Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia SUPERENTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO
Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Competencias de la Superintendencia Delegada para el Notariado. En los términos del artículo 24 del Decreto 412 de 2007, la Superintendencia Delegada para el Notariado ejerce entre otras funciones de: Vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios y asesoría al Superintendente en la definición de políticas de prevención de las conductas que puedan llegar a constituir faltas disciplinarias. Conocimiento y fallo, en los términos de la Ley 734 de 2002, y en primera instancia, de los procesos disciplinarios que se adelanten en contra de los notarios. Programar y realizar las visitas de inspección a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial. Adelantar acciones de vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios, así como de la aplicación correcta de las tarifas autorizadas para la prestación del mismo. SE DESARROLLAN A TRAVÉS DEL MACRO PROCESO OIVC Orientación, Vigilancia, Inspección y Control de la Gestión Notarial.
Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO EN EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CALIDAD Actualizados, Caracterizados, Aprobados, en Ejecución y con Certificado de Calidad ISSO 9001: el Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y Control. Actualizados, caracterizados, aprobados y en ejecución las políticas de operación del Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y Control. Aprobados y en ejecución 11 procedimientos en el Proceso de Administración Notarial y los Procedimientos: Análisis Extra situ proceso de vigilancia de la gestión notarial Inducción para notarios y cónsules proceso de vigilancia notarial Procedimiento de Visita Especial de Entrega y recibo de los archivos proceso inspección de la gestión notarial Procedimiento Visita Especial de Práctica de Pruebas proceso de inspección de la gestión notarial Procedimiento de Visita In - Situ proceso de inspección de la gestión notarial Guías de visita de inspección a las notarías del país Bitácora de visita que contiene informe de visita y registro de seguimiento de resultados. Procedimiento Verbal proceso de control de la gestión notarial Procedimiento Ordinario proceso de control de la gestión notarial Diseños aprobados, codificados y en ejecución de formatos utilizados en cada uno de los procesos y procedimientos. Diseño, aprobación y aplicación de indicadores de gestión. Diseño, aprobación y seguimiento del mapa de riesgos.
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Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN 4. Derechos de petición La gráfica siguiente r egistra los derechos de petición recibidos y concluidos y derechos de petición que recibieron respuesta oportuna al disciplinado y dieron origen a actuación disciplinaria y por ende a apertura de expediente y proceso.
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Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN 5. Visitas La Superintendencia Delegada para el Notariado realiza visitas Generales y Especiales, para ello diseñó una herramienta técnica de planeación y programación de visitas que inició su ejecución en el mes de agosto de El Plan Operativo de Visitas permitió determinar si se practicó visita especial o general, apoyó una mayor cobertura y permitió identificar notarías de riesgo alto. Las graficas siguientes registran: Visitas practicadas años 2008, 2009, 2010 Resultado Plan Operativo de Visitas 2009 Resultado de Visitas 2010.
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Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Tareas cumplidas: Logro de la certificación de Calidad en Gestión Pública norma NTCGP1000: ISSO 9001:2008 para el Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y control de la Gestión de calidad. Inventario documental desde el año 1999 al Levantamiento de formularios FUI. Constitución de base de datos documental. Remisión a Archivo General de Archivos correspondientes a años 1999 a 2008, administrativos, quejas, expedientes disciplinarios y visitas. Documentación correspondiente a años 2009 y 2010 se están manejando con tablas de retención documental, con sus correspondientes formularios FUI. Digitalización de 1500 expedientes de años 2005 a procesos en trámite cargados en el aplicativo SID. Base de datos de seguimiento de actuaciones en procesos disciplinarios y de visitas generales y especiales.
Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Temas pendientes: Reestructuración de la planta de personal de la Superintendencia para lograr la profesionalización del personal y el apoyo humano suficiente para el cumplimiento de la gran cantidad de tareas que le competen a la dependencia. Implementación de un plan de fiscalización del recaudo del aporte especial para la administración de justicia en coordinación con el Consejo Superior de la Judicatura – Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. Culminación de la Sala de Audiencias para dar adecuada aplicación al Procedimiento Verbal en el Proceso de Vigilancia de la Gestión Notarial. Culminación de la fase de pruebas en la implementación del Sistema Integrado de Información Notarial SIIN, aplicación en notarías piloto y ejecución del programa de capacitación a los notarios del país en el SIIN. Culminar el Plan Operativo de Visitas 2010 que está en ejecución y la presentación de bitácoras de visita.
Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Comités de los que hace parte la Delegada para el Notariado Comité de Conciliación a cargo de la Oficina Asesora Jurídica. Comité Asesor a cargo de la Oficina Jurídica Comité de Capacitación a cargo de la Oficina de la Oficina de Investigaciones y Capacitación. Comité de Estadísticas Vitales a cargo del Ministerio de Protección Social y del Departamento Administrativo Nacional de Estadística. Comité Técnico Interinstitucional de Protección de tierras y patrimonio de la población desplazada o en inminencia de desplazamiento. Comité Operativo para la Prevención y Detección de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo. comité Asesor Fondo Cuenta Comité de Tierras Comité de Directivo Coordinadores Comité Consejo Asesor Carrera Notarial
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