III CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS EL IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA EN LOS ARCHIVOS Y SU ENTORNO TACNA (PERÚ), 20 a 23 de Octubre 2015 Julia María Rodríguez B. 1

EL IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA EN LOS ARCHIVOS Las tecnologías introducidas en todos los campos de las actividades humanas, han venido a facilitar todo tipo de trabajos, entre ellos el trabajo administrativo. Su influencia en la Administración y sus archivos tiene dos vertientes: - Profunda transformación tecnológica. - Fuerte proceso democratizador. 2 2

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS PRIMERA ETAPA: CAMBIO DE ESTRUCTURAS - ESTRUCTURAS FISICAS - ESTRUCTURAS JURÍDICAS - ESTRCTURAS PROCEDIMENTALES - ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS - PRIMERAS INCORPORACIONES TECNOLÓGICAS - PRIMER CAMBIO EN EL PERFIL DE LOS ARCHIVEROS. 3

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS SEGUNDA ETAPA DEL CAMBIO: EL USO DE LA TECNOLOGÍA - USO Y DESARROLLO DE LA APLICACONES INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL. - USO DE LA DIGITALIZACIÓN COMO TÉCNICA, AGILIZACIÓN DEL SERVICIO Y MEDIO DE SEGURIDAD. - INFORMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. - CREACIÓN DE LOS PRIMEROS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. - CREACIÓN GENERALIZADA DE SITIOS WEB. 4 4

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS PROYECTO DEL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA TECNOLÓGICO QUE GARANTICE: -El control intelectual de los documentos del archivo a través de los distintos instrumentos de descripción que facilitan el acceso a la información. -Servicio para consulta de los documentos, ya sean originales o reproducciones en las salas de lectura. -Control del servicio tanto en consultas como en reproducciones. -Control de la sala de lectura y control del movimiento de los fondos dentro del archivo. 5 5

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS PROYECTO DEL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS RESULTADOS: -Automatización integrada de todas las funciones básicas del Archivo. -Desarrollo del sistema unificado de información. -Sustitución de la consulta de documentos originales por documentos digitalizados. Beneficioso para la difusión y la conservación.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS PROYECTO DEL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS RESULTADOS: -Uso continuado del sistema durante años por parte de los investigadores en la sala de lectura y por parte del personal del Archivo. -Importantes beneficios para la gestión y el trabajo interno del Archivo. -Por último, un sistema completo para su utilización en otros archivos.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS PROYECTO DEL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS SISTEMA DE INFORMACIÓN El entonces director, Dr. Pedro González García, creó la estructura del Sistema de Información que agrupó en tres áreas: - ÁREA DE INFORMACIÓN BÁSICA. - ÁREA DE INFORMACIÓN DESCRIPTIVA. - ELEMENTOS DE LOCALIZACIÓN, RECUPERACIÓN O ACCESO.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS PROYECTO DEL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS SISTEMA DE INFORMACIÓN AREA DE INFORMACIÓN BÁSICA. Todos los elementos en este área son obligatorios: -Tipo de asiento, título, fechas extremas, signatura, condiciones de servicio, niveles de protección de la consulta, clave del responsable de la información básica

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS PROYECTO DEL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS SISTEMA DE INFORMACIÓN AREA DE INFORMACIÓN DESCRIPTIVA -Resumen de contenido, fuente de información, signatura de procedencia, estado de conservación, sistema de ingreso en el archivo, número de unidades, lugar de emisión, características internas, bibliografía de referencia, título propio, otros títulos, datos del autor, datos de publicación datos matemáticos, documentación aneja, notas, edición.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS PROYECTO DEL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS SISTEMA DE INFORMACIÓN ELEMENTOS DE LOCALIZACIÓN, RECUPERACIÓN Y ACCESO. -Descriptores, fechas para acotación, signatura antigua, signatura en otros tipos de soportes Tras todo ello, se firmó acuerdo para llevar a cabo el proyecto en 1986. En 1988 se comienzan las tareas de descripción y en 1989 se inicia la digitalización. Las primeras consultas telemáticas se inician el 1992 y el trabajo realizado aparece en internet en 2003.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS MUNICIPALES MADRID -SELECCION DE SERIES Y DOCUMENTOS QUE SE VAN A DIGITALIZAR - REUNIONES PERIÓDICAS DE ARCHIVEROS E INFORMÁTICOS. - TRABAJO ARCHIVÍSTICO DE PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS. -TRABAJO ARCHIVÍSTICO DE CREACIÓN DE ENTRADAS DESCRIPTIVAS. - ELABORACIÓN DE UN ÍNDICE DE LOS DOCUMENTOS YA DIGITALIZADOS.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS EJMPl. ARCHIVO MUNICIPAL DE ALCOBENDAS I I Libros de la Comisión Municipal Permanente (1924-1985). Libros de la Comisión de Gobierno (1985-2003) Libros de la Junta de Gobierno Local (2003-2010) Libros de Actas del Ayuntamiento Pleno (1884-2013) Carteles (1934-2010) Expedientes de Obra Mayor (1900-2012) 13

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS EJEMPLO: ARCHIVO MUNICIPAL DE ALCOBENDAS II Libros de Decretos de Alcaldía (1960-1985) Padrones de Propiedad Rústica (1875-2000) Cuenta General del Presupuesto,(1889-1940)* Libros Diarios de Gastos, (1875-1940)* Libros de Rendición de Cuentas, (1875-1940)* Actas de coteo y delimitación del Término Municipal de 1822 * Documentos en mal estado de conservación.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS Casos interesantes de otras Comunidades Autónomas: - El Archivo Municipal de Cartagena (Murcia), pionero en la incorporación y desarrollo tecnológico para la gestión del su Archivo y creación de documentos electrónicos. - El Sistema de Archivos del Gobierno Autónomo del Principado de Asturias, y el archivo municipal de Gijón han sido punteros en el desarrollo de las tecnologías en la Gestión Documental. - Punteros han sido también los archivos municipales de Toledo y Guadalajara en la Comunidad de Castilla La Mancha. El archivo Municipal de Valladolid, el Archivo de Protocolos Notariales del País Vasco, el Archivo Municipal de Zaragoza... y otros...

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS La experiencia llevada a cabo en el Archivo General de Indias, dio lugar a un hecho muy importante en las Redes de Archivos. En el año 2003 se crea el portal web AER, (Archivos Españoles en Red), integrado por: El Archivo Histórico Nacional, Archivo de la Corona de Aragón, Archivo General de la Administración, Archivo General de Simancas y el ya citado Archivo General de Indias.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS En el año 2007, el portal AER (Archivos Españoles en Red) se transformó (migrando los datos), en PARES (Portal de Archivos Españoles). Http://pares.mecd.es Es la gran red de archivos españoles que acoge a los cinco centros ya citados más los Archivos Históricos Provinciales de: Álava, Bilbao y Guipuzcoa. El Centro Documental de la Memoria Histórica. La Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional. El Archivo General de la Administración El Archivo de la Real Chancillería de Valladolid.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS Otros Casos: - La Red de Archivos Catalanes que incorpora el Archivo Nacional de Cataluña, 30 Archivos Comarcales, el Archivo del Depósito de Cervera y los Archivos Históricos Provinciales de Barcelona, Gerona, Lérida y Tarragona. Http:bit.ly/1i9fkll

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS: ASPECTOS POSITIVOS VENTAJAS EN EL ACCESO -Más seguridad en el Servicio de Información. -Mayor eficacia. La búsqueda y posterior servicio de los documentos, se realiza con mayor certeza, el usuario accede con más rapidez al documento. -Mayor fluidez en las relaciones con los administradores de cada institución. Las áreas de gestión y todas las oficinas de la institución pueden acceden a sus documentos a través de la aplicación informática y a través de la misma realizan la solicitud de los préstamos o de las copias.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS: ASPECTOS POSITIVOS Ventajas en realización del trabajo interno - Más rapidez en las tareas específicas. - Mejoras en la Gestión y Control. Control de investigadores, salas e consulta, control del movimiento de documentos.. - Mejoras sustanciales en el servicio de reprografía. Ventajas para la difusión del Archivo -Mejor difusión. No es suficiente crear repositorios, contenedores digitales, ficheros etc…Todo ha de comunicarse. -Mejor imagen. La tecnología ha mejorado la imagen del archivo, la percepción de los archivos en general, es otra muy diferente a la de hace 25 o 30 años.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS: ASPECTOS POSITIVOS Ventajas para la conservación - Menor manipulación de los documentos en general. - Protección de documentos deteriorados o frágiles. - Los originales se protegen al utilizarse para el servicio la copia digital. Cambio de Perfiles - Perfil del Archivero. A la formación académica tradicional se ha incorporado la formación tecnológica. - Perfil de Usuario. Otro tanto ha ocurrido con los usuarios; el uso de las tecnologías forma parte de la vida cotidiana.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS: ASPECTOS NEGATIVOS -La falta de medios económicos provocó diferencias sustanciales entre unas y otras instituciones para su incorporación a la tecnología. Aunque a día de hoy, este aspecto negativo seha suavizado bastante. - Faltaron campañas formacionales (y todavía faltan), para los usuarios mayores de los Archivos. - Rechazo de los usuarios de más edad a los medios tecnológicos, precisamente por falta de formación. .

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS, LA NORMATIVA EL APORTE DEL I.C.A./ C.I.A. - En la Asamblea General del CIA de 1992 se aprobó la Declaración de principios relativos a la descripción archivística. NORMAS: -ISAD(G) 1ª Edición, 1993. Adoptada por la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción del CIA. La primera versión española fue publicada por el Ministerio de Cultura en 1995 -ISAAR (CPF) Adoptada por la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción en 1995 . Publicada en 1996 . Cuya versión española fue publicada por el Ministerio de Educación y Cultura en 1997.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS, LA NORMATIVA -ISAD (G) 2ª Edición. Adoptada por el Comité de Descrisción de Normas del CIA en 1999. Presentada en en el XIV Congreso Internacional de Archivos, Sevilla, año 2000. La versión española se publica en el mismo año por el Ministerio de Cultura. - ISAAR (CPF) 2ª Edición. Adoptada por el ICA/CDS, presentada en el XV Congreso Internacional de Archivos, Viena año 2004.La versión española se publica el mismo año por el Ministerio de Cultura. - ISDF 1ª Edición. Adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas del CIA (ICA/CBPS). Presentada en el XVI Congreso Internacional de Archivos, Kuala Lumpur año 2008. El Ministerio de Cultura publicó la versión española el mismo año.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS, LAS NORMAS -Un documento sobre las relaciones en los sistemas de descripción archivística y un informe sobre la revisión y armonización de los estándares del CIA, se presentó en el XVII Congreso Internacional de Archivos celebrado en Brisbane (Australia),en 2012, propuesto por el ICA/CBPS. - Finalmente las Normas: UNE-ISO 30300 UNE-ISO 30301

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS, LAS NORMAS - CREACIÓN DE LA CNEDA EN ESPAÑA. La CNEDA se crea a partir de la Orden CUL/1524/2007 de 25 de mayo, publicada en el Boletín Oficial del Estado de 1 de julio de 2007. Quedó configurada como un organismo colegiado con carácter de grupo de trabajo, adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Dirección General del Libro Archivos y Bibliotecas y sujeta al artículo 40.3 de la Ley 6/1997 de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS OBJETIVOS DE LA CNEDA -Asumir el desarrollo y actualización del conjunto de normas profesionales (reglas, convenciones, directrices, etc…) que conformarán las Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA). -Dar respuesta a la carencia de estándares profesionales comunes, dentro de la comunidad archivística española. -Tiene atribuidas funciones de asesoramiento en el ámbito de la redacción, mantenimiento y revisión de las NEDA. -Trabajar de manera independiente. http://www.mecd.gob.es

¡¡¡MIL GRACIAS A TODOS USTEDES POR ESTAR EN TACNA Y POR SU PACIENCIA HACIA MI!!!