WORK FLOW Arvey Rodríguez Hamilton Torres Juan Carlos Quintero Miguel Ángel Sandoval

INTRODUCCIÓN "La automatización de un proceso de negocio, total o parcial, en la cual documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro para efectos de su procesamiento, de acuerdo a un conjunto de reglas establecidas." Workflow Management Coalition

HISTORIA Y EVOLUCIÓN La tecnología de Workflow se basa en que algunas cosas son realizadas más efectivamente por las computadoras que por las personas. Al igual que la evolución de la informática en general, la evolución del Workflow está ligada con el cambio en los objetivos centrales de cada época. Si resumimos la evolución de la informática en las últimas cuatro décadas, podremos ver cómo han cambiado los objetivos a seguir de cada época. En la década de los 60’ y 70’ el gran objetivo era resolver grandes cantidades de cálculos de manera eficiente

HISTORIA Y EVOLUCIÓN En los 80’ se buscaba mejorar el manejo y administración de las bases de datos y en los 90’ surge la necesidad de entender y poder manejar eficientemente el Workflow, de manera de poder sacarle el mayor provecho posible. Finalmente llegamos a la actualidad, donde nos encontramos con el objetivo de resolver eficientemente el Workflow. Actualmente existe una difusión de diversos mecanismos de intercambio de información. Los mismos facilitan el manejo del flujo de la información en general. Las metas son similares a las de épocas anteriores, pero el punto de partida, las asunciones y el impacto son distintos.

CÓMO SE UTILIZA EN LAS EMPRESAS Solicitudes de Crédito Atención de reclamos y solicitudes de clientes Solicitudes de reembolso Trámite de pensiones Oficinas de partes Procesos administrativos (Pedidos internos, órdenes de compra, solicitud de vacaciones)

VENTAJAS Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa. Mejora del control de procesos. Mejor atención y servicio al cliente Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores. Integración de procesos empresariales.

VENTAJAS Asegura el cumplimiento de sus estándares de calidad y procedimientos. Optimiza sus recursos. Proporciona el estado real de sus procesos en cada momento. Mejora la productividad general y de cada empleado. Detecta con antelación cuellos de botella y posibles incumplimientos. Reduce sustancialmente el uso de papel.

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Los procesos deben ser definidos con claridad y precisión La administración debe ser consciente de que el sistema debe gestionarse con orden. Gestión del Cambio Se debe tener una adecuada comunicación, involucración, formación y soporte a los usuarios del sistema

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO El personal asociado al sistema debe contar con un equipo enlazado a una red Se debe prever las complejidades operativas asociadas a este tipo de tecnología y considerar el riesgo de que la red tenga problemas Se debe actualizar o rediseñar el sistema conforme se requiera

PRODUCTOS EXISTENTES En el mercado existen diversos tipos de herramientas WorkFlow, las principales son: WorkFlow Corporativo, WorkFlow de Aplicación, WorkFlow Documental y WorkFlow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más adelante). Dynamics, SAP, SharePoint Designer, Kissflow

CONCLUSIONES La tecnología de WorkFlow pretende aumentar la productividad del personal, organizando su trabajo, ejecutando las tareas que debe realizar de acuerdo a su rol dentro de la organización, manteniendo la documentación que sustenta cada caso y las instrucciones dadas. Uno de los principales beneficios son las mejoras en el servicio de atención a clientes o usuarios internos de la organización pues, siempre se tendrá el estado de cada caso, su documentación, la historia del caso, el personal que ha intervenido, y los tiempos y plazos de cada actividad.

CONCLUSIONES Facilita la administración de la organización y proporciona seguridad, ya que se tiene el control del acceso a información confidencial. Al optimizar los procesos es posible analizar el tiempo de ciclo del negocio por cada caso y así, obtener los costos involucrados en ellos.