Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 1 Punto de control Ejecución y Seguimiento.

Presentación del tema: "Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 1 Punto de control Ejecución y Seguimiento."— Transcripción de la presentación:

1 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 1 Punto de control Ejecución y Seguimiento Proyectos relacionados con la realización de productos: 61 Desarrollo de Infraestructura Tecnológica. 63 Desarrollo de Aplicaciones Tecnológicas por Contrato. 65 Proyectos Contratados por la Secretaría de Energía. 67 Proyectos Acordados con C.F.E. 68 Proyectos Internos. 71 Subcontratos Internos. 86 Asignaciones Especiales. Objetivos del SGI a los que contribuye: a)Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico e innovación. b)Obtener los recursos necesarios para la operación eficaz del Instituto. d)Utilizar los recursos materiales y financieros, dentro del marco normativo y de eficiencia Propósito del proceso: Lograr la satisfacción del cliente realizando los proyectos sin exceder los recursos asignados, terminándolos oportunamente, satisfaciendo las condiciones para lograr la facturación programada. Inicio del Proceso: Propuesta firmada por un cliente salida del Proceso de Gestión de Proyectos. Terminación del Proceso: Entrega del Producto o servicio al Cliente. Planeación, Formalización y Gestión de Recursos Planeación, Formalización y Gestión de Recursos Medición de la Eficacia del Proceso Revisión, Cierre y Evaluación Revisión y Liberación de Productos Cierre y Baja de Proyecto Evaluación de Resultados Ejecución de Actividades Control de la Ejecución 1 1 IndicadoresMétodo de cálculo o mediciónPeriodicidad Proporciona información Calcula los indicadores SPI (Índice de avance físico) CPI (Índice de eficiencia en el costo) SPI = Avance físico real / Avance físico programado Avance financiero = Egreso / Presupuesto CPI = SPI / Avance Financiero Trimestral Referencia: P-COC-006 Jefe de Proyecto Área de Gestión de Proyectos Relación de cambios Relación de cambios

2 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 2 PLANEACIÓN, FORMALIZACIÓN Y GESTIÓN DE RECURSOS ResponsabilidadesAutoridades Jefe de Proyecto: Elabora el anexo técnico del proyecto y el registro de alta. Asigna las actividades del proyecto al personal. Solicita si está prevista, la contratación, capacitación, suministros y servicios para la ejecución del proyecto. Controla, en su caso, el bien suministrado por el cliente. Responsable de Garantía de Calidad (ver documento asociados) Gerente y Director de División: Revisa documentación del proyecto para su alta. Gerente: Aprueba el anexo técnico del proyecto y el registro del proyecto. Gerente y Director de División: Autoriza, en su caso, la contratación de personal, capacitación, suministros y servicios para la ejecución del proyecto. Director de División: Autoriza el proyecto. Planeación y Formalización Gestión de recursos (R) Registro de ProyectoRegistro de Proyecto (R) Anexo TécnicoAnexo Técnico (R) Liberación de inicio de actividades (proyectos I/S*)Liberación de inicio de actividades Cuando aplique: Solicitud Recursos Humanos Contrato de Prestación de Servicios Profesionales Presentación de Candidatos Solicitud Suministros y Servicios Solicitud de compra Oficios de comisión Identificación de uso de equipos de seguimiento, medición y prueba. * Proyectos Importantes para la Seguridad

3 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 3 EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO ResponsabilidadesAutoridades Jefe de Proyecto: Controla, en su caso, el bien suministrado por el cliente. Revisa y verifica en su caso, el diseño. Elabora el informe trimestral o parcial. Controla y da seguimiento a las AC o AP que se definan. Revisa la conformidad del producto y en su caso, realiza su liberación. Controla en su caso, el producto no conforme y define en su caso, AC o AP Realiza, en su caso, reprogramación del proyecto y actualiza anexo técnico y registro de cambios. Establece en su caso, nuevo alcance, monto y los términos para modificar el contrato original y elaborar un convenio adicional. Solicita la facturación del proyecto conforme a lo programado. Investigador: Elabora, en su caso, el diseño. Controla, en su caso, el producto no conforme. Realiza las AC, AP o correcciones necesarias en el proyecto. Ingeniero(a) de Garantía de Calidad (ver documentos asociados) Jefe de Proyecto Autoriza el diseño. Responsable de Garantía de Calidad(ver documentos asociados) Gerente Aprueba en su caso, el anexo técnico y el registro del proyecto actualizado. Aprueba en su caso, los requisitos de garantía de calidad aplicables. Revisa el informe trimestral. Revisa y aprueba la liberación del producto (parcial). Director de División: Autoriza el informe trimestral. Autoriza en su caso, la documentación del proyecto modificado. Autoriza la facturación. Ejecución de Actividades Diseño y desarrollo (Cuando aplique) (R) Determinación de las entradas al diseño o el definido por el área.Determinación de las entradas al diseño (R) Evaluación de las entradas de diseño (proyectos I/S)Evaluación de las entradas de diseño (R) Pre-evaluación de las bases de diseño (Proyectos I/S)Pre-evaluación de las bases de diseño (R) Control del diseño, revisión, verificación, validación o el definido por el área.Control del diseño, revisión, verificación, validación (R) Verificación independiente del diseño (proyectos I/S)Verificación independiente del diseño (R) Control de cambios al diseño o el definido por el área.Control de cambios al diseño Configuración del producto (R) Notificación por escrito con acuse de recibido por el cliente cuando el bien suministrado se dañe, deteriore o extravíe. (Cuando aplique)Notificación por escrito con acuse de recibido por el cliente cuando el bien suministrado se dañe, deteriore o extravíe. (R) Documentos de contrastación del equipo (Cuando aplique)Documentos de contrastación del equipo Control de la Ejecución (R) Informe TrimestralInforme Trimestral Informes técnicos parciales Revisión de producto parcial (cuando aplique): (R) Liberación del productoLiberación del producto (R) Control de producto no conforme (Cuando aplique)Control de producto no conforme (R) Planteamiento de la acción correctiva y preventiva (Cuando aplique)Planteamiento de la acción correctiva y preventiva (R) Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva (Cuando aplique)Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva Ordenes de facturación Factura interna de subcontratos internos.Factura interna de subcontratos internos.(Cuando aplique) (R) Anexo técnico modificado (Cuando aplique)Anexo técnico (R) Registro de proyecto modificado (Cuando aplique)Registro de proyecto (R)Anexo de requisitos de garantia de calidad aplicablesAnexo de requisitos de garantia de calidad aplicables (Proyectos I/S) (Cuando aplique)

4 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 4 REVISIÓN, CIERRE Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO NOTA: La documentación del proyecto se deberá de controlar de acuerdo a lo establecido en el Contenido del expediente del proyecto.Contenido del expediente del proyecto ResponsabilidadesAutoridades Jefe de Proyecto: Elabora y solicita el acta de entrega recepción al cliente. Solicita la encuesta rápida de evaluación al cliente. Elabora Informe de proyecto concluido. Realiza el informe técnico final del proyecto y lo envía a la Gerencia de Inteligencia e Información Tecnológica. Elabora y envía el registro de baja y la documentación para la baja del proyecto al área de Gestión de Proyectos. Solicita a la Gerencia de Calidad y Competitividad el envío del cuestionario de evaluación por parte del cliente. Gerente: Revisa y aprueba la liberación del producto (final). Revisar y aprueba el documento de entrega recepción. Revisa y autoriza la documentación del proyecto para su baja. Revisa el informe de proyecto concluido. Revisa el informe técnico final del proyecto. Director División: Autoriza el informe de proyecto concluido. Autoriza la baja del proyecto. Autoriza el informe técnico final del proyecto. Cierre y baja interna Revisión y Liberación de Productos Revisión de producto: (R) Liberación del ProductoLiberación del Producto (R) Control de producto no conforme (Cuando aplique)Control de producto no conforme (R) Planteamiento de la acción correctiva y preventiva (Cuando aplique)Planteamiento de la acción correctiva y preventiva (R) Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva (Cuando aplique)Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva (R) Acta de entrega- recepciónActa de entrega- recepción (R) Encuesta rápida de evaluación al clienteEncuesta rápida de evaluación al cliente Solicitud cuestionario de evaluación de proyectos Informe técnico final (R) Registro de bajaRegistro de baja (R) Informe de proyecto concluidoInforme de proyecto concluido Evaluación de Resultados Análisis de resultados de la evaluación por parte del cliente, cuando aplique: (R) Planteamiento de la acción correctiva y preventiva.Planteamiento de la acción correctiva y preventiva (R) Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva.Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva Análisis de resultados del proyecto

5 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 Proceso de Gestión de Proyectos Septiembre, 2014 Rev. 10 5 ResponsabilidadesAutoridades Gerente: Realiza la evaluación de los proyectos Evalúa la participación del personal en los proyectos Responsable del Proceso: Calcula los parámetros de desempeño del proceso Convoca y dirige las reuniones de su grupo de trabajo Analiza datos del proceso y calcula eficacia Acuerda con los RP los cambios al proceso, cuando éstos afectan a otros procesos Director División: Analiza resultados a nivel gerencia Analiza resultados a nivel división Gerente, Director División, Responsable Proceso Genera acciones correctivas y preventivas y da seguimiento para la mejora del desempeño del proceso Revisa periódicamente el proceso, propone e implementa mejoras. Director División Autoriza la evaluación del personal en los proyectos Responsable del Proceso: Propone al director ejecutivo la integración del grupo de trabajo del proceso. Solicita información complementaria para el cálculo de los indicadores e índices de desempeño de todas las áreas técnicas del IIE Convoca a los directores de división para la definición de acciones correctivas donde se detecten desviaciones en el desempeño. Autoriza las propuestas de cambio del proceso para presentarlas al Comité de Calidad. Aprueba cambios al proceso o del SGI INDICADORDESCRIPCIÓN DEL INDICADORCÁLCULO DEL INDICADORPONDERACIÓN GP1Satisfacción del cliente Número de proyectos evaluados satisfactoriamente / Total de proyectos evaluados. 40 % GP2 Índice de facturación Facturación real/facturación programada para los proyectos concluidos en el periodo. 20 % GP3 Índice de costo 1 Porcentaje de proyectos terminados entre 0.85 y 1.15 de costo real/costo programado. 20 % GP4 Terminación oportuna de proyectos Porcentaje de proyectos entre 0.85 y 1.15 de duración real/duración programada. 20 % CÁLCULO DE LA EFICACIA : Eficacia GP = ∑GP(i)/Meta (i) * Ponderación (i) Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección, y se pueden consultar en la página del SGIpágina del SGI MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCESO (R) Planteamiento de la acción correctiva y preventiva.Planteamiento de la acción correctiva y preventiva (R) Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventivaSeguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva Análisis de resultados de proyectos Se consideran únicamente costos directos.