Unificación Plataformas de Gestión Académica -SENA

Presentación del tema: "Unificación Plataformas de Gestión Académica -SENA"— Transcripción de la presentación:

1 Unificación Plataformas de Gestión Académica -SENA
Noviembre de 2012

2 Objetivos Conocer el contexto del proceso de unificación SOFIA Plus – Oficina Virtual. Explorar las nuevas funcionalidades implementadas en SOFIA Plus. Realizar talleres con las principales funcionalidades implementadas para Integradores y Tutores. Socializar los canales de soporte implementados para los usuarios de programas de formación virtual.

3 Contexto del Proceso de Unificación

4 ¿Por qué se integran las plataformas?
¿Cómo se ha realizado el proceso? ¿Cuáles son los cambios más importantes? Nuevos roles en SOFIA Plus

5 ¿Por qué se integran las plataformas?

6 Sistemas de Gestión Académica - SENA
SOFIA Plus Oficina Virtual Formación Titulada Complementaria Presencial Complementaria Virtual SENA

7 Portafolio Unificado de Servicios de Formación
Titulada Formación Complementaria Presencial Virtual Presencial Virtual EDT Combinadas

8 Portafolio Unificado de Servicios de Formación
Principales Ventajas Único punto de consulta de la Oferta Académica. Contraseña única de acceso. Procesos de gestión académica más sencillos. Portafolio Unificado de Servicios de Formación

9 Plataforma Unificada Las funcionalidades de la Oficina Virtual se incorporan en SOFIA Plus. Procesos de gestión unificados (Registro, programación, Oferta, Ejecución de la Formación, Certificación). Información y reportes.

10 ¿Cómo se ha realizado el proceso?

11 Proceso de Unificación
Fase 1 Necesidades y Requerimientos Conformación equipo de Formación Profesional para acompañar y realizar todo el proceso. Definición de requerimientos Grupo de Innovación y Equipo de SOFIA Plus. Sesiones de trabajo con Instructores e Integradores. Desde el segundo trimestre del año 2011.

12 Proceso de Unificación
Fase 2 Definición fases de desarrollo. Implementación cambios en SOFIA Plus. Desarrollo funcionalidades nuevas. Implementación cambios de Interoperabilidad. Desarrollo de cambios Desde el tercer trimestre del año 2011

13 Proceso de Unificación
En el nuevo contrato con la UT se fortaleció la infraestructura tecnológica. Capacidad x3 de la que se tenía contratada con ETB. Fase 3 Alistamiento Tecnológico Desde finales del primer trimestre del año 2012.

14 Proceso de Unificación
Fase 4 Talleres piloto con Integradores y funcionarios de Dirección General. Revisión de funcionalidades. Mejoras de usabilidad. Pruebas tecnológicas. Capacitaciones a Instructores e Integradores Verificación y pruebas Desde el segundo semestre del año 2012

15 ¿Cuáles son los cambios más importantes?

16 ¿Cuáles son los cambios más importantes?
FormaciónVirtual Solicitud de Empresas Semillas Seguimiento a Instructores Bolsas Portal Bilingüismo

17 ¿Cuáles son los cambios más importantes?
Gestión de Programas de Formación Virtual Novedades y sanciones Oferta e Inscripción Solicitudes de Empresas Envío de Correo electrónico Formación Virtual

18 ¿Cuáles son los cambios más importantes?
Administración de semillas. Nuevo Rol “Equipo Evaluador de Semillas”. Integrado con Diseño Curricular. Evaluación, aprobación e historial de Semillas. Integración con Blackboard. Semillas

19 ¿Cuáles son los cambios más importantes?
Evaluación realizada por aprendices. Seguimiento por centros. Seguimiento por ENS y GIF. Visualización de seguimiento para los Instructores. Reportes de Seguimientos. Seguimiento Instructores ENS: Equipo Nacional de Seguimiento GIF: Grupo de Innovación de la Formación

20 ¿Cuáles son los cambios más importantes?
Soporte para múltiples idiomas. Pruebas de nivel integradas. Reenvíos manuales de solicitudes al proveedor. Integración con programas técnicos y tecnólogos. Inscripciones automáticas. Bilingüismo

21 ¿Cuáles son los cambios más importantes?
Bolsa Nacional Bolsa de Centro Bolsa Corporativa Gestión de Prioridades para integradores y GIF. Liberación de aprendices. Matricula adaptada para inscripción de múltiples bolsas. Gestión de bolsas de inscripciones

22 ¿Cuáles son los cambios más importantes?
Solicitud de empresas registradas por Prom. y Rel. Corporativas Aceptación y atención desde los centros Integrado con la bolsa Corporativa Solicitudes publicadas en la oferta de SOFIA Plus. Solicitud de Empresas

23 ¿Cuáles son los cambios más importantes?
Portal único integrado Acceso integrado con SOFIA Plus Centralización de manuales y ayudas para usuarios SENA. Generación de Comunidad SENA actualizada por Funcionarios SENA. Portales Unificados

24 Nuevos roles en SOFIA Plus

25 Nuevos Roles en SOFIA Plus
Gestión de familias Soporte proceso de Diseño Curricular Asignación del rol “Equipo Desarrollador de Semilla” Seguimiento a Instructores Gestión de bolsa Nacional Gestión prioridades bolsa nacional Grupo Innovación de la Formación

26 Nuevos Roles en SOFIA Plus
Administración de fichas de centro Asignación Instructores a fichas Matrícula a fichas Gestión bolsa de centro y corporativas Gestión prioridades en bolsas de centro y corporativas Atención a solicitudes de empresas Soporte a aspirantes Integrador

27 Nuevos Roles en SOFIA Plus
Equipo desarrollo de semillas Desarrollar las semillas en el LMS Solicitar la evaluación de la semilla Evaluar semillas de programas de formación virtual

28 Nuevos Roles en SOFIA Plus
Evaluar desempeño de instructores Generar consolidado del seguimiento a instructores Generar planes de mejora para instructores tomando como base los reportes generado Equipo Nacional de Seguimiento

29 Taller Mapa Formación Virtual en SOFIA Plus

30 Inscritos / Restricciones
Matriculados Programas Técnicos y Tecnólogo Restricciones Diseño Curricular FV Bolsas B. de Centro Inscritos / Restricciones Orden restrictivo Prueba de Nivel Virtual o Bilingüismo Bolsa Nacional Familia Planeación F.V Ficha Nacional Personalizar Centros Crear Ficha de Centro Asignar Inst. a Ficha Solicitudes de Empresas Prioridades Programa Programa Semilla Inscritos Bolsa Corporativa Semilla Inscritos / Restricciones Matricula Certificación Digital Ficha de Centro Validación de requisitos certificación – CF. Firmar digitalmente los Certificados Ejecución de la Formación Ficha de Centro Asignar RA Correo Electrónico Evaluar Juicios Novedades Seguimiento a Instructores Fecha de Inicio Ficha de Centro Carga por archivo Actividades realizadas especialmente por GIF. Conceptos: RA: Resultados de Aprendizaje CF: Centro de Formación Inst: Instructor Actividades realizadas especialmente por Integradores. Actividades realizadas especialmente por Instructores. Actividades realizadas especialmente por Equipo desarrollador de semilla. Actividades realizadas especialmente por Equipo nacional de seguimiento.

31 Formación Virtual en SOFIA Plus

32 Taller 1 Cada grupo debe crear una ficha de centro asociada al programa indicado en la hoja con los datos para la realización del taller, la ficha debe crearse con un cupo de 20, una vez creada la ficha debe asociar un instructor a la ficha  y consultar los aspirantes en la oferta virtual. El instructor A (Instructor A relacionado en hoja con datos de Acceso) programado presentó problemas de salud, razón por la cual el integrador debe asociar al instructor B (Instructor B relacionado en Hoja con datos de Acceso) para que atienda la ficha y retirar al instructor A. *Los puntos 1 y 2 deberán realizarse en: Cada grupo debe asegurar que en las bolsas (Consultar aspirantes oferta Virtual) se cuente con 5 aspirantes para ser asignados a la ficha, para lo cual cada grupo deben garantizar la inscripción al programa indicado de dichos usuarios. *El punto 3 deberá realizarse en: Nota: En caso que su usuario ya se encuentre registrado utilizar la contraseña 1077

33 Taller 1 Planeación de la formación Planeación de la Formación
Consultas Aspirantes Oferta Virtual Crear Ficha Asignar Instructor a Ficha ** Cancelar Instructor de Ficha Matricula de aspirantes (listado, bolsa nacional) Planeación de la Formación Inscripción web Inscripción web Inscripción por listado Planeación de la Formación Oferta – Inscripción Gestión de Ambientes Matrícula Gestión de Ambientes ** Es una acción que se puede o no llegar a realizar en el Centro de Formación

34 Taller 2 Es necesario que el centro le asigne prioridades a los aprendices registrados en la bolsa nacional a fin de ser atendidos de manera más rápida (En este caso dichas prioridades serán asignadas en la bolsa nacional con el rol Grupo Innovación Formación). Para validar el funcionamiento de las Prioridades, el equipo de trabajo debe hacer matrículas parciales para ir validando el movimiento de la bolsa nacional (uno ó 2 matriculados). Una vez matriculados los aprendices se debe asegurar que la ficha pase a Ejecución para que los instructores asocien a la Ruta de Aprendizaje a los aprendices.

35 Taller 2 EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN INSCRIPCIÓN MATRICULA
Priorización de Aspirantes Gestionar Bolsas Matrícula Virtual Asociar Aprendiz a una Ruta De Aprendizaje EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN INSCRIPCIÓN MATRICULA INTEGRADOR INSTRUCTOR

36 Taller 3 Se debe informar a los aprendices del inicio de la formación, por lo cual, el Instructor debe enviar un correo electrónico a los aprendices de la ficha indicándoles las actividades de inicio del programa según cronograma. El cronograma de formación registra como finalizado el primer resultado de aprendizaje, por tanto se requiere que el instructor lo evalúe en SOFIA Plus. En este punto se deberán evaluar resultados como Aprobados y No Aprobados. Uno de los aprendices nunca ha ingresado al curso, por lo que se requiere que el instructor genere una novedad de Cancelamiento, sin embargo, por error el instructor ha generado dos (2) por lo que el integrador deberá generar la novedad de levantamiento a uno de los dos aprendices.

37 Taller 3 EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN
Enviar Correo Electrónico a los Aprendices Evaluar Ruta de Aprendizaje Masivo Crear Novedades de Cancelamiento Levantar una Novedad EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN Instructor e Integrador

38 Taller 4 El grupo de promociones   y relaciones corporativas ha asociado al centro al que usted pertenece una solicitud de programa de formación virtual para la empresa (Empresa relacionado en hoja con datos de Acceso). Usted como integrador del centro debe atender dicha solicitud y crear la ficha que atenderá la inscripción para la empresa. Esa solicitud es de 50 cupos y está asociada al programa en el que están los datos de acceso al ambiente. Cada solicitud de empresa enviada por el grupo de relaciones corporativas atenderá una necesidad diferente (Programa relacionado en hoja con datos de Acceso), para la cual el Centro debe buscar el programa que mejor atienda dicha solicitud, esto lo pueden hacer los integradores ingresando a la opción de “Generar PDF diseño programas Virtuales” y generando el PDF del programa indicado a Cada grupo. Este ejercicio debe seguir todo el proceso de solicitudes de empresas hasta la creación del evento de Inscripción asociado al Centro.

39 Taller 4 Registrar Solicitud Prom. y Rel. Corporativas
Solicitud de Empresa Registrar Solicitud Aprobar Solicitud Respuesta a Solicitud de emp. Confirmar Solicitud a empresa Creación de Ficha – Consultar Consolidado Evento Inscripción Prom. y Rel. Corporativas Integrador Asesor de Red Integrador Personalizar Estructura de Respuesta Integrador Integrador Prom. y Rel. Corporativas

40 Canales de Soporte 2013 Manuales y ayudas actualizadas en Cuenta de correo dedicada a resolver inquietudes de los programas de formación virtual en SOFIA Plus: Socialización de las preguntas frecuentas en:

41 Socialización y retroalimentación.

42 GRACIAS!