31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS Directiva Nº MINEDU/SG-OGA. Aprobada mediante Resolución de Secretaria General Nº MINEDU de fecha 31 de julio 2017 Eco. María Dávila Llanos Equipo de rendición de viáticos

31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo Directiva Nº MINEDU/SG-OGA. Aprobada mediante Resolución de Secretaria General Nº MINEDU de fecha 31 de julio 2017 FINALIDAD Uniformizar los procedimientos para el requerimiento y otorgamiento de viáticos; así como la rendición de cuentas de las Unidades Ejecutoras bajo la administración de la Oficina General de Administración, que hayan sido programados a efectos de lograr los objetivos y metas institucionales de conformidad con los planes aprobados del Ministerio de Educación. OBJETIVO Establecer disposiciones y procedimientos para el otorgamiento de pasajes, viáticos, movilidad y otros gastos, así como para la rendición de gastos por los viajes que realicen el personal cualquiera que fuese su régimen laboral o relación contractual en el marco de las medidas de austeridad y racionalidad del gasto público.

31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS Directiva Nº MINEDU/SG-OGA VIATICOS Recursos entregados a los comisionados para cubrir gastos de: Alimentación: -Alimentos listos para consumo Hospedaje: -Lugar de descanso para pernoctar Movilidad Local Gastos originados desde y hacia el lugar de embarque, así como aquellos requeridos para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicios. -Incluye la Tarifa Única por Uso de Aeropuerto (TUUA) y servicios equivalentes en centros de embarque terrestre.

31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS Directiva Nº MINEDU/SG-OGA PLANILLA DE VIATICOS Es un documento firmado y sellado por la Ministra, Viceministro, Secretario General o Director/Jefe de la oficina usuaria, según corresponda, mediante el cual autoriza la comisión de servicios, y solicita su ejecución y trámite correspondiente . Debe contar con : el visto bueno (Vº Bº) del Coordinador Administrativo del área usuaria. La Planilla de Viáticos deberá ser suscrita de manera obligatoria por el comisionado, a fin de establecer su responsabilidad por los fondos entregados y la obligación de la rendición de cuentas respectiva, de manera oportuna.

PLANILLA DE VIATICOS 31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
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RENDICION DE CUENTA POR COMISION DE SERVICIOS
31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS Directiva Nº MINEDU/SG-OGA RENDICION DE CUENTA POR COMISION DE SERVICIOS Es un documento elaborado y suscrito por el comisionado para rendir cuenta de los gastos efectuados debiendo contar con el sustento documentario correspondiente hasta por un porcentaje no menor al setenta por ciento (70%) del monto otorgado. El saldo resultante, no mayor al treinta por ciento (30%) podrá sustentarse mediante Declaración Jurada. El formato de rendición será refrendado por el funcionario que autorizó el viaje y deberá contar con el visto bueno del Coordinador Administrativo, para dejar constancia de la presentación del informe de viaje del comisionado.

RENDICIÓN DE CUENTAS 31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
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DECLARACION JURADA DE GASTOS POR VIATICOS
31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS Directiva Nº MINEDU/SG-OGA DECLARACION JURADA DE GASTOS POR VIATICOS Es un documento que el comisionado está facultado a presentar en forma detallada y cronológica, para sustentar aquellos gastos siempre que cumpla con la condición de que no es posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de acuerdo a lo establecido por la SUNAT. Esta declaración juarda, será por montos que no podrán exceder del 30% del monto total de los viáticos asignados para viajes en comisión de servicios dentro del territorio nacional.

DECLARACIÓN JURADA 31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
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31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS Directiva Nº MINEDU/SG-OGA REEMBOLSO DE GASTOS Corresponde el reembolso de gastos cuando el comisionado efectúa gastos por una necesidad o condición sobreviniente del servicio que no fue previsto ni incluido como viáticos, pasajes u otro gasto de viaje, el mismo que deberá ser debidamente justificado mediante Informe Técnico que indique la situación contingente que originó el reembolso, solicitado por la Dirección u Oficina que autorizó la comisión de servicios a la OGA.

DISPOSICIONES GENERALES 5.3.1 Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA
31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo DISPOSICIONES GENERALES Directiva Nº MINEDU/SG-OGA Desde la solicitud de viáticos, hasta la rendición de cuentas, deben estar registrados en el aplicativo: SIGA (Sistema Integrado de Gestión Administrativa)

31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo DISPOSICIONES GENERALES Directiva Nº MINEDU/SG-OGA AUTORIZACIÓN DE PLANILLAS EN ATENCION AL TIEMPO PREVISTO DE DURACION. Director General Director Jefes de Unidad Jefes de Oficina/Oficina Comisión hasta 15 días EXCEPCIONALMENTE Comisión de 16 a 30 días Ministro de Educación, Viceministro o Secretario General, según corresponda.

USO DE VEHÍCULO OFICIAL:
31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo DISPOSICIONES GENERALES – – Directiva Nº MINEDU/SG-OGA USO DE VEHÍCULO OFICIAL: Si para la comisión de servicios se ha previsto el uso de un vehículo del Ministerio de Educación, el área usuaria deberá gestionar, con cargo a su presupuesto, los viáticos y otros gastos de viaje para el conductor que la Oficina de Logística designe. Las comisiones de servicios que se realicen con movilidad del Ministerio de Educación (autos, camionetas o similares), para su traslado a su destino, se les deducirá el 30% de la escala establecida por concepto de traslado de embarque y movilidad local. Cuando de haga uso de la unidad móvil de las DRE, UGEL, u otras entidades del estado, deberá indicar el monto aproximado a utilizar.

OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo DISPOSICIONES GENERALES Directiva Nº MINEDU/SG-OGA NECESIDAD DE REPROGRAMAR UNA COMISION DE SERVICIO Sólo será posible reprogramar viajes por la misma cantidad de días de la Planilla inicial y cuando la misma aún no ha sido abonada al comisionado. Se podrá reprogramar por única vez la comisión de servicios. Una vez abonados los viáticos en la cuenta del comisionado, éste deberá efectuar su devolución dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes y solicitar mediante nuevo otorgamiento de viáticos, pasajes y otros gastos. Si hay cambios de fechas de salida o retorno una vez adquirido el pasaje aéreo,el Director General/Director/Jefe de Unidad/Oficina del área usuaria correspondiente, solicitará a la Oficina de Logística de la OGA, vía correo electrónico institucional, y dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes, la modificación pertinente. Los costos adicionales serán asumidos íntegramente por el comisionado y el Director General/Director/Jefe de Unidad/Oficina del órgano que corresponda, en forma solidaria, excepto cuando dichas modificaciones respondan a causas debidamente sustentadas en el informe.

DISPOSICIONES GENERALES 5.3.19 Directiva Nº004-2017-MINEDU/SG-OGA
31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo DISPOSICIONES GENERALES Directiva Nº MINEDU/SG-OGA RESPONSABILIDAD DEL COMISIONADO El proceso de rendición de cuentas es responsabilidad plena y directa del comisionado y constituye una declaración de responsabilidad por la documentación de sustento de gastos que presenta. FALTAS ADMINISTRATIVAS GRAVES Agenciarse de documentos para justificar gastos que no se han realizado. Entregar como sustento del gasto, documentos adulterados o falsificados.

31/08/2016 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo DISPOSICIONES GENERALES – Directiva Nº MINEDU/SG-OGA PLAZOS DE RENDICION Hasta 10 días hábiles posteriores a la fecha de culminación de la comisión. No se podrá otorgar viáticos a los servidores que tengan una rendición de cuenta pendiente por viáticos otorgados anteriormente, independientemente de la fecha de su vencimiento, a excepción de una comisión de servicios consecutiva con un intervalo de dhos (2) días útiles

OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo DISPOSICIONES GENERALES Directiva Nº MINEDU/SG-OGA REEMBOLSO POR MAYOR GASTO Excepcionalmente, el reembolso por mayor gasto de aquellos que cuenten con la justificación y el sustento debido, será solicitado por el comisionado a través de su Director General/Director /Jefe de Unidad/Oficina inmediato, quien lo elevará con su conformidad expresa a la OGA para la autorización del reembolso, mediante la emisión de la Resolución Jefatural correspondiente. El reembolso de mayor gasto de viáticos, pasajes y/u otros gastos de viaje, por razones debidamente justificadas y por única vez se le autorizará la ampliación de fecha de la comisión; el cual se tramita por separado de la rendición de cuentas por los viáticos, pasajes u otro gasto de viaje que le fueron otorgados al comisionado,

El comisionado que solicita reembolso por mayores gastos, no debe tener viáticos pendientes de rendición.

DISPOSICIONES GENERALES 5.3.23 Directiva Nº004-2017-MINEDU/SG-OGA
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo DISPOSICIONES GENERALES Directiva Nº MINEDU/SG-OGA REEMBOLSO POR MAYOR GASTO Aquellas solicitudes de viáticos cuyas comisiones de servicios que por excepción debidamente sustentada y autorizada ya fueron realizadas, serán tramitadas conjuntamente con la rendición de cuenta, revisadas y visadas por la Coordinación de Control Previo, sin sobrepasar el monto total de la indicada rendición de cuenta. Queda establecido que el reembolso de gastos se presenta en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, contados desde el día siguiente de la fecha que concluye la comisión. Este requerimiento deberá ser sustentado mediante informe técnico siendo elevado por la persona responsable que autoriza dicho reembolso, presentando la solicitud a la OGA para su autorización respectiva. En todos los casos, el reembolso de gastos se sustenta con el correspondiente comprobante de pago (Facturas, boletas de venta u otros reconocidos por la SUNAT y Declaración Jurada).

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Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo DISPOSICIONES ESPECIFICAS OTORGAMIENTO DE VIATICOS Y OTROS GASTOS DE VIAJE Directiva Nº MINEDU/SG-OGA ESCALA DE VIATICOS Funcionarios y empleado públicos (DL 276,728,1057) así como consultores que por la necesidad o naturaleza del servicio se requiera S/ por día Alta Dirección (Ministro , Viceministros, y Secretario General S/ por día El calculo será de acuerdo a la Escala de viáticos según corresponda por los días que dura la comisión, de ser el caso, se asignará en forma proporcional al viático diario por las horas que exceden el día, siempre y cuando no excedan de 4 horas, luego de 4 horas se considera 1 día más de viáticos asignado. * Base Legal: D.S. Nº EF

PRESENTAR DENTRO DE LOS DIEZ DIAS HABILES
RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS Directiva Nº MINEDU/SG-OGA PRESENTAR DENTRO DE LOS DIEZ DIAS HABILES Rendición de Cuenta por Comisión de Servicios Planilla de Viáticos Solicitud de Viáticos Declaración Jurada Compromiso de Devolución de Viáticos Copia del Comprobante de Pago de Tesorería Plan de Trabajo Informe de comisión de las labores diarias realizadas. i) Constancia de comisión firmada donde se realizo la comisión j) Tarjeta de embarque, boarding pass de salida y retorno k) Comprobantes de pago de rendicion en original (facturas, boletas, tickets factura y/o boleta de viaje) Pasajes terrestres y/ aéreos Retenciones Detracciones

Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL Directiva Nº MINEDU/SG-OGA Los comprobantes de pago originales sin borrones ni enmendaduras: Facturas, boletas de venta, ticket factura, facturas electrónicas, boletos de viaje, pasajes de transporte terrestre, fluviales, ticket electrónicos, serán emitidos indicando el RUC y denominación de la Unidad Ejecutora al cual se afectará el gasto: En caso de presentación de facturas deberán consignarse en ellas la dirección fiscal de la Unidad Ejecutora respectiva que para ambas ejecutoras es Calle del Comercio Nº 193 San Borja.

Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS Rendición de Cuentas: . Para gastos de Alimentación CON COMPROBANTES DE PAGO Mínimo 70% Para servicio de Hospedaje CON DECLARACION JURADA (*) Hasta 30% Para gastos de Movilidad (*) Sólo procede cuando se trate de gastos de donde no sea posible obtener comprobantes de pago (zonas rurales o alejadas de la ciudad)

DISPOSICIONES ESPEFICICAS
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS GASTOS DIARIOS DECRETO SUPREMO Nº EF Se considera lo indicado en el DECRETO SUPREMO Nº EF, que establece la escala de viáticos por dia. COMPROBANTES DE PAGO DECLARACION JURADA + = S/ x día Alimentación Gastos de alimentación, hospedaje y movilidad (tanto de aeropuerto o terrapuerto como local) que no se pueda obtener comprobantes de pago Hospedaje Movilidad

Rendición de Cuentas(Expediente):.
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS (Flujograma) Rendición de Cuentas(Expediente):. SIGA-WEB Expediente Rendición de Cuentas Coordinación de Control Previo Nota: Se tramita con SINAD de la Planilla de Viáticos 10 días hábiles de finalizada la comisión VºBº de Especialista de Control Previo Rendición de Cuentas Final Coordinación Financiera Tesorería (Visado de Voucher)

CONSTANCIAS DE COMISIÓN
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo CONSTANCIAS DE COMISIÓN

Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL Directiva Nº MINEDU/SG-OGA PRECISIONES IMPORTANTES Los comprobantes de pago que sustenten gastos por alimentación deben consignar el detalle de los mismos . No se aceptará «POR CONSUMO» El consumo de víveres sólo procede cuando la comisión es en zona rural o inhóspita. Se requerirá el VºBº del responsable que autorizó la comisión, en señal de conformidad. Los comprobantes que sustentan gastos por hospedaje deberán indicar expresamente la fecha de ingreso ( check in ) y la fecha de salida ( check out). No se aceptarán comprobantes de pago que registren bebidas alcohólicas, artículos de aseo, limpieza, impresiones, medicinas etc.

Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL Directiva Nº MINEDU/SG-OGA GASTOS DE MOVILIDAD MEDIANTE DECLARACION JURADA N° CONCEPTO EN LIMA EN PROVINCIAS 1 Traslado del domicilio al aeropuerto y viceversa NO PROCEDE S/ por servicio (máximo dos) 2 Traslado del domicilio al terrapuerto y viceversa S/ por servicio (máximo dos) 3 Movilidad local en lugar de destino S/ por día (máximo) S/ por día (máximo)

Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL Directiva Nº MINEDU/SG-OGA Gastos por traslado de bienes (fletes) también deben ser visados por el Jefe y/o responsable, adjuntando documento (Acta) que sustente la entrega de bienes en el lugar de destino. En el caso de transportes interprovinciales se hará uso de los servicios públicos o de las salidas regulares, quedando restringida la utilización de movilidades tipo expreso o de alquiler espera, con excepción de las situaciones en que el costo beneficio lo justifique, lo que deberá sustentar mediante Informe autorizado por el Director o Jefe respectivo, que autoriza la comisión.

RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL De utilizarse movilidad de la Entidad de destino de la Comisión de Servicios, deberá adjuntar: Los comprobantes de pago (combustible, lubricantes, cochera, peaje, lavado/mantenimiento.) Informe del chofer detallando la distancia, lugares visitados, kilómetros recorridos. Ambos deberán ser visados por el funcionario competente del lugar

RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL De las Retenciones de IGV Pagos por concepto de alimentación, hospedaje u otro servicio autorizado a un mismo proveedor y el monto total de las facturas supere los SI , al momento del pago deberá retenerse el 3% de dicho monto, el mismo que se coordinará con la Oficina de Tesorería. La retención no se efectúa cuando el proveedor es buen contribuyente y/o es agente de retención.

Oficina de Contabilidad y Control Previo Coordinación de Control Previo CASOS PRÁCTICOS DE RENDICION Tarjeta de embarque o Boarding Pass de salida y retorno.

COMPROBANTES DE PAGO MAL EMITIDOS
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COMPROBANTES DE PAGO EMITIDOS CORRECTAMENTE
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EJEMPLOS DE COMPROBANTES DE PAGO Gastos Diarios
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COMPROBANTES DE PAGO PROHIBIDOS
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