Rollout SAP PM para ESSAL – Fase III

Rollout SAP PM para ESSAL – Fase III
Propuesta de colaboración Documento Técnico y Económico 22 de Octubre de 2013

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índice Introducción Descripción de la solución Alcance Metodología
Organización y control del proyecto Factores críticos de éxito Valor diferencial de everis Estimación económica 3

Introducción Antecedentes
Aguas Andinas S.A ha solicitado a everis la elaboración de una propuesta de colaboración para llevar habilitar SAP PM en ESSAL. Actualmente ESSAL ya se encuentra habilita en SAP como una sociedad y los módulos que están operando son Finanzas (FI), Gestiona de Materiales (MM) y Recursos Humanos (HR). En el desarrollo de la presente propuesta se basa en realizar un Rollout de los procesos de mantenimiento implementados en Aguas Andinas para ESSAL. La realización de levantamiento s y entrega de planillas de cargas de datos maestros se realizara por parte de ESSAL.

Objetivo principal del cliente
Introducción Objetivos del proyecto Objetivo principal del cliente Rollout del módulo PM de SAP ECC6.0 para gestionar el mantenimiento en ESSAL. Algunos de los beneficios que con lleva la implantación del módulo SAP PM son: Contar con un censo de equipos e instalaciones homologado y confiable Registro en línea de todas las solicitudes de mantenimiento. Potencialidad de interrelación sistemática del proceso de mantenimiento con los demás procesos (Suministros, Finanzas, Recursos Humanos, Producción, Proyectos). Mayor precisión en la obtención de costos de mantenimiento, derivados de materiales, mano de obra y servicios contratados, a través de ordenes de trabajo con imputación a centros de costos, elementos PEP, Activos Fijos). Fácil acceso a los datos para tomar decisiones acerca de la reparación o reemplazo de equipos.

Descripción de la Solución Requerimientos
ESSAL requiere el Rollout del módulo PM de SAP para Mantenimiento de Plantas, tomando como base las configuraciones de Aguas Andinas. Los requerimientos son los siguientes: Soportar los procesos de mantenimiento preventivo, correctivo, de emergencias y servicios externos. Gestionar 518 plantas productivas distribuidas en 33 localidades. Realizar la carga de datos en el ambiente productivo (ubicaciones, equipos, hojas de rutas y puestos de trabajo). Mantención de datos maestros del sistema. Gestionar avisos de avería y órdenes de trabajo para los tipos de mantenimientos indicados anteriormente donde se puedan identificar los estados: Pendiente, Detenida, Ejecutada y No ejecutada. Gestionar planes de mantenimiento.

Mantenimiento de planta y equipos (PM)
Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) La mantención es una área clave dentro de las operaciones de una empresa. Esta función se ve considerablemente facilitada por la implantación del módulo Mantenimiento de Plantas de SAP (PM). Este entrega un conjunto de herramientas para administrar, planificar y costear recursos de mantención, así como para tomar decisiones gerenciales a partir de los datos existentes en el sistema. En este ámbito es importante destacar que el norte del módulo Mantenimiento de Planta es colaborar en la obtención de la máxima rentabilidad, disponibilidad y confiabilidad de los activos de la empresa, con lo cual se prioriza la generación de valor por sobre el negocio propio de mantención .

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) El módulo de PM de SAP ERP es una solución que soporta la gestión de las actividades de mantenimiento que se realizan dentro de una empresa. Su interface es particularmente fácil de usar, y rápidamente es aceptada, gracias a las numerosas posibilidades para adaptarse a las necesidades individuales. Los datos y las funciones de mantenimiento de todos los procesos realizados dentro de una empresa puede estar totalmente interconectadas.

Descripción de la Solución Características de la Solución
Mantenimiento de planta y equipos (PM) El módulo de SAP PM permite gestionar el mantenimiento de una planta a través de los siguientes procesos funcionales: Elementos de datos para la estructuración de Sistemas Técnicos de cualquier grado de complejidad. Objetos Técnicos Recursos Recursos necesarios para la planeación, programación y ejecución del mantenimiento. Listas de materiales Herramientas Máquinas Planificadores Material Equipo Puestos de Trabajo Capacidades Ubicaciones Técnicas Operaciones de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Histórico de Mantenimiento Flujos de negocio tanto en mantenimiento correctivo como en preventivo. Estadísticas del historial de mantenimiento: empleo, órdenes y sus costes. Operaciones Planificadas Operaciones no planificadas Historial y Análisis Paradas Averías Costes Operaciones Orden de Mantenimiento Conclusión Confirmación

Mantenimiento de planta y equipos (PM) Funcionalidad Estándar
Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) El diseño funcional estará acotado a realizar el Rollout de la implementación de Aguas Andinas, teniendo en cuenta las funcionalidades de: Gestión de Objetos Técnicos: Son datos que permanecen en el sistema durante un largo período y que forman la espina dorsal para ejecutar procesos empresariales individuales. Entre los datos maestros se incluyen los objetos técnicos, los cuales son las ubicaciones técnicas (áreas o instalaciones fijas sobre las cuales se realiza mantenimiento), equipos (bienes económicos móviles o no, de mantenimiento autónomo o independiente situados sobre las ubicaciones técnicas. Definición de la estructura de mantenimiento Asignación de ubicaciones funcionales a la estructura definida Gestión del equipamiento. Censo de equipos estructurados en ubicación técnica Definición de la relación entre los objetos técnicos Definición de las listas de materiales desde el punto de vista del mantenimiento Establecimiento de los puntos y procedimientos de medición de información sobre objetos técnicos Definición del sistema de clasificación de objetos técnicos Gestión de permisos sobre objetos técnicos Definición de puestos de trabajo de mantenimiento Gestión de garantías Catálogo de fallas Funcionalidad Estándar

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) El diseño funcional estará acotado a realizar el Rollout de la implementación de Aguas Andinas, teniendo en cuenta las funcionalidades de: Mantenimiento Planificado: Contempla la gestión del mantenimiento preventivo a través de la creación, programación y seguimiento de los planes o programas preventivos de los activos (equipos y/o ubicaciones técnicas). La gestión de planificación funcionará de acuerdo a las necesidades y naturalezas de los mantenimientos, bien sea por tiempo calendario o por desempeño de actividad o condición como los planes de mantenimiento empleados en el mantenimiento preventivo, gestionándolos en base a los criterios establecidos para cada una de las ubicaciones técnicas o equipos: por tiempo, por actividad, o por condiciones Definición de tipos de mantenimiento preventivo Definición de categorías de mantenimiento preventivo Definición de tipos de planes de mantenimiento Creación de los planes de mantenimiento Definición de estrategias, ciclos y paquetes de mantenimiento Creación de cartas de mantenimiento estandarizadas (hojas de ruta) por tipos de equipos o especificas para cada uno de ellos, según sea el caso Definición de la planificación de certificados reglamentarios Programación y seguimiento de los planes de mantenimiento. Detalle de objetos técnicos a inspeccionar, y tareas a realizar Definición de la programación automática de los planes de mantenimiento Determinación de costos de planes de mantenimiento Definición del flujo de documentos asociado al mantenimiento preventivo Funcionalidad Estándar

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) El diseño funcional estará acotado a realizar el Rollout de la implementación de Aguas Andinas, teniendo en cuenta las funcionalidades de: Gestión de órdenes y avisos: Contempla la generación de solicitudes de mantenimiento y creación, programación de ordenes, las cuales contienen actividades, tiempos. solicitudes de recursos de mano de obra, materiales y servicios. Adicionalmente la ejecución de las actividades, notificaciones de tiempos y recursos y su posterior cierre y liquidación de costos reales a centros contables. Gestión de Avisos Catálogos de Fallas Gestión de Órdenes de Trabajo Gestión de las notificaciones de tiempo y material Definición de las tareas incluidas en las notificaciones Asignación de objetos técnicos a notificaciones, mediante los objetos referenciales Gestión de los catálogos de incidencias relacionados con el mantenimiento Establecimiento de acciones de seguimiento a las tareas indicadas en las notificaciones Ejecución de notificaciones a órdenes de trabajo Gestión costes de mantenimiento Definición del flujo de documentos asociado al mantenimiento correctivo Funcionalidad Estándar

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) Lo anterior se puede graficar de la siguiente forma: Listas materiales Hojas de ruta Características Clases Equipo/ ubicaciones técnicas Registros coste Centro de coste Puestos trabajo mantenimiento Aviso de mantenimiento Reserva de material Salidas de material Orden de mantenimiento Grado de capacidad Notificación - tiempo Solicitud de pedido Estrategias de mantenimiento Planes de mantenimiento Datos maestros Planificación Tratamiento de órdenes Entrada mcía. / recepción factura Pedidos compras / orden de entrega

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) La estructura organizativa de mantenimiento dentro del módulo PM se puede resumir del siguiente modo: El elemento superior de todas las unidades organizativas es el mandante. Representa, por ejemplo, un consorcio con varias subsidiarias. Las subsidiarias, en calidad de unidades que hacen el balance de forma independiente, se definen como sociedades (en este caso ESSAL). El centro representa un centro de producción de una empresa. El centro en el que están instalados los sistemas técnicos de una empresa se denomina centro de emplazamiento. Los emplazamientos dividen un centro de emplazamiento según criterios locales y espaciales, mientras que las áreas de empresa representan las áreas de responsabilidad dentro de la organización. Un centro de planificación del mantenimiento representa la unidad organizativa en la que se planifican las necesidades de mantenimiento. Los grupos de planificación de mantenimiento definen los planificadores dentro del centro de planificación del mantenimiento. Las unidades de capacidad de mantenimiento se gestionan como puestos de trabajo de mantenimiento.

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) El módulo de Mantenimiento contiene las siguientes funcionalidades: Estructura del área. La estructura del área de mantenimiento se definirá centralizadamente considerando conceptos como: Talleres de mantenimiento, centros de trabajo, centros de coste y ubicaciones técnicas. Ubicación técnica. Es una unidad organizativa que permite estructurar los objetos del área de mantenimiento de acuerdo a criterios funcionales. La ubicación técnica representa el lugar donde debe efectuarse una medida de mantenimiento.

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) Equipos. Los equipos son objetos físicos e individuales que deben mantenerse como tal en el sistema. Cada equipo se identifica por un número único, tiene otros objetos asociados como especificaciones, diagramas, dibujos, listas de materiales, estatus y ubicaciones técnicas. Puntos de medida y contadores. Los puntos de medida son emplazamientos físicos y/o lógicos en los que se describe una condición, como por ejemplo, la temperatura de una caldera, la presión, las horas de funcionamiento de un equipo, el kilometraje recorrido de un vehículo, volúmenes de agua entregados, etc. Se podrán definir diferentes tipos de puntos de medida y contadores, de acuerdo a las necesidades del negocio.

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) Gestión de Instalaciones/Equipos. Definición de una estructura funcional de ubicaciones y equipos basados en un modelo único. Definición de estructuras y códigos única para cualquier planta orientada a facilitar la gestión y que permita las comparaciones de gestión entre distintos ejercicios por plantas. Se establecerán jerarquías de ubicaciones a varios niveles lógicos que faciliten asignaciones flexibles de operarios de mantenimiento sin variar la estructura y permitiendo la consulta de datos de gestión al nivel de agregación que se necesite. Informes de Gestión y analítica Asignación de operarios Planta Zona … … Estaciones de Trabajo Registro de actividades sobre OTs Asignación de operarios Informes operativos Equipos y sub-equipos … … … … … … …

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) El proceso de mantenimiento en el módulo PM de SAP, considera tres aspectos principales: Planes de Mantenimiento. Gestión de avisos. Ejecución de órdenes de mantenimiento. En la siguiente figura, se puede apreciar la participación de éstos dentro del workflow de los procesos de mantenimiento: Aviso de Avería Orden PM Correctiva Cierre de la Orden Notificaciones del Operario CONTROL DE COSTES Liquidación Planes de Mantención Orden PM Preventiva

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) Planes de Mantenimiento. En base a la estructura de plantas, equipos, ubicaciones técnicas, puntos de medida y contadores, se definen los planes de mantenimiento los cuales gatillan órdenes de mantenimiento preventivas de acuerdo a criterios acordes con requerimientos del negocio (p.e. horas de funcionamiento, tiempo transcurrido, volúmenes entregados, kms recorridos).

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) Gestión de avisos. Las diferentes áreas operativas del negocio pueden informar fallas o averías en los equipos a través de la funcionalidad de avisos. En caso sea requerido los avisos gatillan las órdenes de mantenimiento correctivas.

Descripción de la Solución Características de la Solución Mantenimiento de planta y equipos (PM) Ejecución de órdenes de mantenimiento. Se gatillan por un plan o un aviso de mantenimiento. Se cuenta con la funcionalidad de programar, asignar los componentes y actividades requeridas, notificar consumos y finalmente liquidar los costos incurridos en el trabajo de mantenimiento. Dependiendo del tipo de mantenimiento la liquidación de los costos se pueden imputar a gastos o activar en caso

Alcance Visión general
La solución propuesta por everis considera como base que se realizará un Rollout sobre las configuraciones y desarrollos del módulo PM que se encuentran en SAP ECC de Aguas Andinas: Alcance propuesto para el Rollout Mantenimiento de Plantas y Equipos PM Carga de datos maestros Equipos Ubicaciones técnicas Hojas de ruta Puestos de Trabajo Carga de OT’s abiertas Dejar operativa la Gestión de Avisos Dejar operativo el Mantenimiento Correctivo Dejar operativo el Mantenimiento Preventivo Dejar operativo el Mantenimiento de Emergencia

Alcance Cargas de datos
Cargas inicial de datos para sociedad ESSAL El alcance del proyecto comprende la planificación y supervisión de los procesos de carga de datos maestros en la plataforma SAP 6.0. Concretamente están dentro del alcance las siguientes actividades: Elaboración de un plan de cargas con los trabajos, fechas y secuencias de carga para cada objeto de cada módulo. Estrategia de carga. Preparación de formatos (planillas) que deberán ser cargados en el sistema en cada entorno. Se contempla la utilización de los programas de carga que actualmente tiene Aguas Andinas. En caso de que sea necesario, se realizará el diseño para modificar dichos programas (como copias de los originales) o implementar nuevos programas de carga. Ejecutar la carga de datos en ambiente de pruebas y soporte a los usuarios para ejecutar la carga en Productivo. Será responsabilidad de ESSAL: Extraer la información de los sistemas origen (Datastream). Verificar la validez de los datos extraídos de otros sistemas o recopilados manualmente antes de su carga en el nuevo sistema. Completar los archivos de carga de datos. Ejecutar la carga de datos (en ambiente Productivo). En caso de ser requerido, everis podrá cotizar los servicios necesarios para la elaboración de programas de extracción de datos desde los sistemas legacy.

Cargas inicial de datos para sociedad ESSAL Ubicaciones Técnicas everis entregará las planillas de carga durante el Diseño Funcional (BBP) de la jerarquía de ubicaciones para que estas sean completadas por Aguas Andinas (o terceros). Como se mencionó anteriormente, en el ambiente de QAS everis realizará la carga de datos como parte de las pruebas en dicho ambiente. En el ambiente Productivo, everis acompañará y guiará a los usuarios de ESSAL para que éstos ejecuten las cargas de datos. Equipos Se contempla la misma estrategia indicada en el punto anterior (Ubicaciones Técnicas). Se elaborará los datos según formato indicado por Aguas, que incluye la Ubicación Técnica o Equipo Superior a que encuentra asociado cada Equipo. La carga de ubicaciones y equipos se realizará mediante un solo programa de carga. Datos para Planes La información de Planes no será cargada en el sistema mediante programas de carga, sino que se realizará manualmente. En el ambiente de QAS everis realizará esta tarea como parte de las pruebas en dicho ambiente. En el ambiente Productivo, everis acompañará y guiará a los usuarios de ESSAL para que éstos la ejecuten. En principio incluyen las siguientes, que corresponden a programas de carga actualmente disponibles en Aguas: Clave Modelo Hoja de Ruta Posiciones de Plan Además podría ser requerida “Creación de Planes”. Para esta planilla no se dispone actualmente de programa de carga de datos, por lo que podría ser necesario desarrollar por parte de Everis.

Cargas inicial de datos para sociedad ESSAL A continuación se presentan las cargas que requerirá el módulo PM de SAP ERP. La construcción de programas de carga se limita a este listado y sólo para los casos en que no se proponga una carga manual de datos. Mantenimiento (PM) Datos maestros Carga de ubicaciones técnicas Carga de equipos en ubicaciones técnicas Carga de equipos y subequipos Carga de contadores Carga de Hojas de ruta (con clave modelo y posiciones) Catálogos (sólo de fallas) Clases y características Puestos de Trabajo Flujo Mantenimiento Planificación planes de mantenimiento (carga manual) Contratos de mantenimiento

Alcance Pruebas Pruebas
De forma general, el alcance de los trabajos a ser realizados por everis, como parte de la gestión de pruebas, comprende: Definición de calendarios y planificaciones de pruebas. Se definirá un plan de pruebas con fechas para la ejecución de las mismas. Definición de plantillas para los casos de prueba. Análisis de las necesidades de prueba y definición de documentos de pruebas (casos de prueba). Ejecución de pruebas del sistema y documentación de los resultados. Documentación de incidencias relacionadas con las pruebas. Seguimiento y resolución de las incidencias. Monitorización de estatus de las pruebas. Presentación de estadísticas. Soporte a los usuarios finales en la realización de las pruebas de usuario.

Alcance Pruebas Pruebas
everis considera los siguientes tipos de pruebas: Pruebas unitarias de funcionalidad estándar (everis). Se realizaran pruebas unitarias para todas las actividades (pasos de proceso). Pruebas de usuario (usuarios clave). Adicionalmente a las pruebas del equipo de consultores, se prepararán y coordinarán las pruebas funcionales con los usuarios clave encargados de dar el OK a la configuración del sistema.

Alcance Documentación
Dentro de los trabajos que realizará everis está la generación de un completo repositorio de documentación que facilite a ESSAL el uso y la evolución del sistema. Para ello, se realizarán las siguientes actividades: Documentar el manual de parametrización de PM realizada en el sistema. Documentar manual de usuario PM del sistema. Esta documentación será elaborado por el equipo everis, basada en la documentación que exista en la implementación de Aguas Andinas. Documentación de los diseños funcionales y técnicos del Rollout. Documentación de los casos de prueba para que, por ejemplo, cada vez que haya una modificación se facilite la realización de pruebas para asegurar la correcta continuidad del sistema. Esta documentación será generada por el equipo de everis durante los procesos de pruebas. Documentación de cuestionarios, agendas y minutas de reunión. Documentación de las incidencias antes y después de la puesta en producción del sistema.

Alcance Capacitación Capacitación y Transferencia del conocimiento
Uno de los principales objetivos de everis para este proyecto es realizar una óptima transferencia de conocimiento a los usuarios clave y a los encargados de mantener el sistema que ESSAL designe. everis realizará la preparación, dictado y evaluación de los siguientes tipos de talleres: Capacitación de usuarios finales. El enfoque de proyecto contempla capacitar a un conjunto de personas designadas por ESSAL. Se considera lo siguiente: La capacitación se dictará en un solo lugar y durante el período definido en la carta gantt. En caso de requerir tiempo de capacitación adicional por cualquier motivo (traslados, número de usuarios, etc.). Everis evaluará el impacto en la planificación y entregará una estimación de esfuerzo y costo. Se espera un máximo de 10 usuarios a capacitar. Capacitación Técnica de la solución en la etapa final del mismo. Se elaborará un Plan de Capacitación una vez finalizado el Diseño Funcional donde se definirá el lugar y estrategia de capacitaciones.

Alcance Entregables A continuación se presenta una tabla con el detalle de los principales entregables del proyecto. La lista de entregables está incluida en cada etapa de la implantación dentro del apartado de Metodología de Proyecto de la presente propuesta: Entregable Descripción Políticas y Procedimientos de Administración del proyecto Normas, procedimientos y estándares para el cumplimiento de las actividades del proyecto y el control del mismo. Plan Detallado de Trabajo Estimación con el máximo nivel de detalle, en un documento Microsoft Project, de las actividades a realizar, los recursos y las fechas para garantizar la calidad de los trabajos y el cumplimiento de los plazos. Existirá un plan general de proyecto y planes muy detallados con las labores de los distintos equipos. Antes de cada reunión se preparará una agenda detallada con los temas a tratar, de forma que el usuario tenga información del objeto de la reunión y el consultor pueda asegurar que se tratan los temas importantes necesarios. Al concluir una reunión o comité se elaborarán y validarán las correspondientes minutas de reunión con los temas tratados, acuerdos y puntos pendientes. Minutas y agendas de reuniones y comités

Alcance Entregables Entregable Descripción
Diseño Funcional de la Solución (Plano Empresarial) Cada documento contendrá, para cada proceso de negocio identificado y analizado, una descripción de cómo se va a realizar el proceso incluyendo la perspectiva de funcionalidad. Diseño funcional y construcción de desarrollos Para cada desarrollo identificado durante el diseño se elaborará un documento Word con la descripción funcional del desarrollo. Plan de Pruebas El plan de pruebas contendrá: Enfoque de la prueba y criterios para la definición de los ciclos del guión de pruebas. Definición de los ciclos de prueba e identificación de las condiciones de prueba. Identificación de los casos de negocios. Programa de pruebas. Casos de Prueba Se pondrá énfasis en definir plantillas de casos de prueba, que incluirán siempre los siguientes aspectos: Descripción y objetivos de la prueba. Requerimientos necesarios para llevarla a cabo. Datos de prueba. Variantes de las pruebas. Descripción de los pasos de la prueba. Explicación, para cada actividad del caso de prueba, de la acción realizada, la transacción o programa usado y los resultados esperados. Informe de resultado final y recomendaciones.

Alcance Entregables Entregable Descripción
Estrategia de arranque y puesta en marcha de la Solución Descripción de la Estrategia de arranque para la solución: Calendario detallado de tareas para el arranque con sus responsables y fechas límite. Estrategia de convivencia de sistemas. Acciones de comunicación para la puesta en producción de la solución. Estrategia de soporte al arranque. Medidas de Contingencia. Manual de Parametrización Documento con la parametrización del módulo de mantenimiento (PM) y herramientas de SAP. Contendrá la información necesaria para que los usuarios avanzados puedan conocer con detalle completo la configuración realizada por everis, de forma que sean capaces de mantener el sistema para adaptarlo a las necesidades futuras. Se tratará de un documento en formato Microsoft Word con información consolidada del módulo, correctamente estructurada y explicada con un importante nivel de detalle, y con consejos y notas para identificar puntos de atención sobre los trabajos realizados en el sistema. Documentación de Desarrollos Documento con el detalle técnico de los desarrollos a medida que deban ser adecuados y de los programas de carga. Incluye los siguientes contenidos: Identificación de los recursos y la disponibilidad que se requiere para la carga. Identificación de riesgos. Fechas límite para la entrega de información. Programa de Trabajo Detallado para la Carga de Datos

Alcance Entregables Entregable Descripción Manual de usuario
Documento en formato Microsoft Word con textos e imágenes de pantallas del sistema que describirán para cada proceso, la forma de gestionarlo en SAP. Se asume que everis trabajará sobre la documentación que Aguas Andinas posea de su implementación, adecuando los datos a ESSAL. Informe de Incidencias Informe de incidencias surgidas con posterioridad al arranque: Título y descripción de la incidencia. Motivo. Responsables. Fecha de alta y respuesta. Prioridad. Resolución. Informe de Cierre de fase y Proyecto Informe detallado (se recomienda realizar una presentación ejecutiva; esta tarea sería a cargo de everis) que contendrá la siguiente información: Resumen de los trabajos realizados. Productos obtenidos. Resultados alcanzados y Lecciones aprendidas. Áreas de oportunidad – Próximos Pasos y Recomendaciones.

Alcance Garantía de los trabajos realizados
everis comunicará por escrito a ESSAL el avance de los trabajos de esta colaboración en las reuniones de seguimiento, las cuales se realizarán con carácter periódico de acuerdo a la definición conjunta con ESSAL en la etapa de preparación del proyecto. ESSAL revisará cada uno de los resultados del trabajo y comprobará su adecuación a los requerimientos establecidos en las pruebas de aceptación. Como consecuencia de ello, hará una propuesta de corrección o mejora, que everis deberá evaluar, o dará su aceptación definitiva. En todo caso, se establece un periodo de garantía de tres meses a partir de la fecha de arranque (puesta en producción del módulo PM), durante el cual everis se comprometerá a resolver los errores que pudieran surgir, siempre que sean atribuibles a everis, sobre la parametrización y configuración incluida en el alcance. No entrarán dentro del concepto de garantía aquellas solicitudes en las que se dé alguno de los siguientes casos: Modificación de la parametrización y/o desarrollos realizada por ESSAL o un tercero. Aplicación errónea de parches o notas OSS. Desarrollo de nuevas funcionalidades. Soporte a usuarios: (alta de datos en el sistema o creación o modificación de perfiles de usuario). Cambios sobre entregables aprobados.

Alcance Supuestos para la prestación del servicio
A continuación se incluyen una serie de supuestos considerados por everis para afrontar el proyecto: Los trabajos del proyecto se llevarán a cabo en Santiago de Chile. Los gastos de traslado, hospedaje y viáticos serán de cargo de ESSAL en caso de que se requiera (p.e. para pruebas de usuario y capacitación). everis proveerá los equipos (PC o Notebook) del equipo de trabajo. ESSAL podrá revisar la configuración de dichos equipos para resguardar la seguridad de acuerdo a los criterios corporativos. ESSAL deberá proveer una conexión VPN para cada consultor de everis y acceso a SAP para los ambientes de Desarrollo y QAS. Aguas Andinas debe disponer una sala de reuniones para las sesiones del proyecto, con un proyector y comunicación con el equipo de ESSAL. El equipo de ESSAL estará disponibles en las fechas necesarias y con la dedicación requerida. ESSAL se compromete a asistir, ayudar y cooperar con everis en todo aquello que resulte necesario y conveniente para el adecuado cumplimiento del servicio, de buena fe y realizando cuantos esfuerzos resulten razonables en dicha tarea de colaboración. Aguas Andinas y ESSAL proporcionarán a everis todo el material, formación e información que resulte necesario para una adecuada gestión de cada una de las actividades propuestas y planificadas. Las partes quedarán exentas de responsabilidad por cualquier incumplimiento que se deba a casos de fuerza mayor.

Alcance Supuestos para la prestación del servicio
Serán considerados como casos de fuerza mayor, entre otros que sean de similar naturaleza, los siguientes: guerra, lockout, huelga legal o ilegal, naufragio o accidente aéreo, terremoto, inundación, otros actos de la naturaleza y, en general, todo acto ajeno a la voluntad de las partes, que impida o demore el cumplimiento de las obligaciones pactadas, no obstante haber la parte afectada empleado la máxima diligencia. Si ocurrieran tales circunstancias descritas como de fuerza mayor, la parte afectada informará a la otra, sin demora y por escrito, la existencia del hecho, cómo tal hecho afectará el cumplimiento del vínculo contractual y la duración de lo mismo, procediendo de la misma manera para informar el término de tal hecho, y en ambos casos acompañando los documentos justificativos correspondientes. Tan pronto como los hechos constitutivos de fuerza mayor hubieran cesado en sus efectos, las partes iniciarán o continuarán el cumplimiento de sus obligaciones afectadas. En caso que por causa de fuerza mayor, los plazos estipulados se atrasaren por un período que exceda los 15 días, las partes se reunirán para decidir, de común acuerdo, si debe finalizarse o no la ejecución del vínculo contractual. Si se decide mantener vigente el vínculo, se definirán las nuevas condiciones del mismo. En caso de una decisión de finiquitarlo, se levantará un Acta de Liquidación y se cancelarán las sumas de dinero que cada parte adeude a la otra, en un plazo no mayor de sesenta (60) días. Si no se llegara a acuerdo sobre la materia, las partes se seguirán rigiendo por el mencionado vínculo contractual. El servicio ofertado considera la implementación del Módulo PM de SAP según lo descrito en este documento (en el capítulo “Descripción de la solución”). Todo lo mencionado corresponde al estándar SAP. Sólo se contemplan desarrollos a medida para los cargadores iníciales y para las adecuación a los actuales programas Z de Aguas Andinas (sólo si son vitales para dar continuidad a la operación). No se consideran desarrollos adicionales asociados a reportes a medida u otro tipo de funcionalidades no provistas por el estándar SAP.

Alcance Limitaciones al alcance
Queda fuera del alcance de la propuesta de Servicios de Consultoría de Implementación siendo responsabilidad directa de ESSAL las siguientes actividades: Desarrollos no estándar o funcionalidades (programas de extracción desde sistemas legacy, carga de datos a SAP, reportes, funcionalidades, aplicaciones, interfaces) no explicitados en la presente propuesta las cuales se identificarán en la Fase del BBP, y podrán ser cotizados por everis para su diseño, construcción y pruebas. No se considera la integración con sistemas externos a SAP, así como tampoco la integración con otros módulos de SAP como FI, MM, HR, etc. Administración y seguimiento de las tareas de Basis que incluyen el monitoreo y optimización de las bases de datos y gestión de los sistemas operativos. Estimación y sizing de la plataforma. Diseño y gestión del sistema de transporte que permite la sincronización de modificaciones entre las instancias de desarrollo, test y producción. Transporte de órdenes, especialmente a Producción. Aplicación de actualizaciones provenientes de SAP. Operación del ambiente tecnológico incluyendo la definición y ejecución de las políticas de resguardo. Compra o instalación de cualquier software o hardware necesario para el desarrollo del proyecto. Cualquier modificación sobre sistemas distintos de SAP. Documentación de procedimientos de trabajo. everis realizará un levantamiento de los procesos y requerimientos pero no definirá procedimientos detallados de trabajo de acuerdo a dichos procesos.

Alcance Limitaciones al alcance
No se realizará migración de objetos abiertos de Datastream a SAP. Trabajos de mantención de ambientes SAP. Capacitación sobre otras funcionalidades, procesos o módulos de SAP que no sean los configurados durante este proyecto. Velar por la existencia, integridad o validez de los datos a ser cargados en cada caso. everis responderá porque la información cargada en el sistema corresponda a lo entregado, no por la calidad de la información entregada. Definición o cambios de roles, tareas o competencias que pudieran surgir a nivel organizativo como consecuencia de la implantación. Redefinición de Procesos En lo relacionado los planes de mantenimiento en el ambiente productivo, el alcance de everis se limita a dar soporte a los usuarios en la configuración en SAP de estos planes, pero la responsabilidad de esta actividad será de ESSAL. Si algún otro proyecto, iniciativa de ESSAL / Aguas Andinas o coordinación con otros proveedores, fuera del alcance del presente trabajo, y que requiera coordinación temporal en sus fechas de pruebas o puesta en marcha, impacta en la planificación de los trabajos previstos, la re-planificación de los tiempos, esfuerzos y costes asociados será repercutida. Con independencia de las restricciones indicadas en los puntos anteriores, no deberían admitirse nuevos requerimientos una vez que el documento de Diseño Funcional (Business Blueprint) esté aprobado.

enfoque metodológico global Metodología de gestión de proyecto
Descripción de la Solución Definición global del proyecto enfoque metodológico global En el presente apartado se explica el enfoque metodológico de everis para el presente proyecto, que cubrirá todos los aspectos de implantación y gestión para asegurar el éxito del proyecto y la máxima satisfacción de ESSAL. La siguiente figura contiene los principales elementos de dicho enfoque: Metodología de gestión de proyecto COM Gestión de Riesgos En las siguientes páginas se detallan las metodologías de implantación y gestión del proyecto, así como los aspectos relativos al SGC para aseguramiento de la calidad del proyecto.

enfoque metodológico global
Descripción de la Solución Definición global del proyecto enfoque metodológico global El enfoque metodológico del proyecto se basa en la experiencia de everis en este tipo de implantaciones que queda recogida en la metodología que será utilizada en el transcurso del proyecto. El planteamiento metodológico se focaliza en la alineación de los siguientes elementos: Metodología de implantación Accelerated SAP. Nuestro enfoque metodológico de implantación se realizará de acuerdo a las fases y actividades de la metodología ASAP, y contendrá los entregables definidos por la metodología. Metodología de gestión del proyecto: COM, propia de everis. Gestión de riesgos- Sistema de Gestión de Calidad. everis, de forma interna, dispone de un sistema de gestión de calidad certificado, con las mejores prácticas en gestión de estándares y calidad de entregables y productos. NOTA: En caso de que ESSAL lo estime necesario, everis adoptará la metodología de gestión que se proponga. Esto es, si ESSAL está familiarizado con otra metodología para la gestión (por ejemplo PMI), everis la seguirá, asegurando que los objetivos de control se cumplen de forma estricta.

Descripción de la Solución Definición global del proyecto
Metodología ASAP Para la realización del Diseño e Implantación de los módulos de SAP de este proyecto, everis propone la utilización de la metodología ASAP. ASAP es la metodología de implantación rápida de SAP. Se trata de un plan de proyecto claro y conciso que se apoya en un conjunto de actividades y herramientas que facilitan las actividades de definición, construcción y capacitación necesarias para el éxito de la implantación. ASAP se desarrolla en cinco fases que se describen a continuación:

Descripción de la Solución Definición global del proyecto
Metodología ASAP A pesar de utilizar la metodología ASAP para la implementación del proyecto, este será dividido en 3 fases: Fase I: Considera las la etapas 1 y 2 del ASAP (preparación y diseño funcional) Fase II: Considera la etapa 3 del ASAP (realización), donde está incluida la configuración, construcción, y pruebas everis y de aceptación de ESSAL. Fase III: Considera las la etapas 4 y 5 del ASAP (preparación final y puesta en productivo / soporte). Se realizarán las actividades de documentación, capacitación, salida en productivo y soporte al usuario para realizar las cargas de datos * Nota: En este documento se presenta los relacionado a la Fase III

Etapa 4: Preparación final
Descripción de la Solución Definición global del proyecto Metodología ASAP Etapa 4: Preparación final OBJETIVOS Los objetivos son ejecutar la preparación final, la formación de usuarios, la gestión del sistema y las actividades de entrada en productivo con el fin de garantizar las condiciones previas para la puesta en marcha. Resolución de todos los asuntos pendientes. Una vez completada con éxito, podrán ejecutarse los procesos empresariales en el nuevo sistema SAP en productivo. ACTIVIDADES A REALIZAR Elaboración de la estrategia de arranque y soporte de la solución. Documentación de la parametrización y de usuario para todos los módulos del sistema. Capacitación a usuarios y evaluación de resultados. Definición de la estrategia para el soporte. ENTREGABLES Estrategia de arranque y puesta en marcha de la solución. Manual de Parametrización Documentación de Desarrollos Manual de Usuario Informes de seguimiento del proyecto. Minutas y Agendas de reuniones y comités. Revisión y aprobación de esta etapa. HITOS Aceptación de las pruebas y de la estrategia de arranque y su difusión. Entornos de integración y producción disponibles. Asistencia a los cursos de capacitación. Aprobación de la estrategia de soporte post producción. Aceptación del paso a producción por los usuarios funcionales y técnicos.

Etapa 5: Puesta en producción y soporte
Descripción de la Solución Definición global del proyecto Metodología ASAP Etapa 5: Puesta en producción y soporte OBJETIVOS El principal objetivo de esta etapa es pasar de un entorno de pre-producción al modo de operación productivo. Es necesario configurar una organización de soporte al usuario, no sólo para los primeros días críticos del modo productivo sino también a largo plazo. ACTIVIDADES A REALIZAR Carga de datos iniciales y su verificación. Resolución de incidencias durante el periodo de soporte. Verificar la consistencia del entorno productivo. Validar los resultados del proceso empresarial operativo. Cierre formal del proyecto. ENTREGABLES Informe de incidencias. Informes de seguimiento del proyecto. Revisión y aprobación del proyecto. Informe de Cierre de Fase y de Proyecto. HITOS Puesta en Producción del sistema. Resolución de incidencias. Aprobación de los informes. Aprobación del cierre de proyecto, con base en la satisfacción de los resultados obtenidos.

Metodología Metodología de Gestión del Proyecto Metodología COM
Objetivos Permitir una gestión eficiente y efectiva del proyecto. Ayudar a la realización de productos y prestación de servicios con la calidad que everis debe ofrecer, en el contexto del cumplimiento de rigurosos estándares mundiales de calidad. Proporcionar un entorno en el que el conocimiento y la experiencia obtenida en el desarrollo de los proyectos, permita ser más eficaces y productivos. Actividades La Gestión de Proyectos es la tarea que, mediante una serie de procedimientos estandarizados, actividades y técnicas, permiten al Jefe de Proyecto realizar planificaciones y mantener controlados todos los aspectos relevantes del proyecto y conseguir así, la finalización exitosa del mismo. Las principales actividades a realizar en la gestión del proyecto son: Procesos de Planificación (Carta Gantt) Procesos de Control y Seguimiento. Corresponde a la confección de reportes de seguimiento y a la realización de reuniones periódicas para informar el avance del proyecto y los posibles riesgos, y la forma de enfrentarlos, orientado a la consecución del objetivo principal del proyecto.. Procesos de Finalización. Las finalización de cada etapa debe contar con documentos de aprobación formal (Acta de aprobación de etapa), los cuales deben ser firmados por los responsables del proyecto por el lado de ESSAL y de everis. Requisitos Disponibilidad de los responsables del proyecto por parte de ESSAL para el Control y Seguimiento del proyecto. Entregables Plan detallado del proyecto / Plan de comunicación. Checklist de arranque. Normas de gestión. Informe de seguimiento. Actas de reunión. Informe de cambios / Informe de incidencias. Inventarios (Personal, Entregables, Riesgos, material aportado por el cliente, material aportado por everis). Documentos de cierre de etapa y cierre de proyecto.

Metodología Metodología Metodología de Gestión del Proyecto
Metodología COM everis propone para la gestión de proyecto la utilización de una metodología propietaria COM, que abarca toda una serie de técnicas, actividades y herramientas integradas al objeto de soportar tanto las funciones de negocio como las de los departamentos de tecnologías de la información. COM (COrporate Methods) es una iniciativa nacida para potenciar uno de los pilares básicos para el desarrollo multinacional de everis: “el conocimiento” y la reutilización del mismo para seguir proporcionando a nuestros clientes resultados fiables y eficientes. El fin último de esta iniciativa ha sido contar con una metodología propia que sea entendida como lo que nos es propio, aquello que constituye nuestra cultura y nos diferencia de los demás. La metodología COM se encuentra basada en el análisis de las mejores prácticas de everis en situaciones reales de diversa aplicación, sus principales características son: Orientada a resultados: las actividades realizadas en el proyecto generan como resultado elementos de información que aportan valor a los entregables. Enfoque personalizado: la metodología es adaptable a cualquier proyecto o situación. Definición de roles y responsabilidades: el éxito de un proyecto está estrechamente relacionado con la correcta definición de los roles necesarios, la atribución de responsabilidades claramente delimitadas y el compromiso de las personas implicadas. Comunicación efectiva: consiste en la recolección, generación, diseminación y disposición de la información adecuada en el momento necesario a las personas afectadas. Implicación de las partes afectadas: es absolutamente necesaria para cumplir con los requisitos del proyecto y con las expectativas de calidad, además de facilitar el intercambio de información y la aceptación de los entregables. Balanceo de necesidades, recursos y soluciones: el objetivo principal de todo proyecto es obtener soluciones de calidad a tiempo y dentro del presupuesto establecido. Esta surge del balanceo de necesidades, recursos y soluciones. Alcance delimitado: el alcance del proyecto se acuerda y delimita exactamente para la correcta gestión de expectativas y cambios en el alcance. Aprobación de entregables: todo entregable resultado de una actividad, desde un acta de reunión hasta el entregable principal del proyecto, se somete a un proceso de revisión y aprobación por parte del cliente.

Metodología Metodología Metodología de Gestión del Proyecto
Metodología COM El siguiente cuadro representa las tres grandes fases en las que se estructura la gestión de proyecto de acuerdo a nuestra metodología:

Gerente responsable de Proyecto
Organización y Control del proyecto Equipo de Proyecto La siguiente imagen contiene el equipo de trabajo propuesto por everis: Dirección de proyecto Gerente responsable de Proyecto Sponsor del Proyecto Equipo de proyecto Equipo Implantador Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto Área de Mantenimiento … Soporte IT Equipo Usuarios Claves Equipo Tecnología Consultor PM Consultor ABAP

Organización y Control del proyecto Roles del Equipo de Proyecto
En la siguiente tabla se presentan los roles y funciones del equipo de proyecto de everis: Rol y Responsabilidad Rol Responsabilidad Gerente de proyecto Responsable de alcanzar los objetivos globales del proyecto. Definir y supervisar los entregables. Medir y evaluar los progresos contra el plan de proyecto establecido así como las desviaciones que puedan ocurrir. Asesorar en todos los procesos de calidad. Contrastar e incorporar las mejores prácticas dentro del proyecto. Jefe de proyecto Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades del proyecto, informando en las reuniones de seguimiento al gerente de la contraparte del avance de las distintas actividades en desarrollo. Coordinador del Proyecto. Realizará el seguimiento de y supervisión global, realizando tareas de aseguramiento y calidad del proyecto. Se ocupará de las tareas de coordinación de las actividades y esfuerzos de los diferentes miembros del equipo de trabajo, colaborando activamente en los productos resultados. Velará por la adecuación a los procedimientos de calidad de la documentación generada. Será el responsable de la calidad de los entregables del proyecto. Responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Aportar experiencia y conocimiento de la metodología a usar. Colaborar en la planificación y control de los trabajos. Verificar los resultados obtenidos y asegurar el avance del proyecto y la calidad de los trabajos Tomar las acciones correctivas si es necesario ante desviaciones e informar al Comité de Seguimiento de la marcha de trabajos. Consultor funcional PM Aportar experiencia y conocimiento en proyectos de implantación del módulo SAP PM. Aportar la necesaria experiencia en la el aseguramiento de calidad, y buenos conocimientos funcionales de las distintas áreas. Elaborar la documentación correspondiente de acuerdo a la metodología. Validar el aspecto funcional del proyecto y asegurar la calidad del mismo. Uso de metodología de proyecto Informar de problemas y riesgos al Jefe de Proyecto. Consultor ABAP Aportar experiencia y conocimiento en programación ABAP Validar los desarrollos y asegurar la calidad de los mismos. Informar de problemas y riesgos al Jefe de Proyecto y Consultor Funcional PM

Organización y Control del proyecto Roles del Equipo de Proyecto
En la siguiente tabla se presentan los roles y funciones del equipo de proyecto de ESSAL: Rol y Responsabilidad Rol Responsabilidad Sponsor del proyecto Actuar como el impulsor del proyecto en la organización. Proveer las directrices, criterios y objetivos de negocio para el proyecto. Aprobar cambios de enfoque y alcance mayores. Ultima instancia de resolutiva y mediadora en conflictos de enfoque, estrategia, comunicación y asignación de personal clave al proyecto Instancia ejecutiva del proyecto. Jefe de proyecto Liderar el proyecto y representa al sponsor y a los usuarios de negocio. Hacer cumplir el alcance del proyecto, optimizando las variables de plazo, costo, calidad y otras que se estimen relevantes para el Proyecto. Informar, detectar desviaciones, aprobar, definir prioridades y tomar las decisiones que afecten los objetivos definidos para el proyecto (Plazo, costo y calidad). Usuario clave Identificación de requerimientos. Apoyo en reuniones. Análisis de los entregables. Equipo tecnología Soporte técnico. Análisis de los entregables (si corresponde)..

Organización y Control del proyecto Plan de Proyecto
La duración del proyecto está estimada en 70 jornadas, más 20 días para la salida en productivo y soporte. Dividida en tres fases. La planificación considera un congelamiento del proyecto de 58 días que comienzan al finalizar el diseño funcional, retomando las actividades en marzo de 2014: Fase III Preparación final – Go Live- Soporte 35 Jornadas

Organización y Control del proyecto Mecanismos de control y seguimiento
Para asegurar el logro de los objetivos de proyecto se contará con las siguientes instancias de seguimiento y control: Comité Seguimiento contenidos Seguimiento del avance de proyecto. Identificación de Problemas. Gestión de riesgos potenciales y reales. Aprobación entregables. Decisiones. Cambios planificación. Elevación de temas al Comité de Dirección. everis ESSAL Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto Usuarios claves Periodicidad semanal Comité Dirección contenidos Revisión estado proyecto, asegurando correcto enfoque hacia objetivos finales. Decisiones alto nivel. Aprobación de resultados parciales y/o definitivos. Controlar actividades de gestión del cambio. everis ESSAL Gerente de Proyecto Jefe de Proyecto Sponsor proyecto Jefe de proyecto Periodicidad mensual

COMITÉ DE SEGUIMIENTO Es el responsable del desarrollo y gestión diaria del proyecto Se realizarán reuniones de seguimiento con la periodicidad que se estime conveniente (inicialmente se propone una periodicidad semanal). El orden del día será el siguiente: Comprobar el grado de avance del proyecto. Identificar los problemas surgidos durante el desarrollo del mismo. Gestionar los riesgos potenciales y reales que amenacen la consecución de los objetivos. Revisar y aprobar de la versión preliminar de los productos (entregables). Identificar las medidas a tomar ante los riegos identificados. Realizar cambios sobre las tareas inicialmente propuestas. Ajustar planes de acción si fuese necesario. Eventualmente, elevar puntos críticos a otros órganos de decisión superiores. A dichas reuniones de seguimiento semanal se podrá convocar a aquellos interlocutores expertos de otras unidades de ESSAL o consultores de everis del proyecto que se estime oportuno. Después de la reunión se elaborará y distribuirá el correspondiente Acta de Reunión del Comité de Seguimiento, en la que se recojan tanto los temas tratados como las conclusiones y acuerdos alcanzados. Transcurridos 3 días hábiles desde la distribución del Acta de Reunión, sin haber recibido comentarios a la misma, se darán por definitivos los acuerdos alcanzados.

COMITÉ DE DIRECCIÓN Se constituirá con el fin de asegurar el enfoque adecuado y permanente del proyecto hacia los objetivos finales, aprobar los resultados parciales y/o definitivos del proyecto a medida que se van produciendo, así como para el establecimiento de orientaciones y toma de decisiones que se hayan escalado durante el desarrollo del mismo: El Comité de Dirección estará integrado por los responsables del proyecto por parte de ESSAL y everis (Sponsor, Gerente de Proyecto y Jefes de Proyecto). Se propone un calendario de reuniones mensuales, o bajo petición de alguna de las partes, en las que se revisará y validará el Informe de Evolución y Seguimiento del Proyecto. A esta reunión podrán ser convocados aquellos miembros de los equipos involucrados, de otras unidades y/o expertos tecnológicos que se estimen oportunos Después de la reunión se elaborará la correspondiente minuta de Reunión del Comité de Dirección, en la que se recojan tanto los temas tratados como las conclusiones y acuerdos alcanzados. Transcurridos 5 días hábiles desde la distribución de la minuta de Reunión, sin haber recibido comentarios a la misma, se darán por definitivos los acuerdos alcanzados.

Factores críticos de éxito
Esponsoría de Alto Nivel Liderazgo de las áreas gerenciales para asegurar la toma de decisiones de modo ágil y efectivo. Foco en el rollout Foco en que el objetivo es habilitar el módulo PM en ESSAL tomando como base la configuración de Aguas Andinas y asegurando la funcionalidad estándar de SAP. Gestión del Alcance del proyecto En los plazos establecidos para el desarrollo del proyecto, su alcance debe mantenerse de acuerdo a las definiciones comprometidas. Apoyo experto del equipo de consultores Soporte a los líderes funcionales de ESSAL durante el proyecto, asegurando el cumplimiento de los objetivos, aportando expertise y recomendaciones en forma proactiva. Involucramiento de los equipos de trabajo (Funcional y técnico) en las tareas bajo su responsabilidad (especificación de requerimientos, validaciones, depuración de datos, preparación de la carga inicial, ejecución de pruebas,…), en los plazos requeridos. Disponibilidad para mantener las reuniones que sean necesarias durante la fase de diseño. Participación de los equipos de ESSAL (Funcionales y técnicos)

A priori se identifican los siguientes factores claves para el logro de los objetivos del proyecto, éstos aplican durante todo el proyecto: Compromiso permanente del área gerencial con el proyecto, en el sentido de comunicarlo como un proyecto “De ESSAL y para ESSAL” donde everis actuará como facilitador y asesor con su experiencia y metodología. El gerente a cargo actuará como sponsor del proyecto en la organización entregando directrices, criterios y objetivos de negocio, a la vez que resolverá aquellos conflictos de impacto estratégico que se presenten durante la ejecución del proyecto. Asignación de Gerente o Jefe de Proyecto con carácter ejecutivo, con amplias atribuciones en toda la organización, de modo de facilitar la interacción fluida del equipo de proyecto con la organización, optimizando el uso de los recursos en función de los objetivos del proyecto. Participación de personal de ESSAL en los comités de seguimiento y dirección del proyecto. Participación activa en la toma de decisiones en aquellos aspectos que afecten al normal desarrollo del proyecto. Definición de los participantes para el desarrollo del proyecto en forma estratégica: Determinar a los usuarios pensando en sus habilidades y conocimiento presentes y en las necesidades de ESSAL. Es importante considerar la capacidad de éstos en transmitir el conocimiento que adquieran al resto de la organización. Así, ESSAL logrará independizarse de la consultoría externa para resolver problemas en el uso diario de los productos generados por la colaboración. Asignar personas con un alto nivel de conocimientos de los procesos de negocio de ESSAL y que puedan tomar decisiones. Esto permitirá agilizar el levantamiento de información, ya que el usuario conoce el funcionamiento del negocio y puede realizar una toma de decisiones oportuna y eficiente. Distribuir a los participantes según áreas específicas de conocimiento y negocio. Esto, al igual que el punto anterior, permitirá mantener el foco del desarrollo, evitando divergir en temas básicos y triviales. 61

A priori se identifican los siguientes factores claves para el logro de los objetivos del proyecto, éstos aplican durante todo el proyecto: Continuidad del equipo de trabajo. Para ello, ESSAL deberá priorizar mantener estable el equipo de trabajo considerado inicialmente. Entrega oportuna y diligente de toda la información necesaria para cada uno de los procesos de negocio, roles y responsabilidades, consideraciones tecnológicas y de sistemas, al momento de iniciar las fases de levantamiento y revisión de los procesos de negocio. Control riguroso y efectivo de los cambios sobre los requerimientos y alcances iniciales del proyecto. En el caso que sea necesario introducir modificaciones, éstas serán evaluadas y aprobadas en conjunto antes de iniciar las acciones de cambio del proyecto. Contar con el lugar físico y las condiciones requeridas para el normal desarrollo del proyecto. Aprobación incremental de los entregables propuestos por el equipo de proyecto por parte de ESSAL, dentro de las fechas planificadas en el proyecto. Realización de una adecuada gestión de expectativas respecto a la potencialidad de la solución, tanto a nivel de procesos de negocio, organización, tecnología y sistemas, y para lo cual será necesaria la colaboración de las gerencias de las diversas áreas involucradas en el proyecto. 62

Valor diferencial de everis
En el presente apartado se describe aquellos puntos que constituyen nuestra ventaja competitiva y que diferencia a everis de otras compañías de consultoría tanto nacionales como multinacionales: Conocimiento funcional de ERP everis cuenta con más 300 especialistas en ERP en Europa y América Latina, con un conocimiento exhaustivo de procesos y herramientas ERP en sus últimas versiones disponibles. Neutralidad plena en el enfoque everis no es proveedor de software ni tiene dependencia directa o indirecta de ningún proveedor de software. Por otra parte posee amplio conocimiento de varios ERP lo cual asegura la neutralidad del enfoque de la solución propuesta para ESSAL. Referencias de éxito everis ha colaborado con sus distintos clientes en múltiples experiencias de apoyo a la gestión de proyectos, definición de requerimientos y evaluación de software, siendo un proveedor referente en esta actividad. El detalle de las referencias se muestra en el anexo que acompaña a la propuesta técnica. Cobertura de procesos críticos Los servicios de everis cubren todos los procesos de negocio críticos de sus clientes. 64

En el presente apartado se describe aquellos puntos que constituyen nuestra ventaja competitiva y que diferencia a everis de otras compañías de consultoría tanto nacionales como multinacionales: Calidad, I+D y Formación del Personal de everis El compromiso con la calidad de everis en sus trabajos es total. Prueba de ello es el certificado de calidad ISO obtenido por everis Chile, que complementa al Sistema de Gestión de Calidad propio que se aplica a todos nuestros proyectos. Modelo de colaboración con los clientes everis colabora con sus clientes en el cambio de sus procesos, determinando como las tecnologías de la información les pueden ayudar a mejorar su negocio controlando los beneficios obtenidos en cada paso del ciclo tecnológico. Uno de los valores añadidos y diferenciales ofrecidos por everis se basa en la entrega de valor agregado hacia los clientes. Colabora con ellos reutilizando la experiencia en el desarrollo de soluciones ya probadas con anterioridad minimizando, así, el nivel de riesgo en los proyectos. El enfoque de everis, orientado a la obtención de beneficios, garantiza que las expectativas depositadas en los sistemas planificados se cumplan plenamente. Amplia presencia en Chile everis es una consultora multinacional, que proporciona a sus clientes soluciones de negocio cubriendo todos los aspectos de la cadena de valor de las organizaciones, desde estrategia de negocio a reingeniería e implementación de sistemas, outsourcing, mantenimiento de aplicaciones, entre otros. everis tiene oficinas en España, Portugal, Italia, Austria, México, Brasil, Chile, Argentina, Perú y Colombia con más de profesionales a nivel global. everis Chile obtuvo su Entidad Legal en Febrero de 1999; en estos momentos el número de profesionales que prestan sus servicios en la Compañía supera los 900, todos ellos con estudios superiores realizados en los mejores Centros Profesionales y Universidades del país. 65

En el presente apartado se describe aquellos puntos que constituyen nuestra ventaja competitiva y que diferencia a everis de otras compañías de consultoría tanto nacionales como multinacionales: Posicionamiento en la Industria. everis está posicionada a nivel mundial como uno de los líderes en el sector de la Consultoría y Servicios profesionales en todo lo relacionado con Sistemas y Tecnologías de la Información. Analistas como “Gartner Group” afirman que everis es: “Una de las organizaciones líderes en prestación de Servicios Profesionales y Consultoría sobre Tecnologías de la información en todo el mundo” La firma “IDC” declara sobre everis: “Es un claro líder en el Grupo de mercado de Servicios profesionales.” Diferentes estudios sobre everis le otorgan una calificación máxima en las siguientes categorías: veracidad, confianza generada, tamaño, innovación, comprensión del “negocio”, flexibilidad, metodologías, cumplimiento de plazos, soluciones proactivas y creíbles, así como en relaciones creadas con los clientes, calidad de los resultados y materiales a entregar, valor de sus servicios y, quizás el punto más importante, la calidad de su personal. Metodología y estándares. everis entienden la conveniencia de abordar los proyectos bajo un enfoque metodológico que garantice la consecución de los resultados esperados dentro de los plazos y recursos dimensionados. Adicionalmente, la utilización de estándares posibilita la producción de software de calidad y facilita su futura evolución y mantenimiento. 66

En el presente apartado se describe aquellos puntos que constituyen nuestra ventaja competitiva y que diferencia a everis de otras compañías de consultoría tanto nacionales como multinacionales: Centro de servicios everis ha desarrollado e implementado un Centro de Servicios Compartidos para el desarrollo y mantenimiento en diversas tecnologías y soluciones (Gestión de Contenidos Web, Java, SAP, Oracle Finantials, Siebel). Este centro, que opera de forma remota - externo a los clientes, en dependencias de everis, está orientado a proporcionar a sus clientes un servicio a medida, cuyo alcance y características se definen de acuerdo a las necesidades de negocio del cliente, y basado en el cumplimiento de acuerdos de nivel de servicio como indicadores de calidad. Esta modalidad de servicio, permite traspasar a los clientes las sinergias generadas por compartir recursos altamente especializados. Con el Centro de Servicios, everis entiende que la relación con sus clientes debe enfocarse más a ser una relación de socio tecnológico que como simple proveedor de servicios. Los elementos claves en los que está basado el Centro de Servicios de everis son: Acuerdos de Nivel de Servicio: Mediante los cuales se puede medir la calidad de nuestro servicio, con respecto a otros proveedores. Metodología Propia: Permite independizar el conocimiento de las personas, para ello se aplicarán los procedimientos definidos en la metodología de mantenimiento (Application Portfolio Management - APM). Herramienta de Soporte a la Gestión: Proporciona el soporte para los flujos de gestión de peticiones y facilita conocer los estados de las mismas en cada momento. También suministra informes de gestión que permitirá cuantificar y cualificar el costo del mantenimiento. Esta herramienta se llama Q-GEST y es accesible vía Internet. Certificación CMM nivel 5: El Centro de Servicios de Mantenimiento de everis, tiene la certificación de CMM (Capability Maturity Model) Nivel 5. 67

Estimación económica Los honorarios profesionales de everis se calculan en función del perfil del equipo de trabajo, la asignación de cada recurso y el número de jornadas del proyecto. Estimamos la ejecución de los servicios para el Rollout de SAP PM en ESSAL para la fase III en: Fase II UF$ 990 (Novecientas Noventa Unidades de Fomento) El proyecto se facturará de la siguiente forma: 100% del monto con la finalización de la Fase III everis emitirá las facturas correspondientes al proyecto, en pesos chilenos de acuerdo a la equivalencia de la UF del día de emisión. Las facturas presentadas por los trabajos realizados por everis, deberán ser abonados en un plazo máximo de 30 días a partir de la fecha de emisión. Los valores indicados para cada fase consideran que everis se adjudica las tres, en caso de adjudicación parcial, los valores se re-evaluarán. Esta propuesta tiene una validez de 30 días.

everis.com Contacto: Gustavo Diego Rodriguez Teléfono: 56-2-422 5460
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Rollout SAP PM para ESSAL – Fase III

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