Ing. Egidio Cardozo R - 2014 MÓDULO ADMINISTRACIÓN ORGANIZACIONAL Preparado por : Ing. Egidio Cardozo Rojas 1.

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1 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 MÓDULO ADMINISTRACIÓN ORGANIZACIONAL Preparado por : Ing. Egidio Cardozo Rojas 1

2 Ing. Egidio Cardozo R - 2014

3 OBJETIVO DEL MÓDULO: Al finalizar el módulo el alumno será capaz de comprender las teorías y enfoques de la administración y la organización, visualizar las fuentes de conflicto para modificar creencias, actitudes, valores y estructuras, que permitan a la empresa una adaptación mejorada con las variables de su entorno e internas de su sistema y una respuesta eficiente a los nuevos desafíos.

4 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Administración Como Práctica Social: la necesidad de la sociedad de organizar coordinar esfuerzos colectivos para alcanzar fines específicos de desarrollo. Se crea de forma empírica e intuitiva, producto de las comunidades y líderes. Como disciplina: al surgir de la organización moderna aparece la necesidad de sistematizar los conocimientos empíricos administrativos desarrollados hasta ese entonces, consolidando la administración como disciplina social. Su objetivo es el de prescribir las mejores prácticas para conducir el desarrollo de las empresas Como profesión: la aplicación de herramientas, principios y teorías tomadas de diferentes disciplinas que tienen pretensión científica, la aplicación de los conocimientos generados por la administración en tanto disciplina, a la dirección de las empresas. Conceptos:

5 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 DEFINICION DE ADMINISTRACIÓN La administración, es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

6 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 ADMINISTRACION CARACTERISTICAS La administración existe y puede ser aplicada dentro de cualquier colectivo o grupo social. La administración constituye un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus fases o etapas existen en forma simultánea. La administración puede ser aplicada a todos los sistemas o subsistemas de la organización. Los principios administrativos deben adaptarse a las condiciones propias del grupo social donde se apliquen. La rigidez en la administración es inoperante.

7 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 “Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas: establecer las estructura organizacional, delinear las relaciones o líneas de enlace que faciliten la coordinación, crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad, y fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puestos. “La organización es el proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, en una forma tal que pueden lograr los objetivos organizacionales de manera eficiente”. “Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismos social, con el propósito de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”. ORGANIZACIÓN Concepto:

8 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 ORGANIZACIÓN Propósito y naturaleza de la organización. La estructuración de las funciones y actividades organizacionales, mediante la generación de áreas funcionales, puestos y niveles jerárquicos que faciliten la coordinación del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia en la distribución y manejo de los recursos, así como en el logro de los objetivos organizaciones. Estos emitidos, están implícito en lo denominado “ORGANIGRAMA”.

9 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Consiste en: Identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, asignaturas y jerarquizar tantos los puestos como las funciones correspondientes. Eso sí, requiere de una previa planeación Su importancia radica: En su papel como promotora de la eficiencia administrativa

10 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Convencionalmente, la Administración como disciplina surge a partir de las obras de Taylor (1911) y Fayol (1916), y los Estudios Organizacionales se desarrollan a partir de la Teoría de la Organización, la cual a su vez comparte su origen con la Administración. De esta manera, mientras Taylor y Fayol representan el sustento desde entonces y hasta ahora de la Administración, para la Teoría de la Organización representan solamente su base material Administración, Teoría de la Organización Y Estudios Organizacionales

11 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Taylor escribió dos trabajos fundamentales: Administración de talleres y su obra más conocida: Principios de la administración científica. En ellos sugirió un sistema de trabajo basado en cuatro principios: 1.Desarrollo de una ciencia de medición del trabajo de las personas, que reemplazaba a las viejas prácticas empíricas. 2.Un proceso de selección científica, entrenamiento y desarrollo de los trabajadores, que sustituyera a los antiguos esquemas con los cuales los trabajadores se entrenaban por sí mismos lo mejor que podían. 3.Un esfuerzo cooperativo de los trabajadores para asegurar que todo el trabajo se realizara conforme a los principios de la administración científica. 4.La idea de que el trabajo y la responsabilidad son compartidos tanto por la administración como por el trabajador. El resumen del postulado de esta teoría es: la mejor forma de organización es la que permite medir el esfuerzo individual. F.W. TAYLOR

12 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Durante la década de 1930, coincidiendo con la crisis mundial desatada en 1929, apareció en Europa, más específicamente en Francia, un pensador llamado Henry Fayol, que transformaría el pensamiento administrativo con la idea de que toda organización estaba basada en cinco funciones básicas: seguridad, producción, contabilidad, comercialización y administración, además de catorce principios que deberían ser observados para operar con eficiencia. La aplicación de los principios de la administración científica, aunque contribuyó a la generación de riqueza y promovió la eficiencia en las organizaciones, fue llevada al extremo y motivó la alianza de los trabajadores y el surgimiento de los primeros sindicatos. HENRY FAYOL

13 Ing. Egidio Cardozo R - 2014  Las obras de Taylor y Fayol pero sobre todo la de Taylor son la primera mirada con énfasis en el fenómeno organizacional, con un enfoque en la productividad de los procesos de trabajo a partir de la cual se desarrollan otras tantas, como lo son las Relaciones Humanas, la Burocracia, el Comportamiento, la Contingencia y las Nuevas Relaciones Humanas; miradas que en conjunto conforman lo que los estudiosos de las organizaciones denominan Teoría de la Organización Convencional..

14 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 En los años 60 y 70 surgen muchas críticas a la teoría convencional tales como ver a la organización como: fuente de poder no criticable, ahístorica, por ello surgen nuevas visiones sobre los Estudios organizacionales Anteponen: Lo local a lo universal Lo particular a lo general Lo relativo a lo absoluto El caos al orden La ambigüedad a la claridad Lo multirracional a la unirracionalidad Acción al determinismo Subjetivo a lo objetivo Confrontación al consenso Cualitativo a lo cualitativo Comprensión a la explicación Duda a la afirmación Interpretación diversa a la aseveración

15 La Tl Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Igualmente los Estudios Organizacionales recuperan a la Psicología en tanto forma de comprender las consecuencias de las formas de motivación en la psique del individuo y la Administración la recupera en tanto forma de acceder a mejores procesos y técnicas de motivación. Contraste entre los Estudios Organizacionales y la Administración Influencias teóricas Estudios organizacionales Teoría de la Organización La Sociología La Historia La Economía Institucionalista El Psicoanálisis La Antropología La Biología La Física. La Teoría de la organización La Economía La Psicología La Ingeniería La Cibernética La Informática Las Matemáticas Administración

16 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Convencionalmente la Administración como disciplina se ha enfocado en la empresa como campo de acción; mientras que los Estudios Organizacionales se han enfocado en la organización como campo de estudio. Ello tiene diversas implicaciones

17 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Por organización se puede entender a los espacios más o menos difusos, cambiantes, estructurados y estructurantes en donde los individuos realizan diversos procesos con mayor o menor grado de ambigüedad e incertidumbre, que se relacionan o no a objetivos personales y organizacionales diversos y ambiguos, en el contexto de la acción organizada. Por empresa se concibe a las “formas específicas de organización económica en actividades industriales y de servicios que combinan capital, trabajo y medios productivos para obtener un bien o servicio que se destina a satisfacer diversas necesidades en un sector determinado y un mercado de consumidores”

18 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 TeoríasBases Administración Científica (Taylor) Está teoría se interesa por la planeación, la estandarización, mejoramiento de la eficiencia laboral, y las reglas prácticas Funcional (H. Fayol) La mejor forma de organización está basada en una distribución de funciones, que se subdividen en subfunciones y procedimientos, los cuales a su vez son desarrollados por uno o más puestos. Burocrática (Weber) La mejor forma de organización es la que tiene reglas claras y racionales, decisiones impersonales y excelencia técnica en sus empleados y gestores. Relaciones Humanas ( Mayo, Follet, Maslow, Herzberg, Mcgregor) la mejor forma de organización es la que considera e integra a las personas que la hacen funcionar. De los Sistemas Cooperativos (Barnard, 1938) la mejor forma de organización es la que asegura la cooperación de los miembros que la conforman, mediante un trato justo y beneficios recíprocos De los Sistemas (Bertalanffy, Katz, Rosenzweig) la mejor forma de organización es la que coordina armónicamente los diferentes subsistemas que definen el sistema organizacional.

19 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 TeoríasBases Del Comportamiento (March y Simon, March, Simon ) la mejor forma de organización es la que permite que los empleados de todos los niveles tomen decisiones y colaboren en el cumplimiento de los objetivos, de acuerdo a su nivel de influencia y autoridad. Política (Selznick, Pfeffer, Croazier) la mejor forma de organización es la que crea colaciones entre los diferentes grupos de interés que existen en ella, y gestiona de manera positiva el conflicto. Desarrollo Organizacional (Lewin, Mcgregor) la mejor forma de organización es la que promueve el cambio planeado basado en intervenciones, en las que la colaboración entre distintos niveles organizacionales es posible. Contingencia (Burns, Slater, Woodward, Child) la mejor forma de organización depende de la tecnología, tamaño y medio ambiente.

20 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Teorías ModernasBases La población Ecológica (Hannan y Freeman) la mejor forma de organización es la que consigue adaptarse al entorno y seguir operando con eficiencia. Institucional (Di Maggio, Powell, Meyer, Rowan ) la mejor forma de organización es la que considera e integra a las personas que la hacen funcionar. Del Costo de Transacciones (Williamson ) la mejor forma de organización es la que minimiza los costos de transacción. De los Recursos y Capacidades (Barney) la mejor forma de organización es la que gestiona más racionalmente sus recursos y capacidades. Del Caos Determinista (Cambell, 1993) la mejor forma de organización es la que gestiona la variabilidad caótica de la organización a través de su complejidad. De la autocriticabilidad organizada (Maturana y Varela, 1980) la mejor forma de organización es la que crea una red de procesos u operaciones que pueden crear o destruir elementos del mismo sistema, como respuesta a las perturbaciones del medio.

21 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Las bases conceptuales con las cuales fueron construidas las teorías difieren mucho, como un recurso final en pos de la claridad, todas las teorías han sido evaluadas con base en tres categorías de análisis: Su grado de complejidad: es decir, la manera en que la teoría es útil para entender las interacciones entre los agentes organizativos. Su universalidad: entendiendo por ello el grado de generalizaciones que tiene la teoría y la posibilidad de ser aplicada, independientemente del tamaño, tecnología y medio ambiente, a distintos tipos de organización. El determinismo de sus conceptos: entendiendo por ello la manera en que sus principios pueden ser medidos con claridad y replicados con iguales resultados.

22 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Concepción del cambio organizacional desde los Estudios Organizacionales. El cambio sucede en el corto, mediano y largo plazo. El cambio puede ser incremental, fortuito, no lineal, aunque puede existir cierto grado de previsión El énfasis está en comprender el cambio a partir de considerar el entorno interno y externo de la organización El énfasis está en el rol del cambio en el análisis de los procesos transferencia de modelos e innovación organizacional CONCEPCIÓN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL EN LOS ESTUDIOS ORGANIZACIONALES Y LA ADMINISTRACIÓN. Concepción del cambio organizacional desde la Administración. El cambio debe implementarse preferentemente en el corto plazo El cambio debe ser radical, lineal y planeado El énfasis está en el rol del cambio en la adopción generalmente acrítica de modelos administrativos exitosos El énfasis está en los factores explicativos de eficiencia derivados de los procesos de cambio

23 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Líneas de investigación y/o escuelas de los Estudios Organizaciona les Modelos, procesos y técnicas administrativas comprendidas en la Administrac ión Cultura en y alrededor de las organizaciones Proceso Administrativo Identidad organizacional Planeación estratégica Poder en y alrededor de las organizaciones Diseño organizacional Análisis Estratégico Desarrollo organizacional Ambigüedad e incertidumbre en las organizaciones Control de gestión Nuevo Institucionalismo (económico, sociológico y político) Administración de funciones (Fayol) Ecología Organizacional Administración por objetivos Aprendizaje y conocimiento en las organizaciones Administración estratégica y del conocimiento Psicoanálisis en las organizaciones Tecnologías de la información Antropología de las organizaciones Administración total de la calidad Análisis postmoderno de las organizaciones Cultura corporativa Organizaciones Postmodernas Lean Production y reingeniería Transferencia de modelos organizacionales, Benchmarking Cambio organizacional Empowerment, técnicas de negociación y coaching.

24 Ing. Egidio Cardozo R - 2014

25 PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración.

26 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PROCESO ADMINISTRATIVO Propósitos Objetivos Estrategias FASEPLANEACIÓN Políticas Programas MECÁNICA OPresupuestos Procedimientos ESTRUCTURAL Jerarquización División del trabajo Departamentalización ORGANIZACIÓN Descripción de funciones. Coordinación Toma de decisiones FASEDIRECCIÓN Integración O Motivación OPERATIVA OEJECUCIÓN Comunicación Supervisión DINÁMICA Establecimiento de estándares CONTROL Medición Corrección Retroalimentación

27 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PROCESO ADMINISTRATIVO

28 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACIÓN Qué se quiere Hacer?

29 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPAS DE LA PLANEACIÓN PROPÓSITOSMISIÓN INVESTIGACIÓN PREMISASINTERNAS/EXTERNAS OBJETIVOSMEDIBLES CUANTITATIVAMENTE CLAROS, PRECISOS Y ESPECÍFICOS ALCANZABLES ESTRATEGIAS POLÍTICAS PROGRAMAS PRESUPUESTOS PROCEDIMIENTOS

30 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 ORGANIZACIÓN CONCEPTO: El Establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

31 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 IMPORTANCIA Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son: Es de carácter continuo. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

32 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PRINCIPIOS Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Especialización: “El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad”. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

33 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PRINCIPIOS Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Unidad de Mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

34 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PRINCIPIOS Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Amplitud o Tramo de Control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas las funciones eficientemente.

35 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PRINCIPIOS De la coordinación: Las unidades de la organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionará como un sistema armónico en el que todas sus partes actuarán oportuna y eficazmente, sin ningún antagonismo. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

36 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social; las más usuales son: Lineal o militar Funcional o de Taylor Lineo - Funcional Estaf Por comités

37 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 TECNICAS DE ORGANIZACION Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional, son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son: Organigramas Manuales

38 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 ORGANIGRAMAS Por su objetoPor su áreaPor su contenido Estructurales: muestran solo la estructura administrativa Generales: presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras Esquemáticos: contienen solo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles Funcionales: indican en la gráfica las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos Departamentales: representan la organización de un departamento o sección. Analíticos: más detallados y técnicos Especiales: se destaca alguna característica

39 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 ORGANIGRAMAS En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. Vertical Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. Horizontal Circular Donde los niveles jerárquicos quedan determinados de forma circular.

40 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 DIRECCION CONCEPTO La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, comunicación y la supervisión.

41 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN De la armonía del Objeto o Coordinación de Intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio. De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

42 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 De la jerarquía. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo. De la resolución del Conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento que aparezcan. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

43 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 ETAPAS DE LA DIRECCION

44 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 TOMA DE DECISONES Al tomar decisiones es necesario: Definir el Problema: Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución. Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco específico de la organización.

45 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 Toma de decisiones Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditue máximos beneficios; seleccionar, además, dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. Aplicar la decisión: Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.

46 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 INTEGRACION Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos; estos últimos son los más importantes para la ejecución. Etapas. Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar puestos de la empresa. Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto. Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa. Capacitación o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

47 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 MOTIVACION La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero se pueden agrupar en dos tendencias: Teorías de Contenido Jerarquía de las necesidades, de Maslow Teoría de la Motivación e higiene, de Herzberg. Motivación de Grupo Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.

48 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 COMUNICACION La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo social. De tal manera vista, la comunicación en una empresa comprende múltiples interacciones que abarcan desee conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados. Su importancia es tal, que algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que transmiten y reciben información en una organización

49 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 SUPERVISION Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. El liderazgo o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante él imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logran los objetivos. En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que una supervisión efectiva dependerá: La productividad del personal para lograr objetivos La observancia de la comunicación La relación entre jefe - subordinado La corrección de errores. La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina

50 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 CONTROL CONCEPTO: Es la función del proceso administrativo, mediante la cual se avalúa, mide o supervisa la ejecución de los planes para detectar y regular desviaciones con el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.

51 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 CONTROL De lo anterior se desprende:  Relación con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los objetivos establecidos en la PLANEACIÓN.  Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.  Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la PLANEACIÓN.  Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentación, el control provee y corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes

52 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 IMPORTANCIA DEL CONTROL El control es importante para el proceso administrativo por cuanto: Establece medidas de corrección. Se aplica a todos los recursos de la empresa. Determina y analiza rápidamente sobre las causas que originan desviaciones. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Informa sobre el desempeño de ejecución de los planes. Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores. Se incrementa la productividad en la empresa.

53 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 PRINCIPIOS BASICOS (CONTROL) Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. Los objetivos: El control debe estar en función de los objetivos. Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipación. Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas. De excepción: Se debe aplicar principalmente en actividades representativas a fin de reducir los costos y tiempo. De la función controlada: La función controladora debe ser separada de la función controlada. Esto es, adecuada segregación de funciones para evitar actos fraudulentos.

54 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 ETAPAS DEL CONTROL CORRECCIÓN RETROALIMENTACIÓN ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES MEDICIÓN DE RESULTADOS

55 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES Son unidades de medida que sirven como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Hay tres tipos de estándares en cuanto al método: estándares estadísticos, estándares fijados por apreciación y los estándares técnicamente elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos. Los estándares cuantitativos son físicos, de costo, de capital, de ingreso, de programas; los cualitativos son de evaluación de la actuación, curvas de comportamiento, perfiles.

56 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 MEDICION DE RESULTADOS Los estándares sirven para establecer unidades de medida definidas según el problema presente. Es de utilidad en los sistemas de información, pues la efectividad del control depende en buena parte de la información recibida cuyas características (confiable, fluida, consistente, válida), deben ser importantes. Una vez efectuada la medición, se comparan los resultados obtenidos con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones.

57 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 CORRECCION Es función del personal ejecutivo, desarrollar la acción correctora con base en el análisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de retroalimentación entre el control y la planeación lo que permite aumentar la calidad en la acción correctora.

58 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 RETROALIMENTACION Es importante en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Para ello es necesario, que el sistema de información sea funcional y eficiente, pues de esta manera se retroalimenta más rápidamente el proceso de control-planeación.

59 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 P LANEACIÓN  INFORMES PROYECTADOS  PLAN DE DESARROLLO  ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG)  ÍNDICES/RAZONES/ INDICADORES  TABLEROS DE MANDO VS E JECUCIÓN  INFORMES- REALES/EJECUTADOS  PLAN DE DESARROLLO CUMPLIDO  ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG)  ÍNDICES/RAZONES/ INDICADORES  TABLEROS DE MANDO V ARIACIÓN ESTUDIAR/ANALIZARESTUDIAR/ANALIZAR INVESTIGARINVESTIGAR COMPARAR/PROBARCOMPARAR/PROBAR CAUSAS/EFECTOSCAUSAS/EFECTOS MEDIDAS  CONCLUSIONES  RECOMENDACIÓN  INFORMES DE EJECUCIÓN  MODIFICAR  CAMBIAR  MODERNIZAR  RETROALIMENTAR TOMAR DECISIONES CAMBIAR LA PLANEACIÓN Y SU INFORMACIÓN

60 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 CARACTERISTICAS Refleja la naturaleza de la estructura organizacional. Oportunidad Accesibilidad Ubicación Estratégica.

61 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 FACTORES El control comprende cuatro factores que son: Cantidad Tiempo Costo Calidad.

62 Ing. Egidio Cardozo R - 2014 CLASES Control de Producción. Control de Calidad. Control de Mercados Control Financiero Control Presupuestal Control Contable Control de recursos Humanos