DR. PRIMITIVO REYES AGUILAR LAS 5S’S. PROPÓSITO DEL CURSO Que los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condición de participar.

Presentación del tema: "DR. PRIMITIVO REYES AGUILAR LAS 5S’S. PROPÓSITO DEL CURSO Que los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condición de participar."— Transcripción de la presentación:

1 DR. PRIMITIVO REYES AGUILAR LAS 5S’S

2 PROPÓSITO DEL CURSO Que los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condición de participar activamente en la implementación de las 5’S en la empresa.

3 EXPECTATIVAS DEL CURSO ACTIVIDAD PARA EL PARTICIPANTE

4 ¿POR QUÉ DEBEMOS IMPLEMENTAR LAS 5S’S? La competencia cada vez es mayor Cambian las necesidades de los clientes Cambian las tecnologías

5 PERO, ¿QUÉ SIGNIFICA 5S’S? Es una metodología enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las áreas de la empresa (oficinas, almacén, etc.) se convierta en cultura y en práctica común Creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en práctica común.

6 Seiri SeiriSeleccionar Seiton SeitonOrganizar Seiso SeisoLimpiar Seiketsu SeiketsuEstandarizar Shitsuke ShitsukeDisciplina ¿QUÉ SIGNIFICA 5S’S?

7 OBJETIVOS DE LAS 5S’S Poder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos físicos o información en computadora. Incrementar la Productividad; Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;

8 BENEFICIOS AL IMPLEMENTAR LAS 5S’S Cero: 1. Retrasos 2. Insatisfacción de Clientes 3. Pérdidas ($$$)

9 BENEFICIOS PERSONALES 1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente. 2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de: Aportar ideas para organizar nuestras áreas de trabajo

10 BENEFICIOS PERSONALES Hacer más gratas las horas de trabajo Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo Nos ayuda a desempeñar nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).

11 VISIÓN GENERAL DE LAS 5S’S DISCIPLINA ORDEN LIMPIEZA ESTANDA- RIZACION ORGANIZACIÓN 1. 2. 3.3. 4.4. 5.5.

12 RESISTENCIA AL CAMBIO Normalmente escuchamos: ¿Para qué limpiar si se ensucia de nuevo? Ya tenemos organización y orden Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas. ¿Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado? Quiero ver que el jefe haga primero las 5S’s en sus cajones.

13 PARADIGMAS IDENTIFICADOS EN SU ÁREA O DEPARTAMENTO DE TRABAJO ACTIVIDAD PARA EL PARTICIPANTE

14 ¿QUÉ HACER PARA ROMPER ESOS PARADIGMAS? No ignorarlas No ignorarlas : 1. Hablar con nuestros colaboradores, para: Conocer el origen de su resistencia Conocer sus preocupaciones y temores Escuchar sus propuestas 2. Predicar con el ejemplo

15 SEIRI, LA PRIMERA ‘S: SELECCIONAR Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es: 1. SELECCIONAR

16 TransferirloRegalarloVenderloRepararlo Esta de masObsoletoDañado Es útil para alguien mas Se necesita Descartar SEIRI, LA PRIMERA ‘S: SELECCIONAR

17 ÁREA DE OPORTUNIDAD Área de uso común (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas

18 ÁREA DE OPORTUNIDAD Cerca o detrás de lockers y muebles Esquinas y pasadizos Detrás de los pilares y bajo las escaleras En los Pisos y pasillos Pizarrones de avisos ya muy obsoletos Afuera, pegado a las cercas o bardas

19 ÁREA DE OPORTUNIDAD

20

21 SEIRI : SELECCIONAR Deshacerse de todo lo innecesario del área de trabajo, en caso de duda: Asignar un área especial para colocación de estos materiales y equipos Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta área haciendo una relación Razón para etiqueta roja: Localización: Fecha: Nombre:

22 SEIRI : SELECCIONAR

23 Periódicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el área de tarjetas rojas y tomar decisiones

24 SEIRI : SELECCIONAR Principio Solo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite

25 IDENTIFICAR LO NECESARIO DE LO INNECESARIO DE SU ÁREA DE TRABAJO/ FRECUENCIA DE USO ACTIVIDAD PARA EL PARTICIPANTE

26 SEITON, LA SEGUNDA ‘S: ORDEN Ordenar los artículos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificación, localización, disposición y regreso al mismo lugar después de ser usados

27 SEITON : ORDEN Objetivos:  Ahorrar espacio  Ahorrar tiempo de búsqueda  Facilitar la administración visual Ejemplos de Orden:  Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).  Etiquetar espacios de almacenaje.  Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalápices, etc.) y muebles

28 SEITON : ORDEN El primer paso para organizar, es dividir nuestra área de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera Mapa

29 Pasillo Antes Después Seiton: Orden Marcar pasillos y áreas donde deben ir las cosas

30 “cualquier persona” puede inmediatamente: Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo PreguntaRespuestas ¿ Que? Definir los artículos necesarios (Seleccionar) Identificar los artículos ¿ Donde? Definir la localización Identificar el lugar ¿ Cuantos? Definir la cantidad Identificar la cantidad necesaria SEITON : ORDEN

31 Divide los gabinetes en columnas y renglones Identificación de Gabinetes Utiliza letras para identificar gabinetes Utiliza números para identificar columnas y renglones

32 SEITON : ORDEN Dibujo de contornos

33 Código de Colores SEITON : ORDEN

34 ¿CÓMO ORDENARÍA EL ESCRITORIO QUE A CONTINUACIÓN SE PRESENTA? ACTIVIDAD PARA EL PARTICIPANTE

35 SEITON : ORDEN

36 SEITON : ORDEN DE AVISOS Y LETREROS Designar un lugar especial para colocarlas Indicar cuanto tiempo van a estar puestas La cinta debe debe despegarse sin dañar la pared Los posters, avisos y señales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaños estándar) Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar

37 SEITON : ORDEN Documentar el método de organización Dar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientos

38 SEITON : ORDEN Principio Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

39 DE LO QUE IDENTIFICÓ COMO NECESARIO, EXPLICAR ¿CÓMO LO ORDENARÍA, SEGÚN LO VISTO EN LA SESIÓN? ACTIVIDAD PARA EL PARTICIPANTE

40 SEISO, TERCERA ´S: LIMPIEZA Mantener el área de trabajo impecable y libre de toda suciedad

41 SEISO: LIMPIEZA Beneficios Aumenta la moral del personal y su eficiencia La imagen del lugar da otra proyección Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen Se minimiza la probabilidad de revolver archivos

42 SEISO: LIMPIEZA Implementación en cinco pasos: 1. Determinar las metas de limpieza 2. Determinar las responsabilidades de la limpieza (mapeo de áreas y definición de responsables) 3. Determinar los métodos de limpieza (programa que muestra al detalle las veces al día en que se limpia, el responsable, y la forma) 4. Preparar las herramientas de limpieza 5. Implantar la limpieza.

43 SEISO: LIMPIEZA Hay que dibujar un mapa para dividir el área de trabajo en zonas más fáciles de manejar

44 SEISO: LIMPIEZA Etapas de la Limpieza: Macro: limpieza general Individual: limpieza de áreas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes específicas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.) Micro: limpieza de partes pequeñas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.

45 SEISO: LIMPIEZA Promoción de un área de trabajo limpia 1.Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas). 2. Limpieza por equipo y área (pisos, herramientas, etc.). 3.Aplicar Kaizen para limpiar zonas difíciles, métodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza). 4.Seguir las reglas e intensificar las acciones.

46 SEISO: LIMPIEZA Programa de Limpieza ÁreaArtículosResponsableFrecuencia Atención a clientes PisosJ. Ramírez Diaria VentanasM. Suárez Semanal LámparasH. Sánchez Semanal AdornosJ. Hernández Diaria Asignar responsables de las actividades de limpieza, definir con que frecuencia y cuando se deben realizar

47 SEISO: LIMPIEZA Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar Enliste los artículos y equipos de limpieza a utilizar Documente las actividades de limpieza en un procedimiento

48 SEISO: LIMPIEZA Plegaria de las 5S’s No tendré cosas sucias No tiraré cosas alrededor Limpiaré las cosas en forma adecuada Rescribiré cosas que se han borrado Pondré cinta en avisos vigentes que se han caído

49 SEISO: LIMPIEZA Recomendaciones en la limpieza Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su área y equipos La limpieza e inspección es el primer paso del mantenimiento autónomo Utilizar listas de verificación de inspección y limpieza (con ayudas visuales)

50 SEISO: LIMPIEZA Comunicar Entrenamiento Crear disciplina

51 SEISO: LIMPIEZA Principio El lugar más limpio, no es el que más se asea, si no el que menos se ensucia

52 ELABORE SU PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LIMPIEZA, INCLUYA NOMBRES DE LOS RESPONSABLES Y TIEMPO EN REALIZAR CADA ACTIVIDAD ACTIVIDAD PARA EL PARTICIPANTE

53 SEIKETSU, TERCERA ‘S: ESTANDARIZACIÓN Mantener las tres primeras S’s: Selección Orden Limpieza

54 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la selección, organización y limpieza son mantenidas en las áreas de trabajo

55 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Integrar las actividades en el trabajo de manera regular Estableciendo procedimientos Implementando auditorias de revisión

56 Elemento#Criterio12345 Organizar 1 Existen letreros para identificar las diferentes áreas y sub-áreas x 2 Se encuentra delimitado el área de trabajo, maquinaria y equipo. x 3 Todos los estantes y artículos almacenados están claramente identificados x 4 Existen identificaciones visibles para realizar correctamente las operaciones del área x SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN

57 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN (CONTROLES VISUALES) Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fácil guardarlos por los niños Herramientas y métodos para control visual Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer errores Avisos de peligro Indicaciones de donde deben ponerse las cosas Designaciones del equipo Recordatorios de precaución en la operación Ayudas visuales de mantenimiento preventivo Instructivos

58 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN (CONTROLES VISUALES) Hacer que sea fácil verlas a distancia Desplegar los mensajes o dibujos adecuados Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que está bien y que está mal Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y convenientemente Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fácilmente Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el área de trabajo sea más brillante y ordenada

59 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN (CONTROLES VISUALES) Pintar las paredes y pisos periódicamente. Todas las áreas deben estar identificadas con letreros de nombre y función. Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quién es responsable de qué en las 5 S’s. Utilizar marcas de posición para indicar la posición correcta de las cosas. Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia

60 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN (CONTROLES VISUALES) Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia Utilizar un pizarrón para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar Establecer recomendaciones para mantener no sólo la limpieza sino también la higiene en la empresa Indicar el estado de avance en 5 S’s en cada área en función de los resultados de las auditorías

61 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Beneficios No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administración Visual Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan

62 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Se controlan las fuentes de suciedad y basura Se eliminan los hábitos de acumular cosas innecesarias en oficinas NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3S´s.

63 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Recomendación. Es altamente recomendable que en la elaboración de los estándares participen quienes deben de realizar las actividades de las primeras 3S’s

64 SEIKETSU: ESTANDARIZACIÓN Principio Di lo que haces, haz lo que dices, y demuéstralo

65 ELABORE SU ESQUEMA DE EVALUACIÓN INCLUYENDO ÚNICAMENTE LAS TRES PRIMERAS S’S ACTIVIDAD PARA EL PARTICIPANTE

66 SHITSUKE, QUINTA S: DISCIPLINA Hábito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua

67 SHITSUKE, QUINTA S: DISCIPLINA (IMPORTANCIA) 1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito 2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente 3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican 4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estándares 5. Se busca la mejora continua.

68 SHITSUKE, QUINTA S: DISCIPLINA (FORMACIÓN DE HÁBITO) Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados Hacer que todos participen y que hagan algo y después trabajar en la implantación (5S’s 3’, 5’ o 10’) Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace Asegurar que no falle la comunicación, clarificar las ideas y reconfirmar

69 SHITSUKE, QUINTA S: DISCIPLINA Existe en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia. Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organización y las pérdidas.

70 LAS 5 S’S : EN LA OFICINA La oficina es una Fabrica de papel

71 ¿CÓMO TENER UNA OFICINA MÁS EFICIENTE? Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelería estandarizada Hacer un programa de trabajo para cada empleado Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrón en programa para que la gente sepa el estatus Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas

72 LA CAMPAÑA DE UNO SOLO ES MEJOR Una sola localización para expedientes Proceso de documentos en el mismo día Juntas de una hora Memos e E-Mail de una página Llamadas telefónicas de un minuto Guardar sólo una copia del original

73 ARCHIVOS EFICIENTES Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro Organizar los archivos por: Sección, cliente, proveedor, tema, tipo de documento, por asunto, por proyecto, departamento, etc. de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad

74 ARCHIVOS EFICIENTES Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos Sólo guardar la información que realmente es necesaria, evitar gastar espacio Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta) Cada documento debe indicar la fecha de recepción y fecha de proceso Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado

75 REALICE LOS PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS DE TRABAJO NECESARIOS PARA MANTENER LA DISCIPLINA DE LAS 5S’S ACTIVIDAD PARA EL PARTICIPANTE

76 CAMPAÑA DE PROMOCIÓN 5S’S

77 CAMPAÑA 5S’S Es importante que el Director general tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 S’s Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie más lo tomará, de ellos depende el éxito o fracaso de la campaña No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 S’s como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas Lo importante es empezar en 5S’s y mantener el esfuerzo

78 Entrenamiento Difusión Slogans Campañas Posters Folletos 1er Gran concurso de 5’s CAMPAÑA 5S’S

79 Planeación y operación Organización promocional Educación Juntas promocionales Actividades paralelas Posters de invitación a participar Temas del mes Despliegue de las actividades de las 5 S’s en áreas de trabajo específicas Docuementación Implantación

80 CAMPAÑA 5S’S Proyectos Kaizen Organizarlos conforme sea apropiado Entrenamiento técnico Tecnología Kaizen Entrenamiento inicial Seguimiento al entrenamiento Lanzamiento de equipos Kaizen y certificación

81 Trabajo en equipo Reconocimiento Trabajo en equipo Reconocimiento CAMPAÑA 5S’S

82 REGISTROS DE 5S’S Fotografias (antes, durante y después) Poner etiquetas fosforescentes con la “P” en área con problema requiriendo atención Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.) Museo de las cosas antiguas (máquinas y herramientas) Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

83 DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE 5S’S Competencias Patrullas y evaluación cruzada Uso de auditores y listas de verificación

84 DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE 5S’S Avisos Todos los avisos limpios y claros Sin avisos pasados de fecha Todos los avisos están alineados en su parte superior y a los lados Administración de las 5 S’s Las responsabilidades para las 5 S’s están claramente delineadas a todos los niveles Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 S’s

85 DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE 5S’S

86

87