IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EMPRESA FAMILIARMENTE RESPONSABLE efr Toledo Febrero 2007

Indice Qué es EFR El Modelo EFR El Modelo EFR en la Cámara Diseño y Planificación Desarrollo e Implantación Seguimiento y Medición de Resultados Evaluación de Resultados Auditoria Externa Factores Clave del Éxito

¿Qué es EFR? Es una movimiento internacional, enmarcado en la RSE, que se ha ocupado de avanzar y dar respuestas en materia de responsabilidad y respeto a la conciliación (entre la vida laboral y la familiar) En España esta iniciativa ha sido liderada por el Centro de Investigación Trabajo-Familia del IESE en colaboración con la Fundación+Familia quien ha desarrollado un Modelo certificable que: “reconoce el esfuerzo de las empresas en definir e implantar políticas que permitan la conciliación entre el desarrollo profesional y la vida personal de sus empleados”

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El Modelo EFR La Fundación + Familia ha desarrollado un modelo de gestión para Empresas Familiarmente Responsables (EFR). El Modelo EFR, es certificable, y se basa en los siguientes agentes: Políticas: Reglas formalmente diseñadas y comunicadas Facilitadores: Elementos que ayudan a poner los valores en practica, fomentando una cultura organizativa flexible y responsable Cultura: Uso práctico de políticas o prácticas y hábitos o costumbres no formales Resultados: Medición de los tres anteriores para establecer áreas de mejora continua que permitan seguir avanzando

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El Modelo EFR en la Cámara La Cámara de Comercio de Toledo está comprometida desde hace tiempo con: La mejora continua La conciliación de vida familiar y laboral El pasado mes de Septiembre, comenzó un proyecto para desarrollar un Sistema de Gestión EFR y certificarse como Empresa Familiarmente Responsable. El Sistema se ha integrado en del Sistema de Calidad y MedioAmbiente vigente en la Cámara de Toledo. El Modelo se basa en: DISEÑO Y PLANIFICACIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS DESARROLLO E IMPLANTACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

El Modelo EFR en la Cámara Compromiso de la Dirección La implicación de la Dirección con la conciliación, es evidente, y muestra de ello es la incorporación de “compromisos” en la siguiente documentación: Política de Calidad (Ver Capítulo 02 del Manual de Calidad) Plan estratégico 2007-2009

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El Modelo EFR en la Cámara LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES EN MATERIA DE CONCILIACIÓN El representante EFR, cómo principal interlocutor del Modelo EFR, es responsable de analizar toda la información disponible para identificar necesidades referentes a conciliación: Comunicaciones internas/ externas Análisis de Resultados: Indicadores, encuestas, Autoevaluación del Modelo, Auditorias Análisis de NC/ AACC/ AAPP Una vez identificadas las necesidades: Prioriza las más importantes Diseña un plan a medida que le permita desarrollar e implantar las medidas que mejor se adecuen a las nuevas necesidades Si fuera oportuno, solicitará la ayuda/ aprobación de la medida en el Comité de Calidad . DISEÑO Y PLANIFICACIÓN Los procesos Políticas Objetivos Soportes

El Modelo EFR en la Cámara Las Políticas EFR son directrices y orientaciones globales de una organización relativas al ámbito de la conciliación, deben estar definidas, documentadas y difundidas. Pueden aplicar : a toda la organización A determinados colectivos Hay cinco líneas básicas de actuación: Flexibilidad temporal y espacial Apoyo a la familia de los empleados Desarrollo y competencia profesional Igualdad de oportunidades Estabilidad en el empleo Todas las políticas deben estar desarrolladas teniendo en cuenta: La perspectiva de género El liderazgo y estilo de dirección. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN Los procesos Políticas Objetivos Soportes

El Modelo EFR en la Cámara Políticas de la Cámara de Toledo: FLEXIBILIDAD EN TIEMPO Y ESPACIO: Horario de atención al público L-J 8.30-14.30 y 16:00-19:00. V 8:30-14:30 Horario Base: L-J 9:00-14:00 y 16:00-19:00 y V 8:30-14:30. Flexibilidad: se permite ampliar una hora el horario de las mañanas, permitiendo disponer de más tiempo libre en las tardes. Jornada Intensiva: 08:30 a 15:00/ 16 Jun -15 de Sept. Vacaciones flexibles: priorizando las necesidades de los distintos servicios. Reducción de Jornada por guardia legal: bajo el principio de responsabilidad y respeto, se acuerda el porcentaje de reducción de jornada. Baja por Maternidad: 17 semanas DISEÑO Y PLANIFICACIÓN Los procesos Políticas Objetivos Soportes ** Nota: Todas las políticas vigentes están actualizadas en la Intranet, y se irán actualizando según se vayan incluyendo políticas nuevas.

El Modelo EFR en la Cámara Políticas de la Cámara de Toledo: APOYO A LA FAMILIA DE LOS EMPLEADOS Compensación por Viajes y Desplazamientos Ayuda a Guardería: hasta que el niño cumpla los 4 años. Jubilación: aportaciones económicas al fondo de jubilación. Seguro de Vida: Póliza de accidente o fallecimiento y un Seguro de Accidentes Laborales para todos los trabajadores. Actividades para Niños: eventos de carácter lúdico para los niños de los empleados. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN Los procesos Políticas Objetivos Soportes ** Nota: Todas las políticas vigentes están actualizadas en la Intranet, y se irán actualizando según se vayan incluyendo políticas nuevas.

El Modelo EFR en la Cámara Políticas de la Cámara de Toledo: DESARROLLO Y COMPETENCIA PROFESIONAL: Planes de Formación ad-hoc para cubrir las necesidades de los trabajadores. IGUALDAD DE OPORTUNIDADES Incorporación en plantilla de personas con algún tipo de minusvalía. ESTABILIDAD EN EL EMPLEO Políticas de contratación que apuestan por la estabilidad del empleo DISEÑO Y PLANIFICACIÓN Los procesos Políticas Objetivos Soportes ** Nota: Todas las políticas vigentes están actualizadas en la Intranet, y se irán actualizando según se vayan incluyendo políticas nuevas.

El Modelo EFR en la Cámara OBJETIVOS Se ha incorporado una línea estratégica en temas de conciliación, cuyos principales ejes son: “Mejorar la gestión de la Cámara mediante el desarrollo de políticas de Recursos Humanos y de Comunicación que contribuyan a la eficacia en la prestación de los servicios, la mejora del clima laboral y faciliten la conciliación laboral y familiar” A través de: Mejorar la satisfacción de las personas en aspectos específicos de conciliación de la vida familiar y laboral. Potenciar la comunicación interna y la formación DISEÑO Y PLANIFICACIÓN Los procesos Políticas Objetivos Soportes

El Modelo EFR en la Cámara La Dirección de Recursos Humanos es el RESPONSABLE EFR : Responsabilidades: liderar, organizar y ejercer de interlocutor en las cuestiones referentes a conciliación. Principales Funciones: La identificación y evaluación de las necesidades en materia de conciliación Asegurar la Comunicación Interna: directrices, objetivos, quejas, sugerencias, propuestas, reclamaciones… Coordinar las tareas de Seguimiento y Medición en materia EFR Participar en la organización de las Auditorias Internas del Modelo EFR Asegurar la Autoevaluación del Modelo EFR Se integra en el Comité de Calidad y Medio Ambiente. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN Los procesos Políticas Objetivos Soportes

El Modelo EFR en la Cámara Se han adaptado/ desarrollado los siguientes soportes para dar cumplimiento con los requisitos del Modelo: los Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y Medio Ambiente. Las Sistemáticas/ Soportes para el Desarrollo, Seguimiento, Medición y Evaluación del Modelo EFR: Modificación de la encuesta de satisfacción Interna Manual de Acogida Intranet: Foro de Conciliación Inc@web DISEÑO Y PLANIFICACIÓN Los procesos Políticas Objetivos Soportes

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El Modelo EFR en la Cámara COMUNICACIÓN INTERNA ( PCM-07): La Cámara de Toledo pone a disposición de los empleados canales/ soportes de comunicación para difundir los requisitos de Modelo, las directrices, los objetivos, las quejas, sugerencias, propuestas… Inc@web: documentación del Sistema de Gestión: Manual de Calidad y los Procedimientos Intranet: El Plan estratégico: Misión y Lineas estratégicas Las Políticas “Conciliadoras” Los objetivos Los indicadores Actualización del Manual de Acogida: Nuevas Políticas Buzón de Sugerencias: Para canalizar sugerencias en materia de conciliación. Foro de RRHH/ Conciliación DESARROLLO E IMPLANTACIÓN Los procesos

El Modelo EFR en la Cámara COMUNICACIÓNES EXTERNAS (PCM-07) EMPLEADOS CON LA FUNDACION + FAMILIA: Los empleados de la Cámara de Toledo podrán ponerse en contacto con la F+F respecto al Modelo EFR. Estas comunicaciones: Deberán ser relevantes en materia EFR Responder a problemas de ámbito colectivo y no personales Haber sido previamente dirigidos a la propia Cámara y no haber obtenido respuesta Para contactar con la Fundación + Familia: C/ Mesena, 79 – Planta Baja (28033 MADRID) Teléfono: 902 106 525 www.masfamilia.org FAMILIAS DE LOS EMPLEADOS CON LA CAMARA DE TOLEDO: Los familiares de los empleados podrán contactar con la Cámara de Toledo para expresar cualquier duda, sugerencia, o en el ámbito de la conciliación: Plaza San Vicente 3 (45001 TOLEDO) Tfno: 925.280.111. FAX: 925.280.004/ 07 DESARROLLO E IMPLANTACIÓN Los procesos

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El Modelo EFR en la Cámara SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN EN MATERIA EFR (Capítulo 08 del Manual de Calidad) El responsable EFR es quien realiza el seguimiento de resultados del Modelo. Se apoyará en: Indicadores Encuesta de satisfacción Comunicaciones internas: sugerencias, quejas ó comunicaciones en materia EFR … Que le han de permitir conocer el grado de: Percepción: Conocimiento de los requisitos del Modelo Uso: grado de uso de políticas Satisfacción: evaluar el nivel de conflicto/compromiso entre trabajo y familia que experimentan los empleados de la Cámara, así cómo los impactos en su rendimiento y en sus intenciones SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Los procesos

El Modelo EFR en la Cámara INDICADORES SATISFACCIÓN Satisfacción de las personas (1 a 5, encuesta anual) FORMACIÓN Acciones formativas realizadas / Planificadas X 100 Horas de formación X nº de asistentes / Plantilla media EFR Nº de quejas/ reclamaciones/sugerencias relacionados con EFR NEGOCIO Nº solicitudes de información/colaboraciones en temas EFR ESTABILIDAD EMPLEO % de trabajadores con contrato indefinido FLEXIBILIDAD % plantilla con reducción de jornada (hombre/ mujer) APOYO A LA FAMILIA % de personas que se utilizan servicios de la Cámara INTEGRACIÓN % de trabajadores con algún grado de minusvalía IGUALDAD DE OPORTUNIDADES % hombre/ mujer INDICE GENERAL EFR Es la media aritmética del grado de cumplimiento de los indicadores frente al valor de referencia SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Los procesos

El Modelo EFR en la Cámara NO CONFORMIDADES (PCM-04) Se entiende por No Conformidad: el incumplimiento de un requisito. El responsable EFR junto con el Gestor de Calidad y Medio Ambiente será los responsables de su gestión: Las NC serán registradas y documentadas, a través de Inc@web Se estudiará y analizará las NC con el objeto de determinar las acciones a desarrollar para subsanarla: Acciones Reparadoras Acciones correctivas/ preventivas Una vez evaluada la eficacia de la acción, deberán proceder a su cierre. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Los procesos

El Modelo EFR en la Cámara AACC/ AAPP (PCM-05) AACC: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad o cualquier otra situación no deseable AAPP: Acción tomada para prevenir la causa de una No Conformidad o cualquier otras situación no deseable Origen de la AACC/AAPP: No Conformidades Pequeñas pero repetitivas ó graves Estudio y análisis de las comunicaciones internas/ externas: reclamaciones, resultados negativos en encuestas… Desviaciones encontradas en las Auditorias Internas ó Externas Decisiones debidas a la Revisión del Sistema Desviaciones de indicadores Las AACC/AAPP serán: Registradas y documentadas, a través de Inc@web Asignadas a un responsable de la implantación y seguimiento de la AACC/AAPP Verificada su efectividad para proceder a su cierre. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Los procesos

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El Modelo EFR en la Cámara AUTOEVALUACIÓN DEL MODELO EFR (PCM 08) Cómo elemento de cierre del Ciclo de Mejora Continua, el Responsable EFR, revisa: Los datos Los documentos Los informes Los resultados Con el objetivos de desarrollar un análisis coherente de la situación en conciliación que le permita redefinir, si fuera necesario, un nuevo posicionamiento en materia EFR. Esto podría implicar: Modificación en las Políticas EFR Modificación de los Objetivos EFR Modificación de los soportes Modificación de las actividades de Seguimiento y Medición Una vez realizada la revisión, las principales conclusiones deberán ser analizadas en la Revisión del Sistema por la Dirección. EVALUACIÓN DE RESULTADOS Los procesos

El Modelo EFR en la Cámara AUDITORÍAS INTERNA DEL MODELO EFR (PCM-03): Anualmente se realizarán la revisión del Sistema EFR. Las Auditorias internas permiten: Conocer el grado de adecuación e implantación del Sistema. Detectar áreas de mejora y puntos fuertes. Avisa de la llegada del auditor de certificación Serán realizadas por personal cualificado El Informe de Auditoria, será remitido por el responsable EFR al Gestor de Calidad y MedioAmbiente quien: Lo procesará a través de Inc@web para su distribución Lo mantendrá a disposición de la Dirección para la Revisión del Sistema EVALUACIÓN DE RESULTADOS Los procesos

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La Auditoria Externa Entidades acreditadas: “La certificación tiene carácter voluntario” Ventajas que obtenemos con la certificación externa: Evaluación objetiva. Mejora de la imagen pública, reconocimiento externo de nuestro Sistema. Mejora de la confianza de los empleados. Mantener el sistema vivo con el tiempo, a salvo de la deriva y de los golpes de mar. Lloyds Register Quality Assurance Det Norske Veritas.

La Certificación EFR Cómo se realiza? Revisión de la documentación: procedimientos, objetivos, indicadores, otros registros: Actas, informes, AACC/AAPP, resultados de encuestas, comunicaciones internas/ externas en materia EFR… Revisión del grado de implantación del Sistema, para ello se puede recurrir a: entrevistas con los empleados… La auditoria llevará asociada una puntuación que permitirá conocer la situación de la Cámara de Toledo en aspectos relativos a Conciliación: D. Empresa Escéptica. Entre 0 y 250 puntos C. Empresa Comprometida. Entre 250 y 800 puntos B. Empresa Proactiva. Entre 800 y 1400 puntos A. Empresa Excelente. Entre 1400 y 2000 puntos EFR

Indice Qué es EFR El Modelo EFR El Modelo EFR en la Cámara Diseño y Planificación Desarrollo e Implantación Seguimiento y Medición de Resultados Evaluación de Resultados Auditoria Externa Factores claves del éxito

Factores clave de éxito Es fundamental tener en cuenta que: La conciliación debe estar presente en la estrategia de la empresa siendo por tanto coherente con los objetivos de la organización La dirección debe demostrar el compromiso firme y evidente con sus empleados. Los líderes tienen: Comunicar Motivar Ser ejemplo de comportamiento La comunicación debe convertirse en una herramienta básica para: Difundir políticas y planes de acciones Conocer y entender el modelo

Ventajas Para la Cámara de Toledo: Incremento de la motivación de los empleados Mayor grado de compromiso en el desarrollo y la productividad en la compañía Reducción del estrés de los empleados Reducción de costes derivados de la rotación voluntaria y bajas laborales de los empleados Preservar e incrementar la imagen pública frete a clientes y potenciales clientes (externos e internos) Incremento de la competitividad empresarial Proceso de mejora continua Mejora de liderazgo, de la comunicación, de la responsabilidad y de la estrategia empresarial Reducción de costes de control de empleados (confianza mutua) Mejora cualitativa de la cultura de empresa (misión, visión y valores) Participación en las ventajas que ofrezcan las diferentes administraciones - locales, autonómicas, estatales y comunitarias- a las EFR, como son las subvenciones, desgravaciones fiscales y mayores facilidades en concursos públicos Mejora del clima laboral enrarecido, y de las relaciones laborales

Ventajas Para los Empleados: Mejora de la autoestima Mejora de la motivación Reducción de costes familiares Reducción de estrés Menos enfermedades Mayor grado de inmunidad frente a infecciones y enfermedades (bajas laborales) Mayor satisfacción interna por la conciliación de la vida familiar y laboral Trabajar en un entorno más “natural” y de forma más comprometida Disponer de más tiempo para la familia Menor sensación de culpabilidad por no ver a los hijos o no ejercer el rol natural correspondiente Compartir con muchos la pasión por conciliar la vida familiar y laboral Incremento de la empleabilidad y mejor desarrollo en la trayectoria profesional en la misma empresa Mayor estabilidad laboral y mayor equilibrio emocional y familiar

Muchas Gracias por vuestra Atención