PMBOK PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE. Reseña Histórica PMI PMI (Project Management Institute) fundado en Es una organización internacional.

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1 PMBOK PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

2 Reseña Histórica PMI PMI (Project Management Institute) fundado en 1969. Es una organización internacional orientada a la difusión y determinación de las mejores prácticas de gestión de proyectos. Sus Principales Objetivos  Formular estándares profesionales.  Generar conocimiento a través de la investigación.  Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación.

3 Reseña Histórica PMBOK 1Ra Edición. Publicada en 1987 2Da Edición. Publicada en 2000 3Ra Edición. Publicada en 2004 4Ta. Edición. Publicada en 2008 5ta Edición. Publicada en 2012

4 ¿Que es PMBOK? PMBOK (Project Management Body of Knowledge) desarrollado por el Project Management Institute (PMI), es la Guía de Fundamentos para la dirección de proyectos que nos suministra las pautas, conocimientos y prácticas aplicables a diferentes clases de proyectos. El PMBOK define como a un proyecto con lo siguiente: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

5 Propósito del PMBOK  El propósito es la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas que son de gran relevancia en el éxito de un proyecto.  Que la información aquí suministrada sea aplicable a la gran mayoría de proyectos, y que sea el equipo de trabajo del proyecto quienes decidan que se aplica o no.  Establece códigos de ética y conducta a los profesionales que ejercen esta profesión, y deja claro las obligaciones que se tiene respecto a la: responsabilidad, respeto, equidad, y honestidad.  Estandariza todos los procesos que se llevan a cabo en la dirección de los proyectos y que todos los directores de proyectos tengan claros conocimientos desde el inicio hasta el final de un proyecto.

6 ISO 10006:2003 Es una norma de calidad que lleva como titulo: “Gestión de la Calidad – Directrices para la calidad en la gestión de proyectos”, y tiene como objetivo servir de guía en aspectos relativos a elementos, conceptos y prácticas de sistemas de calidad que pueden implementarse en la gestión de proyectos o pueden mejorar la calidad de la gestión de proyectos. La norma ISO 10006, actúa o funciona de una manera muy estrecha con las normas ISO 90001:2000

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8 Estructura Componentes del PMBOK El PMBOK describe Procesos de Gestión de Proyectos, los cuales pertenecen a Áreas de Conocimiento de Gestión de Procesos y se ejecutan como parte de Grupos de Procesos de Gestión.

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11 Procesos Gestión Los Procesos de Gestión se describen en el PMBOK en función de: Entradas (documentos, planes, diseños, etc.) Herramientas y Técnicas (mecanismos aplicados a las entradas) Salidas (documentos, productos, etc.) Y el objetivo que persiguen es, transformar las entradas en salidas.

12 VENTAJAS Es precisa en la definición de conceptos. Su enfoque es sistemático y presenta la información con esa misma visión. Es simple para la aplicación Es mas operativo aunque parte de una visión estratégica. Define claramente los procesos de la gestión de la calidad. Brinda herramientas que generan utilidad. Presenta una lógica en la utilización de las acciones de cada procesos, si se utilizan como salidas luego son entradas de otro procesos

13 Desventajas DEJA POR FUERA TEMAS IMPORTANTES O LOS ABORDA DE MANERA SIMPLISTA. NO ABORDA EL TEMA DEL LIDERAZGO. NO ABORDA EL TEMA DE LOS RECURSOS DEL PROYECTO. NO CONTEXTUALIZA LA GESTIÓN DE PROYECTOS. PUEDE CONFUNDIR COMO ALGUNAS ACCIONES O PRODUCTOS QUE SON ENTRADAS EN UN PROCESO LUEGO NO SON SALIDAS EN OTRO PROCESOS, DE ACUERDO A LA LÓGICA DE SISTEMAS.  ABORDA SOLO LA GESTIÓN DEL PROYECTO NO ASÍ LA DEL PRODUCTO.

14 Formas de Implementaciòn o Adaptaciòn  Identificar el problema o la oportunidad  Identificar y definir la solución idónea  Identificar las tareas y los recursos necesarios.  Preparar el calendario y la obtención de recursos  Estimar el coste del proyecto y preparar un presupuesto  Analizar los riesgos y establecer relaciones con los stakeholders (toda persona que tenga un interés directo o indirecto en el proyecto): Gestión del riesgo periódico

15 Formas de Implementaciòn o Adaptaciòn  Mantener el control y la comunicación en el nivel adecuado durante la ejecución: Reuniones periódicas para detectar y comunicar desviaciones  Gestionar un cierre satisfactorio ◦ Punch list: listado de tareas para poder acabar el proyecto.  Los miembros del equipo tienden a dispersarse dado que el proyecto se encuentra casi cerrado.

16 Herramientas Facilitadoras Microsoft Project Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK.

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19 49 procesos de PMBOK (INICIO) Desarrollar el acta de constitución del Proyecto: Tiene como objetivo formalizar el inicio del proyecto y establecer el nivel de autoridad que tendrá el director a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En este documento se describen las necesidades, los objetivos y los entregables de manera general, se identifican suposiciones y restricciones y se establecen fechas importantes (hitos) del proyecto.

20 49 procesos de PMBOK (INICIO) Identificar a los interesados: Identificar a los interesados es el primero proceso que realiza un administrador de proyectos una vez que es nombrado. Los interesados son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de manera positiva o negativa por el proyecto. Utilizando el acta de constitución del proyecto, se aplica un análisis de los interesados para identificar la influencia de cada uno de ellos.

21 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Desarrollar el plan para la dirección del proyecto: Incluye acciones para definir, integrar y coordinar todos los planes de las diferentes áreas de conocimiento. Definir el alcance: Definir el alcance es desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto, lo que se busca es generar el enunciado del alcance detallado. Este proceso puede ser altamente iterativo

22 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Planificar la gestión del alcance: En la gestión del alcance se define cómo se llevarán a cabo los procesos del área de conocimiento de alcance. Se debe describir cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. El alcance del producto son las características y funciones principales del producto, servicio o resultado que será desarrollado por el proyecto. El alcance del proyecto es todo el trabajo que se tiene que realizar. Consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto tenga todas las características y funciones requeridas.

23 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Recopilar requisitos: Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Deben estar formalmente documentados y formalmente aprobados. Este proceso permite gestionar las expectativas de los interesados y documentar las necesidades para convertirlas en requisitos del proyecto. Proporciona la base para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto.

24 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Crear la EDT / WBS: La EDT/WBS (work breakdown structure) consiste en dividir al proyecto en menores componentes para facilitar la planificación del proyecto, con la EDT/WBS se puede dar una visión estructurada de lo que se debe entregar. La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto. Planificar la gestión del cronograma: Planificar la gestión del cronograma implica definir las políticas para elaborar y gestionar el cronograma y los temas relacionados con la gestión de cambios. Se define cómo se van a gestionar las contingencias, los cambios solicitados en el cronograma y también cómo se va a actualizar esos cambios.

25 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Definir las actividades: Los paquetes de trabajo se descomponen en componentes más pequeños denominados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo. Con estas actividades se define el cronograma, costos, riesgos y recursos requeridos en el plan de dirección. Secuenciar las actividades: Secuenciar las actividades es determinar las dependencias entre las actividades identificadas del proyecto. La secuencia de tareas puede llevarse a cabo mediante la utilización de un software de gestión de proyectos o mediante técnicas manuales.

26 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Estimar la duración de las actividades: Estimar la duración de las actividades es identificar la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados. Desarrollar el cronograma: Desarrollar el cronograma consiste en integrar todas las actividades, secuencias, recursos y duraciones. Se analizan las secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto. Es un proceso iterativo que determina las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto y los hitos.

27 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Planificar la gestión de los costos: Planificar la gestión de los costos es establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto. Los costos deben estar basados en la EDT y los estimados de costos deben hacerlos las personas o recursos que harán luego las tareas. La información histórica y las lecciones aprendidas son entradas clave para mejorar las estimaciones.

28 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Estimar los costos: Estimar los costos consiste en desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Los costos incluyen, entre otros, el personal, los materiales, el equipamiento, los servicios y las instalaciones, así como otras categorías especiales, tales como el factor de inflación, el costo de financiación o el costo de contingencia. Determinar el presupuesto: Determinar el presupuesto consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo. El objetivo es establecer una línea base de costos autorizada con la que después se podrá monitorear y controlar el proyecto.

29 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Planificar la gestión de la calidad: Planificar la gestión de la calidad es identificar y documentar los estándares y métricas para que el proyecto demuestre el cumplimiento con los mismos. La calidad se planifica, se diseña y se incorpora antes de que comience la ejecución del proyecto. La prevención de errores y defectos por medio de la implementación de las auditorías de calidad de manera oportuna, periódica y puntual. Estimar los recursos de las actividades: Estimar los recursos de las actividades es en donde se identifica el tipo, cantidad y características de los recursos necesarios para completar las actividades, lo que permite estimar el costo y la duración de manera más precisa.

30 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Planificar la gestión de recursos: Planificar la gestión de los recursos humanos es el proceso de identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la gestión de personal. También se define como gestionará las relaciones jerárquicas y las fechas de adquisición y liberación del personal Estimar los recursos de las actividades: Estimar los recursos de las actividades es en donde se identifica el tipo, cantidad y características de los recursos necesarios para completar las actividades, lo que permite estimar el costo y la duración de manera más precisa.

31 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Planificar la gestión de los riesgos: Planificar la gestión de los riesgos es el proceso que define cómo realizar la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos. La gestión de riesgos busca aumentar la probabilidad y el impacto de las oportunidades, y disminuir la probabilidad y el impacto de las amenazas. Identificar los riesgos: Realizar el análisis cualitativo de riesgos:

32 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Planificar la respuesta a los riesgos: Planificar la respuesta a los riesgos consiste en desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Es importante en esta etapa asignar a una persona (el “propietario de la respuesta a los riesgos”) para que asuma la responsabilidad de cada respuesta a los riesgos. Planificar la gestión de las adquisiciones: Planificar la gestión de las adquisiciones es determina qué bienes y servicios deberán adquirirse fuera de la organización y cuáles podrán ser provistos internamente por el equipo de proyecto. Se analiza cuál es el tipo de contrato más conveniente para cada caso en particular, se prepara toda la documentación necesaria para realizar los pedidos de propuestas.

33 49 procesos de PMBOK (PLANEACIÒN) Planificar el involucramiento de los interesados: La gestión de los interesados es definir la estrategia para comprometerlos con el proyecto y mitigar de esa forma posibles impactos negativos, se gestionan sus expectativas y requisitos.

34 49 procesos de PMBOK (EJECUCIÒN) Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto: Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto es llevar a cabo lo desarrollado en el plan para la dirección del proyecto. Se implementan los cambios aprobados (acciones correctivas, acciones preventivas, reparación de defectos) y se revisa de manera periódica el impacto de los cambios sobre el proyecto. Se realizan las actividades para cumplir para cumplir con los objetivos del proyecto. Gestionar el conocimiento del proyecto:

35 49 procesos de PMBOK (EJECUCIÒN) Gestionar la calidad: Realizar el aseguramiento de la calidad consiste en verificar que se estén implementando todos los procesos y normas definidas en el plan de calidad. Se tiene que auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de las medidas de control de calidad. Las actividades son supervisadas por un departamento de aseguramiento de calidad o una organización similar.

36 49 procesos de PMBOK (EJECUCIÒN) Adquirir recursos: Para adquirir al equipo del proyecto se debe conocer qué personas han sido previamente asignadas al proyecto, así como negociar para obtener a los mejores recursos posibles. Contratar a nuevos trabajadores (internos o externos) y conocer las ventajas y desventajas de los equipos virtuales. No adquirir los recursos humanos necesarios para el proyecto puede impactar en los cronogramas, los presupuestos, la satisfacción del cliente, la calidad y los riesgos.

37 49 procesos de PMBOK (EJECUCIÒN) Desarrollar el equipo: Desarrollar el equipo del proyecto es el momento en el que se mejoran las capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo. Por lo tanto el equipo debe mejorar competencias, cohesión, trabajo en equipo, confianza, interrelaciones, habilidades. Además se debe motivar constantemente a su equipo proporcionando desafíos y oportunidades, brindando retroalimentación y apoyo de manera oportuna. Dirigir el equipo: Dirigir el equipo del proyecto implica dar seguimiento del desempeño de los integrantes, implica retroalimentación y resolución de conflictos o polémicas.

38 49 procesos de PMBOK (EJECUCIÒN) Gestionar las comunicaciones: Gestionar las comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones. El principal objetivo es proporcionar un flujo de comunicación efectiva y eficiente entre el equipo del proyecto y los interesados. Implementar la respuesta a los riesgos: Ejecutar las adquisiciones: Efectuar las adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y generar contratos. En ocasiones se puede seleccionar a un solo proveedor para bajar costos, sin embargo, en caso que el proveedor no cumpla, el riesgo para el proyecto puede ser alto. Cuando se trabaja con más de un proveedor para una misma tarea, se diversifican los riesgos y si un proveedor no cumple, se reemplaza por otro que está cumpliendo.

39 49 procesos de PMBOK (MONITOREO) Gestionar el involucramiento de los interesados: Gestionar la participación de los interesados es el proceso de comunicarse y trabajar con ellos para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: Monitorear y controlar el trabajo del proyecto es el proceso para dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto respecto a los objetivos de desempeño definidos Realizar el control integrado de cambios: Monitorear y controlar el trabajo del proyecto es el proceso para dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto respecto a los objetivos de desempeño definidos

40 49 procesos de PMBOK (MONITOREO) Validar el alcance: Validar el alcance es formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado. Se revisan los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal. La validación del alcance corresponde principalmente a la aceptación de los entregables, mientras que el control de la calidad corrobora la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para ellos. Controlar el alcance: Controlar el alcance es implementar cambios formalmente aprobados. Lo que se quiere es prevenir la corrupción del alcance (goldplating.- no pasó por el control integrado de cambios). Al gestionar los cambios en el alcance se debe asegurar que cualquier modificación se realice a través del control integrado de cambios.

41 49 procesos de PMBOK (MONITOREO) Controlar el cronograma: Controlar el cronograma tiene como propósito detectar desviaciones en el cronograma y establecer acciones correctivas y/o preventivas para minimizar el riesgo en el proyecto. Controlar los costos: Controlar los costos es detectar desviaciones a la línea base de costos para que el equipo de trabajo pueda implementar acciones correctivas y minimizar el riesgo del proyecto. Implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos. Controlar la calidad: Controlar la calidad es asegurar que se cumplan las normas, se verifica que los entregables del proyecto estén dentro de los límites de calidad pre-establecidos. En este proceso se pueden recomendar cambios necesarios en los procesos

42 49 procesos de PMBOK (MONITOREO) Controlar los recursos Monitorear las comunicaciones: Controlar las comunicaciones provee un flujo de información óptimo entre el equipo del proyecto, los interesados y otros participantes. El proceso de comunicación del proyecto debe controlarse para garantizar que la comunicación se entregue de forma periódica A LA AUDIENCIA ADECUADA EN EL MOMENTO ADECUADO. Monitorear los riesgos: En el proceso de controlar los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso contra los riesgos a través del proyecto. Lo que se debe buscar en este proceso es optimizar la eficacia de las respuestas a todas aquellas amenazas del proyecto. Una de las herramientas más importantes en este proceso es la auditoría de los riesgos.

43 49 procesos de PMBOK (MONITOREO) Controlar las adquisiciones: Controlar las adquisiciones es administrar las relaciones y el desempeño de los proveedores. Se tiene que verificar que se cumplan con los términos y condiciones de los contratos. Este proceso es ejecutado por unos recursos especializados llamados administradores de contratos y son los únicos que pueden autorizar o rechazar una solicitud formal de cambio al contrato. Monitorear el involucramiento de los interesados: Es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los stakeholders

44 49 procesos de PMBOK (CIERRE) Cerrar el proyecto o fase: Cerrar el proyecto o fase también se conoce como cierre administrativo, en este proceso se tienen que evaluar los resultados antes de seguir con la siguiente fase (si es que el proyecto fue dividido en fases).