Formularios del Informe de actualización de avances a la fecha y solicitud de desembolso (PU/DR): Biblioteca de diapositivas de formación Mayo de 2011.

Formularios del Informe de actualización de avances a la fecha y solicitud de desembolso (PU/DR): Biblioteca de diapositivas de formación Mayo de 2011

Objetivos de la biblioteca de diapositivas de formación  Apoyar la implantación de los formularios revisados del Informe de actualización de avances a la fecha y solicitud de desembolso (PU/DR) publicados en febrero-marzo de 2011.  Proporcionar un conjunto completo de diapositivas de formación, diseñadas para el autoaprendizaje o para su uso específico por parte de formadores y facilitadores de talleres, adaptándolas a las diferentes necesidades de capacitación.  El formulario y las directrices para elaborar el Informe de actualización de avances a la fecha y solicitud de desembolso (PU/DR) en inglés, francés, español y ruso pueden consultarse en: http://www.theglobalfund.org/documents/lfa/LFA_PUDR_Guidelines_en.pdf http://www.theglobalfund.org/documents/lfa/LFA_PUDR_Guidelines_en.pdf

El objetivo de las diapositivas de formación del PU/DR es mejorar los conocimientos de los participantes sobre:  El papel fundamental que desempeña el formulario del PU/DR dentro del sistema de financiamiento basado en el desempeño del Fondo Mundial y el ciclo de gestión de subvenciones.  Los requisitos sobre información del Fondo Mundial que forman parte del proceso de desembolso, ilustrados a través de ejemplos válidos.  El formato y la funcionalidad del cuaderno de Excel que se utiliza para elaborar el PU/DR, destacando las nuevas secciones y campos.  La importancia de conocer la metodología de calificación de subvenciones del Fondo Mundial para cumplimentar el formulario del PU/DR. En la siguiente dirección se puede consultar un resumen de esta metodología: http://www.theglobalfund.org/en/performancebasedfunding/methodology/?lan g=en http://www.theglobalfund.org/en/performancebasedfunding/methodology/?lan g=en Puntos de aprendizaje específicos

 El financiamiento basado en el desempeño constituye el núcleo del modelo operativo del Fondo Mundial. En el marco de este modelo, el desembolso de fondos de subvención depende de comprobar la información, tanto financiera como programática, presentada por el RP.  Todos los años, el Fondo Mundial adopta más de 1.000 decisiones sobre desembolso, basadas en información programática y financiera específica recopilada a través del formulario del PU/DR.  El formulario del PU/DR es el más utilizado en el Fondo Mundial. Su función principal es gestionar los riesgos, calificar las subvenciones y fijar el monto de desembolso recomendado.  Este formulario es la piedra angular del financiamiento basado en el desempeño, ya que contribuye a garantizar que los fondos se utilizan de forma eficaz y eficiente para la prestación de servicios destinados a salvar vidas. Función principal del formulario del PU/DR

El formulario del PU/DR y la gestión de subvenciones 4. Datos utilizados en la renovación de las subvenciones Datos acumulativos y de tendencia para la fase 2/revisiones periódicas Formularios del PU/DR 5. Datos utilizados en la nueva elaboración de propuestas: fuente para el MCP y el PRT 2. Datos utilizados para la ejecución y supervisión de las subvenciones Gestión de riesgos mediante cartas de gestión 1. Datos basados en el acuerdo de subvención Marco de Desempeño + plantillas de resumen de presupuesto + Condiciones previas y/o condiciones especiales 1. Datos basados en el acuerdo de subvención Marco de Desempeño + plantillas de resumen de presupuesto + Condiciones previas y/o condiciones especiales 3. Datos utilizados para la toma de decisiones en materia de desembolso Calificación de las subvenciones y monto recomendado fijado por el ALF- gerente de portafolio/equipo de país

Antecedentes de la revisión del PU/DR ■Los anteriores formularios del Informe de actualización de avances a la fecha y solicitud de desembolso (PU/DR) se utilizaban desde comienzos de 2006. Ha sido necesario modificar el formulario para abordar los problemas y riesgos detectados durante los últimos cinco años: -Directrices insuficientes. -Falta de seguimiento sistemático de los avances obtenidos respecto de las medidas de gestión. -Enfoque inadecuado de la gestión de los productos farmacéuticos y sanitarios. -No alineamiento de los formularios para comunicar datos del RP y el ALF con la metodología para la toma de decisiones en materia de desembolso y la metodología de calificación. -Escasa transparencia sobre la utilización de los fondos a nivel de los SR. -Ausencia de formularios/directrices en idiomas distintos del inglés. Un grupo de trabajo multifuncional de la Secretaría trabajó durante 2009-2010 en la revisión del PU/DR. Los formularios y directrices definitivos son fruto de amplias consultas internas y externas, incluidos ensayos piloto en seis países. Objetivo de la revisión del PU/DR: facilitar la presentación de informes por parte de los países y mejorar la base de información para apoyar la supervisión de las subvenciones, la detección de riesgos y la toma de decisiones en materia de desembolso.

Anexo sobre las finanzas del SR (uso discrecional) Anexo sobre las finanzas del SR (uso discrecional) Datos bancarios (uso discrecio nal) Datos bancarios (uso discrecio nal) Conclusiones y recomendaciones del ALF Conclusiones y recomendaciones del ALF Conciliación de saldos/ solicitud de desembolso Informe financiero detallado (anual) Informe financiero detallado (anual) Solicitud de efectivo/ solicitud de desembolso definitiva Desempeño general Gestión de adquis. y suministros Salida total de efectivo del RP Salida total de efectivo del RP Avances programáticos Estructura y contenido del PU/DR revisado Gestión de subvenciones 2 34 5  Cuaderno Excel en dos capítulos: ‘Páginas para el RP’ + ‘Páginas para el ALF’. Pestañas para el RP Pestañas para el ALF  Cuaderno Excel en dos capítulos: ‘Páginas para el RP’ + ‘Páginas para el ALF’. Pestañas para el RP Pestañas para el ALF 1 7 6 Lista de comprobación Evaluación del desempeño Determinación del monto del desembolso

Contenido:  Una sección específica dedicada a la Gestión de adquisiciones y suministros (GAS).  Extensión de la metodología de calificación de subvenciones utilizada por la Secretaría a los ALF.  Incorporación de los informes financieros detallados (una vez al año).  Nuevo anexo sobre las finanzas del subreceptor (SR), para su uso discrecional en caso de que el riesgo de la subvención sea elevado y/o el SR reciba un porcentaje significativo de los fondos.  Nueva sección sobre datos bancarios: sólo debe rellenarse en caso de desembolsos divididos o si los datos bancarios han cambiado.  Directrices exhaustivas para los RP/ALF basadas en las actuales políticas y requisitos de información. Resumen de los principales cambios Facilidad de uso:  Estructura más adecuada.  Formulario y directrices en inglés, francés, ruso y español.

 Aplicación gradual:  Presentación optativa del PU/DR en el nuevo formato para los períodos de información que finalizan antes del 30 de junio de 2011.  Presentación obligatoria del PU/DR en el nuevo formato para el período que finaliza el 30 de junio de 2011 y todos los períodos posteriores. Calendario de presentación de informes y plan de aplicación del PU/DR  Calendario de presentación de informes:  RP  ALF: en el plazo de 45 días a contar desde la finalización del período de información (60 días en caso de que incluya el EFR).  ALF  Fondo Mundial: en el plazo de 10 días hábiles a contar desde la recepción del formulario del RP (13 días hábiles en caso de que incluya el EFR). Todos los RP y ALF recibieron el nuevo formulario y las directrices correspondientes en febrero-marzo de 2011. También se distribuyó entre los ALF la versión Excel de la Herramienta de Calificación de Subvenciones.

Verificación de los informes del RP por parte del ALF (1)  La verificación que el ALF realice de los informes de los RP debe adaptarse a los riesgos del país y de la subvención.  Es recomendable someter el método de verificación a revisión al menos una vez al año y que el ALF y la Secretaría lo acuerden por adelantado.  El método debe tener en cuenta:  Los riesgos revelados por la evaluación que el ALF hace de los riesgos del país y del RP*.  La organización, características operativas y sistemas de contabilidad y control de los RP/SR.  La función que desempeñan los SR y los SSR en la ejecución del programa y los sistemas de gestión y supervisión de los RP.  El tipo de actividades del programa financiadas por el Fondo Mundial y los riesgos inherentes asociados.  El tipo de activos, pasivos y gastos del programa.  Conocimientos adquiridos gracias a verificaciones anteriores. * Los términos de referencia para evaluar los riesgos del país y del RP pueden consultarse en nuestro sitio web, en la sección dedicada a la ‘”Gestión de riesgos”: http://www.theglobalfund.org/es/lfa/documents/

Verificación de los informes del RP por parte del ALF (2)  Ejemplos típicos de procedimientos de verificación que abordan riesgos identificados (incluido el riesgo de fraude):  Revisión de los procedimientos internos de control del RP.  Control al azar de los almacenes, los puntos de prestación de servicios, la distribución de mosquiteros, etc.  Revisión del gasto de finanzas concretas de los SR.  Verificación de una muestra más amplia de facturas.  Revisión de las adquisiciones (p. ej., procesos de licitación, adquisición de vehículos).  Verificación exhaustiva de actividades de alto riesgo (p. ej., pagos en efectivo, dietas pagadas durante la celebración de talleres).

Cómo cumplimentar el formulario del PU/DR, sección por sección

Leyenda utilizada en las indicaciones para cumplimentar los formularios/funcionalidad RP Menú desplegable Nuevo campo En la biblioteca de formación, las celdas sombreadas en azul indican campos cuyos datos han sido exportados automáticamente al formulario del ALF. El emoticono con la cara sonriente indica campos con listas desplegables (fácil selección de opciones concretas) ALF Campos sombreados en gris en el formulario del ALF: importar datos de las correspondientes hojas del RP. En el formulario revisado del PU/DR, los campos nuevos aparecen en amarillo en capturas de pantalla en modo de presentación Celdas sombreadas en rosa en las hojas del ALF cuando el ALF ha modificado los datos del RP

Sección 1. Progresos programáticos Resumen  Cubre la información sobre los progresos realizados en: Indicadores de impacto y resultados (subsección 1A): es importante registrarlos para las decisiones sobre la renovación de subvenciones. Indicadores programáticos (subsección 1B). El análisis de la calidad de los datos y cuestiones relacionadas con la presentación de informes (subsección 1C) resume las cuestiones que puedan haber afectado a la información sobre los indicadores programáticos.  Sólo deben enumerarse aquellos indicadores de impacto y resultados 1) correspondientes al período que abarca el informe y 2) que hayan quedado pendientes de informes anteriores. Sin embargo, deben enumerarse todos los indicadores programáticos.  Los datos relativos a las bases de referencia y a las metas de todos los indicadores deben extraerse del último Marco de Desempeño aprobado.  Incluye resultados reales, modificaciones en los métodos de recopilación de datos y comentarios sobre la variación entre las metas fijadas y los resultados.

RP_Progresos programáticos_1A (impacto/resultados) Inputting tips INFORME Informe de aCTUALIZACIÓN DE AVANCES A LA FECHA Informe de actualización de avances a la fecha – Período sobre el que se informa: Ciclo:Número: Informe de actualización de avances a la fecha – Período cubierto: Fecha de comienzo: Fecha de finalizaci ón: SOLICITUD DE DESEMBOLSO Solicitud de desembolso - Período de desembolso: Ciclo: Número: Solicitud de desembolso - Período cubierto: Fecha de comienzo: Fecha de finalizaci ón: A. Indicadores de impacto y resultados Impacto/ resultados Descripción del indicador Base de referencia (si corresponde) Año meta Meta fijada Fecha entrega informe Resultado real Fuente de datos de resultados Comentarios sobre los resultados de los indicadores de impacto y resultados, y otros comentarios ValorAño Seleccionar --- -- - --- -- - --- -- - --- -- - El número del Informe de actualización de avances a la fecha se basa en el historial de PU/DR presentados y debe ser secuencial. Puede no coincidir con los números asignados a los períodos en el Marco de Desempeño. Debe ser igual al número del Informe de actualización de avances a la fecha + 1 Es decir, trimestral, semestral, anual, otro Estos encabezamientos exportan automáticamente los datos a las hojas siguientes Esta información se basa en el último Marco de Desempeño. Los valores introducidos por el RP se exportan a la hoja del ALF. Toda modificación verificada por el ALF cambia a color salmón la(s) celda(s) correspondiente(s) de la hoja del ALF

RP_Progresos programáticos_1B (Programático) Indicaciones para cumplimentar el formulario B. Indicadores programáticos Objetivo nº Indicador nº Descripción del indicador Vinculado a ¿Metas acumulativas ? ¿10 indica dores princip ales ? Base de referencia Meta prevista hasta la fecha Resultado real hasta la fecha % logros Causas de la desviación programática ValorAño X % No se calcula automáticamente. El RP/ALF debe introducir la fórmula en función del tipo de valor en que se exprese el indicador (numérico frente a numerador/denominador/porcentaje) Este valor puede volver a calcularse en la hoja del ALF basándose en los resultados verificados Estos valores deben coincidir con los que figuran en el Marco de Desempeño

Indicadores programáticos  El porcentaje de logros de los indicadores programáticos tiene gran influencia en la toma de decisiones sobre desembolsos.  Es muy importante explicar bien las razones de un bajo desempeño e indicar las medidas correctivas. También deben explicarse los casos que hayan obtenido desempeño mejor de lo previsto y, si procede, incluir las razones para proseguir con las actividades.  El ALF debe comentar las causas de un desempeño bajo o superior al previsto y las medidas correctivas. A diferencia de lo que sucede en el caso de la verificación de los indicadores de impacto y resultados, se prevé que los ALF lleven a cabo una evaluación exhaustiva de los logros de los indicadores programáticos. Para más detalles, véase la sección 1 de las directrices para elaborar el PU/DR. Sección 1. Progresos programáticos Importante Indicadores de impacto y resultados  El RP debe ofrecer una explicación en caso de que haya un retraso en la comunicación de datos o una variación en la fuente de datos de los resultados con respecto a la originalmente prevista.  Los comentarios del ALF sobre los indicadores de impacto y resultados se limitan a evaluar la fase de desarrollo en la que se encuentra la comunicación de datos sobre las bases de referencia y los resultados (p. ej., si se ha llevado a cabo o no una encuesta de comportamiento) y verificar la fuente de datos.

 Contiene los comentarios del RP y la verificación del ALF sobre:  2a. El grado de cumplimiento de las condiciones previas y/o condiciones especiales indicadas en el acuerdo de subvención o en las cartas de ejecución posteriores.  2b. Progresos realizados en la aplicación de las medidas de gestión pendientes de desembolsos anteriores.  2c. Requisitos para la presentación de informes anuales sobre subvenciones, como el informe financiero detallado (EFR) y el informe de auditoría del RP.  Importante: la información presente en el PU/DR sobre las condiciones previas y las condiciones especiales debe incluir las condiciones que deben cumplirse en el período y las pendientes de períodos anteriores, no todas las condiciones. Sección 2. Gestión de subvenciones Resumen

 El RP y el ALF deben señalar el número exacto de la condición previa tal y como conste en el acuerdo de subvención o la carta de ejecución y, en el caso de las medidas de gestión, consignar la fecha y número de la(s) carta(s) de gestión del Fondo Mundial.  En el caso de las medidas de gestión o las condiciones sin cumplir, se debe explicar claramente los motivos y especificar el calendario previsto para su cumplimiento. Para más detalles, véase la sección 2 de las directrices para elaborar el PU/DR. Sección 2. Gestión de subvenciones Indicaciones para cumplimentar el formulario Puntos a los que el RP, el ALF y la Secretaría deben prestar una atención especial (extractos de las directrices)  “Si se reabre una condición previa o una condición especial previamente cumplida, debido a un cambio de circunstancias, y se considera de gran importancia la cuestión subyacente a dicha condición, el ALF debe darla a conocer en la sección de Conclusiones y Recomendaciones del ALF. Cabe efectuar un seguimiento de la cuestión, a discreción del gerente de portafolio, mediante las medidas de gestión asignadas por el Fondo Mundial al RP”.  “Es posible que ciertas condiciones especiales se apliquen a más de un período de la ejecución de subvención (p. ej., la condición sobre financiamiento de contrapartida). Su cumplimiento durante un período no exime automáticamente de cumplirlas en períodos posteriores. EL ALF verificará que el RP informe sobre el estado de esas condiciones en cada período pertinente”.

 Información actualizada sobre el gasto real del RP, cotejado con el presupuesto, tanto del período abarcado por el PU/DR como del acumulado desde el inicio de la subvención.  Datos financieros desglosados por:  Gastos totales del RP.  Desembolsos a subreceptores (¡pero no los gastos de los SR!).  Medicinas y productos farmacéuticos.  Productos sanitarios y equipamiento sanitario.  Explicación de las variaciones entre el gasto real y el presupuesto. La explicación de las variaciones en cada PU/DR y la conciliación con los datos incluidos en el EFR una vez al año es esencial para la toma de decisiones sobre desembolsos.  El RP debe presentar, junto con el PU/DR, un estado de flujos de efectivo, la declaración de fuentes y usos de los fondos.  La declaración de fuentes y usos de los fondos debe conciliar las cifras declaradas en esta sección con las presentadas en la sección 5A (Conciliación de saldos). Sección 3A. Salida total de efectivo del RP Resumen

 Los gastos reales deben expresarse en términos de efectivo, es decir, tomando como base las salidas y entradas de efectivo y con independencia del momento de recepción/entrega de los bienes y servicios.  El gasto total en productos farmacéuticos y sanitarios debe basarse en los pagos realizados a los proveedores tanto a nivel del RP como de los SR, incluidos todos aquellos pagos directos realizados por el Fondo Mundial en representación del RP (como las adquisiciones conjuntas voluntarias).  Los gastos son aquellos realizados durante el actual período de información y los acumulados desde el inicio del programa. Casos especiales:  Subvenciones de Flujo Único de Financiamiento (SSF): el RP debe comunicar los demás gastos relacionados con las obligaciones asumidas por las subvenciones constitutivas que no hayan sido declaradas en el último PU/DR de la subvención constitutiva. La acumulación de los presupuestos y los gastos debe comenzar de cero a partir de la fecha de inicio del SSF.  Subvenciones del Mecanismo de Continuación del Financiamiento (RCC): el RP no debe acumular la información financiera previamente presentada de la fase 1 y la fase 2, sino informar desde la fecha de comienzo del RCC.  Los gastos admisibles son aquellos realizados durante el período de la subvención y que se ajustan al acuerdo de subvención, al presupuesto aprobado, al plan de gestión de adquisiciones y suministros (GAS), al plan de seguimiento y evaluación y al plan de cierre de subvención, o bien a otras condiciones que se haya acordado por escrito con el Fondo Mundial. Para más detalles, véase la sección 3A de las directrices para elaborar el PU/DR. Sección 3A. Salida total de efectivo del RP Importante

Seleccionar la moneda utilizada en la pestaña RP_Progresos programáticos _1A Presup. del período de información Salida real de efectivo en el período de información Variación Causa de la variación Presupuesto acumulativo durante el período del PU/DR Salida real acumulativa de efectivo durante el período del PU/DR VariaciónCausa de la variación 1. Salida total de efectivo del RP frente al presupuesto 000 000 1a. Gastos totales del RP 0 0 1b. Desembolsos a subreceptores 0 0 Presupuest o del período que abarca el informe* Salida real de efectivo en el período que abarca el informe Variación Causa de la variación Presupuesto acumulativo del período que abarca el Informe Actualizado Salida real acumulativa de efectivo durante el período que abarca el Informe Actualizado VariaciónCausa de la variación 2. Gastos totales en productos farmacéuticos y sanitarios frente al presupuesto 000 000 2a. Medicinas y productos farmacéuticos 0 0 2b. Productos sanitarios y equipamiento sanitario 0 0 RP_Salida total de efectivo_3A Indicaciones para cumplimentar el formulario del RP Los campos en gris con un ‘0’ se calculan automáticamente a partir de los valores de las filas 1a. 1b. 2a. y 2b. Debe corresponder al importe del último presupuesto aprobado, según el acuerdo de subvención o la carta de ejecución Los montos acumulativos deben reflejar los montos desde el comienzo del programa o RCC, o desde el comienzo del actual período de ejecución en el caso de las subvenciones consolidadas Basado en los pagos efectuados a los proveedores. Incluir todo pago directo efectuado por el Fondo Mundial a los proveedores en representación del RP (incluidas las Adquisiciones Conjuntas Voluntarias - VPP)

Sección 3B. El Informe Financiero Detallado (EFR) y el anexo sobre las finanzas del SR Resumen El EFR (elaborado una vez al año):  Se incorpora en los formularios de PU/DR para fomentar el uso de datos anuales de gastos (desglosados por categorías) en la toma de decisiones sobre desembolsos.  Incluye también ahora un desglose de los desembolsos efectuados por el RP a cada SR (parte E).  Los datos recopilados en el EFR permiten vincular el desempeño financiero y el desempeño programático y hacer un seguimiento del gasto del SR, cotejándolo con el presupuesto. Anexo sobre las finanzas del SR:  Resume los presupuestos, desembolsos y gastos del SR, las causas de las variaciones significativas y los comentarios del ALF sobre los esfuerzos generales desplegados por el RP para verificar la información relativa a los SR.  El RP sólo deberá presentar este anexo si así lo solicita la Secretaría. La presentación de este anexo queda a la discreción del gerente de cartera o equipo de país, y se recomienda para las subvenciones de alto riesgo o aquellas en las que los SR reciben un porcentaje sustancial de los fondos.

 El RP/ALF debe eliminar del EFR las pestañas correspondientes a enfermedades que no son pertinentes para el informe de subvención en curso.  La revisión que el ALF hace del EFR consiste en una revisión del proceso, los supuestos y los documentos justificativos utilizados por el RP para elaborar el EFR y en una explicación de las variaciones (con la misma plantilla que antes). El ALF debe introducir su revisión del formulario EFR en la pestaña ALF_Revisión del EFR_3B.  Para más detalles sobre cómo cumplimentar el formulario/plantilla del EFR, véase: http://www.theglobalfund.org/documents/lfa/ VerificationOfImplementation/GuidelinesForCo mpletingTheEFR.pdf Sección 3B. Informe Financiero Detallado (EFR) Indicaciones para cumplimentar el formulario

RP_Salida total de efectivo_3A Valores de la salida total de efectivo del RP (deben coincidir con la pestaña del EFR) Seleccionar la moneda utilizada en la pestaña RP_Progresos programáticos _1A Presup. del período de informaci ón Salida real de efectivo en el período de informació n Variación Causa de la variación Presupuesto acumulativo durante el período del PU/DR Salida real acumulativa de efectivo durante el período del PU/DR VariaciónCausa de la variación 1. Salida total de efectivo del RP frente al presupuesto 000 000 1a. Gastos totales del RP 0 0 1b. Desembolsos a subreceptores 0 0 Presupue sto del período que abarca el informe* Salida de efectivo real en el período que abarca el informe Variación Causa de la variación Presupuesto acumulativo del período que abarca el Informe Actualizado Salida real acumulativa de efectivo durante el período que abarca el Informa Actualizado VariaciónCausa de la variación 2. Gastos totales en productos farmacéuticos y sanitarios frente al presupuesto 000 000 2a. Medicinas y productos farmacéuticos 0 0 2b. Productos sanitarios y equipamiento sanitario 0 0 No es previsible que coincida con la Salida de efectivo (sección 3A), ya que ésta incluye los desembolsos a los SR pero no el gasto de los SR. Debe coincidir con el presupuesto acumulativo total del cuadro A del formulario del EFR. Debe coincidir con los desembolsos acumulativos del cuadro E del formulario del EFR. Debe coincidir con el presupuesto y gasto acumulativos, respectivamente, de las medicinas y productos farmacéuticos del cuadro A del formulario del EFR. Debe coincidir con el presupuesto y gasto acumulativo, respectivamente, de los productos sanitarios y equipamiento sanitario del cuadro A del formulario del EFR.

Fecha y monto de los últimos desembolsos a los subreceptores. Presupuestos, gastos y desembolsos acumulativos del RP al final del período de información. Explicación de aquellas variaciones significativas, 1) entre los presupuestos y gastos acumulativos y 2) entre los desembolsos acumulativos y los gatos acumulativos. Saldo de caja del período de información. Cuando el número de SR es significativo (más de 10), no es necesario informar de cada uno de los SR con menores presupuestos (menos de US$ 50.000 o su equivalente), sino que éstos pueden agruparse dentro de la categoría “otros SR”. Nuevo: anexo - Finanzas del SR

 Esta sección coteja la información verificada sobre aquellos productos que el RP ha recibido realmente (durante el período de información y de forma acumulativa) con el valor declarado por el RP en el Sistema de Información de Precios y Calidad (PQR) en línea del Fondo Mundial.  La actualización por parte del RP de los datos del sistema PQR es un requisito indispensable para cualquier decisión sobre desembolsos. El RP es responsable, en último término, de que la información introducida sea correcta y completa.  Esta sección incluye también una actualización resumida del riesgo de desabastecimiento en el nivel central de la subvención, así como de los retos y otros problemas relacionados con la GAS de los productos farmacéuticos y sanitarios.  El ALF debe verificar sistemáticamente el grado de exhaustividad de los montos acumulativos introducidos por el RP en el PQR sobre la base de los productos recibidos desde enero de 2011 y explicar las variaciones halladas entre el valor real de los productos recibidos y el valor introducido por el RP en el PQR. Para más detalles, véase la sección 4 de las directrices para elaborar el PU/DR. Sección 4. Gestión de adquisiciones y suministros (GAS) Resumen

Sistema de Información de Precios y Calidad (PQR) Resumen  La herramienta PQR es un sistema en línea que el Fondo Mundial utiliza para recopilar información sobre las adquisiciones en el ámbito de las transacciones.  Los productos farmacéuticos y sanitarios que deben comunicarse en el sistema PQR son:  Los productos farmacéuticos: medicamentos antirretrovíricos, antipalúdicos y antituberculosos.  Los productos sanitarios: mosquiteros tratados con insecticida, mosquiteros tratados con insecticida de larga duración, preservativos y pruebas de diagnóstico rápido.  El PQR no es una herramienta contable. Los pagos reales que el RP efectúa durante un periodo determinado (declarado en la sección 3 del PU/DR), pueden no coincidir con los envíos recibidos durante ese mismo período (declarados en el PQR). El ALF comprueba las diferencias destacables, contando con los documentos justificativos pertinentes.  En caso de que los datos introducidos estén basados en una estimación de costos o de que la factura pro-forma y la factura final difieran significativamente de los originalmente introducidos (es decir, una diferencia superior al 5% en los costos unitarios), el RP debe actualizar los datos del PQR basándose en la factura final.  Para información sobre cómo utilizar la herramienta de Información de Precios y Calidad (PQR), véase http://www.theglobalfund.org/en/procurement/pqr/ http://www.theglobalfund.org/en/procurement/pqr/

 El ALF debe asegurarse de que el RP haya introducido todos los datos en el sistema PQR y para ello verificará todos los documentos de expedición, tomará nota de las facturas no incluidas, comprobará los precios unitarios consignados y explicará las variaciones significativas en los valores.  En subvenciones con un marcado componente de adquisiciones, y en situaciones que presenten riesgos importantes, el ALF debe describir los riesgos en la sección de conclusiones y recomendaciones y formular recomendaciones viables para mejorar la previsión y las adquisiciones.  Los datos sobre el valor de los productos recibidos (de enero de 2011 en adelante) necesarios para completar el cuadro del ALF, pueden hallarse en:  Facturas/documentos de expedición originales de los bienes recibidos, presentados por el RP.  El propio sistema PQR (una vez verificado), mediante la elaboración de informes en línea que abarcan un período determinado. Sección 4. Gestión de adquisiciones y suministros Indicaciones para cumplimentar el formulario del ALF

ALF_Información sobre adquisiciones_4 Indicaciones para cumplimentar el formulario Respuesta del RP Respuesta del ALF 1a. ¿Ha actualizado el RP el sistema de Información de Precios y Calidad (PQR) con la información necesaria? 1b. Valor de los productos farmacéuticos y sanitarios introducidos en el PQR (sólo 6 categorías) Moneda utilizada en los informes Categorías de productos del sistema PQR Valor de los productos recibidos durante el período de información Valor de los productos consignado por el RP y verificado como correcto por el ALF en el PQR durante el período de información Variación Causa de la variación Valor acumulativo de los productos recibidos desde enero de 2011 Valor acumulativo de los productos, verificado como correcto por el ALF en el PQR desde enero de 2011 VariaciónCausa de la variación. El ALF selecciona la moneda en función de la empleada en la mayoría de las facturas Se deja vacío si durante el actual período no se ha recibido ningún producto El ALF debe verificar los productos realmente recibidos mediante las facturas /documentos de expedición Los datos de las columnas sombreadas en rojo proceden del sistema de PQR en línea SÍ, NO N/D

 La presente sección describe los problemas y recomendaciones en cinco áreas funcionales/de gestión fundamentales: 1.Gestión de programas (incluida la gestión de los SR). 2.Gestión financiera y sistemas. 3.Seguimiento y evaluación. 4.Gestión de los productos farmacéuticos y sanitarios. 5.Otros problemas de gestión, incluida la capacidad del RP de elaborar informes sobre la calidad.  El ALF debe incluir los problemas importantes detectados en cada una de las áreas funcionales y un análisis de su repercusión (inmediata o prevista) sobre la ejecución del programa (cfr. Paso 2 de la Metodología de Calificación de Subvenciones, en el anexo 2 de las Directrices para elaborar el PU/DR).  Un problema se clasifica como “importante” si afecta o es probable que afecte a la ejecución y los resultados del programa.  El gerente de cartera/equipo de país debe prestar una atención especial a las recomendaciones presentadas por el ALF y comentarlas en la columna final de este formulario.  En lugar de reproducir información detallada ya contenida en otras secciones (particularmente en la sección ALF_Gestión de subvenciones_2), una solución aceptable es resumir los problemas y hacer referencia a las citadas secciones. Para más detalles, véase la sección titulada “Sección destinada al ALF: conclusiones y recomendaciones del ALF’”de las Directrices para elaborar el PU/DR. Conclusiones y recomendaciones del ALF Resumen

Áreas funcionales Descripción de los problemas detectados (por orden de importancia) Recomendaciones del ALF (por orden de importancia) Comentarios del gerente de portafolio (a rellenar cuando se recibe el formulario verificado por el ALF) Gestión de los productos farmacéuticos y sanitarios Conclusiones y recomendaciones del ALF Indicaciones para cumplimentar el formulario Las recomendaciones deben ser pertinentes, concretas y aplicables por el RP en un plazo razonable. El menú desplegable refleja las cinco áreas funcionales enumeradas en la diapositiva anterior. En las subvenciones con un marcado componente de adquisiciones, la falta de sistemas de trazabilidad de los productos farmacéuticos y sanitarios debe calificarse como un problema de gestión importante.

 Proporciona información sobre los cambios en la situación de caja del RP, basada en:  El efectivo desembolsado al RP o pagos efectuados por el Fondo Mundial a terceros en representación del RP.  Los gastos y desembolsos del RP a los SR.  Otros ingresos percibidos y ganancias y pérdidas netas asociadas al tipo de cambio durante el período de información.  Los saldos de caja deben cubrir todos los fondos de la subvención manejados por el RP (o en representación del RP), en todas las cuentas bancarias del RP y/o utilizadas por él, con independencia de la moneda de denominación y de la ubicación física del banco, incluidos aquellos fondos de subvención gestionados a través de agentes fiduciarios.  El RP debe también presentar una Declaración de fuentes y usos de fondos asociada a las secciones 3 y 5. Para más detalles, véase la sección 5A de las Directrices para elaborar el PU/DR. Sección 5ª. Conciliación de saldos Resumen

A. CONCILIACIÓN DE FONDOS PARA EL PERÍODO CUBIERTO POR EL PU/DR VERIFICADA POR EL ALF Montos declarados por el RP Montos verificados por el ALF Comentarios del ALF (si los montos difieren de los declarados por el RP) 1. Saldo de caja: comienzo del período cubierto por el PU/DR 2. Efectivo recibido por el RP del Fondo Mundial 3.Efectivo desembolsado a terceros por el Fondo Mundial en representación del RP 4. Intereses acreditados en la cuenta bancaria 5. Ingresos provenientes de actividades generadoras de renta 6.Otros ingresos, si procede (p. ej. ingresos provenientes de la venta de activos fijos o de devoluciones tributarias) 0 US$ 52.793 dólares estadounidenses no pertenecen al RP 7. Salida total de efectivo del RP 460.371 8. Ganancias/pérdidas netas derivadas del tipo de cambio 9. Ajustes de conciliación 10. Saldo de caja: ALF_Conciliación de saldos_5A Indicaciones para cumplimentar el formulario Restar: Sumar: Normalmente excepcionales (p. ej., correcciones de períodos anteriores). Las ganancias aparecen como valor negativo y las pérdidas como valor positivo. En caso de que la moneda local se esté devaluando, se recomienda mantener los fondos en la moneda de la subvención hasta que llegue el momento de utilizarlos. Coincide con el importe real desembolsado por el Fondo Mundial. En esta fase NO deben deducirse las tasas bancarias asociadas. Si el desembolso del Fondo Mundial se recibe después de la fecha de finalización del período de información, incluirlo en la línea 5 de la sección 5B como “efectivo en tránsito”.

 La solicitud de desembolso se basa en el gasto previsto para el período inmediatamente posterior al PU/DR (más el período adicional de estabilización) y los fondos disponibles de desembolsos anteriores.  El gasto previsto deberá tener en cuenta los siguientes factores:  Capacidad de absorción del programa.  Modificaciones del plan de trabajo.  Cambios en los costos unitarios.  Saldo de caja de los SR.  Compromisos financieros.  Factores macroeconómicos (p. ej. tipo de cambio, tasa de inflación).  Las variaciones significativas entre el presupuesto inicial y el gasto previsto deben explicarse a la luz de los factores arriba mencionados y de otros factores, cuando proceda.  La solicitud de desembolso del RP se ajusta automáticamente en función del saldo de caja y el efectivo en tránsito del RP.  Importante: el RP puede solicitar efectivo de estabilización adicional si el siguiente PU/DR prevé la inclusión de un EFR, un anexo sobre las finanzas del SR o cualquier otro requisito del Fondo Mundial imposible de satisfacer en un plazo de 45 días. Se debe obtener un acuerdo de principio del gerente de cartera antes de solicitar este efectivo de estabilización. El efectivo de estabilización adicional no es un derecho; la decisión sobre su desembolso se adoptará tras la revisión del PU/DR. Para más detalles, véase la sección 5B de las Directrices para elaborar el PU/DR. Sección 5B. Solicitud de desembolso Resumen

ALF_Recomendación de desembolso_5B Indicaciones para cumplimentar el formulario B. MONTO DE DESEMBOLSO RECOMENDADO POR EL ALF Y EXPLICACIONES 1. Fecha de comienzo del período: 01/04/20 10 Fecha de finalización: 30/09/20 10 Monto presupuestado aprobado (declarado por el RP): Monto previsto (declarado por el RP): Presupuesto aprobado, verificado por el ALF 649.447 Monto previsto ajustado por el ALF: 2a. Período de estabilización Previsión total del RP Fecha de comienzo del período: 01/10/20 10 Fecha e finalización : 31-Dec- 2010 Monto presupuestado aprobado (declarado por el RP): Monto previsto (declarado por el RP): 2b. Período adicional de estabilización Previsión total del ALF Fecha de comienzo del período: 31/12/20 10 Fecha de finalización : Monto presupuestado aprobado, verificado por el ALF: Monto previsto, ajustado por el ALF: Explicación del RP sobre la variación entre los montos previstos y los originalmente presupuestados. Explicación del ALF sobre cualquier variación significativa entre los montos previstos y los originalmente presupuestados. Fechas calculadas automáticamente. Efectivo de estabilización normal para un período de 3 meses. Es esencial explicar las principales variaciones entre los montos presupuestados y los previstos. Si la subvención puede optar a un período de estabilización adicional, el RP debe seleccionar el número de meses (entre 1 y 3 meses) para los que realiza la solicitud.

 La autoevaluación del desempeño de la subvención hasta la fecha por parte del RP es una evaluación integral del desempeño de la ejecución que, idealmente, debería consistir en una combinación de indicadores cuantitativos e información cualitativa como, por ejemplo:  El índice acumulativo de consumo de fondos/índice de ejecución de la subvención.  Los montos acumulativos desembolsados, cotejados con las metas.  Los logros programáticos (de todos los indicadores y de los 10 indicadores principales).  Un resumen cualitativo que señale las áreas en que el desempeño es mayor y menor.  Los problemas de gestión en las diferentes áreas funcionales.  Las cuestiones más importantes que pueden poner en riesgo la ejecución del programa.  Los comentarios del RP/ALF sobre las modificaciones previstas en el programa y los factores contextuales externos fuera del control del RP que hayan afectado o puedan afectar al desempeño del programa.  La evaluación y calificación general del desempeño de la subvención por parte del ALF debe basarse en los pasos 1 a 3 de la Metodología de Calificación de Subvenciones del Fondo Mundial y en los comentarios del RP. Sección 6. Desempeño general Resumen

A. Evaluación y calificación general del desempeño de la subvención (incluido un resumen sobre los vínculos entre el desempeño financiero y los logros programáticos). Calificación del indicador P. ej. A2 ¿Existe algún problema grave de gestión que justifique una menor calificación?SÍ, NO, N/D Calificación general de la subvención P. ej. A2 B. Comentarios del ALF sobre las modificaciones que el RP ha previsto introducir en el programa, si procede. C. Comentarios del ALF sobre los factores externos fuera del control de los receptores principales que hayan afectado o puedan afectar al programa. Sección 6. Desempeño general La calificación del indicador se corresponde con el paso 1 de la Metodología de Calificación de Subvenciones (anexo 2). La calificación general de la subvención se corresponde con el paso 3 de la Metodología de Calificación de Subvenciones (anexo 2 de las Directrices para elaborar el PU/DR). [Aquí] se tienen en cuenta los problemas de gestión más graves, basándose en la sección dedicada a las conclusiones del ALF. No debería existir ninguna diferencia entre ambas calificaciones, a menos que el ALF hubiera indicado problemas de gestión importantes en la sección 2.

 La parte A se compone del monto de desembolso recomendado por el ALF, especificando si el mismo se halla dentro de la escala de desembolso indicativa tomando como base la calificación general de la subvención realizada por el ALF. En caso de que el desembolso se halle fuera de esta escala, deberán especificarse las causas.  Parte B: una lista de comprobación de las verificaciones llevadas a cabo por el ALF.  Parte C: datos bancarios del RP, en caso de cambios o desembolsos divididos.  Parte D: un resumen del método de verificación del ALF durante la revisión actual del PU/DR, basado en el método general acordado por adelantado entre el ALF y la Secretaría basándose en el perfil de riesgo del país y de la subvención. Sección 7. Solicitud de efectivo del RP/ recomendación de desembolso del ALF Resumen

Escalas de desembolso indicativas  El principio de financiamiento basado en el desempeño vincula el desempeño de la subvención (calificación general de las subvenciones) a los fondos desembolsados (escalas de desembolso indicativas).  Al igual que la calificación de los indicadores, la escala de desembolso es indicativa. Los montos finales de desembolso pueden no estar comprendidos dentro de la escala indicativa debido a diversos factores identificados por el equipo de país. ESCALAS DE DESEMBOLSO INDICATIVAS Calificación general de las subvencionesMonto acumulativo desembolsado (tras el desembolso) A1Supera las expectativas Por encima del 95% del presupuesto acumulativo durante el siguiente período de información A2Cumple las expectativas Entre el 85%-105% del presupuesto acumulativo durante el siguiente período de información B1Adecuado Entre el 55%-95% del presupuesto acumulativo durante el período de información B2Inadecuado pero ha demostrado potencial Entre el 25%-65% del presupuesto acumulativo durante el período de información CInaceptable Por debajo del 35% del presupuesto acumulativo durante el período de información

Calificación generalA2 Escalas de desembolso indicativas en función de la calificación del desempeño Calificación del desempeño Escala del monto acumulativo desembolsado A1 Supera las expectativas Por encima del 95% del presupuesto acumulativo durante el siguiente período de información A2 Cumple las expectativas Entre el 85%-105% del presupuesto acumulativo durante el siguiente período de información B1 Adecuado Entre el 55%-95% del presupuesto acumulativo durante el período de información B2 Inadecuado pero ha demostrado potencial Entre el 25%-65% del presupuesto acumulativo durante el período de información C Inaceptable Por debajo del 35% del presupuesto acumulativo durante el período de información 1.Monto solicitado por el receptor principal al Fondo Mundial para el siguiente período de desembolso, más un trimestre adicional (monto expresado en: elegir moneda en ‘RP_Sección 1A‘) 3.150.520 Tres millones ciento cincuenta mil quinientos veinte dólares estadounidenses 2. Recomendación de desembolso del ALF (monto expresado en: elegir moneda en ‘RP_Sección1A') 1.044.934 Un millón cuarenta y cuatro mil novecientos treinta y cuatro dólares estadounidenses Exprese la cifra en letras Presupuesto acumulativo durante el durante el próximo período de ejecución (incluido el de “estabilización”) Monto acumulativo desembolsado hasta la fecha (*) Acumulativo desembolsado después del desembolso recomendado (incluido el de “estabilización”) Escala en % ¿Se encuentra el desembolso recomendado dentro de la escala establecida? 10.000.000 8.755.066 9.800.000 98% Sí Recomendación de desembolso del ALF_7 Indicaciones para cumplimentar el formulario Suma de estas cifras = Importado de la sección 6 Importado de la pestaña 5B del ALF Importado de la Solicitud de efectivo del RP_7A_B Este dato se introduce de forma manual de acuerdo con el “Informe detallado sobre los desembolsos (PDF)“, disponible en http://www.theglobalfund.org/docum ents/disbursementdetails.pdf http://www.theglobalfund.org/docum ents/disbursementdetails.pdf

Conclusiones  La calidad del PU/DR que se presenta a la Secretaría influye de forma directa en la rapidez del procedimiento de desembolso y en los montos desembolsados.  Es importante que el PU/DR se presente con puntualidad para garantizar un flujo continuo de los fondos y la ejecución ininterrumpida del programa.  Es muy importante que el personal que participa en la elaboración del PU/DR lea y siga las orientaciones.  Cuando proceda, informe por anticipado a los SR sobre los cambios y las expectativas en materia de comunicación de datos.  Comunique de forma activa toda necesidad de formación relacionada con los requisitos de información al gerente de portafolio/PO/ miembros del equipo de país.

PU/DR – Errores y omisiones frecuentes ■Ausencia de indicadores de impacto y resultados pertinentes. ■Incoherencias entre la forma de comunicar los resultados y el modo de expresar las metas (forma acumulativa, “vinculado a”). ■Errores en la estimación del desempeño en los resultados expresados como numerador/denominador/porcentaje, p. ej.: ■Indicador: número y % de centros sanitarios que han presentado informes completos en la fecha debida. Meta: 90/100 (90%). Resultado correctamente presentado - 80/100 (80%). Desempeño: 80%/90% = 89%. Meta: 90/100 (90%). Resultado incorrectamente presentado - 80/90 (89%). Desempeño: 89%/90% = 99%. ■Explicación insuficiente de las causas de un desempeño bajo o superior al previsto de los indicadores con respecto a las metas fijadas (¿se están optimizando los recursos para proseguir con estas actividades?). ■Falta de información sobre las medidas correctivas adoptadas para mejorar el desempeño de los indicadores. ■Incoherencia/ausencia de vinculación entre la información programática y la información financiera del PU/DR. ■Explicación deficiente de las variaciones entre los gastos y los montos presupuestados. ■Justificación deficiente de las diferencias significativas entre los valores previstos y los presupuestados. A menudo, el gasto previsto no se basa en planes de trabajo actualizados, como debería ser, y no tiene en cuenta el saldo de caja de los SR. ■Atención insuficiente al cumplimiento de las condiciones y medidas de gestión. ■Deficiencias en el cálculo del desempeño general.

Algunos ejemplos de formularios cumplimentados Las siguientes hojas informativas pueden utilizarse como material complementario en los talleres y/o para el autoaprendizaje. Se trata de ejemplos completos de algunas de las páginas del formulario del PU/DR. Los ejemplos pueden utilizarse para:  Ilustrar la adecuada (o inadecuada) cumplimentación de los campos señalados.  Comprobar su adecuada comprensión y destacar los puntos de aprendizaje.  Fomentar el debate y sugerir otros ejemplos basados en datos sobre subvenciones propios de los participantes.

A. Indicadores de impacto y resultados Impacto /resultados Descripción del indicador Base de referencia (si procede) Año de la meta Meta fijada Fecha de entrega del informe Result ado real Fuente de datos del resultado Comentarios sobre los resultados de los indicadores de impacto y resultados y las fuentes de datos, y otros comentarios ValorAño Impacto Porcentaje de adultos y niños con VIH aún con vida 12 meses después de iniciar la terapia antirretrovírica (ampliar hasta 2, 3 y 5 años a medida que el programa madure) 74,00 20012007 95,85 31/103/0 93,9 Dirección Nacional de Estadísticas Base de datos de asistencia clínica para el SIDA El resultado es ligeramente inferior a la meta fijada. De las 939 personas que viven con el VIH/SIDA que iniciaron el tratamiento entre el 1 de enero de 2008 y el 1 de diciembre de 2008, 882 personas seguían vivas y sometidas a terapia un año después, es decir, el 31 de diciembre de 2009. Entre los adultos, el porcentaje es del 93,88% (875/932), y entre los niños, del 100% (7/7). El denominador incluye personas que iniciaron la terapia durante el período y fallecieron a finales de 2009. Las fuentes de datos son el Departamento de Estadísticas Nacionales del MINSAP y el Instituto Ficticia. RP_Progresos programáticos_1A Ejemplo completo

ALF_Progresos programáticos_1A Ejemplo completo A. Indicadores de impacto y resultados Impacto/ resultados Descripción del indicador Año de la meta Meta fijada Fecha de entrega del informe Resultado real (declarado por el RP) Fuente de datos del resultado Método de verificación Resultado verificado Comentarios del ALF sobre a) el resultado verificado y b) la fuente de información empleada por el RP para presentar los resultados, incluido el grado de desarrollo de encuestas y otros métodos para medir el impacto y los resultados, cuando proceda Impacto Porcentaje de adultos y niños con VIH aún con vida 12 meses después de iniciar la terapia antirretrovírica (ampliar hasta 2, 3 y 5 años a medida que el programa madure). 2007 95,85 31/03/10 93,90 Otras (teclee lo que correspon da) Dirección Nacional de Estadístic as, base de datos de asistencia clínica para el SIDA. Otros … Visita sobre el terreno al Instituto *** y bases de datos del sistema nacional de vigilancia, incluida la base de datos sobre asistencia clínica (HMIS) en formato Access, llamada SIDATRAT. 94 El indicador se calculó y comunicó siguiendo las Directrices del UNGASS... Consideramos que el programa ha alcanzado la meta fijada, es decir, el 98% de la meta (calculado como el cociente entre el 94% real y el 96% de la meta). Estos elevados resultados están en consonancia con la meta de acceso universal a la terapia antirretrovírica del país X, que además informa sobre una alta tasa de observancia de esta terapia (sólo un 2% de abandono). El ALF comparó el resultado verificado (94%) con el declarado en el informe sobre el país del UNGASS correspondiente a ese mismo año, que era del 94,9%. Esta pequeña diferencia se explica por los fallecimientos notificados con posterioridad a la fecha del informe del UNGASS.

RP _Progresos programáticos_1B Ejemplo completo B. Indicadores programáticos Objetivo nº Indicador nº Descripción del indicador Vinculado a ¿Metas acumulativas ? ¿10 indicadores principales? Base de referencia (si corresponde) Meta prevista hasta la fecha Resultado real hasta la fecha % de logros Causas de la desviación programática respecto a la meta prevista y de las desviaciones en relación con las actividades del plan de trabajo ValorAño 31 Número de preservativos distribuidos a través de técnicas de mercadeo social en la Ciudad de La Cuidana y 18 municipios circundantes. Subvención actual Sí (durante el programa de RCC) Sí 338.64480 2008 1.447.0001.424.864 98% La meta se ha cumplido. Se han suministrado un total de 1.195.172 preservativos procedentes del almacén central a la Ciudad de Cuidana y los municipios en este trimestre, lo que sitúa el total en 1.424.864. De los 2.669.664 de preservativos recibidos hasta la fecha, quedan todavía por vender a través de técnicas de mercadeo social 1.244.800 unidades. De este total, se han vendido 245.271 unidades. Calculado en este ejemplo como el resultado real declarado por el RP/meta prevista x 100 = 98,4%

B. Indicadores programáticos Objetivo nº Indica dor nº Descripción del indicador Vinculado a ¿Metas acumulativas? ¿10 indicadores principales? Meta prevista hasta la fecha (del MD) Resultado real hasta la fecha (declarado por el RP) Método de verificaci ón Resultado verificado % de logros Análisis del ALF sobre los progresos habidos hasta la fecha y las variaciones entre metas y resultados, y otros comentarios 31 Número de preservativos distribuidos a través de técnicas de mercadeo social en la Ciudad de La Cuidana y 18 municipios circundantes Subvención actual Sí (durante el programa de RCC) Sí – 10 principal es indicado res 1.447.0001.424.864 Visita sobre el terren o al RP 759.58452% La diferencia entre el resultado declarado por el RP y el verificado se debe a los preservativos distribuidos gracias a los fondos de subvención de la 6ª Convocatoria. El resultado de esta subvención de RCC fue ajustado en una cantidad de 665.280 preservativos, ya que éstos procedían de la 6ª Convocatoria. Los preservativos declarados son los distribuidos a los almacenes provinciales desde el almacén central. ALF_Progresos programáticos_1B Ejemplo completo

Medidas de gestión del Fondo MundialComentarios del RP sobre los progresos en la ejecución El RP presentará cada seis meses un informe sobre la utilización de los ingresos derivados de la venta de preservativos, a más tardar el 15 de mayo de 2010, junto con el siguiente informe sobre los progresos. En curso. Se contrató a un asesor local para crear un sistema de recopilación de datos para los gastos asociados con la distribución de preservativos. Se ha elaborado ya un primer informe que incluye el diagnóstico realizado y que se adjunta al presente informe sobre los progresos. Se prevé que el sistema empiece a funcionar a principios del próximo semestre. Sección 2. Gestión de subvenciones Ejemplo completo, medidas de gestión Medidas de gestión del Fondo Mundial Revisión del ALF sobre los progresos del RP en relación con las medidas de gestión del Fondo Mundial El RP presentará cada seis meses un informe sobre la utilización de los ingresos derivados de la venta de preservativos, a más tardar el 15 de mayo de 2010, junto con el siguiente informe sobre los progresos. Se han producido retrasos en la selección del asesor local, que será la persona responsable de identificar los gastos asociados al transporte, manipulación y almacenamiento de los preservativos, y de diseñar un método para verificar dichos gastos. Además, dado que el informe sobre la utilización de los ingresos obtenidos gracias a la venta de preservativos a través de técnicas de mercadeo social será semestral, la presentación de informes deberá comenzar el próximo trimestre, es decir, al final del primer semestre en que este sistema esté en funcionamiento. Datos del RP exportados a la hoja del ALF

Todos los valores expresados en US$ Presupuesto del período de información verificado por el ALF Gasto real del período de información verificado por el ALF Variación Análisis del ALF sobre la variación Presupuesto acumulativo verificado por el ALF Gasto real verificado por el ALF Variación Análisis del ALF sobre la variación 1. Salida total de efectivo frente a presupuesto 264.195407.578-143.383 7.200.0004.000.0003.200.000 1a. Gastos totales del RP 91.128130.993-39.865 La variación se explica por el mayor gasto en salarios, debido a que ciertos costos de recursos humanos correspondientes al trimestre actual se han incluido por equivocación en el presupuesto aprobado del siguiente trimestre de ejecución. Este error se ha puesto en conocimiento del RP y se subsanará en la próxima carta de ejecución. No obstante, el error en cuestión no afecta al gasto total presupuestado en recursos humanos para esta subvención, al tratarse de un mero trasvase entre períodos. 3.774.0683.417.384356.684 El menor gasto real frente al presupuestado se explica por las siguientes variaciones: RH (100.000) – menor gasto debido a la contratación tardía de diez empleados (descontado el error presupuestario identificado en el período actual). Formación (20.000) – mayor gasto debido al aumento del coste en combustible y al incremento de las dietas, de acuerdo con la nueva circular del gobierno. S&E (277.000) – menor gasto debido a una organización más eficiente de la supervisión y de las reuniones de revisión trimestrales. ALF_Salida total de efectivo del RP_3A Ejemplo completo Nota: el presente ejemplo no incluye la sección relativa a los Desembolsos a SR

ALF_Información sobre adquisiciones_4 Ejemplo completo Respuesta del RP Respuesta del ALF ¿Ha actualizado el RP el sistema PQR con la información requerida? N/D Durante el período de información no se han recibido productos que deban ser incluidos en el sistema PQR. Moneda utilizada en el informe Categorías de productos del PQR Valor de los productos recibidos durante el período de información Valor de los productos declarado por el RP y verificado como correcto Variación Causa de la variación Valor acumulativo de los productos recibidos desde enero de 2011 Valor acumulativo de los productos verificado como correcto VariaciónCausa de la variación 4. Preservativos 201.471,80183.201,9018.269,90 El valor acumulativo de los productos recibidos incluye las cifras presentadas en el PU/DR; el valor acumulativo de los productos verificado incluye las cifras presentadas en el PQR. Los US$ 201.000 (recibo 41288) que figuran en el PU/DR corresponden al valor de los preservativos y lubricantes recibidos. Como los lubricantes, valorados en US$ 18.000 no deben incluirse en el sistema PQR, el monto introducido en él refleja el valor verificado de los preservativos recibidos.

A. CONCILIACIÓN DE EFECTIVO VERIFICADA POR EL ALF PARA EL PERÍODO CUBIERTO POR EL PU/DR Montos consignados por el RP Montos verificados por el ALF Comentarios del ALF (en caso de que los montos difieran de los consignados por el RP) 1. Saldo de caja: comienzo del período cubierto por el PU/DR 111.887 1.387.644 2. Fondos desembolsados al RP por el Fondo Mundial 3. Pagos efectuados por el Fondo Mundial a terceros en representación del RP 050.000 El Fondo Mundial ha desembolsado directamente US$ 50.000 al CLV durante el período cubierto por esta conciliación de saldos. 4. Intereses derivados de cuentas bancarias 320 5. Ingresos provenientes de actividades generadoras de ingresos 25.00020.000 Ventas de preservativos. Sin embargo, el RP ha incluido incorrectamente los ingresos provenientes de la venta de TCA (ésta es una subvención para la lucha contra el VIH). 6.Otros ingresos, si procede (p. ej., ingresos provenientes de la venta de activos fijos, devolución de impuestos) 52.793 El RP percibió un reembolso del IVA que quedó debidamente registrado en el libro de caja, pero lo omitió involuntariamente al proceder a la conciliación de saldos. Este reembolso corresponde al período anterior, en que esta misma cuantía quedó registrada como gasto. El gasto acumulativo hasta la fecha debería reducirse por esta cantidad. 7. Salida total de efectivo del RP -460.371-407.578 La diferencia se debe al hecho de que el Fondo Mundial no aprobó la compra de vehículos adicionales por un valor superior al presupuestado. 8. Ganancias o pérdidas netas asociadas al tipo de cambio -15.000 El RP ha perdido en términos de US$ debido a la depreciación de la moneda local frente al US$ (el RP mantiene su saldo de caja en la moneda local). 9. Ajustes de conciliación 20.000 US$ 20.000 son ahorros de períodos anteriores que debe reembolsar el agente de adquisiciones. 10. Saldo de caja: 1.064.4801.220.066 ALF_Conciliación de efectivo_5A Ejemplo completo

ALF_Recomendación de desembolso_5B Ejemplo completo 10. Período fecha de comienzo: 01/04/2010 fecha de finalización:30/09/2010 Monto presupuestado aprobado (declarado por el RP): 2.000.000 Monto previsto (declarado por el RP): 2.000.000 monto presupuestado aprobado, verificado por el ALF: 2.200.000 Monto previsto, ajustado por el ALF: 2.110.000 11. Trimestre adicional Previsión total del RP (efectivo de “estabilización” ) fecha de comienzo (3) : 01/10/2010 fecha de finalización:31/12/2010 Monto presupuestado aprobado (declarado por el RP): 2.000.000 Monto previsto (declarado por el RP): 2.215.000 4.215.000 Previsión total del ALF Monto presupuestado aprobado, verificado por el ALF: 600.000 Monto previsto, ajustado por el ALF: 155.000 2.265.000 Explicación del RP sobre cualquier variación significativa entre los montos previstos y los montos originalmente presupuestados. La previsión se basa en las actividades aprobadas y presupuestadas, incluidos ciertos ajustes para reflejar principalmente las fluctuaciones del tipo de cambio, los fondos no utilizados de los trimestres anteriores y ciertas reasignaciones. Véanse las estimaciones adjuntas, Ejemplo Hoja A. Explicación del ALF sobre cualquier variación significativa entre los montos previstos y los montos originalmente presupuestados. El Ejemplo Hoja A contiene el monto previsto propuesto por el ALF, que incluye el ajuste de las estimaciones del RP.

Sección 6. EVALUACIÓN Y COMENTARIOS DEL ALF SOBRE EL DESEMPEÑO GENERAL A. Evaluación general y calificación del desempeño de la subvención (incluido un resumen sobre la vinculación entre el desempeño financiero y los logros programáticos) Calificación del indicadorA1 ¿Ha habido algún problema de gestión significativo que haya reducido la calificación?No Calificación general de la subvenciónA1 El desempeño general de este programa de Mecanismo de Continuación del Financiamiento (RCC) es excelente. Su índice medio de desempeño es del 113% para todos los indicadores del Área de Prestación de Servicios y del 98% para los diez indicadores principales/diez indicadores principales equivalentes. Sin embargo, uno de los diez indicadores equivalentes, el “Número de preservativos distribuidos gratuitamente en la Ciudad de La Cuidana y las provincias circundantes”, se encuentra por debajo de la meta fijada. Los resultados declarados para este indicador y ajustados por el ALF, como el RP informa este trimestre, se refieren erróneamente a las unidades adquiridas mediante la subvención de la 6ª Convocatoria. Además, en virtud del programa de RCC, la distribución de preservativos se basa en la instalación y utilización de dispensadores especiales en nuevos lugares. Los dispensadores especiales aún no han sido adquiridos ni instalados. A diferencia de lo ocurrido con los logros programáticos, el índice de absorción financiera no es tan elevado, y se sitúa en un 74% acumulativo desde el comienzo del programa de RCC. Las causas de este resultado son el ahorro en la adquisición de preservativos y lubricantes a precios más bajos, los retrasos en la adquisición de dispensadores y los retrasos en la adquisición de equipamiento sanitario asociados al fortalecimiento de los sistemas de salud (FSS) y al indicador “Número de personas asistidas por servicios sanitarios ampliados para incluir la asistencia a las personas que viven con el VIH/SIDA”. No obstante, el valor de este indicador superó la meta programática debido al hecho de que en cuatro de los seis centros sanitarios que ampliaron su cobertura se asistió a un número mayor de personas que viven con el VIH/SIDA que el fijado en la meta original. Estos resultados han más que compensado los resultados de los dos centros sanitarios que no se han ampliado, donde la asistencia clínica a estos pacientes sigue siendo limitada. B. Comentarios del ALF sobre los cambios previstos en el programa por el RP, en caso de haberlos No hay ningún cambio previsto en el programa, ni ninguno necesario. C. Comentarios del ALF sobre los factores externos fuera del control de los receptores principales que han influido o podrían influir en el programa La situación económica del país X es grave. El crecimiento esperado del PIB para 2009 era del 6%; en realidad, disminuyó hasta el 1,4%. El país está teniendo dificultades para hacer frente a sus compromisos financieros. El embargo exterior sigue provocando retrasos en los procedimientos de adquisiciones. Sección 6. Desempeño general Ejemplo completo

ALF_Recomendación de desembolso_7 Ejemplo completo Calificación generalA2 Escalas de desembolso indicativas en función de la calificación del desempeño Calificación del desempeñoEscala del monto acumulativo desembolsado A1 Supera las expectativas Por encima del 95% del presupuesto acumulativo durante el siguiente período de información A2 Cumple las expectativas Entre el 85%-105% del presupuesto acumulativo durante el siguiente período de información B1 Adecuado Entre el 55%-95% del presupuesto acumulativo durante el período de información B2 Inadecuado pero ha demostrado potencial Entre el 25%-65% del presupuesto acumulativo durante el período de información C Inaceptable Por debajo del 35% del presupuesto acumulativo durante el período de información 1. Monto solicitado por el Receptor Principal al Fondo Mundial para el siguiente período de desembolso, más un trimestre adicional (monto expresado en: seleccionar la moneda en ‘RP_Sección 1A') 3.150.520 Tres millones ciento cincuenta mil quinientos veinte dólares estadounidenses 2. Recomendación de desembolso del ALF (monto expresado en: seleccionar la moneda en ‘RP_Sección1A') 1.044.934 Un millón cuarenta y cuatro mil novecientos treinta y cuatro dólares estadounidenses Exprese la cifra en letras Presupuesto acumulativo durante el durante el próximo período de ejecución (incluido el de “estabilización”) Monto acumulativo desembolsado hasta la fecha (*) Acumulativo desembolsado después del desembolso recomendado (incluido el de “estabilización”) Porcentaje de escala ¿Se encuentra el desembolso recomendado dentro de la escala establecida? 10.000.000 8.755.066 9.800.000 98% Sí (*) Estos datos pueden obtenerse del “Informe detallado sobre los desembolsos (PDF)" (http://www.theglobalfund.org/documents/disbursementdetails.pdf) Suma de estas cifras =

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