ORDENACIÓN DOCUMENTAL INSTRUCTIVO ORDENACIÓN DOCUMENTAL

1. Alistamiento y Ordenación de los documentos Ordene los documentos que conformará cada reclamación en orden cronológico, del más antiguo al más reciente, uno detrás del otro. Una vez ordenados alinee y perfore cada uno de los documentos. Utilice gancho legajador plástico para sujetarlos a la capeta. Organice en forma de libro.

2. Retiro de material metálico Retire de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: hojas en blanco, documentos en fax, duplicados, etc. La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

3. Foliación 4 3 2 1 Realice la foliación en el momento en que prepare la documentación para ser entregada de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara frontal, en el extremo superior derecho de la hoja, con lapicero de mina negra o Lápiz mina negra. Cada uno de sus expedientes (RECLAMACIONES) tendrá una sola foliación de manera continua, y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal, que la segunda será la continuación de la primera.

Foliación Se debe numerar de manera consecutiva; es decir, sin omitir ni repetir números. Las hojas utilizadas como separador no se deben foliar, pues no hacen parte del expediente. En la Primera Cara, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto.

Foliación 5 7 8 9 6 Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. Se debe escribir el número del folio de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos o textos.

NO SE DEBE HACER : Foliar con numerador 9 No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco

NO SE DEBE HACER 9 8 5 No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C ó Bis.

NO SE DEBE HACER Varias foliaciones Foliar cara recta en fotografías Numerar folios en blanco 2 Repetir números Foliar Documentos en otros soportes Varias foliaciones 9 5 8 7 6 4

NO SE DEBE …. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el Formato Único para presentar Reclamación de Acreencias (F.U.R.A).

FOLIACIÓN: 5 7 8 9 6 En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá re foliarse toda la unidad de conservación Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones

4. DESCRIPCIÓN : IDENTIFICACIÓN Y ROTULACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN Identificar la carpeta o legajo con un rótulo autoadhesivo que se ubicará en la parte superior izquierda de manera horizontal con los siguientes datos : Caja Nro. (dejar vacío) Nro. Legajo (dejar vacío), Tipo de Reclamación, Nombre del Reclamante, Nro. de folios Y Nro. de medios magnéticos. MARCACIÓN LEGAJOS Caja Nro. Ubicación Stiquer CAJA Nro. _________ LEGAJO Nro. _______ TIPO DE RECLAMACIÓN: NOMBRE DEL RECLAMANTE: FECHA DE RADICACIÓN: NRO. DE FOLIOS : NRO. DE MEDIOS:

FIN