GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS PLANEACIÓN DE LA CARTERA DEFINICIÓN DE.

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1 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS PLANEACIÓN DE LA CARTERA DEFINICIÓN DE PROYECTOS PROPUESTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE ACEPTADO (REQUISITOS, COSTEO, COMPETENCIA Y FACTIBILIDAD) CLIENTE RECURSOS HUMANOS ALTA DIRECCIÓN METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS ALTA DIRECCIÓN INFORMACIÓN PARA INTEGRAR EL INFORME A JUNTA DIRECTIVA INFORMES TRIMES- TRALES ANÁLISIS DE RESULTADOS IDENTIFICACIÓN DE DESVIACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DE METAS INICIATIVAS DE PROYECTOS INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO proceso salidas entradas iteración * Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 65, 67, 68 y 71) GESTIÓN DE PROYECTOS CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO PLANEACIÓN DEL PROYECTO GESTIÓN DE PROYECTOS INFORMES DE AVANCE REGISTRO DE BAJA MEDICIÓN Y ANÁLISIS REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN EJECUTIVA CLIENTES POTENCIALES PROMOCIÓN actividad iteración RECURSOS HUMANOS PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATO INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS INTEGRACIÓN DE RESULTADOS otras partes interesadas resultados intermedios DIAGRAMA DE FLUJO ASPECTOS GENERALES SECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO: MEDICIÓN DE EFICACIA PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO CARTERA DE PROYECTOS PROGRAMADA PLAN DE PUBLICACIONES Y REGISTROS DE PROPIEDAD INTELECTUAL (Ponencias, patentes y derechos de autor) PROGRAMA DE PUBLICACIONES Y REGISTROS DE PROPIEDAD INTELECTUAL salidas planificadas COMPETENCIA DE RECURSOS HUMANOS RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES INFORMES MENSUALES DE FACTURACIÓN, PROYECTOS CONTRATADOS Y PROPUESTAS PUNTOS DE CONTROL CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS 1 punto de control * PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PROPUESTAS DE MEJORA AL SIGC DETECCIÓN DE NECESIDADES (R.H. E INFRAESTRUCTURA) INFORMES DE AUDITORÍAS 2 Cambios en el proceso

2 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 Objetivos de la calidad a los que contribuye: a)Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico. b)Obtener los recursos necesarios para la operación eficaz del Instituto c)Utilizar los recursos humanos, materiales y financieros, dentro del marco normativo y de eficiencia. Propósitos del proceso: Obtener la cartera anual de proyectos acorde con las líneas de investigación de las gerencias para cumplir con las metas, indicadores y lineamientos establecidos en la planeación estratégica del Instituto. Obtener el plan para el cumplimiento de las metas institucionales relacionadas con publicaciones, ponencias, patentes y derechos de autor. Requisitos del MIGC relacionados: 5.4.1 Objetivos de la calidad; 6.2.2 a) Determinación de competencias; 7.2 Procesos relacionados con el cliente; 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos; 8.4 Análisis de datos; 8.5.2 Acciones correctivas y preventivas Inicio del proceso: Enero 1 Terminación del proceso: Diciembre 31 Responsables operativos: Gerentes, Directores de Divisiones Técnicas Responsable del proceso: Director de división técnica nombrado por el director ejecutivo ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO:

3 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 [1] Como se define en el Convenio de Desempeño [2] Evaluación anual, con seguimiento trimestral en punto de control MEDICIÓN DE LA EFICACIA: PONDERACIONES%CALCULO DE LA EFICACIA DEL PROCESO Ponderación del gasto dedicado a proyectos de investigación y a actividades de investigación aplicada (PGIA) 10 Eficacia GCP = (PGIA*A) + (PGDT*B) + (PU*C) + (PO*D) +(NP*E) + (NDA*F) + (PIC*G) Ponderación del gasto dedicado a actividades de desarrollo tecnológico (PGDT)10 Ponderación del número de publicaciones (PU)10 Ponderación del número de ponencias en eventos especializados (PO)10 Ponderación del número de nuevas patentes (NP)5 Ponderación del número de nuevos derechos de autor (NDA)5 Ponderación del índice de contratación (PIC) 50 Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección. INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADORCÁLCULO DEL INDICADOR A Gasto dedicado a proyectos de investigación y a actividades de investigación aplicada Recursos ejercidos en Investigación / Recursos ejercidos en los proyectos [1] BGasto dedicado a actividades de desarrollo tecnológico Recursos ejercidos en Desarrollo Tecnológico / Recursos ejercidos en los proyectos CPublicaciones en revistas arbitradasNúmero de publicaciones en el año / Número de publicaciones comprometidas DPonencias en eventos especializados Número de ponencias internacionales en el año / Número de ponencias internacionales comprometidas ENuevas patentesNúmero de patentes en el año / Número de patentes comprometidas FNuevos derechos de autor Número de derechos de autor en el año / Número de derechos de autor comprometidos GÍndice de contrataciónTotal de facturación contratada / Meta anual de facturación [2]

4 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 PUNTOS DE CONTROL DEL PROCESO EN EL ÁMBITO INSTITUCIONAL: Puntos de Control IndicadoresMétodo de cálculo o mediciónPeriodicidad Proporciona la información Procesa Documento de referencia 1 Cartera de proyectos vigente Grado de cumplimiento de las metas institucionales Distribución de recursos por tipos de proyectos: Egresos programados en investigación / Egresos programados para los proyectos Egresos programados en desarrollo tecnológico / Egresos programados para los proyectos Mensual DAF, Gerentes y Directores de División Responsable del proceso Informe mensual a la DAF Valor esperado de ingreso de las propuestas Facturación contratada [1] Facturación contratada / Meta de facturación 2 Programa de publicaciones, registros de propiedad intelectual y difusión Índice de publicaciones [2] Contribuciones identificadas, envíadas, aceptadas y publicadas / meta Mensual Presentación mensual al Director Ejecutivo Índice de ponencias [2] Ponencias identificadas, envíadas, aceptadas y presentadas / meta Índice de registros en derecho de autor [3] Derechos de autor identificadas, presentadas / meta Índice de patentes [3]Patentes identificadas, presentadas / meta Nota 1: El resultado de la medición de los indicadores de los puntos de control debe, cuando proceda, generar la aplicación de correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas. Nota 2: Las Gerencias y Divisiones Técnicas si lo consideran conveniente, podrán evaluar estos puntos de control para determinar el desempeño de sus áreas respecto a sus metas establecidas. [1] En los meses de marzo, junio y octubre se verificará respectivamente, el cumplimiento del 30%, 60% y 100% de la meta anual de facturación [2] En los meses de marzo, junio y octubre se verificará respectivamente, el cumplimiento del 100% de la meta, en contribuciones con estado identificadas, enviadas y aceptadas o publicadas [3] En los meses de marzo y octubre se verificará respectivamente, el cumplimiento del 100% de la meta en contribuciones con estado identificadas y presentadas

5 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 FLUJO DE INFORMACIÓN PARA EVALUACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL: Direcciones de División Envía Dirección de Administración y Finanzas Gerencias Información fuente Prepara informes Dirección Ejecutiva Responsable del proceso GCP Informe mensual a la DAF Presentación mensual al Director Ejecutivo Envía Evalúa puntos de control Evaluación Analiza Revisión SIGC Metas y Lineamientos Envía Informe Acciones correctivas y preventivas Prepara informe Responsable operativo del proceso AD Resultado del Análisis

6 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 REVISA PROPUESTA ELABORA PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE INTEGRACIÓN DE LA CARTERA GERENCIAL Cliente Otros Procesos IIE INV. GG DD DE DEFINICIÓN DE PROYECTOS AUTORIZA? NO SI PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE PLANEACIÓN DE LA CARTERA ALTA DIRECCIÓN METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS (DESPLEGADOS POR DIVISIÓN AUTORIZA PROPUESTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE GESTIÓN DE PROYECTOS PLANEACIÓN DEL PROYECTO PROMOVER PRODUCTOS CON CLIENTES POTENCIALES PROMOCIÓN INICIATIVAS DE PROYECTOS INFORMACIÓN DEL AÑO ANTERIOR PROPUESTAS EN NEGOCIACIÓN CARTERA DE PROYECTOS CLIENTES POTENCIALES PROPUESTA FIRMADA REVISA Y APRUEBA PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE APRUEBA? NO SI DESIGNACIÓN O RATIFICACIÓN DEL JEFE DE PROYECTO Y DEFINICIÓN DE LA FECHA DE INICIO SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS 1 GESTIÓN DE PROYECTOS CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO RECURSOS HUMANOS INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL RECURSOS HUMANOS PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATIFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO PLAN DE PUBLICACIONES Y REGISTROS DE PROPIEDAD INTELECTUAL 2 DETECCIÓN DE NECESIDADES (R.H. E INFRAESTRUCTURA) INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PROYECTOS QUE CONTINÚAN DESPLIEGUE POR GERENCIA METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS ANALISIS DE NECESIDADES INTERES ALTO DEL CLIENTE NO SI DOCUMENTA NO ACEPTACIÓN CAUSA DE NO ACEPTACIÓN NO MODIFICAR? SI FIRMA DE ACEPTADO?

7 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 ANÁLISIS DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS NECESARIAS Cliente Otros Procesos IIE RP GG DD DE/DAF GESTIÓN DE PROYECTOS INFORME DE AVANCE REGISTRO DE BAJA REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO POR LA DE INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN EJECUTIVA INFORMES MENSUALES DE FACTURACIÓN, PROYECTOS CONTRATADOS Y PROPUESTAS INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO INTEGRACIÓN DE INFORMES TRIMESTRALES CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE INTEGRACIÓN DE RESULTADOS ANÁLISIS DE RESULTADOS REVISA INFORMACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE METAS IDENTIFICACION DE DESVIACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DE METAS DIVISIONALES ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS 2 1 INTEGRA INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE LA DIVISIÓN PROGRAMA DE PUBLICACIONES Y REGISTROS DE PROPIEDAD INTELECTUAL INFORMACIÓN DE LA GERENCIA PARA INTEGRAR EL INFORME A JUNTA DIRECTIVA INFORMES TRIMESTRALES DE LOS PROYECTOS DE LA GERENCIA CARTERA GERENCIAL DE PROYECTOS ACTUALIZADA HAY DESVIACIONES? NO SI CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS INFORMACIÓN DEL AÑO ANTERIOR PROYECTOS QUE CONTINUAN INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE PROGRAMA DE PUBLICACIONES Y REGISTROS DE PROPIEDAD INTELECTUAL INFORMACIÓN PARA INTEGRAR EL INFORME A JUNTA DIRECTIVA PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PROPUESTAS DE MEJORA AL SIGC INFORMES DE AUDITORÍAS 2 1

8 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad PLANEACIÓN DE LA CARTERA Integrar la cartera gerencial Plan de publicaciones y registros de propiedad intelectual (ponencias, patentes y derechos de autor) (E) Lista de publicaciones, ponencias, patentes y derechos de autor planeados. 5.4.1 Documento con cartera de proyectos que continúan y lista de propuestas Clientes potenciales (E) Informe mensual de cartera de proyectos y cartera de propuestas (E) Presupuesto de la gerencia

9 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad PROMOCIÓN Promover productos con clientes potenciales M-DE-001M-DE-001 Manual Institucional de Gestión de la Calidad Iniciativas de proyectos Detección de necesidades (R.H. e Infraestructura) (E) Iniciativas de proyectos, comunicaciones, minutas e informes de reuniones con clientes 7.2.3 a)

10 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad DEFINICIÓN DE PROYECTOS Elaborar anexo técnico de proyecto de difusión tecnológica y de propiedad intelectual (*) P-COC-007P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos. Anexo técnico del proyecto autorizado (R) F-01/P-COC-007 Registro del proyectoF-01/P-COC-007 (R) F-02/P-COC-007 Anexo técnicoF-02/P-COC-007 7.2 Elaborar, revisar y aprobar la propuesta o documento equivalente P-COC-008P-COC-008 Procedimiento para Convenir, Tramitar y Formalizar Propuestas Técnicas. Sistema de Costeo de Proyectos (SCP) Propuesta técnica o documento equivalente aprobado por el gerente y el director de división y aceptado por el cliente. Competencias requeridas para el proyecto. (R) Propuesta técnica o documento equivalente firmado por ambas partes (R) F-01/P-COC-008 Determinación de competenciasF-01/P-COC-008 (R) F-02/P-COC-008 Hoja de revisión de la propuestaF-02/P-COC-008 7.2 6.2.2 a) Designar o ratificar al jefe de proyecto y definir la fecha de inicio Designación del jefe de proyecto y fecha de inicio del proyecto establecida (E) Registro de alta del proyecto 6.2.2 a) Solicitar la elaboración o revisión del contrato Procedimientos para la Formalización de Diversos Servicios con: P-AJ-001P-AJ-001 (C.F.E.), P-DT-001 (PEMEX), P-AJ-005 (LyFC), P-AJ-006 (CAPUFE), P-AJ-007 (Otros clientes) P-DT-001 P-AJ-005 P-AJ-006 P-AJ-007 Contrato elaborado o en trámite (E) Solicitud por escrito de elaboración o revisión del contrato 7.2.3 * Nota: Esta actividad será vigente a partir del 2007.

11 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad INTEGRACION DE RESULTADOS Integrar informes Informes mensuales de facturación, proyectos contratados y propuestas (E) Tabla de proyectos y propuestas de cada gerencia 8.4 Cartera de proyectos vigente Indicadores de desempeño del proceso (E) Tabla con metas y resultados de los indicadores de cada gerencia Integración de informes trimestrales (E) Constancia de entrega y copia de los informes Información para integrar el informe a junta directiva (E) Constancia de envío a la DPyAT Programa de publicaciones y registros de propiedad intelectual (E) Notificaciones de aceptación o copias de las carátulas

12 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: ActividadDocumentos aplicablesResultado Registros (R) / Evidencias (E) Requisito del MIGC que se cumple con esta actividad ANÁLISIS DE RESULTADOS Revisar información de cumplimiento de metas. Identificación de desviaciones en el cumplimiento de metas Análisis de acciones con gerentes (E) Minuta de reunión de gerentes o Acuerdos individuales con gerente 8.2.3 Análisis de acciones correctivas o preventivas necesarias P-COC-010P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas Correcciones, acciones correctivas o preventivas Estado de acciones correctivas y preventivas Propuestas de mejora al SIGC (R) F-02/P-COC-010 Formato de acciones correctivasF-02/P-COC-010 (R) F-02/P-COC-010 Formato de acciones preventivasF-02/P-COC-010 (E) Resumen del estado de acciones correctivas y preventivas (E) Relación de mejoras propuestas 8.5.2

13 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 COMPETENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS: DIRECTOR DE DIVISION -Doctorado en alguna disciplina técnica, científica o preparación y experiencia equivalentes -Haberse desempeñado como investigador autónomo -Experiencia mínima de 15 años en dirección de grupos de investigación -Experiencia en administración de recursos humanos, materiales y financieros -Capacidad para hacer presentaciones, tanto técnicas como de divulgación -Liderazgo GERENTE -Grado superior a licenciatura en alguna disciplina técnica o preparación y experiencia equivalentes -Facilidad para hacer presentaciones técnicas -Habilidad para dirigir personal técnico -Experiencia mínima de 5 años en actividades de investigación o de ingeniería -Contar con publicaciones nacionales e internacionales de prestigio INVESTIGADOR : -Grado de licenciatura o superior -Experiencia de haber dirigido al menos un proyecto o haber tomado el curso de dirección de proyectos -Especialidad relacionada con el tema de la propuesta DIRECTOR EJECUTIVO -Profesional en alguna disciplina científica o de ingeniería, preferentemente con grado de Doctor. -Experiencia mínima de 15 años en puestos directivos (mandos superiores en ingeniería) -Experiencia mínima de 5 años en administración pública, preferentemente relacionados con la industria eléctrica -Liderazgo RESPONSABLE DEL PROCESO -Conocimiento de la norma ISO9001:2000 -Tener estudios formales a nivel postgrado, equivalentes al menos a un semestre en administración de proyectos -Experiencia mínima de dos años como director de una división técnica

14 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Diciembre, 2006 rev.4 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL RESPONSABLE DEL PROCESO: AUTORIDADES: -Proponer al director ejecutivo la integración del grupo de trabajo del proceso. -Convocar a reuniones del grupo de trabajo. -Convocar a los directores de división para la definición de acciones correctivas donde se detecten desviaciones en el desempeño. -Solicitar información complementaria para el cálculo de los indicadores e índices de desempeño de todas las áreas técnicas del IIE. -Autorizar las propuestas de cambio del proceso para presentarlas al comité de calidad. RESPONSABILIDADES: -Dirige las reuniones de su grupo de trabajo. -Revisa periódicamente el proceso y propone al Comité Operativo de Calidad y al Comité de Calidad las mejoras. -Da seguimiento a la atención de las no conformidades detectadas en las auditorías o en el seguimiento del proceso. -Mide la eficacia del proceso. -Coordina la definición de acciones correctivas y preventivas para mejorar el desempeño del proceso.