ARCHIVO E.S.E HOSPITAL ARBELAEZ BLANCA CECILIA MORENO 2010

INTRODUCCION De acuerdo a la norma establecida por ley, los archivos de las instituciones; deben realizar mejoras en cuanto a la organización, clasificación y depuración de documentos públicos y privados.

OBJETIVOS Conservar la custodia de la documentación, re seccionada por la institución, especialmente aquellos archivos de mayor importancia de acuerdo a la ley 1995 de 1990. Organizar la documentación de acuerdo a la ley. Verificar que el documento cumpla con el orden establecido por ley.

QUE ES ARCHIVO? Es el lugar en el cual, se depositan documentos con información publica o privada, de acuerdo a la necesidad de cada entidad, los cuales tienen un tiempo de vida útil para la entidad, y que luego por disposición de el comité de archivo, pasan al archivo muerto finalizando con la depuración de los mismos.

FUNCION Guardar documentos en orden cronológico, de forma alfabética o numérica; según lo disponga el comité de archivo de acuerdo a la ley.

CLASES DE DOCUMENTOS QUE MANEJA LA E.S. E. Correspondencia enviada Correspondencia recibida Oficios de gerencia y sub dirección Resoluciones Nominas, cuadros de turno balances etc. Historias clínicas y todo lo relacionado con las mismas.

APERTURA DE HISTORIA Para realizar el ingreso de un paciente, a una institución de salud, se debe tramitar la apertura de la historia clínica, para certificar a futuro el motivo de la consulta prestada a dicho usuario.

Documento de identidad PASOS A SEGUIR Documento de identidad Nombres y apellidos Dirección y teléfono Fecha de ingreso Seguridad social

PASOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Seleccionar la documentación. Organizar en orden cronológica. Retirar todos los objetos que puedan presentar deterioró a los documentos. Archivar con material plástico. Guardar en lugares con buena ventilación que no haya humedad.

TIEMPO DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS Según la resolución 042, del archivo general de la nación, los documentos se deben conservar de acuerdo a la necesidad, y al historial de cada uno de estos. Según el acuerdo 1995 de 1990 dice que la custodia de la historia clínica se debe manejar diferente que cualquier otro documento.

FORMAS PARA DEPURAR UN ARCHIVO De acuerdo a la ley y lo dispuesto por la empresa se determinan los tiempos de vida útil de dichos documentos. Se seleccionan y bajo acta elaborada por el comité de archivo, se determina la forma de destrucción.

Si archivamos tenemos bases de datos importantes Para determinar los tiempos de vida útil del archivo se planifica y organiza con el comité de archivo

DOCUMENTO DE IDENTIDAD APELLIDOS NOMBRES DIRECCION TELEFONO FECHA DE INGRESO SEGURIDAD SOCIAL 1069732160 ORTIZ MORENO MERSY TATIANA CALLE 7NO 8-48 3205664680 15/09/2000 COMPENSAR 1071548739 GALINDO PEREZ CARMEN LUCIA CALLE 3NO 5-13 318830519 02/05/2006 VINCULADO 3066560 ROJAS CLAVIJO CARLOS DANIEL CR 5NO 3-24 154122350 28/06/2003 CONVIDA 19321060 MARTINEZ MORA PEDRO PABLO CRLLE 9NO 9-36 321056085 07/10/1998 ECOOPSOS 20836908 DUQUE RIVERA MARIA JOSEFA CALLE 6NO 2-57 3208504357 10/05/1999 COLSUBSIDIO