Soluciones en Gestión Documental

Gestión y Administración del Conocimiento Documental Manejo del Archivo. Flujo de trabajo y Administración De Normas y Procedimientos

INUNDADO EN PAPEL Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar y distribuir documentos (IDC). La producción de papel en la oficina típica está creciendo a un increíble 21% al año (Giga Information Group). Se estima que del 15% al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados. Un empleado administrativo destina “ 400 horas anuales ( 25% tiempo productivo ) Administrando – Buscando, Imprimiendo, Enviando

PROBLEMÁTICA ACTUAL Se sigue utilizando formas en papel para la distribución ¿Cuantos documentos necesita para distribuir la información? Deficiencia en la atención de los usuarios Existe demora en la tramitología y seguimiento de los documentos. Ausencia de políticas claras en la organización archivística y de Gestión Documental No se administra la memoria corporativa Falta de aprovechamiento de la tecnología.

¿COMO LO LOGRAMOS? En búsqueda de la excelencia y eficiencia de su compañía, realizamos planes y programas para la homogenización, normalización y modernización de sus sistemas de documentación, recurriendo a nuevas tecnologías. Soportando su sistema de información digital con: Servicios profesionales, Software de ultima generación, Escáners, Servidores y Equipos conectados a una red; almacenando toda su documentación para ofrecer el mejor método para consultarla (a la vez que controla y protege su información y documentos).

NUESTROS SERVICIOS: ALISTAMIENTO FISICO PLANIFICACION DOCUMENTAL DIGITALIZACION INDEXACION “Convertimos sus documentos en imágenes para ser consultadas desde cualquier lugar del mundo ”.

MEJORAMIENTO EN NORMAS DE ARCHIVO ANTES DESPUES

MEJORAMIENTO EN NORMAS DE ARCHIVO Caja tomo Cajas de archivo inactivo Tomos empastados

GESTION DOCUMENTAL (Virtual) “ Contamos con herramientas que permiten a su compañía distribuir y evaluar los procesos administrativos ”.

PRINCIPALES BENEFICIOS: Reducción de costos administrativos y operativos Incrementa la productividad y optimizar el recurso humano Seguridad en el manejo de los documentos Crear sistemas de información estratégica, basada en datos e imágenes Crecimiento en forma modular Automatización de los procesos del documento Facilitar el manejo, consulta y almacenamiento Controlar los procesos y tramites que origina un documento Lograr que se reduzca el uso del papel “ Oficina OPTIMA en papel ”

Clientes y Proveedores RESULTADO ESPERADO: Da apoyo a las Estrategias Corporativas Genera Indicadores de Gestión Soporta al Mejoramiento Continuo Respalda el Futuro de la Empresa Cambio del archivo, de una Estructura Clásica a una Estructura de conocimiento Generar una alta satisfacción del CLIENTE INTERNO como EXTERNO Plataforma Integrada Empleados Procesos Clientes y Proveedores Plataforma Pla

Razones validas para la Gestión electrónica del Documento Consulta Rápida 35% Reducir espacio para preservación 23 % Productividad 20% Seguridad 11% Reducir costos 7% Otros 4 % Fuente : IDC

SOLUCIÓN MODULAR Fundamentación Software Gestión Documental Planificación Documental Identificación Estru. Documental - Series, Subseries, Tipos D - Tablas de retención doc. - Ciclo vital del Documento - Indexación Ley General de Archivos - Identificación Estru. Organizacional Dependencias. Cargos, Funcionarios - Asignación Malla de seguridad - Colas de Impresión Gestión Documental Software Administración de Centros Documentales . Ciclo Vital de los Documentos. Identificación de índices, seguridades, plantillas, retenciones Mensajeria y control de correspondencia Administración del Sistema de Calidad Consulta Vía Intranet / Internet Acceso a propiedades de carpetas y documentos. Consulta de imágenes digitalizadas desde servidor WEB Acceso seguro SSL Motor de Búsqueda hacia Documentos del sistema de calidad Trazabilidad Documental ** Gobierno en Línea

Área de digitalización Proceso de Alistamiento, Digitalización, Indexación, Publicación , Control de Calidad , Entrega Área de Indexación Área de digitalización Alistamiento El correo llega a: Distribución electrónica Documentos Preparación y Digitalización Captura inteligente Imagen * Publicación * Control de Calidad Servidor de IMAGENES Consulta electrónica en Intranet Archivo de documento físico Entrega Documental

Solución Técnica: Cliente-Servidor / WEB Intranet Servidor de Base de INTERNET Servidor de Base de Datos e Imágenes Arreglo de Discos Ruteador Estación Impresión Estación Consulta Estación Captura Intranet

Comuníquese con nosotros Rene Guio. Director Proyectos. Tel: 2950155 E-mail: dir.proyectos@usa-laser.com