Inspección del Sistema de Control Interno en la Oficina del SCI

Presentación del tema: "Inspección del Sistema de Control Interno en la Oficina del SCI"— Transcripción de la presentación:

1 Inspección del Sistema de Control Interno en la Oficina del SCI
Sistema de Control Interno (SCI) 3.2 Descripción de actividades 5.1 Estructura y responsabilidades del SCI 5.2 Manual del SCI 5.3 Norma orgánica interna 5.4/5.5/5.6 Procedimientos documentados y eficaces para inspección interna de finca, aprobación/sanciones internas 5.7 El personal está calificado, no existen conflictos de interés. 5.8 Capacitación de productores Los numerales se refieren a las secciones y criterios de cumplimiento en el Informe del SCI

2 Descripción Básica de Actividades
3.2.1 Una vista panorámica de los sitios de operación orgánica debe estar disponible, incluyendo un panorama general del sistema de producción y prácticas agrícolas de los productores participantes. Como parte del Manual del SCI o como una descripción de proyecto separada. Descripción es importante porque inspector necesita esta información para un enfoque de inspección basado en riesgos. SCI presenta evidencia de que está consciente de todas las actividades bajo su responsabilidad (todas las actividades que necesitan monitoreo). 3.2.2 Debe existir una descripción de todos los pasos desde la cosecha hasta la venta final, incluyendo un indicador de que entidad es responsable del producto en cada etapa. Asegúrese de considerar todas las actividades de manejo en el programa detallado de inspección al inicio de la misma.

3 Organización del SCI 5.1.1 El Operador del SCI cuenta con un organigrama o tabla de responsabilidades Una persona posee la responsabilidad general del SCI y de coordinación con el ente de certificación orgánica A este puesto se le denomina generalmente Coordinador del SCI. El/Ella puede delegar responsabilidades de tal forma que, por cada procedimiento o tarea del SCI, una persona se encuentra a cargo. Coordina la inspección interna. Coordina con el ente externo de certificación. 5.1.3 El SCI ha designado por lo menos a una persona para tomar decisiones de aprobación/sanción Con frecuencia = Coordinador del SCI, pero puede ser alguien más; la responsabilidad debe quedar clara. Mejor si más de una persona toman la decisión.

4 Número de Inspectores Internos
5.1.4 Existe una cantidad suficiente de inspectores para llevar a cabo el 100% de las inspecciones internas cada año. Revise cuántos inspectores, y cuál es el número promedio de productores inspeccionados por día. ¿Pueden ser concienzudas las inspecciones internas? P. ej. ¿si llevan a cabo 20 inspecciones/día una vez al año? No olvide considerar también el tiempo para otras obligaciones de los inspectores (p. ej. extensión) cuando calcule si las capacidades son suficientes. ¿ Son suficientes 2 inspectores para la inspección y capacitación de 250 productores?

5 El Manual del SCI 5.1.1 Existe un manual del SCI, esto es, un juego de políticas, procedimientos y formularios documentados para el sistema de control interno (B) Con frecuencia no están organizados como manual, solamente hay formularios y posiblemente unos pocos procedimientos escritos. OK para primeras inspecciones, pero partes faltantes deben ser definidas. Si no hay procedimientos escritos para algunos procedimientos, pregunte por procedimiento estándar (si han estandarizado procedimientos aunque no sea por escrito). 5.1.2 El manual del SCI abarca en principio todos los procedimientos relevantes (y su documentación) (B) Norma orgánica interna (reglas de producción de la finca). Inscripción de finca, inspección interna, aprobaciones/sanciones internas. Venta/compra, manejo de producto Más bien una primera/preliminar evaluación de la integridad del manual

6 Uso Eficiente del Manual del SCI
5.1.3 El personal interno tiene a mano formularios actualizados y está consciente de los procedimientos válidos como se encuentran descritos en el manual (C) ¿Tienen documentos a la mano? ¿ Están actualizados los documentos usados? (algo de retraso en comenzar a usar un nuevo formulario es aceptable) ¿ Conoce el personal del SCI sus procedimientos respectivos (como están descritos en el manual)? 5.1.5 El Manual del SCI refleja, EN PRINCIPIO, los procedimientos internos (B) Diagnóstico general al final de la inspección. Las pequeñas diferencias son muy comunes, pero de alguna manera debe existir un vínculo entre los procedimientos escritos y la realidad.

7 Actualización del Manual del SCI
5.1.4 El Manual del SCI es revisado regularmente y actualizado cuando es necesario (B) P. ej. actualizado cada año antes del inicio de una nueva estación. El manual necesitará ser cambiado si los procedimientos internos son modificados/mejorados. El manual debe ser cambiado si ocurren cambios mayores en las regulaciones/normas aplicables. El manual posiblemente necesite ser cambiado como un requerimiento por parte del certificador (condiciones de certificación). Si es actualizado, ¿cómo es aprobado y distribuido el nuevo documento? ¿Manejo de la versión? Versión 3,

8 ¿Qué es una “Norma Orgánica Interna”?
Describe los requisitos relevantes de producción orgánica. Es una interpretación local de las normas orgánicas pertinentes. “¿Qué necesitan hacer nuestros miembros para ser certificados?” Toman en consideración todas las normas pertinentes y las propias expectativas de calidad. Está redactado en lenguaje simple y práctico a fin de que sea comprendido por los productores y personal del SCI. Compostaje No fertilizantes químicos No plaguicidas sintéticos Control de erosión

9 La Norma Orgánica Interna
5.3.1 Existe una “Norma Orgánica Interna” (B) En algunos casos las reglas de producción son incluidas en el contrato. Algunas partes pueden incluso estar en alguna parte en el Manual del SCI  lo importante es que los requisitos estén definidos y no tanto en qué documento. El término, “reglamento interno“ (IMO-Naturland Manual SCI) incluye las reglas de producción orgánica (=normas orgánicas internas), pero también algunos procedimientos, p. ej. sobre inscripción. En algunos casos también la norma “externa” puede ser aceptada si todos los requisitos de la norma son implementados eficientemente dentro del SCI y son bien conocidos. Generalmente no es conveniente. No plaguicidas sintéticos No fertilizantes químicos Compostaje Control de erosión

10 Contenido Mínimo de la “Norma Orgánica Interna”
No plaguicidas sintéticos No fertilizantes químicos Compostaje Control de erosión 5.3.2 La "Norma Orgánica Interna" regula los siguientes aspectos: Unidades agrícolas orgánicas y convencionales. Manejo de suelo y fertilización (incluyendo insumos). Protección vegetal (incluyendo insumos). Semillas y patrones. Prevención del arrastre (deriva) de plaguicidas (zonas de amortiguamiento, etc.) y contaminación. Producción pecuaria. Tratamientos poscosecha/procesamiento en finca. Período de conversión. ¿Se encuentran incluidos por lo menos todos los requisitos mínimos de las normas pertinentes (la interpretación de su certificador), por lo menos en la medida en que son relevantes?

11 Principios de Producción Orgánica a ser Incluidos en la “Norma Orgánica Interna” (1)
NOTA: altamente dependiente de la norma aplicada y de la interpretación que el certificador tenga de la misma. Unidad de Producción Orgánica y Convencional La finca tiene que convertir todos los cultivos y áreas a la agricultura orgánica O garantizar una clara separación de las parcelas orgánicas de las convencionales. Todos los cultivos ubicados dentro de la parcela orgánica deben ser manejados orgánicamente. Los mismos cultivos orgánicos no pueden ser producidos en calidad convencional. La separación del almacenamiento de insumos evita la contaminación de cualquier parcela orgánica. Manejo Sostenible de Suelo Rotación de cultivos, abonos verdes, cultivos de cobertura, uso de coberturas protectoras. Uso de compost (residuos vegetales, estiércol animal). Uso restringido de fertilizantes minerales (listado en la norma). No fertilizantes químicos (p. ej. no urea)

12 Principios de Producción Orgánica a ser Incluidos en la “Norma Orgánica Interna” (2)
Protección Vegetal y Manejo de Malezas Control de plagas, enfermedades, malezas por medio de medidas adecuadas de cultivo (incluyendo rotación de cultivos), medidas mecánicas, protección/propagación de enemigos naturales. Uso restringido de plaguicidas orgánicos (lista en la norma), no plaguicidas químicos. No herbicidas químicos, control de malezas por medio de corte/con azadón. Semillas Orgánicas o Material de Siembra Semillas orgánicas /material de siembra; material convencional solamente bajo ciertas circunstancias. No OGMs. Producción Animal (si el ganado no está certificado) Bienestar animal. Forraje/pienso orgánico donde sea posible, no uso de medicación preventiva, no contaminación de parcelas orgánicas. Cosecha y Procedimientos Poscosecha Separación. No contaminación.

13 Formulación de la “Norma Orgánica Interna”
No plaguicidas sintéticos No fertilizantes químicos Compostaje Control de erosión 5.3.3 La norma interna se encuentra redactada en un lenguaje y forma que pueda ser claramente comprendido por todo el personal del SCI (B) ¿En idioma del personal del SCI? ¿Claro y OK para lectura del personal “típico” del SCI? No plaguicidas sintéticos No fertilizantes químicos Compostaje Control de erosión El (resumen de) la norma orgánica interna es presentada a los productores en un lenguaje y forma que pueda ser comprendida por ellos. P. ej., el resumen puede estar indicado en el contrato. ¿Lenguaje sencillo? ¿Disponible en idioma local? Si los productores son analfabetas, ¿no obstante se les ha informado adecuadamente sobre los requisitos? (ilustraciones/capacitación)?

14 Entendiendo los Requisitos Orgánicos
5.3.5 Todo el personal del SCI está capacitado, posee el conocimiento y es competente en la implementación de la norma orgánica interna y de los requisitos internos de aprobación (B) Incluso si una norma orgánica formal interna no se encuentra disponible todavía, la conciencia del personal sobre todos los requisitos relevantes puede ser comprobada. No plaguicidas sintéticos No fertilizantes químicos Compostaje Control de erosión No plaguicidas sintéticos No fertilizantes químicos Compostaje Control de erosión 5.3.6 El personal interno de aprobación está familiarizado con los requisitos estándar generales de la norma externa de certificación. ¿Tienen a su disposición la norma (externa) de certificación? ¿Están familiarizados con los requisitos más importantes (incluso si difieren ligeramente de la norma orgánica interna)?

15 Ejercicio: Norma Orgánica Interna "KNCU"
Documentos: Manual completo del SCI, incluyendo formulario del contrato  Evalúe normas orgánicas internas  Complete informe de inspección en capítulo 5.3

16 Documentación Mínima de la Finca
La siguiente documentación es necesaria por cada productor. Generalmente la documentación es mantenida en archivos de la finca: Compromiso formal de los productores de cumplir con la norma interna (contrato por escrito). Formulario de Información Básica de la Finca / Formulario de Ingreso de Finca con historial de la parcela. Información actualizada sobre producción. Mapas (si fueran requisito por cada productor). Notas sobre capacitación/asesoría importante impartida al productor por el Oficial de Campo/otras notas importantes de oficiales de campo. "Lista de Verificación de la Inspección Anual”.

17 Resumen del Control Interno
El resultado del control interno necesita ser resumido de la manera siguiente: Lista de productores con información sobre Nombre y código del productor. Área total y área bajo cultivo orgánico . Fecha de inscripción y fecha de última aplicación de productos prohibidos. Fecha de inspección interna y resultado Nombre de inspector interno Lista de productores con sanciones acompañado de razones y duración de la sanción.  ¿Están completas las listas de productores? ¿Corresponde la información a la información registrada en la documentación del productor?

18 Aspectos Generales de la Documentación del SCI
Debido a que los sistemas de control interno son complejos y la documentación se encuentra diseñada de forma individual, la información no siempre se encuentra registrada de la misma forma (en los diferentes documentos). Si Ud. no encuentra la información como se muestra en un formulario en particular, revise si se encuentra disponible en otro documento (p. ej. la lista de parcelas no se encuentra registrado en el formulario de ingreso de la finca, sino en la lista interna de verificación cada año. En sistemas de bajos insumos, deficiencias menores en la documentación pueden ser aceptadas (p. ej. si las cantidades de insumos no son registradas), pero mientras más complejos son los insumos, más detalles son necesarios.

19 Evaluación de la Documentación del SCI
Idealmente, los formularios del SCI están a disposición del inspector antes de la inspección. La evaluación de los formularios generalmente comienza con la preparación de la inspección. El diagnóstico continúa durante la inspección de la Oficina del SCI cuando se observa cómo son usados los formularios realmente.

20 Ejercicio: Evaluación de la Documentación del SCI Estudio de Caso I, Asociación de Café XXX
Documentos Recibidos: Manual completo del SCI, incluyendo Contrato Formulario de ingreso de la finca Informe de inspección interna - Lista de productores (1 página de muestra) Evalúe los siguientes documentos (cometarios generales)  Contrato Formulario de inspección interna Lista de productores

21 Declaración de Compromiso/Contrato del Productor
5.4.1 & El contrato escrito (declaración de compromiso) necesita incluir lo siguiente: Obligaciones del productor: Cumplir con los requisitos de la norma orgánica interna (A). Proporcionar acceso a las parcelas, almacén y documentos (B). Aceptar sanciones en caso de irregularidades (B). Reglas de Producción Orgánica: Resumen de normas orgánicas internas o referencia a la norma orgánica interna (B). Por cada productor, un contrato completo firmado debe estar a disposición antes de la compra

22 El Contrato del Productor
Otros aspectos incluidos con frecuencia en el contrato El Operador del SCI deberá brindar asesoría a los productores, coordinar las inspecciones interna y externa, y organizar la compra. Precios, requisitos de calidad del producto. Reglas para abandonar el proyecto/cancelación del contrato. Productor necesita comunicar al SCI no conformidades de compañeros productores.

23 ¿Contrato o Declaración de Compromiso?
Algunos operadores del SCI optan por firmar el verdadero contrato con los productores solamente poco antes de que los productores alcanzan el estatus orgánico y sus productos llega a ser comprados. En este caso, debe existir por lo menos una declaración de compromiso para adherirse a las reglas orgánicas desde el inicio de la certificación (con frecuencia se encuentra en el formulario de datos básicos de la finca/formulario de ingreso de la finca). Este es un requisito A. Contrato Declaración de compromiso en formulario de datos básicos de la finca

24 El Formulario de Datos Básicos de la Finca
5.4.3 & Es necesario que el formulario de datos básicos de la finca/formulario de ingreso de la finca incluyan lo siguiente: Datos de inscripción del productor: nombre, dirección, código (A) Descripción de todas las áreas bajo el manejo del productor (B) Cultivos orgánicos y su área o número de plantas respectivos (B) Número de animales (B) La fecha de la última aplicación de insumos prohibidos debe estar registrada para todas las parcelas (A) La inscripción de la parcela/área es crítica. La lista de todas las parcelas puede ser más adecuado. Algunas veces es mejor describir la situación por cultivo o indicar la información sobre los cultivos en mapas. El sistema debe estar adaptado a la situación y debe permitir una vista panorámica de TODAS las parcelas y cultivos orgánicos/convencionales bajo el manejo del agricultor ( también de las parcelas para cultivos no certificados). En muchos casos, es mejor registrar el historial de las parcelas individualmente (cultivos de años pasados) en vez de solamente incluir la última fecha de aplicación de insumos prohibidos.

25 Mapas 5.4.5 Un mapa de vista panorámica (mapa de población o comunidad debe estar a disposición (A-B) Muestra la ubicación de cada finca con los números de código para cada productor. 5.4.6 Si se producen cultivos anuales en rotación, o si existe una unidad agrícola convencional, debe existir un mapa de finca por cada productor (B) Necesario que muestre cada/parcela/campo y los cultivos respectivos. Parcelas vecinas, su sistema de cultivo y riesgos de deriva de plaguicidas deben estar indicados. Puntos de referencia y calles/caminos deberían estar indicados. Fincas vecinas pueden estar combinadas (si fuera posible, para identificar cada parcela y sus cultivos). Todos los mapas deben estar fechados.

26 Mapa de Muestra

27 Mapa de Muestra El conteo de cada planta podría ser adecuado en algunos casos (sistemas agroforestales mixtos)

28 Mapa de Muestra

29 Contenido del Informe de Inspección Interna de la Finca
5.4.9 El “Informe de Inspección Interna de la Finca” abarca todos los aspectos de la finca relevantes para la certificación   Evaluación de medidas de cultivo: fertilización y conservación de suelos, medidas de protección vegetal, uso de insumos, uso de semillas. Verificación si existe riesgo de contaminación (deriva de plaguicidas, almacenamiento de insumos, uso de asperjadores, etc.). Medidas en caso de conversión parcial. Producción animal sostenible (si fuera requisito de la norma). Estimaciones de cosecha (también pueden llevarse en documentación aparte). Manejo de cosecha y poscosecha (si fuera relevante). El informe revisa el manejo de todos los cultivos (como la inspección) con enfoque principal en las parcelas orgánicas y todos los cultivos en estas parcelas.    

30 Revisión de Cumplimiento en el Informe de Inspección Interna de la Finca
 5.4.9 El informe de inspección interna debería ofrecer una declaración clara del cumplimiento. Evaluación del cumplimiento del productor con la norma orgánica interna. Determinación de sanciones en caso de no conformidad. Evaluación del cumplimiento de condiciones previas. Firmado por el productor y el inspector interno. Algunas veces también contiene la decisión de aprobación de la organización.

31 Actualización de Datos de Producción (5.4.8)
Datos para uso bajo de insumos Suficiente con registrar la siguiente información en el lista de verificación del control anual interno: Uso de insumos (incluyendo preparaciones caseras). Cantidades de cosecha. Nuevas parcelas/cambios en área. Mejor: un diario de la finca que el productor lleva complementariamente. Registros para el uso de cantidades elevadas de insumos o sistemas complejos de producción Es necesario que información anual actualizada se encuentre disponible: Medidas principales de cultivo. Uso de insumos (semillas, fertilizantes, plaguicidas). Cambios en área. Es necesario registro continuo (llevado a cabo por productor o por Oficial de Campo) Es necesario consolidar información (en informe de inspección de finca o cuestionario anual de actualización).

32 Verificación de los Archivos de Finca en la Oficina del SCI
¿Corresponden los formularios a los requisitos mínimos? ¿Están siendo abordados los tópicos relevantes? ¿Ha recibido el productor una visita interna de inspección documentada? ¿Están completos los archivos de la finca y todos los documentos requeridos disponibles por cada productor? ¿Están todos los documentos completamente llenos, firmados y fechados? ¿ Aparenta el SCI tener conocimiento del uso del formulario? ¿Son todos los documentos para cada productor consistentes entre sí y con la lista de productores? ¿Se pueden observar sanciones en los archivos de finca?