Administración de Proyectos de Software Administración del Alcance en Proyectos Basado en PMBOK 2004® Cátedra: Profesores Lic. Gouget- Ing. Assaff Con la colaboración de: Gabriela Faillace – Claudia Iaconis

Introducción: Definiciones Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente. Se refiere a qué es lo que hay que hacer. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas Se define en base a los entregables que deben producirse. Suma de productos, servicios y resultados que se proporcionarán como un proyecto Pág. 5-2

Tipos de alcance Alcance del proyecto: Alcance del producto: Se refiere al trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. Su cumplimiento se mide contra el Plan de Gerenciamiento del Proyecto, la Declaración del Alcance y su WBS y diccionario asociados. Alcance del producto: Se refiere a las facilidades y funciones a ser incluidas en el producto o servicio (producto terminado). Se define mediante requerimientos y especificaciones y su cumplimiento se mide contra estos. Ambos alcances coexisten en el desarrollo del proyecto, en forma integrada, inseparable y simultánea. Pág. 5-3

Gestión de Alcance Qué comprende? Cuáles son sus objetivos? Los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todos los trabajos requeridos y sólo los trabajos requeridos para completar el proyecto satisfactoriamente. Cuáles son sus objetivos? Determinar claramente lo que se va a hacer para que haya un entendimiento común entre las partes, verificar que se cumpla el alcance, controlar y monitorear el mismo. Pág. 5-4

Procesos de la gestión de alcance. Planificación del Alcance: Crear un Plan de gestión de Alcance que documente como el alcance del proyecto se definirá, verificará, y controlará. Define estructura de EDT – WBS Definición del Alcance: Desarrollar el enunciado del alcance detallado como base de futuras decisiones. Crear EDT (Estructura de desglose de trabajo):Subdividir los principales entregables del producto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y manejables Verificación del Alcance: Formalizar la aprobación de los productos entregables completados del proyecto Control del Alcance: Controlar los cambios de alcance Pág. 5-5

Procesos principales de la gestión de alcance Procesos de iniciación ejecución Procesos de cierre Seguimiento y control Medir y supervisar la ejecución del alcance planificación Definir y madurar Alcance Realizar trabajo definido en el alcance Pág. 5-6

Planificación del Alcance Entradas Factores ambientales Activos de los procesos de la organización Enunciado de Alcance del proyecto (preliminar) Plan de gestión del proyecto Técnicas y Herramientas Juicio de Expertos Plantillas, formularios normas Salidas Plan de gestión de Alcance del Proyecto Pág. 5-7

Planificación del Alcance Qué hay que hacer? (alcance) Cuándo? (tiempos) Cuanto costará hacerlo? (costos) Quién debe hacerlo? (RRHH) Cuan bueno debe ser? (calidad) Vemos como se relaciona con otras áreas Pág. 5-8

Planificación del Alcance Errores típicos Minimizar la tarea Planificación unilateral Planificar a muy alto nivel Micro-planificar No planear los riesgos Pág. 5-9

Planificación del Alcance Plan de gestión Formal/informal, general, detallado Subsidiario a o forma parte de, el Plan de Gestión de Proyecto Describe como se tratarán los cambios al alcance Pág. 5-10

Técnicas y Herramientas Definición de Alcance Entradas Activos de los procesos de la organización Acta de constitución del proyecto Enunciado del Alcance del Proyecto preliminar Plan de gestión de alcance del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas Técnicas y Herramientas Análisis del producto Identificación de alternativas. Juicio de expertos Análisis de los interesados Salidas Enunciado del Alcance del Proyecto Cambios solicitados Plan de Gestión de Alcance del Proyecto (actualizado) Pág. 5-11

Cambios en las necesidades/requerimientos Definición de Alcance Errores típicos Cambios en las necesidades/requerimientos Necesidades mal interpretadas Definición prematura de solución Distorsión de la necesidad, filtrado selectivo, actitud de “especialista” en el tema Exceso de flexibilidad en la definición de requerimientos Requerimientos ambiguos, poco precisos Pág. 5-12

Enunciado de Alcance Definición de Alcance Contenido Descripción escrita del trabajo que se requiere para ejecutar el proyecto. Establece las fronteras del trabajo siendo la base documentada para el entendimiento de las partes y decisiones futuras Contenido Breve descripción del proyecto Justificación/necesidad del mismo Producto del proyecto Principales entregables Objetivos en cuanto a costo, tiempo Criterios de aceptación del proyecto o fase Pág. 5-13

El Proceso de Creación del WBS Técnicas y Herramientas Salidas Entradas - Actualización de la Declaración del Alcance del Proyecto - WBS - Diccionario de WBS - Línea de base del alcance - Actualización del Plan de Gerenc. del Alcance del Proyecto - Pedido de cambios - Factores ambientales de la empresa. - Declaración del Alcance del Proyecto. - Plan de Gerenciamiento del Alcance del Proyecto. - Pedidos de cambios aprobados - Plantillas de WBS - Descomposición Pág. 5-14

WBS - Ejemplo Pág. 5-15

Verificación de Alcance Entradas Enunciado del Alcance del Proyecto Diccionario de la EDT. Plan de Gestión de Alcance del Proyecto . Productos Entregables Técnicas y Herramientas Inspección Medición Examinación y pruebas Auditorías Salidas Productos entregables aceptados Cambios solicitados Acciones correctivas recomendadas Pág. 5-16

Verificación de Alcance Formalizar la aceptación del alcance del proyecto por parte de los stakeholders Requiere revisión de los resultados y productos para asegurar que fueron terminados de manera satisfactoria. No es control de calidad: este se relaciona con que los resultados sean “correctos” la verificación apunta a que los resultados sean “aceptados”. El control de calidad es previo a la verificación de alcance Documentación formal: Documentación de que el cliente ha aceptado el producto del proyecto o fase. Debe ser preparada y distribuida. Pág. 5-17

Técnicas y Herramientas Control de Alcance Entradas Enunciado del Alcance del Proyecto EDT/Diccionario de la EDT. Plan de Gestión de Alcance del Proyecto Informes de rendimiento Solicitudes de cambios aprobadas Información sobre el rendimiento del trabajo Técnicas y Herramientas Sistema de control de cambios Análisis de variación Re - planificación Sistema de Gestión de la Configuración Salidas Enunciado del Alcance del proyecto (A) EDT y diccionario (A) Línea base de alcance (A) Cambios solicitados Acciones correctivas recomendadas Plan de Gestión de proyecto (A) (A) = actualizado Pág. 5-18

Sistema de control de cambios. Procedimientos que definen los pasos por los cuales los documentos oficiales del proyectos pueden ser cambiados. Incluye papeles de trabajo, formularios, pasos y niveles de aprobación. Definición del Comité de Control de Cambios (CCB) Los poderes del CCB deben estar bien definidos por los interesados claves Incluir procedimientos para cambios urgentes. Pág. 5-19

Resumen Definición de Alcance Enunciado del Alcance WBS Aprobaciones Crear EDT Enunciado del Alcance WBS Aprobaciones Sistema de control Pág. 5-20