GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 1 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS CLIENTE REALIZACIÓN DE PROYECTO CLIENTE.

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1 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 1 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS CLIENTE REALIZACIÓN DE PROYECTO CLIENTE * Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 65, 67, 68 y 71) ALTA DIRECCIÓN GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO RECURSOS HUMANOS MEDICIÓN Y ANÁLISIS INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO RECURSOS HUMANOS INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO SECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO: RECURSOS HUMANOS INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO RECURSOS HUMANOS INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS ANÁLISIS DE RESULTADOS CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 1 2 ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS PARAMETROS DE DESEMPEÑO DEL PROCESO PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA NECESIDADES DE CAPACITACIÓN LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN DETALLADA Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS ORDENES DE FACTURACIÓNPRODUCTO LIBERADO 3 ALTA DIRECCIÓN ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PROPUESTAS DE MEJORA AL SIGC ALTA DIRECCIÓN LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE INFORMES DE AUDITORÍAS METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL * 2 ALTA DIRECCIÓN Cambios en el proceso otras partes interesadas actividad proceso entradas salidas resultados intermedios salidas planificadas punto de control DIAGRAMA DE FLUJO ASPECTOS GENERALES MEDICIÓN DE EFICACIA COMPETENCIA DE RECURSOS HUMANOS RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES PUNTOS DE CONTROL

2 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 2 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS CLIENTE CIERRE DEL PROYECTO CLIENTE ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN SEGUIMIENTO DEL PROYECTO PRODUCTO NO CONFORME REPROGRAMACIONES Y ACTUALIZACIÓN DEL ANEXO TECNICO * Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 65, 67, 68 y 71) CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO REVISIÓN DE PRODUCTOS PLANEACIÓN DEL PROYECTO REGISTRO DE PROYECTO FORMALIZACIÓN (VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN) REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN EJECUTIVA CONTRATO FIRMADO, EN TRÁMITE O MODIFICADO ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL Y CONTROL DOCUMENTACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO (ANEXO TÉCNICO) GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO INTEGRACIÓN DE RESULTADOS RECURSOS HUMANOS PERSONAL COMPETENTE SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS ORDENES DE FACTURACIÓN AMBIENTE FAVORABLE DE TRABAJO CONSTANCIAS DE ACEPTACIÓN O DISCREPANCIAS O CAMBIOS DE ALCANCE BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE DEFINICIÓN DE PROYECTOS INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO RECURSOS HUMANOS FORMACIÓN Y CONTRATACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS ANEXO TÉCNICO (PLAN DE CALIDAD, INCLUYE COMPETENCIAS) SECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO: SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS INFORMES DE AVANCE PRODUCTO LIBERADO REGISTRO DE BAJA EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO INFORME DE PROYECTO CONCLUÍDO 1 2 ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS * INTEGRACIÓN DE RESULTADOS otras partes interesadas actividad proceso entradas salidas resultados intermedios salidas planificadas punto de control EJECUCIÓN PRODUCTOS ESPECÍFICOS VALIDACIÓN E INFORME FINAL 1 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS 1

3 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 3 Objetivos de la calidad a los que contribuye: a) Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico. e) Utilizar los recursos humanos, materiales y financieros, dentro del marco normativo y de eficiencia. Propósitos del proceso: Lograr la satisfacción del cliente realizando los proyectos sin exceder los recursos asignados, terminándolos oportunamente, satisfaciendo las condiciones para lograr la facturación programada y además, cumplir con el programa de publicaciones y registros de propiedad intelectual. Requisitos del MIGC relacionados: 6 Gestión de recursos 7 Realización del producto 8.1.a) Demostrar la conformidad del producto 8.2.1 Satisfacción del cliente 8.2.4 Seguimiento y medición del producto 8.3 Control del producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5.2 Acción correctiva y preventiva Inicio del proceso: Continuo Terminación del proceso: Responsables operativos: Jefe de Proyecto, Gerente, Director de División. Responsable del proceso: Director de división técnica nombrado por el director ejecutivo ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO:

4 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 4 [ 1][ 1] SCV descrito en el reglamento del plan de estímulos [2][2] Este indicador se puede calcular para proyectos individuales con objeto de análisis. Para calcular el índice de eficacia se calcula para todos los proyectos de la gerencia cuyo caso el costo presupuestado inicial del anexo técnico es la suma de los costos presupuestados para los proyectos. Lo mismo aplica al costo real. En todos los casos se consideran únicamente costos directos. [3][3] Fecha de término del proyecto se define en el informe de proyecto concluido. Periodo de evaluación anual INDICADORDESCRIPCIÓN DEL INDICADORCÁLCULO DEL INDICADOR A Meta 90% % de los proyectos obtengan satisfacción total del cliente (SCV) (Número de proyectos con calificación de satisfacción del cliente SCV [1] en el periodo de evaluación* / Número total de proyectos concluidos en el periodo de evaluación*) *100 Nota: Cuando el cliente no conteste por escrito, el Director de División estimará la calificación. B Meta 105% Eficiencia presupuestal [2] (Relación de costo real / Costo presupuestado) *100 C Meta 90% Índice de facturación(Facturación real / facturación programada) * 100 D Meta 90% Terminación oportuna de proyectos (Número de proyectos que terminan en, o antes, de la fecha programada [3] / Número de proyectos que deberían haber terminado a la fecha de evaluación) * 100 PONDERACIONES% CALCULO DE LA EFICACIA DEL PROCESO Ponderación de la satisfacción del cliente (PSC) 40 Eficacia GP = PSC* (A / meta de A) + PEP * (B / meta de B) + PIF * (C / meta de C) + PTO * (D / meta de D) Ponderación del índice de eficiencia presupuestal (PEP) 20 Ponderación del índice de facturación (PIF) 20 Ponderación de la terminación oportuna de proyectos (PTO) 20 Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección. MEDICIÓN DE EFICACIA DEL PROCESO:

5 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 5 COMPETENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS: DIRECTOR DE DIVISION: -Doctorado en alguna disciplina técnica, científica o preparación y experiencia equivalentes -Haberse desempeñado como investigador autónomo -Experiencia mínima de 10 años en dirección de grupos de investigación -Experiencia en administración de recursos humanos, materiales y financieros -Capacidad para hacer presentaciones, tanto técnicas como de divulgación -Liderazgo GERENTE -Maestría en alguna disciplina técnica o preparación y experiencia equivalentes -Facilidad para hacer presentaciones técnicas -Habilidad para dirigir personal técnico -Experiencia mínima de 5 años en actividades de investigación o de ingeniería -Contar con publicaciones nacionales e internacionales de prestigio JEFE DE PROYECTO: -Grado de licenciatura o superior -Experiencia de haber dirigido al menos un proyecto o haber tomado el curso de dirección de proyectos -Especialidad relacionada con el proyecto -Más de 40 horas de capacitación en los métodos de administración de proyectos en el IIE INVESTIGADORES Y TÉCNICOS: -Las competencias específicas se definen en la propuesta desarrollada para cada proyecto (F- 01/P-COC-008) RESPONSABLE DEL PROCESO -Conocimiento de la norma ISO9001:2000 -Tener estudios formales a nivel postgrado, equivalentes al menos a un semestre en administración de proyectos -Experiencia mínima de dos años como director de una división técnica

6 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 6 AUTORIDADES: -Proponer al director ejecutivo la integración del grupo de trabajo del proceso. -Convocar a reuniones del grupo de trabajo. -Convocar a los directores de división para la definición de acciones correctivas donde se detecten desviaciones en el desempeño. -Solicitar información complementaria para el cálculo de los indicadores e índices de desempeño de todas las áreas técnicas del IIE. -Autorizar las propuestas de cambio del proceso para presentarlas al comité de calidad. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL RESPONSABLE DEL PROCESO: RESPONSABILIDADES: -Dirige las reuniones de su grupo de trabajo. -Revisa periódicamente el proceso y propone al Comité Operativo de Calidad y al Comité de Calidad las mejoras. -Presenta al Comité de Calidad las propuestas de modificaciones al proceso ya consensuadas con los RP de los procesos afectados. -Da seguimiento a la atención de las no conformidades detectadas en las auditorías o en el seguimiento del proceso. -Mide la eficacia del proceso. -Coordina la definición de acciones correctivas y preventivas para mejorar el desempeño del proceso. -Estima la capacidad del proceso.

7 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 7 PUNTOS DE CONTROL DEL PROCESO EN EL AMBITO INSTITUCIONAL: Puntos de ControlIndicadoresMétodo de cálculo o mediciónPeriodicidad Proporciona la información Calcula los indicadores Documentos de referencia 1 Informes de avance SPI (Índice de avance físico) CPI (Índice de eficiencia en el costo) SPI = Avance físico real / Avance físico programado Avance financiero = Egreso / Presupuesto CPI = SPI / Avance Financiero TrimestralJefe de Proyecto Gerencia de Evaluación del Desempeño (GED) I-DE-006 Instrucción para la elaboración de informes trimestrales 2 Evaluación preliminar de los proyectos Índice preliminar de satisfacción del cliente Índice preliminar de resultados económicos Proyectos con aceptación total / Proyectos terminados Presupuesto ejercido / Presupuesto programado (Para proyectos terminados) Trimestral Gerentes y Directores de División Gerencia de Evaluación del Desempeño (GED) I-DE-004 Elaboración y autorización del informe de proyecto concluido 3 Indicadores preliminares de eficacia del proceso (el periodo de evaluación es del 1ero. de enero a la fecha de evaluación) % de los proyectos obtengan satisfacción total del cliente (SCV) Núm. de proyectos con SCV en el periodo de evaluación / Núm. total de proyectos concluidos en el periodo de evaluación Trimestral Asistente de la dirección ejecutiva Gerencia de Evaluación del Desempeño (GED) I-DE-003 Envío y Recepción del Cuestionario de Evaluación de Proyectos por parte del Cliente Eficiencia presupuestal (Relación de costo real / costo presupuestado ) *100 Trimestral Gerentes y Directores de División Gerencia de Evaluación del Desempeño (GED) Sistema de información presupuestal Índice de facturación Facturación real / Facturación programada Trimestral Director de administración y finanzas Sistema de información presupuestal Terminación oportuna de proyectos (Número de proyectos que terminan en, o antes, de la fecha programada / Número de proyectos que deberían haber terminado a la fecha de evaluación) * 100 TrimestralJefe de Proyecto Gerencia de Evaluación del Desempeño (GED) P-COC-007 NOTA: El resultado de la medición de los indicadores de los puntos de control debe, cuando proceda, generar la aplicación de correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas

8 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 8 Cliente Otros Procesos IIE GG DD DE AUTORIZA? NO SI PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE REALIZA LA PLANEACIÓN DE LOS PROYECTOS RECURSOS HUMANOS PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL (Investigadores) REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS 1 NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA NECESIDADES DE CAPACITACIÓN REVISA Y APRUEBA LAS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA AJUSTA LAS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS 13 FORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN DETALLADA Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS ALTA DIRECCIÓN LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL

9 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 9 Cliente Otros Procesos IIE JP GG DD GED DE FORMALIZACIÓN AUTORIZA? NO SI VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO PLANEACIÓN DEL PROYECTO GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO ELABORA O ACTUALIZA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO ANEXO TÉCNICO AUTORIZA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO REGISTRO DE ALTA DEL PROYECTO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS CORRECTA? NO SI AUTORIZA EL PROYECTO REVISA Y APRUEBA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO APRUEBA? SI RECIBE EL REGISTRO AUTORIZADO Y EN SU CASO SOLICITA AMPLIACIÓN DE TECHO PRESUPUESTAL NO REGISTRO DEL PROYECTO AUTORIZADO RECURSOS HUMANOS INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL 2 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO CONTRATO FIRMADO O EN TRÁMITE GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS INTEGRACIÓN DE RESULTADOS 1 ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL Y CONTROL

10 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 10 Cliente Otros Procesos IIE JP GG DD GED DE ASIGNA RECURSOS A ACTIVIDADES SI ¿RECURSOS HUMANOS SUFICIENTES? NO ¿CAPACITACIÓN ESPECÍFICA PARA EL PROYECTO? RECURSOS HUMANOS FORMACIÓN Y CONTRATACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EJECUCIÓN 4 NO SI RECIBE NOTIFICACIÓN DEL BIEN NO ADECUADO SI ¿BIENES ADECUADOS ? NO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO AMBIENTE FAVORABLE DE TRABAJO (SUMINISTROS Y SERVICIOS) REQUIERE SUMINISTROS Y SERVICIOS? EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO ELABORA SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS ELABORA SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIO NO SI PERSONAL COMPETENTE 3 3 BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS 2 9 ¿SUMINISTROS Y SERVICIOS CONFORMES? SI NO

11 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 11 REVISIÓN DE PRODUCTOS DEFINE CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA ACCIONES A TOMAR ¿EXISTEN DISCREPAN- CIAS? RECIBE EL PRODUCTO PRODUCTO LIBERADO SI 6 NO REVISA EL PRODUCTO PRODUCTO REVISADO ¿AUTORIZA? NO SI 7 Cliente Otros Procesos IIE GG JP INV. E J E C U C I Ó N ¿HAY DISEÑO? NO SI DESARROLLO DEL PRODUCTO PRODUCTO ESPECÍFICO Y DOCUMENTACIÓN 8 AUTORIZA NO INFORMACIÓN DE AVANCE 7 VALIDACIÓN E INFORME FINAL (EN SU CASO) ELABORA INFORME DE AVANCE INFORME DE AVANCE SI REVISA Y APRUEBA EL INFORME DE AVANCE APRUEBA? NO GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTO INTEGRACIÓN DE RESULTADOS CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME PRODUCTO NO CONFORME ¿SE LIBERA? SI NO REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DEL DISEÑO REGISTROS ELABORA EL DISEÑO DISEÑO CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN 1 5 4 SI

12 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 12 Cliente Otros Procesos IIE DD GG JP SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 6 REVISA CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO AVANCE EN EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO ¿100%? NO SI 9 ¿SE CUMPLEN CONDICIONE S DE PAGO? SI AJUSTAR PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO REPROGRAMACIONES ¿MODIFICACIÓN DE MONTO O PLAZO? NO SI SOLICITA MODIFICACIÓN AL CONTRATO O UN NUEVO CONTRATO CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS DEFINICIÓN SOLICITUD DE FACTURACIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS ¿ AJUSTES A LA PROGRAMA- CIÓN? NO SI AUTORIZA ORDEN DE FACTURACIÓN ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN 8 ELABORA ORDEN DE FACTURACIÓN VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO ORDEN DE FACTURACIÓN ANEXO TÉCNICO ACTUALIZADO 10 NO

13 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 13 Cliente Otros Procesos IIE JP GG DD GED DE VERIFICA LA BAJA DEL PROYECTO CIERRE DEL PROYECTO ¿CORRECTA? NO SI AUTORIZA LA BAJA DEL PROYECTO RECIBE EL REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO AUTORIZADO REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO AUTORIZADO ELABORA INFORME Y REGISTRO DE BAJA SI REVISA Y APRUEBA EL INFORME APRUEBA? NO GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS INTEGRACIÓN DE RESULTADOS FIRMA REGISTRO TRÁMITE DE BAJA DEL PROYECTO 10 REVISA EL INFORME Y EL REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO AUTORIZA? NO SI REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO 12 INFORME DE PROYECTO CONCLUÍDO 11 ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN

14 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 14 Cliente Otros Procesos IIE RP GG DD GED DE ANÁLISIS DE RESULTADOS INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS 12 INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO RECURSOS HUMANOS INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS ANÁLISIS DE RESULTADOS IDENTIFICA TENDENCIAS ¿HAY DESVIACIONES? ACCIONES Y PROPUESTAS DE MEJORA CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 13 NO SI PARÁMETROS DE DESEMPEÑO DEL PROCESO ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PROPUESTAS DE MEJORA AL SIGC INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE ALTA DIRECCIÓN INFORMES DE AUDITORÍAS 3 ANÁLISIS DE RESULTADOS A NIVEL GERENCIA Y DIVISIÓN ANALIZA INDICADORES 5 11 2 INDICADORES PRELIMINARES DE EFICACIA DEL PROCESO

15 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 15 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS: Elaborar la planeación de la gestión de los proyectos Redistribución de recursos Lineamientos para la planeación detallada y ejecución de proyectos Necesidades de infraestructura Necesidades de capacitación Detección del reforzamiento de personal (E) F-02/P-COC-007 Anexo técnico (actualizado) (E) Solicitudes de presupuestos de inversión (E) Plan estratégico gerencial 6

16 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 16 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad PLANEACIÓN DEL PROYECTO: Elaborar o actualizar la documentación del proyecto P-COC-007P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos Anexo técnico del proyecto Registro de proyecto (R) F-02/P-COC-007 Anexo técnico (E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (alta) 7.1 7.3.1 7.5.3 Revisar y aprobar la documentación del proyecto Registro firmado por el gerente Autorizar la documentación del proyecto Registro firmado por el DD

17 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 17 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad FORMALIZACIÓN (VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN): Verificar la documentación del proyecto P-COC-007P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos Documentación del proyecto verificada y con antefirma del gerente de la GED (E) Registro de alta del proyecto con acuse de recibo de la GED o solicitud de correcciones a la DD 7.1 7.3.1 7.5.3 Autorizar el proyecto Firma de autorización del DE (R) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (autorizado por el Director Ejecutivo) Recibir el registro autorizado y en su caso solicitar ampliación del techo presupuestal Registro autorizado por el DE Calendario de egresos entregado al Departamento de Presupuestos (E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (acuse de recibo del Departamento de Presupuestos)

18 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 18 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad EJECUCIÓN: Asignar recursos a actividades para la ejecución del proyecto Actividades, documentos y recursos específicos establecidos para el producto. (E) F-02/P-COC-007 Anexo técnico 7.1 Comunicación a todos los involucrados sobre las actividades a realizar en el proyecto y su contribución a los objetivos de la calidad (E) Comunicación a los involucrados en el proyecto sobre las actividades a realizar y su contribución a los objetivos de la calidad 6.2.2 (d) Elaborar solicitud de recursos humanos P-AJ-002P-AJ-002 Contratación de servicios profesionales P-RL-008P-RL-008 Procedimiento para la contratación de personal no sindicalizado Descripción de las competencias requeridas (E) F-01/P-AJ-002 Contrato de prestación de servicios profesionalesF-01/P-AJ-002 (E) F-01/P-RL-008 Presentación de candidatosF-01/P-RL-008 6.2.2 (a) Elaborar solicitud de suministros y servicios P-RM-101P-RM-101 Procedimiento para adquisiciones Requisiciones Solicitudes de servicio (E) Solicitud de compra 6.3 7.4 P-RM-004P-RM-004 Reservación y adquisición de boletos de avión (E) F-01/P-RM-004 Reservación de boletos de aviónF-01/P-RM-004 P-RM-008P-RM-008 Préstamo de vehículos oficiales y apoyo con chofer (E) F-01/P-RM-008 Revisión de Rutina de Vehículos OficialesF-01/P-RM-008 P-COC-015P-COC-015 Elaboración, ejecución y seguimiento de los programas anuales de capacitación por áreas (E) Programa de capacitación del área

19 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 19 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad EJECUCIÓN (Continuación): Recibir suministros y servicios P-RM-101P-RM-101 Procedimiento para adquisiciones Recepción de suministros y servicios (E) Nota de recepción (almacén) 7.4 P-COC-011P-COC-011 Procedimiento para controlar los bienes suministrados por el Cliente (E) F01/P-COC-011 Registro para la verificación del bien suministrado por el clienteF01/P-COC-011 (R) Notificación al cliente de cualquier bien de su propiedad que se pierda, deteriore o que de algún modo se considere inadecuado para su uso 7.5.4 Elaborar el diseño M-DE-001Manual Institucional de Gestión de la Calidad (MIGC) o Documento particular de diseño de cada área Diseño elaborado (R) Elementos de entrada para el diseño y desarrollo 7.3.2 Modificar el diseño y controlar los cambios Diseño modificado Control de cambios del diseño (R) Documento de diseño modificado revisado y autorizado por el jefe de proyecto 7.3.6 Revisar, verificar y validar el diseño Cambios, modificaciones o aprobación (R) Documento de revisión del diseño (R) Documento de verificación del diseño (R) Documento de validación del diseño 7.3.3 7.3.4 7.3.5

20 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 20 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad EJECUCIÓN (Continuación): Desarrollar el producto Procedimiento o instrucción de cada gerencia, según tipo de producto Productos específicos y documentación Información de avance (E) Productos específicos y su documentación (E) Documentos que evidencian el avance del proyecto 7.5 Documentos de calibración o verificación de los equipos e instrumentos de medición de las áreas (E) Documento que contenga las instrucciones para la calibración y los resultados (E) Documento que demuestre la validez de los resultados previos cuando los equipos e instrumentos de medición no se encuentren conforme a los requisitos (E) Certificado de calibración o documento de verificación del equipo 7.6 Elaborar informe de avance I-DE-006I-DE-006 Instrucción para la elaboración de informes trimestrales Informe de avance según términos del contrato Informe de avance trimestral Informe de proyecto que se reporta al comité técnico operativo (E) Informe de avance (E) F-01/I-DE-006 Informe trimestral de proyecto (E) Informe de proyecto que se reporta al comité técnico operativo 8.1 (a) Revisar y aprobar el informe de avance Informe de avance aprobado Informe de avance trimestral aprobado (E) Informe de avance revisado y aprobado (E) F-01/I-DE-006 Informe trimestral de proyecto 8.1 (a)

21 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 21 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad REVISIÓN DE PRODUCTOS: Revisar el producto Documentos de inspección y prueba de las áreas Aprueba el producto o solicita modificaciones (E) Constancia de revisión o prueba 7.5.3 8.2.4 Liberar el productoProducto liberado (E) Documento de liberación de producto 8.2.4 Entrega del producto al cliente M-DE-001Manual Institucional de Gestión de la Calidad (MIGC) Producto entregado Constancia de aceptación o discrepancia firmada con estimación para facturar (producto parcial) (R) Registro de validación de actividades de producción y prestación del servicio donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento y medición (R) Constancia de aceptación del producto o su equivalente 7.5.2 8.2.4 Controlar el producto no conforme P-COC-009P-COC-009 Procedimiento para el control de producto no conforme Producto no conforme controlado (R) F-02/P-COC-009 Control de producto no conformeF-02/P-COC-009 8.3 Definir la corrección, acción correctiva o preventiva I-DE-006I-DE-006 Instrucción para la elaboración de informes trimestrales Implementación de correcciones, acciones correctivas o preventivas (R) F-01/I-DE-006 Informe trimestral de proyecto 8.5.2

22 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 22 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad SEGUIMIENTO DEL PROYECTO: Seguimiento del cumplimiento del contrato I-DE-006I-DE-006 Instrucción para la elaboración de informes trimestrales Avance en el cumplimiento del contrato (E) F-01/I-DE-006 Informe trimestral de proyecto (E) Documentación de soporte para solicitar facturación (estimaciones, actas, minutas, reportes de avance) 7.5.1 7.5.3 8.2.4 Ajustar planificación del proyecto P-COC-007P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja Interna de los proyectos I-DE-006I-DE-006 Instrucción para la elaboración de informes trimestrales Programa de actividades actualizado Anexo técnico actualizado (E) F-02/P-COC-007 Anexo técnico (actualizado) (E) F-01/I-DE-006 Informe trimestral de proyecto 7.1 Solicitar modificaciones al contrato o un nuevo contrato P-AJ-001P-AJ-001 Procedimiento para la formalización de diversos servicios con C.F.E. P-AJ-005 P-AJ-005 Procedimiento para la formalización de diversos servicios con LyFC P-AJ-006 P-AJ-006 Procedimiento para la formalización de diversos servicios con CAPUFE P-AJ-007P-AJ-007 Formalización de diversos servicios de ingresos para el IIE P-DT-001P-DT-001 Trámite y seguimiento de las oportunidades, solicitudes y contratación de proyectos con PEMEX Solicitud de modificación al contrato (E) Solicitud por escrito de elaboración o revisión del contrato 7.2.2

23 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 23 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad SEGUIMIENTO DEL PROYECTO (Continuación): Solicitar la facturación y entregar la documentación de soporte P-RF-006P-RF-006 Elaboración de facturas P-RF-153P-RF-153 Facturación interna de subcontratos internos Solicitud de orden de facturación con documentación de soporte (estimaciones, actas, minutas, reportes de avance, copia de las hojas del contrato que contienen los requisitos de pago) (E) Solicitud de orden de facturación externa con documentación de soporte (E) Orden de facturación externa autorizada (E) F-01/P-RF-153 subcontratos internos (E) F-02/P-RF-153 Cargo a la Aportación de CFE 7.2.3 Elaborar la orden de facturación Orden de facturación Autorizar la orden de facturación Orden de facturación firmada Verificación del cumplimiento del contrato M-DE-001Manual Institucional de Gestión de la Calidad (MIGC) Acta de entrega – recepción (producto final) (R) Acta de entrega- recepción o su equivalente 8.2.4 Enviar acta de entrega-recepción I-DE-003I-DE-003 Envío y recepción del cuestionario de evaluación de proyectos por parte del cliente Inicio del tramite de envío del cuestionario al cliente (E) F-0/I-DE-003 Oficio para enviar cuestionario al cliente. (E) F-02/I-DE-003 Formato para la evaluación por el cliente. 8.2.1

24 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 24 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad CIERRE DEL PROYECTO: Elaborar el informe final del proyecto I-DE-004I-DE-004 Elaboración y autorización del informe de proyecto concluido P-COC-007P-COC-007 Procedimiento para la Planeación, Formalización y Baja Interna de los Proyectos Informe final del proyecto (E) Informe final del proyecto 8.2.4, 8.4 Revisar y aprobar el informe final del proyecto Informe final del proyecto aprobado Elaborar el informe de proyecto concluido Informe de proyecto concluido (R) F-01/I-DE-004 Informe de proyecto concluido Realizar el trámite de baja de proyecto Registro de baja del proyecto (E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (baja) Revisar y autorizar el registro de baja del proyecto Documentos autorizados (E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (baja) (acuse de recibo de la GED o solicitud de correcciones a la DD)

25 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 25 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS: Integración de resultados Indicadores de eficacia de los procesos (E) Evaluación de los indicadores 8.4 Parámetros de desempeño del proceso (E) Evaluación de los parámetros de desempeño Evaluación preliminar de los proyectos (E) Tabla de evaluaciones de proyectos concluidos

26 GESTIÓN DE PROYECTOS Diciembre 2006 rev. 4 26 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad ANÁLISIS DE RESULTADOS: Análisis de resultados Identificación de desviaciones en el cumplimiento de metas (E) Minutas de reuniones con gerentes o acuerdos individuales 8.2.4 8.5.2 Análisis de acciones P-COC-010P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas Correcciones, acciones correctivas o preventivas Estado de acciones correctivas y preventivas Propuestas de mejora al SIGC (R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventivaF-02/P-COC-010 (R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva (E) F-01/P-COC-010 Estado de acciones correctivas y preventivas. (E) Relación de mejoras propuestas