Formación Especializada en Dirección y Gestión de Proyectos

Tema 5 Procesos del área de Integración Cerrar el proyecto o fase Estructuras organizacionales Proyectos, portafolios y programas

Cerrar el proyecto o fase G R U P O S D E P R O C E S O S CERRAR Cerrar el proyecto o fase P R O C E S O S

Cerrar Proyecto o Fase A partir de los Entregables Aceptados (del proceso Verificar el Alcance) y de lo dictado en el Plan para la Dirección del Proyecto se lleva a cabo el Cierre del Proyecto o Fase (también llamado Cierre Administrativo o Cierre Interno, aparte del Cierre de las Adquisiciones). ¿Qué se hace? Reporte final del proyecto (presupuesto final, cronograma final, Índice de archivos, directorio de interesados, archivar toda la documentación en forma ordenada para encontrarla a futuro). Transferir el producto, servicio o resultado al cliente. Actualizar los archivos del proyecto e información histórica. Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013,, Sección 4, Página 100.

¿Qué se hace? Desafectación (liberación) del equipo de trabajo (entrega de trabajos previo a la salida, evaluación final de los integrantes y del equipo, actualización de las calificaciones de los miembros del equipo). Actualización de las Lecciones aprendidas. Cierre administrativo y técnico.

Cierre Administrativo

Lecciones Aprendidas No cometamos los mismos errores del pasado y ayudemos para que a futuro no se cometan los mismos errores que hemos cometido. Otros Proyectos Actuales Lecciones Aprendidas Registradas en los Activos de los Procesos de la Organización de la Compañía Tu Proyecto Lecciones Aprendidas de Tu Proyecto Actualizar las Lecciones Aprendidas Registradas en los Activos de los Procesos de la Organización de la Compañía 7 26/04/2017

El cierre

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Plan de proyecto Entregables aceptados Activos de los procesos de la empresa Juicio Experto Reuniones Técnicas de análisis Producto, servicio, resultado Actualización a los activos de empresa HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS SALIDAS

Relación con otros procesos Fuente: PMBOK 2013

¿En qué consiste el proceso? Finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos

El cierre del proyecto o fase puede ocurrir: Obtener la aceptación del cliente o patrocinador. Realizar una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase. Aplicar actualizaciones a activos de los procesos de la organización. Cerrar las adquisiciones.

Implica Revisar toda la información de fases previas

Asegurar que el proyecto está completo y cumple objetivo.

Revisar el cumplimiento del alcance.

Análisis y documentación en caso de cierre antes de su fin.

Establecer la transición del producto, servicio, resultado.

Recopilar registros, lecciones aprendidas y archivar.

Ejemplos Plantillas para el Cierre del Proyecto o Fase Fecha del informe Nombre del proyecto:   Nombre del director del proyecto: Nombre del patrocinador: Carta Aceptación dueño Recursos liberados (humanos y económicos)

Estructuras organizacionales

Funcional

Tipos de Organizaciones que ejecutan Proyectos Organización Funcional

*Organización Funcional Una organización funcional es una organización jerárquica donde cada colaborador tiene un superior claramente definido, y el personal está agrupado por áreas de especialización y dirigido por una persona con experiencia en dicha área. *Estas definiciones están tomadas del Glosario del Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013.

Matricial

Organización Matricial Existe matricial fuerte, débil y equilibrada. Hay dos jefes, uno con más poder que el otro. En la primera el poder recae en el director de proyecto. En la segunda el poder recae en el gerente funcional. En la última, ambos se comparten el poder. Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013,, Tabla 2-1, Página 22.

Tipos de Organizaciones que ejecutan Proyectos Organización Matricial Débil

Matricial Débil Una organización matricial débil es un tipo de estructura organizacional donde las funciones tienen más alta prioridad y el poder descansa en los directores funcionales.

Tipos de Organizaciones que ejecutan Proyectos Organización Matricial Fuerte

Matricial Fuerte Una organización matricial fuerte es un tipo de estructura organizacional donde las funciones tienen menor prioridad y el poder descansa en los directores de proyectos.

Tipos de Organizaciones que ejecutan Proyectos Organización Combinada

Matricial Balanceada Una organización matricial balanceada es un tipo de estructura organizacional donde las funciones y los proyectos tienen la misma prioridad.

Orientada Proyectos

Tipos de Organizaciones que ejecutan Proyectos Organización orientada a Proyectos

*Organización Proyectizada Una organización proyectizada es cualquier estructura organizacional en la cual el director de proyecto tiene autoridad total para asignar prioridades, aplicar recursos, y dirigir el trabajo de las personas asignadas al proyecto. *Estas definiciones están tomadas del Glosario del Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013.

Proyectos, portafolios y programas

*Programa Grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual. La fortaleza de la Dirección de Programas se mide en el resultado común o la capacidad colectiva de la gestión centralizada de los proyectos. 37 *Estas definiciones están tomadas del Glosario del Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013. 26/04/2017

*Portafolio Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. La gestión del Portafolio: Asegura que los proyectos y programas se revisen periódicamente con el fin de establecer prioridades en la asignación de recursos. Maximiza el valor del portafolio (Actualización de la lista). Responsabilidad de niveles altos de la organización. 38 *Estas definiciones están tomadas del Glosario del Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – Quinta Edición, Project Management Institute, Inc., 2013. 26/04/2017

Estrategia, Portafolios, Programas y Proyectos

Las organizaciones tienen misión, visión, valores. Definen objetivos estratégicos para cumplir sus metas Los proyectos deben estar relacionados con los objetivos estratégicos para apoyar la consecución de las metas. El producto de los proyectos se convierte en operativa normal y esta también apoya el cumplimiento de metas Visión Misión Valores Objetivos estratégicos (Portafolio) Programas, Proyectos y operaciones Los proyectos estratégicos se analizan en la gerencia (Portafolio) y deben estar relacionados con los objetivos estratégicos (Programas y Proyectos)

Para empezar un gran proyecto, hace falta valentía. Para terminar un gran proyecto, hace falta perseverancia.