DECLARACIÓN PROPIEDAD HORIZONTAL ESCRITURAS COMPRA VENTA PROCESOS Reprocesos de trámites por equivocación de funcionarios Registro de información incompleta o inexistente Débil seguimiento y control de trámites No existe documentado dinero que es entregado al mensajero, ni tampoco una hoja de ruta para controlar al mismo Alto riesgo por entrega de cheques en blancos a tramitadores Descuadres financieros por entrega de información incompleta de clientes a Contadora Ingreso de documentos incompletos al Departamento Legal Políticas ineficientes. Ejemplo si es que el cliente no se acerca a firmar la promesa de compra venta, se devuelve la venta al Vendedor Falta de conocimiento de cierta información que se envía a otras entidades. Ejemplo recibo de pago de inmueble a Fiduciarias Duplicidad de actividades. Ejemplo: registro en matriz y cuaderno No existe cruce de información entre Departamentos. Ejemplo: cliente debe solicitar tarjeta de cliente en "Cartera" y entregar en "Legal. Layout inadecuado: - Al ingresar el Departamento Legal el primer puesto que se visualiza es el del Jefe Legal - Distribución y asignación de impresoras causa demoras en procesos DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ACTUAL PROCESOS ACTIVIDADES REALIZADAS Levantamiento de procesos actuales del Departamento Legal Análisis de Información Levantada Reunión con otros Departamentos de que tienen interacción con Legal DECLARACIÓN PROPIEDAD HORIZONTAL PROMESAS COMPRA VENTA ESCRITURAS COMPRA VENTA PROCESOS Compra Venta Crédito SUBPROCESOS Compra Venta Fondos Propios Procesos levantados, validados y diagramados: 4 Tiempos levantados: 4 procesos HALLAZGOS Reprocesos de trámites por equivocación de funcionarios Registro de información incompleta o inexistente Débil seguimiento y control de trámites No existe documentado dinero que es entregado al mensajero, ni tampoco una hoja de ruta para controlar al mismo Alto riesgo por entrega de cheques en blancos a tramitadores Descuadres financieros por entrega de información incompleta de clientes a Contadora Ingreso de documentos incompletos al Departamento Legal Layout inadecuado: - Al ingresar el Departamento Legal el primer puesto que se visualiza es el del Jefe Legal - Distribución y asignación de impresoras causa demoras en procesos

PERSONAS ACTIVIDADES REALIZADAS DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ACTUAL Levantamiento de funciones realizadas por empleados del Departamento Legal Toma de tiempos de principales actividades Análisis de capacidad instalada Revisión de perfiles de personal Hipervínculo listado funciones Hipervínculo capacidad instalada

CLIENTES ACTIVIDADES REALIZADAS HALLAZGOS DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ACTUAL CLIENTES ACTIVIDADES REALIZADAS Medición de cantidad de clientes que se acercan diariamente al Departamento Legal Elaboración de 10 encuestas de satisfacción a clientes Hipervínculo de matriz clientes que se acercaron a Legal por día Hipervínculo tabulación encuestas de satisfacción HALLAZGOS Clientes en cola por descoordinación interna. Manejo inadecuado de clientes

HALLAZGOS DIAGNÓSTICO: PROBLEMÁTICA SITUACIÓN ACTUAL PROCESOS Jefe del Departamento Legal, Abogada y Secretaria pasan __% el tiempo atendiendo a clientes Jefe del Departamento Legal y Abogada pasan __% del tiempo realizando tareas operativas Contadora es contratada mediante la figura de servicios prestados , sin embargo no existe un documento escrito de actividades y tiempos que debe cumplir, causando conflictos. Tramitadores realizan actividades de oficina, no es el perfil adecuado, por lo que generan reprocesos. Ejemplo: completar solicitudes, liquidaciones de clientes, etc. DIAGNÓSTICO: PROBLEMÁTICA SITUACIÓN ACTUAL PROCESOS Recepción de documentos del Departamento de Planificación, sin un listado para comprobar si los documentos están completos o no. El CD de Plano Georeferencial, no es entregado por el Departamento de Planificación con la documentación, por lo que el Departamento Legal debe solicitar, para enviar a Municipio (y no siempre lo tienen listo) No existe un registro por proyecto, en el que se pueda controlar fechas y tiempos de las actividades de la DPH La carpeta para enviar al Municipio es armada actualmente por el Tramitador, sin embargo, no es el perfil adecuado para para la actividad (se pueden generar reprocesos). Los vendedores al momento de coordinar con cliente cita para firma de promesas, cambian la cita acordada con Legal y no los notifican, causando que se acerque más de un cliente a la vez, haciéndolos esperar y consecuentemente causando malestar a los mismos Secretaria debe ingresar en documento excel toda la información del cliente, sin embargo, no ingresa toda la información "por falta tiempo", y consecuentemente no es posible realizar seguimiento de los trámites. Si es que el cliente no se acerca a firmar la promesa de compra venta, se devuelve la venta al Vendedor (todo el expediente), causando demora en el proceso Uno de los documentos que se envían a las Fiduciarias son los recibos de pagos del cliente. El Departamento Legal no conoce cuantas cuotas o cuanto dinero ya ha pagado el cliente, sólo adjunta el/los recibos con los documentos que envía la Fiduciaria. Si es que los recibos que se envían están incompletos, la Fiduciaria devuelve los documentos y se debe iniciar todo el proceso nuevamente. El tiempo establecido con Fideicomisos para firma de documentos es de 72 horas, sin embargo existen veces en que se demoran más tiempo y el Departamento Legal no realiza seguimiento ("por falta de tiempo") El tiempo establecido con Notaria para entrega de escrituras de promesa venta es entre 24 y 48 horas, sin embargo, existen veces en que se demoran más tiempo y el Departamento Legal no realiza seguimiento ("por falta de tiempo") ESCRITURA DE COMPRA VENTA CRÉDITO CRÉDITO Clientes solicitan ayuda a abogada para armar la carpeta del Iess Los tramitadores realizan actualmente la liquidación de clientes. FONDOS PROPIOS En el Departamento Legal se les indica a los clientes que los que han pagado el inmueble con crédito tienen prioridad DPH PROMESAS DE COMPRA VENTA ESCRITURA DE COMPRA VENTA FONDOS PROPIOS La recepción de Información es un tarea operativa que no debería se realizado por la Abogada Duplicidad de actividades: ingreso de información en cuaderno y excel El Departamento de Crédito, avisa en el transcurso del proceso si existe liberación, sin embargo si Departamento de Crédito olvida de confirmar liberación, el proceso queda estancado. Departamento Legal tampoco realiza seguimiento. Actualmente los formularios para solicitar fichas catastrales o certificados son llenados por el Tramitador, sin embargo, no es el perfil adecuado para para la actividad (se pueden generar reprocesos). La Ficha Catastral es solicitada por el Tramitador, cada vez que se requiere realizar la escritura de compra venta de un bien. Sin embargo todas las Fichas Catastrales de un Proyecto deberían ser solicitadas inmediatamente después de la realización del Catastro del Proyecto. La actividad es realizada actualmente por la Abogada. Si el cliente no se acerca a realizar el pago de gastos legales no realizan seguimiento No existe cruce de información entre Departamentos, el cliente es quien debe solicitar la información en "Crédito" y entregar en "Legal“. El Cliente debe acercarse al Departamento de Cobranzas, solicitar la tarjeta de cliente "en cero" y llevar la misma al Departamento Legal. La revisión y recolección de valores es una tarea operativa que no debe ser realizada por el Abogada. Actualmente se realizan 4 órdenes de entrega del bien: cliente, ventas, abogado y arquitecto, imprimen 4 veces la misma documentación(tiempo y recursos) Debido a que no desconoce a que trámites pertenecen algunos pagos, existen descuadres financieros.

Procesos Actividades realizadas: y colocar flujos actuales como hipervinculo Hallazgos Personas Actividades realizadas: capacidad instalada, listado de funciones) Clientes Actividades Realizadas (resumen encuestas) Estadísticas (AVA, capacidad instalada, tiempos y volumenes) Premisas Cliente : Informado por telefonoco, correo y sms

Premisas mas relevantes por procesos Abogado por proyecto Rol de servicio al cliente, q es el unico que va a ionteractuar pcon cleintes Abodado mutifuncion Los abogados son responsables de todo El tema operativo se va a centralizar en una asistence Segmentación de clientes, Informado por telefonoco, correo y sms Crear una agenda compartida (vía web), donde tanto Vendedores como Secretaria puedan verificar y agendar citas para que clientes firmen promesas de compra venta. Políticaas y controles Se realizar3 registros: Cambio se sigueintes contratos: Minutas Estructura Areas de Soporte Funciones

ESTADÍSTICAS * A QUE CARGA VANA ESTAR LAS PERSOANS CON LAS NUEVAS FUNCIONES QUE INDICADORS SE DEBERÍA SACAR INVERSIÓN A LIQUIDAR A TODAS LAS PERSOANS QUE CUMPLAN CON EL PERFIL Y ESTEN DENTRO DEL RANGO SLARIAL * INVERSIÓN NECESARIA: LIOQUIDAR A LOS QUE QUE VAN A CONTRATAR, MAS A LOS QUE SE VA A CONTRATAR, IMPRESORA: 1200 OTROS: TARIFAS INCENTIVO VARIABLE, TRAMITADORES Y ABOGADOS LIQUIDACIONES Adita: $2850 Marcela: 635 Rocio: 720

Acuerdo de funcioanmiento LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS CREACIÓN DE POLÍTICAS Y CONTROLES ACUERDOS DE SERVICIO CON OTROS DEPARTAMENTOS Y ENTIDADES REDEFINICIÓN ESTRUCTURA LAYOUT Estadisticas Acuerdo de funcioanmiento Se liquidará a las personas que vana apsar y lexvalor les va a contratar

REDEFINICIÓN DE ROLES Y FUNCIONES LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS REDEFINICIÓN DE ROLES Y FUNCIONES Estructura Personal: GERENTE LEGAL 50% Uribe Schwarzkopf ABOGADO 1 ABOGADO 2 ASISTENTE OPERATIVA EJECUTIVO ATENCIÓN AL CLIENTE 50% Lexvalor Apoyo de áreas de apoyo: Contabilidad Sistemas RRHH TRAMITADOR 1 TRAMITADOR 2 MENSAJERO

Especialista de Proyectos LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS ASIGNACIÓN DE CASOS Modelo de Asignación de casos por Proyectos Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto 5 Proyecto 6 Especialista de Proyectos ABOGADO 1 ABOGADO 2 Distribución Proyectos Actuales: Ventajas: Abogado 1: Abogado 2: Control del proyecto de punta a punta Asesoría Integral de Proyectos Inlcuir en parte de procesos: Los abogadso vana realizar: Los abogados van a estar sasginadaos por pritectos

REDEFINICIÓN DE ESTRUCTURA, ROLES, FUNCIONES Y PERFILES LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS REDEFINICIÓN DE ESTRUCTURA, ROLES, FUNCIONES Y PERFILES Roles y Funciones GERENTE LEGAL - Brindar asesoría legal inmobiliaria a todos los Departamentos de Uribe&Schwarzkopf. - Controlar, realizar seguimiento y exigir tiempos y calidad en trámites. - Presentar resultados financieros y no financieros a Directivos. ABOGADO 1 - Liderar y administrar eficientemente proyectos (tiempo y calidad): obtener DPH, realizar promesas de Compa Venta, realizar escrituras de compra venta y elaborar entrega del bien. Coordinar y exigir a tramitadores la obtención de documentación requerida. Apoyar en la atención de clientes de los Proyectos a cargo ABOGADO 2 Realizar trámites y obtener documentación en tiempos establecidos Trabajar en equipo para eficiencia en procesos Establecer una fuerte relación con entidades donde se realizan trámites TRAMITADOR 1 TRAMITADOR 2 ASISTENTE OPERATIVA Recibir y verificar documentación que llega de otros Departamentos y otras Entidades. Registrar información de proyectos para control y seguimiento Realizar pagos necesarios para obtención de trámites y liquidaciones cuentas de clientes Administrar y controlar actividades diarias de Mensajero Completar formatos requeridos para la realización de trámites Asistir a Gerente Legal y Abogados y realizar todas las tareas operativas solicitadas MENSAJERO - Cumplir con actividades indicadas por Asistente Operativa EJECUTIVO ATENCIÓN AL CLIENTE - Contactar a clientes para comunicar novedades y estado de trámites - Atender a todos los clientes que se acerquen al Departamento Legal: entregar documentos, recolectar firmas en documentos, recolectar valores de trámites, armar carpeta Biess, etc Brindar información y aclarar dudas legales de clientes Funciones nuevas Funciones iguales Funcioens que se se están eliminaidao *resumir fucnioe s

REDEFINICIÓN DE ESTRUCTURA, ROLES, FUNCIONES Y PERFILES LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS REDEFINICIÓN DE ESTRUCTURA, ROLES, FUNCIONES Y PERFILES Perfiles Requeridos Recomendación Perfil Actual GERENTE LEGAL Perfil duro: doctor en Leyes, 3 años en cargos similares Competencias: liderazgo, toma de decisiones, capacidad de análisis, manejo de recursos y gestión de tiempo A.V. - No cumple con la experiencia y competencias., argumentar- Buena relación con entidades externas Perfil actual y sueldo acutal Real y real ABOGADO 1 Perfil duro: doctor en Leyes , 1 año en cargos similares Competencias: gestión de tiempo, preocupación por orden y calidad, capacidad de análisis, pensamiento conceptual, trabajo en equipo y trabajo bajo presión J.I .- Cumple con el perfil duro y las competencias requeridas. ABOGADO 2 R.M. y L.A. – Cumplen con perfil duro del cargo, falta desarrollar competencias. Sueldos están sobre-valorados para el cargo, por lo que se recomienda cambiar de personas. (100 a 300%) TRAMITADOR 1 Perfil duro: bachiller , 1 año en cargos similares Competencias: gestión de tiempo, preocupación por orden y calidad, desarrollo de interrelaciones, búsqueda de información y trabajo en equipo TRAMITADOR 2 ASISTENTE OPERATIVA Perfil duro: estudiante universitario en carreras contables o administrativas Competencias: capacidad de análisis, gestión de tiempo, preocupación por orden y calidad, iniciativa, trabajo en equipo , desarrollo de interrelaciones, trabajo bajo presión M. . - No cumple con el perfil duro y competencias. Se recomienda contratar otra persona para el cargo MENSAJERO Perfil duro: bachiller , 1 año en cargos similares Competencias: gestión de tiempo, preocupación por orden y calidad, desarrollo de interrelacionesy trabajo en equipo J.C .- Cumple con el perfil duro y las competencias requeridas. *Se creará un Manual de Funciones del Departamento Legal EJECUTIVO ATENCIÓN AL CLIENTE Perfil duro: estudiante Leyes , 6 meses en cargos similares Competencias: orientación al cliente, comprensión interpersonal, capacidad de análisis, pensamiento conceptual, trabajo en equipo , iniciativa y autoconfianza. * Crear un Anexo a Contrato de Contadora, detallando actividades, entregables, condiciones que debe cumplir.

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS Controles Creación de 3 check list (Planificación, Crédito y Cartera) Implementar “Matriz Inteligente de Proyectos”, con el detalle de todos los predios de cada proyecto, donde se pueda registrar y controlar: Información del Cliente Documentación recibida/pendiente Trámites realizados/pendientes Ingresos y egresos de gastos legales por cliente Fechas de todas las actividades Con la matriz de podrá contar con indicadores de tiempos , alertas de actividades pendientes e información detallada y exacta de cada predio, de cada proyecto Elaborar formatos y procedimeinto para controlar dinero que se entrega trmaitadores y ruta de Mensajero. PREMISAS 1. Estructura 50% urisch 50% lexvalor Pagador Tramitadores esta sobrevalora el mercados. Entre 300 y 500 2. Perfiles Lexvalor cabeza lexvalor Funcioens básicas de cada una Estructura propuesta es tal Inlcuir perfil de atención al cliente Generación de formatos base 3. Asignación de casos Estructura por procesos Estructura por proyecto, asesor de servicio al cleinte 3. Personas Evaluacion: Cumple perfil: Hoja de vida: 2 cosas Resultados: aboda, reubicacion o ubicación

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS Políticas Crear una política del Departamento Legal, en el que sea obligatorio el ingreso de información por los diferentes participantes del proceso Elaborar Políticas de Pagos: Gastos Legales Clientes Pagos trámites PREMISAS 1. Estructura 50% urisch 50% lexvalor Pagador Tramitadores esta sobrevalora el mercados. Entre 300 y 500 2. Perfiles Lexvalor cabeza lexvalor Funcioens básicas de cada una Estructura propuesta es tal Inlcuir perfil de atención al cliente Generación de formatos base 3. Asignación de casos Estructura por procesos Estructura por proyecto, asesor de servicio al cleinte 3. Personas Evaluacion: Cumple perfil: Hoja de vida: 2 cosas Resultados: aboda, reubicacion o ubicación

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS Procesos Creación de check list para entrega-recepción de documentación de otros Departamentos (Planificación, Crédito y Cartera) Escanear documento original y colocar en un archivo compartido, donde Servicio al Cliente y Ventas lo puedan consultar y enviar inmediatamente la escritura al Fideicomiso. ROLES: Ejecutivo Operativo (Secretaria) debe armar carpetas o completar formatos para entregar a Tramitadores. Tramitadores, deberán realizar trámites en las diferentes instituciones y no trabajos operativos en oficina. COMUNICACIÓN: Si el Cliente no se acerca a firmar, la Ejecutiva Operativa/Secretaria del Departamento Legal debe comunicarse con cliente para reprogramar la cita y enviar recordatorios vía e-mail/sms ROLES: Reasignar función de liquidación de clientes a Ejecutiva Operativa/Secretaria

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS Procesos Conocer si recibos de pagos que se envían a Fiduciaria están completos Eliminar duplicidad de registro Diseñar un documento que cargue automáticamente información en minutas, en base a datos ingresados en Matriz de Proyectos y Predios Diseñar un documento que cargue automáticamente información en minutas, en base a datos ingresados en Matriz Reasignar función completar formularios para solicitud de fichas catastrales y certificados a Ejecutiva Operativa/Secretaria Diseñar un documento que cargue automáticamente información en órden de entrega en base a datos ingresados en Matriz de Proyectos y Predios. Imprimir solo una órden de entrega del bien, firmarla, escanearla y colocar en un archivo compartido. Eliminar duplicidad de registro

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS, CONTROLES Y POLÍTICAS Comunicación Crear estrategias y un plan de comunicación en Uribe & Schwarzkopf para dar a conocer las actividades y los servicios que brinda el Departamento Legal y cambiar la percepción que tienen del Departamento. Comunicar a clientes valores a pagar vía por e-mail/sms. Definir políticas de pago. PREMISAS 1. Estructura 50% urisch 50% lexvalor Pagador Tramitadores esta sobrevalora el mercados. Entre 300 y 500 2. Perfiles Lexvalor cabeza lexvalor Funcioens básicas de cada una Estructura propuesta es tal Inlcuir perfil de atención al cliente Generación de formatos base 3. Asignación de casos Estructura por procesos Estructura por proyecto, asesor de servicio al cleinte 3. Personas Evaluacion: Cumple perfil: Hoja de vida: 2 cosas Resultados: aboda, reubicacion o ubicación

REDISEÑO LAYOUT doble cara LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS REDISEÑO LAYOUT Redistribución de puestos Contar con un espacio más amplio para el Departamento Legal. En caso de mantener el espacio actual, se debe realizar la distribución de puestos: Impresora archivo pasivo archivos por proyecto Nueva Impresora doble cara Abogado 2 Abogado 1 Atención al Cliente Gerente Legal Secretaria PATIO Contadora Impresora copiadora Impresora Matricial Puerta

Inter Departamentales Inter Institucionales LINEAMIENTOS REDISEÑO: PREMISAS ACUERDOS DE SERVICIO CON DEPARTAMENTOS Y OTRAS ENTIDADES Inter Departamentales Inter Institucionales Departamento de Planificación Departamento de Ventas Departamento de Servicio al Cliente Departamento de Crédito Departamento de Cobranzas Notarias Municipio Fiduciarias Bancos PREMISAS 1. Estructura 50% urisch 50% lexvalor Pagador Tramitadores esta sobrevalora el mercados. Entre 300 y 500 2. Perfiles Lexvalor cabeza lexvalor Funcioens básicas de cada una Estructura propuesta es tal Inlcuir perfil de atención al cliente Generación de formatos base 3. Asignación de casos Estructura por procesos Estructura por proyecto, asesor de servicio al cleinte 3. Personas Evaluacion: Cumple perfil: Hoja de vida: 2 cosas Resultados: aboda, reubicacion o ubicación