ANALISIS DE LA EMPRESA ESCRITO ELABORADO POR: OSCAR BERTHIER ALZATE GONZALEZ COD: PRESENTADO A: ANDRES FELIPE MENA GUACAS Tutor CATEDRA: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN GRUPO: A2 CODIGO DE ASIGNATURA: TGPC UNIVERSIDAD MANUELA BELTRAN TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA ENERO DE 2.012
EMPRESA: Panalpina ¿Qué dependencia es la encargada de la documentación? Describa la dependencia. La dependencia que maneja documentación se llama Archivo. Este es un sitio donde existen seis torres de información física de documentos como correspondencia, permisos de trabajo y archivo de personal laborando.
¿Tiene elaborados procesos donde se mencionen encargados y funciones para el tratamiento de la documentación? Describa. Actualmente el proceso de gestión documental lo realiza una persona cuyo cargo se llama gestor de documentación. Esta se encarga de recibir la documentación, radicarla y hacerla llegar a su destino. Asimismo provee el orden de consecutivos para la correspondencia y documentación saliente en la empresa.
¿Existen sanciones debido al mal manejo de la documentación? ¿Cuáles? Debido a que la información que se maneja es privilegiada y de alta confidencialidad, el manual de funciones establece que la documentación debe ser manejada con estricto cuidado, so pena de recibir llamados de atención verbales, escritos ó la desvinculación de labores.
¿Qué procesos cree que se pueden mejorar? ¿Por qué? Si considera que ninguno, ¿por qué? Considero que se debe mejorar en cuanto a la forma como se archivan los documentos, pues debería sistematizarse el archivo general. Esto permitiría mejoras sustanciales en cuanto a la seguridad y manejo de la información, pues los archivos digitales pueden ser almacenados en mucho menos espacio que el archivo físico, incluso hoy en día existen discos duros virtuales como Skydrive, que permiten almacenar gran cantidad de datos en la red, para ser descargados donde se requieran, obviamente con gran cuidado de preservar la seguridad y confidencialidad.