Subsistema de Costos y Procesos del VERSAT-Sarasola

TEMAS GENERALES EN EL MODULO DE COSTOS Y PROCESOS Niveles de accesos Clasificador de Centros de Costos Particularidades y requisitos Declaración de Elementos y Subelem. de Gastos Declaración de las Cuentas de Gastos Traspasos Reportes Costeo

Clasificador de Centros de Costo Versat-Sarasola Clasificador de Cuentas Sistema que cuenta con el diseño de dos Clasificadores, con similares posibilidades en cuanto a su uso y alcance para el Usuario pero diferentes en su contenido, lográndose la relación entre ambos a partir de una asociación Cuenta – Centros de Costo

Niveles de acceso Se declaran los permisos a usuarios en dependencia de la responsabilidad y operatividad que estos desempeñen en Actividades, Funciones y Opciones de este Subsistema. Para que un usuario pueda realizar las Funciones y Opciones de Costos y Procesos en Contabilidad General es necesario darle permiso en el Nivel de Acceso correspondiente en Costos y Procesos

Clasificador de Centros de Costo El primer elemento a considerar es el Formato, ya que en este se determina la estructura o división en niveles del clasificador y la cantidad de caracteres que tiene cada uno.

Particularidades y requisitos Un Centro asociado a más de una cuenta se declara una sola vez. Un centro con una codificación debe tener una misma descripción. Los Centros de Costos con aperturas en el Clasificador pueden ser eliminados, siempre que no tengan operaciones registradas y asentadas en los registros contables. Eliminar o modificar un centro de costo se realizan en la Unidad Contable donde se efectuó la apertura. Las Unidades Contables sólo tienen posibilidad de realizar aperturas a partir del nivel del formato que continúa al último utilizado por el Nivel Empresarial. En el Clasificador de cada Unidad Contable sólo aparecen los niveles definidos en la Unidad Empresarial y los de la propia Unidad Activa. Si el Centro de Costo tiene apertura en más de un nivel, se deben eliminar primeramente los niveles posteriores.

Nivel Empresarial Centro de Costo 1 CC-2 CC-4 CC-3 Nivel Unidad CC-2-3 CC-2-1 CC-2-2

Partidas, Elementos y Subelementos de Gastos Un aspecto importante de la Contabilidad de Costos es el registro de los gastos por elementos y la conformación del costo por partidas para realizar el análisis del funcionamiento de la actividad.

Declaración de Cuentas de Gastos Aperturas de la subcuenta: Activar como de gastos por subelementos Activar para saldo de inicio de año

Asociación Cuentas-Centros de costos

Asociación Cuentas-Partidas y Elementos de gastos

TRASPASOS Las Secuencias de Traspasos serán el orden en que deben ejecutarse los traspasos para que cada Cuenta de Gastos de proceso y los Centros de Costos asociados a ellas reciban los gastos que proceden de los centros de costos indirectos.

Principios para realizar los traspasos Que todos los Centros de Costos definidos en el Sistema que deben quedar en cero al ejecutar los traspasos, tengan ese saldo. Que cada Centro de Costo reciba el importe correspondiente de acuerdo a las bases de distribución empleadas. Que la asignación de gastos por este proceso se realice en el orden que la Contabilidad de Costos establece para las actividades que realice la entidad usuaria del Sistema. Que cada Centro de Costo o Unidad de Costo reciba los gastos correspondientes para garantizar la calidad necesaria en la determinación de los costos unitarios de las producciones.

Requerimientos para configurar las secuencias de Traspasos Definir del Clasificador de Cuentas y de Centros de Costo, cuáles van a traspasar sus gastos o parte de ellos. Determinar las Cuentas de gastos y los Centros de Costo destinos Definir las bases de distribución de acuerdo al tipo de traspaso a ejecutar y la actividad económica relacionada con este ( Gastos de dirección, Gastos de Taller, gastos de Maquinaria, etc.) Haber definido en Cuentas asociadas a los Centros de Costo, cuáles de estos deben quedar en cero. Definir para cada traspaso qué elemento de gastos se va a utilizar para registrar las operaciones contables que se originan al ejecutar la secuencia.

Bases de distribución de gastos indirectos Por Saldos: Es la base más utilizada por las ventajas que tiene con respecto al resto de las previstas, y consiste en distribuir el saldo del o los Centros de Costos orígenes para los de destinos teniendo en cuenta el % que representa cada uno de los destinos del total de ellos. Por porcientos: Se utiliza cuando es necesario definir previamente los porcientos que van a recibir los Centros de Costos destinos, teniendo como premisa para su utilización, que en la secuencia exista un solo Centro de Costo como origen. Por volumen: Se utiliza para traspasar los gastos de aquellas cuentas y Centros de Costo que por sus características es posible medir en cantidades o volúmenes las actividades económicas que se realizan en ellos. (Horas trabajadas por la maquinaria, hectáreas regadas, toneladas transportadas, etc.) Por Subelementos de gastos: Basado en determinado Subelemento de gastos de los Centros de Costo destinos, sumando todos los importes y determinando qué porciento representa cada uno del total (Ej. salario).

Secuencia de Traspasos Se va a generar en dependencia de la base de distribucion. Estas secuensias se pueden modificar y eliminar cada vez que se ejecute algún cambio, y permite eliminar el comprobante generado en contabilidad por esta operation, la cual se vuelve a editar cada vez que se ejecute la secuencia.

Reportes El sistema brinda un grupo de consultas a partir de la información procesada y almacenada, ya sea de períodos cerrados, períodos en proceso o períodos futuros si se han realizado operaciones en ellos, esto es posible seleccionando el ejercicio y período correspondiente. Entre los reportes que brinda tendremos: Gastos por Subelementos Anexo al Costo de Ventas Submayor de Procesos Saldo de las producciones en proceso

Costeo Para realizar el costeo se puede acceder al módulo de Contabilidad ó en el propio módulo de Costos y Procesos en la opción: Costo\ Consultas\ Submayor de Proceso Se recomienda este reporte porque salen todas las cuentas de proceso con análisis por centro de costo hasta el último detalle. A partir de este reporte se podrá confeccionar un comprobante en el módulo de Contabilidad para descargar del proceso la producción terminada por cada uno de los centros de costos concebidos por la entidad. El comprobante contable será: Cta de costo \ Cta de proceso, sbcta producción terminada

Seminario de Costos Gracias por su atención. Estudien y aprendan.