José Rolando Villa Córdova 07/06/2013 UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES UNIDAD DE POST GRADO CURSO TALLER DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Selección Documental José Rolando Villa Córdova Lima, Diciembre 2013 Prof. Eleodoro Balboa Alejandro

Metodología de la Valoración y Selección Consiste en: Identificación del objeto producido: series documentales Reconocimiento de los niveles de Archivo Saber en qué momento del ciclo vital de los documentos se realiza la Selección Contar con una Comisión o Comités Especializados para la valoración de documentos Conocer cuáles son los valores que posee el documento de archivo

Programa de Control de Documentos (PCD) El PCD es un instrumento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad como resultado de sus actividades, precisando el valor T o P y el número de años que deben conservarse en cada nivel de archivo, hasta su transferencia al Archivo General de la Nación (Archivo Regional o Provincial) o su eliminación. Norma que regula: Directiva 004-86-DGAI el PCD

Importancia de tener el PCD Contar con un instrumento que facilita la correcta gestión de documentos y administración de archivos. Establecer un puente de comunicación entre los archiveros y los administradores respecto a la producción, conservación y utilización de documentos. Cumplir con las normas técnicas del SNA Facilitar el acceso a la información en cada nivel de archivo.

Procedimientos para la formulación del PCD

INVENTARIO DE LA SERIE DOCUMENTAL Pág. 1 de …...págs. DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION: Sector: Nombres y apellidos: Entidad: Cargo: Unidad Orgánica: Teléfono: IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL: Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie 10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUM. (resumen del contenido) REGLAS DE CONTROL 11. Valor de la Serie 12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE RETENCIÓN AG AP OAA . 13. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMEN. Rep. Alta Dirección Oficina As. Legal Jefe Unidad Eval. Doc. Jefa del OAA 14. Lugar y fecha 15. Vº Bº del AGN – DGAI ……………………… Aprobado

INVENTARIO DE LA SERIE DOCUMENTAL Pág. 1 de …...págs. DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION: Sector: Cultura Nombres y apellidos: Entidad: Archivo General de la Nación Cargo: Unidad Orgánica: Oficina de Personal Teléfono: IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL: Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie PERSONAL Legajos de personal PERS/01 10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUM. (resumen del contenido) REGLAS DE CONTROL 11. Valor de la Serie 12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE RETENCIÓN AG AP OAA Definición.-… Composición interna.- Base legal.-. Motivo de su producción.- . 13. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMEN. Rep. Alta Dirección Oficina As. Legal Jefe Unidad Eval. Doc. Jefa del OAA 14. Lugar y fecha 15. Vº Bº del AGN – DGAI ……………………… Aprobado

INVENTARIO DE LA SERIE DOCUMENTAL Pág. 1 de …...págs. DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION: Sector: Cultura Nombres y apellidos: Entidad: Archivo General de la Nación Cargo: Unidad Orgánica: Oficina de Personal Teléfono: IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL: Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie PERSONAL Legajos de personal PERS/01 10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUM. (resumen del contenido) REGLAS DE CONTROL 11. Valor de la Serie 12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE RETENCIÓN AG AP OAA Definición.- Es un documento confidencial, en el cual se archivan los documentos personales y administrativos de cada trabajador de la entidad, a partir de su ingreso… Composición interna.- Filiación, estudios, contrato, desplazamiento, permisos, bonificaciones, etc. Base legal.- D Leg. 276, Manual Normativo de Personal. Motivo de su producción.- Administrativo – legal. 13. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMEN. Rep. Alta Dirección Oficina As. Legal Jefe Unidad Eval. Doc. Jefa del OAA 14. Lugar y fecha 15. Vº Bº del AGN – DGAI ……………………… Aprobado

INVENTARIO DE LA SERIE DOCUMENTAL Pág. 1 de …...págs. DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION: Sector: Cultura Nombres y apellidos: Entidad: Archivo General de la Nación Cargo: Unidad Orgánica: Oficina de Personal Teléfono: IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL: Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie PERSONAL Legajos de personal PERS/01 10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUM. (resumen del contenido) REGLAS DE CONTROL 11. Valor de la Serie 12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE RETENCIÓN AG AP OAA Definición.- Es un documento confidencial, en el cual se archivan los documentos personales y administrativos de cada trabajador de la entidad, a partir de su ingreso… Composición interna.- Filiación, estudios, contrato, desplazamiento, permisos, bonificaciones, etc. Base legal.- D Leg. 276, Manual Normativo de Personal. Motivo de su producción.- Administrativo – legal. T 45 - 15 60 13. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMEN. Rep. Alta Dirección Oficina As. Legal Jefe Unidad Eval. Doc. Jefa del OAA 14. Lugar y fecha 15. Vº Bº del AGN – DGAI ……………………… Aprobado

Tabla General de Retención de Documentos (TGRD) Es el listado de las series documentales de cada sección o fondo documental, precisando su valor temporal o permanente y los plazos de conservación obligada en cada nivel de archivo de la entidad.

Tabla General de Retención de Documentos Pág. 1 de ….. págs. Sector: Producción 2. Nombre de la Entidad: Ministerio de la Producción Asunto Principal: PERSONAL 4. Código 5. Título de la Serie Documental 6. Valor de la Serie 7. Periodo de Retención AG AP OAA TOTAL AÑOS RETENCION PERS/01 PERS/02 PERS/03 Legajos de personal Planillas de remuneraciones (copias) Controles de asistencia T 45 02 - 15 03 60 05

Índice Alfabético de las Series Documentales Pág. 1 de ….. págs. Título de la Serie Documental Asunto Principal Código Controles de asistencias Legajos de personal Planillas de remuneraciones (copias) PERSONAL PERS/03 PERS/01 PERS/02