Seminario Empresa DESOFT S.A. Seminario Empresa DESOFT S.A. “Estructura, alcance y estado actual del Software” Principales elementos que deben conocerse.

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1 Seminario Empresa DESOFT S.A. Seminario Empresa DESOFT S.A. “Estructura, alcance y estado actual del Software” Principales elementos que deben conocerse por los Especialistas que se dediquen a su Generalización. SEPTIEMBRE 2006 Ciudad Habana

2 Antecedentes En los Años 80 y 90pasos en la automatización de la Planificación, el Control y el Análisis de la Gestión Económicas en el MINAZ. En los Años 80 y 90 se dan los primeros pasos en la automatización de la Planificación, el Control y el Análisis de la Gestión Económicas en el MINAZ. Comienza a engendrarse el Paquete de Transito, este se consolida a partir de 1988 con de la interrelación de los primeros subsistemas.

3 Sistema Economico Integrado Una respuesta eficaz a la solicitud a presentada por el MINAZ., que a finales de los 90 se encontraba en la disyuntiva de adquirir un software extranjero, cuyo costo ascendía a un millón 186 mil dólares VERSAT SARASOLA -primer Software Cubano, relacionado con la informatización de la Gestión Economíca, que se Certifica. Producto Cubano,, adecuado a los principios del Control Interno y Regulaciones vigentes en el País, con la garantía de continuar desarrollándolo ante nuevos mecanismos de Organismos rectores de las actividades Económicas

4 Primeros pasos del Versat ver s at S A R A S O L A Los módulos pilares y básicos del VERSAT. En abril del 2001 se comienzan a probar los tres primeros Subsistemas en el CAI Washington, que ha sido la empresa del Minaz seleccionada para las pruebas. A fines del propio año y durante todo el 2002 se fueron terminando y probando otros subsistemas comenzando su generalización hacia otras empresas, tanto del MINAZ como en otros organismos

5 Proceso de Certificación del SoftWare   Noviembre del 2003 – Evaluado por los miembros del Comité de Normas Cubanas de Contabilidad con un dictamen satisfactorio.   Junio y Julio del 2004 – Evaluado por la Oficina de Informatización de la Sociedad del MIC. Sus resultados fueron satisfactorios.   Julio del 2004 – Evaluado por el MFP y CANEC como posible herramienta computacional a utilizar en los Centros de Gestión Contables que se crean en los 169 municipios del País, según el acuerdo # 5220 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros.   Registrado en el CENDA en abril del 2004 (Registro # 948 – 2004).   Durante el primer semestre del 2005 se trabajo en la incorporación al Sistema de todos los requerimientos, según lo estable la resolución conjunta del MFP y el MIC de abril 8 del 2004. Las solicitudes oficiales fueron presentadas en el mes de agosto del año 2005.   El CERTIFICADO oficial fue expedido con fecha febrero 1ro.

6 ¿Qué es el VERSAT Sarasola? Es un Software Integrado, orientado a la Gestión Empresarial y Presupuestaria, soportado sobre una plataforma de trabajo “Cliente-Servidor”. Constituye una valiosa herramienta, pues permite a los Directivos, analizar, controlar y evaluar los resultados de su negocio, en tiempo real. El análisis de la información puede realizarse a partir de los Clasificadores de Cuentas, Centros de Costos o desde los Comprobantes Contables, hasta los ”Documentos Primarios” que dieron origen a cada una de las operaciones.

7 PLANIFICACION (PMaestro) CONTROL DE ACTIVOS FIJOS GENERADOR DE REPORTES COSTOS Y PROCESOS FINANZAS, CAJA Y BANCO CONTROL DE INVENTARIOS CONTRATACION FACTURACION FACTURACIONCONTRATACION CONTABILIDAD GENERAL NOMINA DE SALARIOS CONFIGURACIONCONFIGURACION Subsistemas que lo Integran

8  El procesamiento de la Información Primaria se efectúa por Unidad Contable, lo cual es equivalente al trabajo con multicompañía.  El registro de todos los hechos económicos se realiza a partir del procesamiento de los Documentos Primarios que en cada uno de los Subsistemas están previstos.  Esta diseñado para utilizarse en cualquier tipo de entidad, ya sean Empresariales o Presupuestadas. Las Configuraciones del Sistema permiten su adecuación a cualquier escenario.  Su estilo es Informacional, ya que en las vistas de cada Subsistema, el usuario siempre estará observando los datos más relevantes.  Su diseño facilita la Auditoria y Análisis de todas sus operaciones. Características Generales

9  Las Cuentas controladas por cada subsistema sólo pueden actualizarse desde los mismos, lo que garantiza la consistencia y conciliación Contable.  Posee opciones de Exportación e Importación de la Información, lo que propicia la interrelación con otros Sistemas, ya sean del área Económica u otras.  Permite obtener los Estados Financieros y todo tipo de Reportes, no solo de los diseñados dentro del SOFT, sino en nuevos formatos que defina cada usuario en el “Generador de Reportes”.  Cuenta con un Sistema de Seguridad y Protección de sus datos a partir de los mecanismos de control de acceso implementados, donde además de los principios establecidos para la Seguridad Informática, tiene muy en cuenta los de Control Interno previstos para las Actividades Económicas. Características Generales

10 Características del Subsistema de “Configuración”  Constituye el Centro o Cerebro de Sistema, pues sus Actividades definen las acciones de muchos de los Subsistemas que lo integran.  Posee 3 Actividades que son: Codificadores; Parámetros; Seguridad.  Los “Codificadores” incluyen aquellos que son de uso general de los diferentes Subsistemas  Los “Parámetros” incluyen: Los Ejercicios y Periodos en que se agrupan las operaciones; Las Monedas en que se registran las transacciones; Todos los Formatos que se requieran para los diferentes Codificadores.  La “Seguridad” abarca la designacion de todos los Usuarios que tendran acceso a trabajar en el Sistema y ademas todos los Permisos de que los mismos dispondran en cada una de las Unidades Contables y Subsistemas.

11 Características del Subsistema de “Contabilidad” Características del Subsistema de “Contabilidad”  La “Contabilidad General” es el centro o columna vertebral del Sistema, pues hacia la misma se tributan, con el formato de Comprobantes Contables, todas las operaciones que se generan en los Subsistemas.  Posee 5 Funciones Básicas, que son: Comprobantes de Operaciones; Clasificador de Cuentas; Análisis de las Cuentas; Costos y Procesos; Estados Financieros.  En la vista de los Comprobantes se muestran todos los generados por los Subsistemas y se pueden capturar manualmente los que sea necesarios.  El Clasificador de Cuentas se presenta como un árbol donde, según el formato que se decidió utilizar; también se pueden observar las propiedades de las mismas, la historia u operaciones que se han ejecutado y el estado o saldos de las mismas.

12 Características del Subsistema de “Contabilidad”  El Análisis de las Cuentas permite incorporar a las Cuentas que se desee, análisis particulares, tales como: Almacenes, Trabajadores, Custodios, etc.  En la vista de Costos y Procesos se muestran las mismas funcionabilidades que están presentes en el Subsistema de Costos, tanto para los Centros de Costos, Cuentas de Gastos y Elementos de Gastos.  Los Estados Financieros pueden ser diseñados por un generador de reportes que posee el Subsistema, a partir de funciones propias del VERSAT.

13 Características del Subsistema de “Costos y Procesos” El Subsistema de Costos y Procesos posee 3 Funciones Básicas: Clasificador de Centros de Costos; Traspasos; Ajuste al Costo. El Subsistema de Costos y Procesos posee 3 Funciones Básicas: Clasificador de Centros de Costos; Traspasos; Ajuste al Costo. Solo posee una Configuración Mínima y los Codificadores que se utilizan son: Centros de Costos y Elementos o Partidas Presupuestarias. Solo posee una Configuración Mínima y los Codificadores que se utilizan son: Centros de Costos y Elementos o Partidas Presupuestarias. Los Traspasos es una de las Funciones Básicas para aquellas Entidades que operan con Gastos Indirectos de Producción. Los Traspasos es una de las Funciones Básicas para aquellas Entidades que operan con Gastos Indirectos de Producción. El Ajuste al Costo es quizás la Función de mayor alcance y beneficios para Entidades que poseen producciones materiales y operan Inventarios de Producciones Terminadas, pues a través de sus opciones y configuración se logra una total automatización de este proceso. El Ajuste al Costo es quizás la Función de mayor alcance y beneficios para Entidades que poseen producciones materiales y operan Inventarios de Producciones Terminadas, pues a través de sus opciones y configuración se logra una total automatización de este proceso.

14 Características del Subsistema de “Finanzas”  Es el Subsistema de mayor complejidad, dada la gran cantidad de operaciones que abarca el mismo.  Esta constituido por 5 actividades: Caja, Banco, Cobros y Pagos, Créditos Bancarios, Otras Operaciones Financieras.  La Caja abarca la creación de los diferentes Fondos, la Gestión de los Talonarios o Recibos de Cobro, así como los Ingresos y Egresos en Efectivo o por otros Instrumentos de Cobro.  El Banco contiene la creación de las Cuentas Bancarias, la Gestión de los Talonarios de Instrumentos de Pagos, los Cobros y Pagos Automáticos, el procesamiento de los Estados de Cuentas, la Conciliación Bancaria, el Flujo de Caja.

15 Características del Subsistema de “Finanzas”  La actividad de Cobros y Pagos posee 6 funciones principales, las que se agrupan en: Cobros y Pagos Automáticos, Creación de Obligaciones de Cobros y Pagos, la ejecución de los Cobros y los Pagos.  Los Créditos Bancarios se desglosan en: Créditos Solicitados y Otorgados, Cobros y Pagos de Créditos.  En Otras Operaciones Financieras se incluyen la creación de Otras Obligaciones de Cobros y Pagos, tanto al Presupuesto del Estado como a Trabajadores y su posterior Cobro o Pago.

16 Características del Subsistema de “Inventarios”  En el Subsistema de Inventarios se controlan hasta 4 categorías de Almacenes, que son: Insumos, Mercancías para la Venta; Producciones Terminadas y Consignaciones.  Requiere de una Configuración General y de la creación de Codificadores específicos para el Subsistema.  Cuenta con 3 funciones principales: Almacenes y Custodios, Clasificador de Productos y Movimientos de Productos.  En la vista de Almacenes y Custodios se muestran las existencias de cada uno de los Productos, con varios criterios de selección de los mismos y se emiten las hojas de Inventarios Físicos.

17 Características del Subsistema de “Inventarios”  En la vista del Clasificador de Productos se muestra un árbol con los niveles superiores del referido codificador, la propiedad de cada uno y los surtidos que amparan. En un cuadro en la parte inferior se muestran las existencias y movimientos de cada surtido, con la posibilidad de imprimir el Submayor por Productos.  Los Movimientos de Productos posibilitan las entradas y salidas por cada uno de ellos, a partir de los diferentes conceptos que previamente fueron creados.  Posee una cantidad apreciable de Reportes asociados a los Conceptos de Movimientos, Almacenes y otros.

18 Características del Subsistema de “Activos Fijos”  Posee dos Funciones básicas: Activos y Movimientos.  La Configuración General de este Subsistema es compleja, pero una vez que se logra adecuar a las características y régimen tributario de la Entidad, la mayor cantidad de operaciones son generadas automáticamente.  Posee un grupo de Codificadores propios de esta Actividad, al igual que el resto de los Subsistemas.  Este incluye grupo de opciones básicas, tales como: Reporte de Valor y Reposición; Calculo de la Depreciación; Ciclos de Amortización; Inventarios Físicos.

19 Características del Subsistema de “Activos Fijos”  En la Sección de Activos se muestran, por cada Área de Responsabilidad, todos los Medios que a ellas están asociados, con sus características y la posibilidad de obtener el Submayor de cada uno.  En los Movimientos se generan todos los tipos de Altas, Bajas y Modificaciones que sean necesarios efectuar.  El calculo de la Depreciación puede hacerse diario o mensual y hasta por cuatro métodos, aunque dos son los mas utilizados.  Reportes asociados a las diferentes vistas del Subsistema.

20 Características del Subsistema de “Facturación”  Posee dos Funciones básicas: Prefacturas y Facturas.  La Configuración de las diferentes Funciones es la actividad que garantiza la automatización posterior de la mayor parte de las operaciones.  Posee Codificadores propios del Subsistema.  Pueden facturarse tres grandes rubros de recursos: Inventarios, Servicios, Activos Fijos. Dentro de los Inventarios se clasifican los de Mercancías para la Venta, Producciones Terminadas y productos para Insumos.  Las Prefacturas que se emiten tiene la posibilidad de conversión a Facturas en forma totalmente automatizada.

21 Características del Subsistema de “Nómina”  En la actualidad la Nomina de Salarios que se utiliza para los Centros de Gestión Municipales es el SINW, Aplicación que posee mas de 10 años de elaborada, con un proceso de actualización continuo. Esta programada en Visual FoxPro 7.0.  Ya la Nomina VERSAT esta en la fase de Pruebas y Puesta a Punto, pero no debe estar disponible y con todas las opciones que finalmente tendrá hasta el ultimo trimestre del presente año.  Tanto el SINW como el Subsistema de Nominas del VERSAT están diseñados con la mayor flexibilidad que esta Actividad requiere, dado el gran numero de variantes o Sistemas de Pagos que existen o puedan crearse en el País.  El SINW esta totalmente Interrelacionado con el VERSAT.

22 Características del Subsistema de “Presupuestos”  En la actualidad el Presupuesto se elabora en una Aplicación que se denomina Presupuesto Maestro. Esta programada en Visual Basic y su base de datos en Access. Esta en uso desde hace 5 años en el MINAZ y algunas Entidades de otros Organismos.  Se esta elaborando el Subsistema de Presupuesto VERSAT, pero este no estará disponible hasta finales del presente año, o sea, para la Planificación del año 2008.  El PMaestro es una herramienta de Planificación Contable-Financiera, cuyos principios son: - Presupuestacion totalmente contable de los Ingresos y Gastos. - Presupuestacion totalmente contable de los Ingresos y Gastos. - A nivel de Áreas de responsabilidad, Productos y Centros de Costos. - A nivel de Áreas de responsabilidad, Productos y Centros de Costos.

23 Características del “Generador de Reportes”  El Generador de Reportes o Complementos VERSAT, es una herramienta que utiliza el Excel de la Microsoft como soporte.  Tiene elaborada funciones especificas para obtener saldos, débitos, créditos y variaciones de Cuentas, Centros de Costos y Elementos de gastos, para la obtención de información de la Base de Datos del VERSAT.  Toda la información de los Estados Financieros y demás reportes que se generan para entregar a las Unidades Presupuestadas cuya Contabilidad se procesa en los Centros de Gestión Municipales, están diseñados con esta Herramienta Computacional.

24 Aplicabilidad y Generalización d el Versat En este momento el Sistema se utiliza por cerca de 120 Entidades Económicas de diversos Tipos y Organismos del País. Se espera que esta cifra aumente con rapidez, pues solo en el sector presupuestario esta previsto su utilización en 368 Entidades y en este momento lo aplican solamente 30 de ellas. En el MINAZ también se espera que el proceso de implantación se agilice y que la cifra de Entidades que hoy no supera las 50, al cierre del presente año alcance valores cercanos a las 100.