Guía de Clasificación de archivos de trabajo Materia: Taller lectura y Redacción 2 Alumna: Teresita de Jesús Márquez Fabián Fecha de entrega: 26 de Marzo del 2015

Para que nos sirve un Archivo constituye la memoria de una organización, ya que es además de una fuente de información una concentración de documentos para ayudar a: la toma de decisiones efectivas, analizar las trayectoria de una empresa, comprobar decisiones ya tomadas y llevar en forma ordenada una red de comunicaciones.

Clasificación de los archivos Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas: Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en negocio.

Clasificación de los archivos 2. Guardar de manera ordenada el material reunido.

Clasificación de los archivos 3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

Clasificación de los archivos Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la persona encargada de ello se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

Elementos utilizados en el archivo: Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes: CARPETAS GUÍA PESTAÑAS Y SU POSICIÓN GUÍAS FALTAS INDICADORES COMPRESORES PINZAS FICHAS

Elementos utilizados en el archivo: Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).

Métodos para clasificar archivos Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas.

Métodos para clasificar archivos Los principales sistemas son: SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético.

Métodos para clasificar archivos SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.

Métodos para clasificar archivos SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres.

Métodos para clasificar archivos SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido.