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PRESENTACIÓN DE AVANCE REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO LEGAL BAJO UN MODELO ESPECIALIZADO DE FÁBRICA Cliente: URIBE & SCHWARZKOPF Abril 2012

CONTENIDO I. Status del ProyectoII. ProblemáticaIII. SoluciónIV. Puntos CríticosV. Próximos Pasos

STATUS DEL PROYECTO % de Avance: 55% Desvío: 0% Fecha Inicio: 5/Marzo/2012 Fecha Fin: 1/Junio/ Semanas 3 Semanas 100% 5-Mar 4 Semana s 07-May1-Jun Etapa 1: Diagnóstico Situación Actual del Proceso Legal Etapa 2: Rediseño del Proceso Legal Procesos y Políticas Estructura, roles y personas Layout Acuerdos de Servicio Indicadores de Gestión (Productividad, Eficiencia) Etapa 2: Rediseño del Proceso Legal Procesos y Políticas Estructura, roles y personas Layout Acuerdos de Servicio Indicadores de Gestión (Productividad, Eficiencia) Etapa 3: Implementación del Modelo 23-Mar26-Mar04-May 66%

ACTIVIDADES REALIZADAS  Definición de estructura y perfiles  Selección de personal (10 entrevistas)  Elaboración de Manuales: o Manual de Políticas y Procesos o Manual Organizativo y de Funciones o Manual de Incentivos  Diseño de formatos: hojas de ruta mensajero y tramitador, check list de requisitos, etc.  Conceptualización y diseño de matriz inteligente  Elaboración de Acuerdos de Servicio

PUNTOS CRÍTICOS Recursos Humanos Traslado Oficina Tecnología Finanzas

RECURSOS HUMANOS JEFE LEGAL ABOGADO 2 ABOGADO 1 TRAMITADOR ASISTENTE OPERATIVO MENSAJERO ABOGADO 3 COORDINADOR SERVICIO AL CLIENTE EJECUTIVO SERVICIO AL CLIENTE CONTADOR Personal nuevo que se incorpora el 7 de mayo 2da Etapa de Selección - junio JEFE LEGAL ABOGADO 2 ABOGADO 3 COORDINADOR SERVICIO AL CLIENTE EJECUTIVO SERVICIO AL CLIENTE CONTADOR ASISTENTE OPERATIVO REPRESENTANTE LEGAL PRESIDENTE

RECURSOS HUMANOS DEFINICIONES  Fecha de salida Jefe Legal Actual (máximo viernes 4 de mayo)  Comunicación formal a personal que trabaja actualmente en Departamento Legal, sobre la creación de nueva empresa y nuevos lineamientos.  Comunicación formal a todos los empleados de Uribe&Schwarzkopf sobre creación de nueva empresa y realización de Acuerdos de Servicio

TRASLADO OFICINA DEFINICIONES  A partir del 7 de mayo personal debería poder ubicarse en la oficina donde funcionará HomeLaw:  Coordinador de Servicio al Cliente y Ejecutivo de Servicio al Cliente en nueva casa de Uribe&Schwarzkopf  Otros empleados en la nueva oficina asignada para Home Law  Adquisición de impresoras y equipos necesarios para la operación

TRASLADO OFICINA DISTRIBUCIÓN FÍSICA Jefe Legal Asistente Operativa Abogado Contador Otros ARCHIVOARCHIVO

TECNOLOGÍA  Falta de Seguimiento y Control  Falta de conocimiento de estado actual de trámites  Inexistencia de información por Proyectos  Información y documentación no compartida entre Departamentos  Doble digitación de información  Agendamiento de Citas a la misma hora, generando colas y esperas  Atendimiento no personalizado  Cliente desinformado PROBLEMÁTICA

DEPARTAMENTO LEGAL  Generación automática de minutas y ordenes de entrega  Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero  Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto  Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad)  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Atención dedicada y personalizada a Clientes  Clientes informados Calidad en Atención al Cliente Agenda Electrónica Desarrollo para importación de datos MÓDULOS DE VENTAS, SERVICIO AL CLIENTE Y CARTERA (HYSI): Información de Proyectos, Ventas y Clientes Selección y configuración de herramienta SOLUCIÓN TECNOLOGÍA Valor desarrollo:$1500 Proveedor: Buider Solution

DEPARTAMENTO LEGAL  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad)  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Atención dedicada y personalizada a Clientes  Clientes informados Calidad en Atención al Cliente Agenda Electrónica Desarrollo para importación de datos MÓDULOS DE VENTAS, SERVICIO AL CLIENTE Y CARTERA (HYSI): Información de Proyectos, Ventas y Clientes Selección y configuración de herramienta  Generación automática de minutas y ordenes de entrega  Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero  Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto  Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas Escenario 1:Desarrollo TECNOLOGÍA

DEPARTAMENTO LEGAL  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad)  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Atención dedicada y personalizada a Clientes  Clientes informados Calidad en Atención al Cliente  Generación automática de minutas y ordenes de entrega  Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero  Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto  Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas Escenario 2: Sin Desarrollo TECNOLOGÍA

FINANZAS DEFINICIONES  Definir valor de Fee Mensual por áreas de Apoyo  Definir gastos que ingresarán directamente a Homelaw y gastos que serán presentado mediante factura por las dos compañías  Definir temas de inversión

PRÓXIMAS ACTIVIDADES  Envío de Manuales, Formatos y Documentos para Aprobación de Uribe&Schwarzkopf y Lexvalor (semana 30 de abril)  Aprobación y cierre de Acuerdos de Servicio  Presentación Final Etapa de Rediseño (semana 30 de abril)  Capacitación Personal (7 de mayo)  Implementación y acompañamiento (7 de mayo al 4 de junio)

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