repetidos() 2 Range("B1").Select 3 Posicion = 1 4 While ActiveCell.Value <> "" 5 valorcomparacion = ActiveCell.Value 6 Range("a1").Select 7 Salir = "no" 8 While ActiveCell.Value <> "" And Salir = "no" 9 If ActiveCell.Value = valorcomparacion Then 10 respuesta = MsgBox("¿Deseas borrar esta entrada?", 4, "¡¡Encontrado!!") 11 If respuesta = vbYes Then 12 Selection.Delete Shift:=xlUp 13 End If 14 Salir = "si" 15 Else 16 ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select 17 End If 18 Wend 19 Posicion = Posicion Range("b1").Select 21 ActiveCell.Offset(Posicion - 1, 0).Range("a1").Select 22 Wend 23 End Sub Antes de realizar la explicación tenemos que dejar muy claro que la columna A, será donde tenemos todos los datos de nuestra lista y la columna B, los datos que deseamos buscar y eliminar de la primera columna.

70 MACRO COMPARACIÓN ENTRE COLUMNAS - EXPLICACIÓN PRIMEROS PASOS En esta lección realizaremos la explicación paso a paso de la macro que hemos escrito anteriormente para la comparación entre dos columnas. Línea 2: con esta instrucción nos situamos en la primera celda de la columna B para empezar a buscar los datos que deseamos borrar. Línea 3: creamos una variable llamada Posición para controlar en que fila nos encontramos de la segunda columna Línea 4: aquí creamos un bucle que se repetirá hasta que no se terminen los elementos a buscar. Línea 5: creamos una variable llamada valorcomparacion con la que trabajaremos para ir comparando los elementos de la primera y segunda columna. El valor de la celda en la que nos encontramos en la columna B, pasa a estar en la variable valorcomparacion.

71 Línea 6: cambiamos a la columna A para iniciar el proceso de comparación. Línea 7: creamos una nueva variable llamada Salir con la que controlaremos si debemos salir del bucle o no. Solamente saldremos en el momento en el que se encuentre un elemento que está en la segunda y primera columna. Línea 8: aquí iniciamos un bucle que se repetirá hasta que se llegue al final de la primera columna, (caso que se dará cuando no existan elementos comunes) o hasta que se encuentre un elemento común, (esto nos lo indicará la variable Salir). Línea 9: en esta línea preguntaremos si la celda en la que nos encontramos (primera columna) es igual que el valor que tenemos dentro de la variable: valorcomparacion. Línea 10: si se ha producido la coincidencia de elementos procedemos a preguntar si realmente deseamos borrar este elemento. Línea 11: miramos si la respuesta del usuario ha sido afirmativa. Seguiremos la explicación paso a paso en la siguiente lección.

72 MACRO COMPARACIÓN ENTRE COLUMNAS - EXPLICACIÓN ÚLTIMOS PASOS En esta lección continuaremos con la explicación paso a paso de la macro que hemos realizado para crear una comparación entre columnas. Línea 12: si el usuario contesta afirmativamente eliminamos la celda y desplazamos la lista hacía arriba, de esta forma no tenemos huecos en medio de la lista. Línea 13: terminamos la estructura Si que hemos iniciado en la línea 11. Línea 14: como se ha localizado un elemento coincidente pondremos la variable Salir con valor Si. Línea 15: aquí empezamos el caso en el que el valor que tenemos seleccionado en la primera columna con el valor de la variable valorcomparacion no sea coincidente. Línea 16: si no coinciden los datos lo que hacemos es avanzar una posición dentro de la primera columna.

73 Línea 17: aquí terminamos la estructura If iniciada en la línea 9. Línea 18: terminamos el bucle iniciado en la línea 8. Línea 19: incrementamos en uno el valor de la variable Posicion ya que estamos avanzando una posición dentro de la segunda columna. Línea 20: pasamos a la segunda columna para continuar con la comparación de los elementos. Línea 21: avanzamos en la segunda columna tantas veces como se nos indique en la variable Posicion para iniciar nuevamente el proceso de comparación entre los elementos de ambas columnas. Línea 22: terminamos el bucle principal de esta macro. Línea 23: terminamos la macro.

74 Esta macro es bastante completa, os recomendamos repasarla cuantas veces creáis oportunas hasta que quede completamente clara. No hace falta que entendáis completamente las instrucciones, pero sí cuál es su función. Para probar la macro simplemente deberéis copiar una serie de elementos en la primera columna y en la segunda poner algunos de los elementos que están en la primera.

75 BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA Hasta esta lección hemos visto cómo copiar, guardar y poner en funcionamiento una macro utilizando el menú de herramientas Herramientas - Macro. En muchas ocasiones puede ser que tengamos una macro la cual necesitemos poner en funcionamiento muchas veces con lo que el hecho de abrir el menú y buscar dicha macro nos puede ser un poco engorroso. En esta lección vamos a ver una forma de crear una nueva barra de herramientas en la que pondremos un botón para que al pulsarlo se ponga en funcionamiento la macro. Explicaremos los pasos necesarios para conseguir esto.

76 Crear una barra de herramientas nueva 1.- Abrir el menú Ver - Barras de herramientas y seleccionar la opción: Personalizar. A continuación aparecerá una nueva ventana llamada: Personalizar. 2.- De esta ventana pulsar sobre el botón: Nueva... Nos aparecerá una ventana llamada: Nueva barra de herramientas en la que deberemos especificar el nombre que le deseamos dar a nuestra barra para poderla diferenciar del resto. 3.- Para nuestro ejemplo podríamos poner como nombre: Mis macros. 4.- A continuación pulsar Aceptar. Podremos observar como en la lista de barras de herramientas disponibles aparece el nombre que acabamos de poner. A la derecha del nombre aparecerá una indicación conforme esta barra está visible. Si no la ves puedes mover la ventana Personalizar.

77 Ahora ya tenemos nuestra nueva barra de herramientas creada. En la siguiente lección aprenderemos cómo podemos crear un botón dentro de esta barra para que al pulsarlo se ejecute una de nuestras macros.

78 CREAR BOTONES EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA En la lección anterior hemos visto cómo crear una barra de herramientas personalizada para colocar nuestros botones, los cuales ejecutarán una macro. En esta lección veremos cómo crear estos botones. 5.- Dentro de la ventana Personalizar deberemos activar la pestaña: Comandos. 6.- En la lista de Categorías deberíamos hacer un clic sobre: Macros. En la parte derecha de esta misma ventana aparecerán dos opciones: Personalizar elemento de menú y Personalizar botón, en esta ocasión utilizaremos la segunda de las opciones. 7.- Deberemos hacer un clic sobre la opción Personalizar botón para seleccionarla. 8.- Seguidamente deberemos desplazar este botón a la nueva barra de herramientas que hemos creado. Para ello simplemente deberemos situarnos encima, pulsaremos el botón izquierdo del ratón y mientras lo tenemos pulsado nos desplazaremos hasta situarnos encima de la barra de herramientas que hemos creado anteriormente.

79 9.- Una vez situado el cursor dentro de la barra de herramientas soltaremos el botón. Podremos ver como dentro de la barra: Mis macros aparece el botón que hemos arrastrado. Ahora que ya tenemos creado el botón en nuestra barra de herramientas, vamos a personalizarlo para que cumpla con su función. Observa como en la ventana actual está activado el botón: Modificar selección Pulsa este botón, desplázate hasta la opción: Cambiar imagen del botón.imagen 11.- De la lista, selecciona el icono que más te guste. Observa cómo la imagen del botón de nuestra barra de herramientas ha cambiado Pulsa nuevamente el botón: Modificar selección.

80 Ahora lo que cambiaremos es el texto que aparecerá en el momento en el que pongamos el ratón encima de este botón, así de esta forma siempre podremos recordar que función hace dicho botón 13.- Selecciona la opción Nombre: y escribe: Repetir con informe.

81 ASIGNAR MACRO A BOTÓN En lecciones anteriores hemos visto cómo crear una barra de herramientas personalizada y un botón en ella. En esta lección veremos cómo asignar una macro a este botón personalizado Abre nuevamente el botón: Modificar selección Selecciona la opción: Asignar macro... Aparecerá una nueva ventana llamada: Asignar macro De esta nueva ventana escoge la macro que deseas asignar a este botón. En nuestro caso seleccionaremos: EliminarRepetidosyRegistro, macro que servía para eliminar elementos repetidos de una lista y crear un informe con el número de repeticiones Una vez seleccionada la macro, pulsa Aceptar Cierra la ventana Personalizar. A partir de este momento ya puedes utilizar este botón en el momento que desees ejecutar la macro.

82 Buscar Al igual que otros programas de Windows, con Excel es posible buscar algún dato en el libro de trabajo desde Edición - Buscar. Desde esta pantalla podemos buscar simplemente un dato o bien buscar un dato y reemplazarlo por otro automáticamente.

83 En esta última pantalla podemos Reemplazar todas las entradas "Ventas" que aparezcan en el documento. El botón Opciones accede a un completo menú desde el cual podremos reemplazar, no solamente, un dato sino buscarlo por filas o columnas, o reemplazar un formato (negrita, subrayado, color) por otro.

84 Búsqueda V Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener. Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)

85 Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta búsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna está ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicárselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no está ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado.escribir

86 Ejemplo: Vamos a crear una pequeña hoja en la que según el código de un artículo nos devuelva la descripción de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la celda A5 donde escribiremos el primer código, por ejemplo X-1. En la celda B5 la descripción: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y así todos los valores que querramos.todos

87 Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduzca un código en la celda A1 y automáticamente en la celda A2 aparezca la descripción que depende del código. Para ello solamente tendremos que escribir la función siguiente en la celda A2. =BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)

88 Explicaremos detenidamente los argumentos de esta función para terminar de entender el funcionamiento. En esta función buscamos el valor de la celda A1, dentro de la matriz A5:B8, recuerda que Excel busca primero por la primera columna. Como resultado nos mostrará lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado.

89 Buscarh Esta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado. Estructura: BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)

90 Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, simplemente que los códigos que vamos a utilizar deberán estar distribuidos en columnas y las descripciones en la siguiente fila. Así de esta forma podemos utilizar la siguiente función: =BUSCARH(A1;A5:D6;2;FALSO)


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