Diciembre 4, 2007 SAF/DRH Iniciativa de Transformación y Modernización de SAF: El Componente Humano

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 2 ¿Qué incluye esta presentación? I.Propósito de la Iniciativa de Transformación: Contexto II.Costos de Personal III.Nuestro Personal IV.Mecanismos de Contratación V.Acciones para alcanzar la Transformación VI.Próximos pasos

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 3 I.Propósito de la Iniciativa de Transformación: Contexto

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 4 Propósito de la Transformación y de la Modernización Buscamos permanecer como una organización dinámica con políticas y prácticas que reflejen el una administración moderna y apoyen requerimientos futuros. Esto requiere que la Secretaría General se comprometa a una revisión continua de las prácticas actuales y pasadas, aprenda de la experiencia, y desarrolle nuevos y mejores enfoques de una manera proactiva. Debido a que el recurso humano de la organización no ha crecido en proporción a los nuevos mandatos, debe esmerarse en ser más eficiente y eficaz.

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 5 Ambiente Complejo y en Evolución El rol de la Secretaría General está cambiando a medida que los mandatos y proyectos aumentan en número y complejidad. La SG/OEA tiene que responder a los mandatos y expectativas de los Estados Miembros y contribuyentes. En el año 2007, se administraron: 720 Aproximadamente 720 proyectos en los Estados Miembros, impactando gran parte de la población del hemisferio. $163.0 Un presupuesto anual de $163.0 millones de dólares. 170 Fondos de 170 donantes. La SG/OEA ofrece servicios a través de sus recursos humanos.

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 6 II. Costos de Personal

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 7 Presupuesto y Fondos La SG/OEA manejó en el año 2007 un presupuesto de $163.0 millones de dólares. Fondo Regular:US $84.4 Millones Otros Fondos: US $78.6 Millones

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 8 Costos de Personal El gasto en personal de la SG/OEA estimado para el año 2007 es de US $65.2 millones de dólares Personal Fondo Regular: US $ 52.8 Millones Personal Fondos Específicos: US $ 12.4 Millones * Gasto Total del FR y de los FE en Personal= 41% del presupuesto total.

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 9 Evolución del costo de personal en millones de US$ En 1999 la nómina era 46.5% del presupuesto total, en el 2007 es 41%. Presupuesto Total US$ Millones Presupuesto Total US$ 163 Millones Costo de Personal-FRCosto de Personal-FECosto Total

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 10 Conteo del personal FRFE

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 11 III. Nuestro personal

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 12 Por favor considere que: Las cifras del personal que se presentan a continuación se basan en el último reporte de “Conteo de Personal” realizado el 30 de septiembre de 2007, incluyendo 21 Funcionarios Asociados. Es importante considerar que el registro de Profesionales Locales y Funcionarios de Apoyo Temporal está incompleto por el momento.

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 13 GéneroPersonal% Hombres32244% Mujeres40256% Total % Nuestro Personal Género y Grado 473 Profesionales251 Servicios Generales

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 14 OrganizaciónEdad Promedio OEA44 ONU46 Banco Mundial45 Nuestro Personal Edad * Edad de Retiro obligatoria: 65 años *

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 15 Por favor considerar que: México se incluye en Norte América. La Representación Geográfica será revisada en enero del 2008 en confor- midad con la Resolución de Presupuesto AG/RES (XXXVII-O/07). Nuestro Personal Distribución por Región* * Basado en la ciudadanía en el momento de contratación

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 16 Nuestro Personal Jubilaciones proyectadas AñoG-1G-2G-3G-4G-5G-6G-7TotalP-1P-2P-3P-4P-5D-1TotalTOTAL Total

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 17 IV. Mecanismos de Contratación...algunos asuntos encontrados...algunos asuntos encontrados

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 18 La OEA, al igual que otros organismos multilaterales, no se ha mantenido al ritmo de las tendencias y estándares de la industria en lo que a contratación de recursos humanos se refiere. Los cambios a los estándares han sido mínimos y enfocados a resolver crisis o asuntos específicos, no a la administración de recursos a largo plazo. Como resultado, los mecanismos de contratación no son ágiles. Los mecanismo actuales responden más a los mandatos del Fondo Regular, y no responden adecuadamente a las necesidades de los Fondos Específicos. En las siguientes diapositivas encontrará una breve descripción de los mecanismos de contratación actualmente empleados por la Secretaría General. Mecanismos de Contratación …Algunos asuntos encontrados

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 19 Personal Permanente: Servicio de carrera: ejercen cualquier función o tarea y ocupan cualquier puesto correspondiente a su grado. Se les dará preferencia en caso de una Reducción de Fuerza (RIF). El servicio de carrera se está descontinuando a medida que se retiran los funcionarios (125 funcionarios). Contrato Continuo: funcionarios que han servido por 5 años o más en puestos financiados por el FR, cumplen con los requisitos y han ganado el concurso de su contrato (93). Empleo por tiempo limitado: A largo plazo:(1 a 5 años) Dan continuidad a las actividades de la SG (164 funcionarios). A corto plazo: (Menos de 3 años) Se encargan de actividades o proyectos especiales (236). Nombramientos de confianza: Designados por el SG para realizar las tareas y funciones que se les confíe. Su duración depende del período del Secretario General, a excepción de los funcionarios de carrera y contratos continuos (56 funcionarios). Mecanismos de Contratación Definiciones: Los complejos y confusos mecanismos de contratación son un asunto importante de revisión bajo la iniciativa de transformación.

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 20 Profesionales Locales: Profesionales que proveen servicios en Oficinas Nacionales y se rigen por las leyes laborales de su lugar de destino. Personal de Apoyo Temporal: Funcionarios que proveen servicios generales en Oficinas Nacionales y se rigen por la leyes laborales de su lugar de destino. Contratos Especial para Observadores: (SOCs) Contratos a corto plazo: Proyectos basados en eventos o misiones en Oficinas Nacionales cuya duraci ó n m á xima es de 11meses, 29 d í as (28 funcionarios). Personal Asociado: Nombramientos temporales para realizar ciertas funciones de conformidad con acuerdos o contratos celebrados con otras instituciones que participan en programas de inter é s com ú n. No son pagados por la OEA (21 funcionarios, incluyendo a 12 en la Fundaci ó n para las Am é ricas). Mecanismos de Contratación Definiciones (continuación):

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 21 Mecanismos de Contratación Contratos Continuos Puntos relevantes: De acuerdo al Artículo 19 de las Normas Generales, se debe mantener un porcentaje meta (entre 40-50%) del personal de carrera y de contratos continuos financiado por el FR. El actual porcentaje meta de Contratos Continuos representa el 41% del FR. Contratos Continuos y Servicio de Carrera (93 personas) constituyen el 30% del FR y FE.

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 22 Mecanismos de Contratación Posiciones de Confianza Puntos relevantes: De acuerdo al Artículo 21 de las Normas Generales, el número de posiciones de confianza no debe exceder el 8% de los puestos financiados por el FR. Debido al crecimiento en personal financiado por el FE, la SG/OEA considera y, hará una propuesta, para basar el porcentaje de las posiciones de confianza en el total de miembros de personal, independientemente de la fuente de financiamiento. Perfil basado en normas existentes Perfil basado en propuesta que cubre todo el personal

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 23 El mecanismo de CPR se creó como una herramienta para contratar proveedores de servicios independientes para cumplir con los requisitos de la SG/OEA, como se especifica en los términos de referencia. Permite a la SG/OEA obtener servicios vitales, incluyendo personal de limpieza, mantenimiento y seguridad; así como también contratar personal para conducir estudios, proyectos especiales, y llenar algunas vacantes temporales con mayor flexibilidad. El contratista por resultados no es ni empleado ni miembro del personal. En la ultima década, el uso de CPRs se ha expandido hasta convertirse en una herramienta de “contratación ” mediante la cual áreas técnicas suplementan sus necesidades de personal. Esto se debe parcialmente a la complejidad de contratar bajo otros mecanismos y a las limitaciones del FR. Próximos pasos para SAF: Análisis del flujo actual de CPRs, procesos y, de las regulaciones y normas aplicadas. * Para mayor detalle referirse al Reporte Semi-anual de Junio 2007 CP/CAAP-2930/07. Mecanismos de Contratación: Contratos por Resultados (CPRs)

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 24 V. Acciones para alcanzar la Transformación …generando soluciones

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 25 A. Diseño Organizacional Proyecto de Revisión del Reglamento de Personal Clasificación de Puestos B. Reclutamiento y Selección Mecanismos de Contratación C. Retención y Desarrollo Sistema de Evaluación de Desempeño Capacitación Transformación y Modernización ¿En qué nos concentraremos?

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 26 Diseño Organizacional Proyecto de revisión del Reglamento de Personal Propósitos: Armonizar el Reglamento de Personal existente con las Normas Generales. Identificar las áreas que requieren mejoras. Acciones ejecutadas: El grupo de trabajo ha completado su labor, armonizando el Reglamento de Personal con las Normas Generales. Creación del borrador de la versión revisada del Reglamento de Personal, incluyendo clarificación de procesos y conceptos. Próximos pasos para SAF : Continuar identificando áreas de mejora. Revisar las mejores prácticas de otros organismos internacionales e incorporarlas en la versión revisada del Reglamento de Personal. Expedir una Orden Ejecutiva con la versión revisada del Reglamento de Personal.

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 27 Propósito: Asegurar que la estructura de personal responde a los requerimientos de personal. Acciones ejecutadas: Establecer puntos de referencia con otras Organizaciones Internacionales como la ONU, Banco Mundial y PAHO. Revisión de todo el proceso de clasificación. El Departamento de Recursos Humanos con la ayuda de un experto en clasificaciones de la ONU revisó y auditó las solicitudes urgentes de reclasificación. Próximos pasos para SAF: Proponer procedimientos claros y fechas vinculadas al presupuesto. Implementar descripciones de puestos estándar para los puestos de igual nivel en la SG/OEA. Diseño Organizacional Clasificación de Puestos

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 28 Reclutamiento y Selección Mecanismos de Contratación Propósitos: Modernización de los estándares y sistemas para hacer más eficiente el proceso de reclutamiento. Simplificar y agiliza los mecanismo de contratación. Acciones ejecutadas: Análisis de los mecanismos de contratación y del proceso de reclutamiento, incluyendo CPR, Personal de Apoyo Temporal y profesionales locales. Por primera vez, desde la implementación de ORACLE, se ha corregido la base de datos de ORACLE, se ha ligado el presupuesto a las posiciones y diseñado un sistema de control de posiciones. Próximos pasos para SAF: Actualización de OASES (maximizar el uso de la funcionalidad de ORACLE e integrar al sistema los procesos redefinidos). Involucrarse oportunamente en el diseño del proyecto para asegurar que los mecanismos cumplan con las necesidades de la organización. El Departamento de Recursos Humanos está creando una base de datos de Profesionales Locales y Personal de Soporte Temporal.

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 29 Propósitos: Alinear los objetivos de trabajo de cada funcionario con las metas de la Organización. Administrar y evaluar el desempeño del personal. Tomar acciones específicas como resultado de la evaluación de desempeño. Acciones ejecutadas: Lanzamiento del Sistema de Evaluación de Desempeño y entrenamiento sobre objetivos individuales (Junio & Julio 2007). 2/3 de los objetivos del personal han sido incorporados al sistema por sus supervisores. Próximos pasos para SAF: Capacitación continua. Todo el Sistema de Evaluación de Desempeño instalado a Marzo del Retención y Desarrollo Sistema de Evaluación de Desempeño

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 30 Retención y Desarrollo Capacitación Los programas de capacitación son esenciales para preparar y dotar al personal con las habilidades y técnicas necesarias para asimilar el proceso de transformación y operar correctamente en una Secretaría General modernizada. SAF está desarrollando una estrategia y política de capacitación estructurada y enfocada para fortalecer el desarrollo del personal. Se alineará con los requerimientos de los puestos. SAF está capacitando al personal en: Habilidades administrativas, desarrollo del personal administrativo (Ej. Cursos ACG), Habilidades para la comunicación y negociación efectiva, Administración de desempeño, habilidades para utilizar software, español para las oficinas de la OEA en el Caribe, y está desarrollando un programa de capacitación para apoyar la actualización de OASES.

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 31 VI. Próximos Pasos para CAAP para CAAP

Diciembre 4, 2007 SAF/DRH 32 Próximos pasos para CAAP El compromiso y el apoyo de la CAAP es fundamental para asegurar el proceso de transformación y modernización dentro de la Organización. Compartiremos con ustedes en los próximos meses nuestros planes en desarrollo de las revisiones de los mecanismos de contratación y el reglamento de personal y les propondremos cambios a las Normas Generales. Esto facilitará a la Secretaría General y a la CAAP: Monitorear tendencias organizacionales, anticipar cambios y medir su impacto en el presupuesto y en las decisiones administrativas. Apoyar el fortalecimiento organizacional y la capacidad de cumplir con los mandatos.