Corresponde a una serie de situaciones, relacionadas con los procesos, que ocurren cotidianamente en la empresa y que nos sirven como base para detectar posibles problemas y/o posibilidades de mejoramiento.

Los problemas conviven con las empresas, los problemas son inevitables, ya sea porque algunos procesos funcionen mal o porque existen posibilidades de aprovechamiento de tecnologías, capacidades, conocimiento, que no se están explotando. Cualquiera que sea la razón los problemas le restan competitividad a las empresas y es necesario abordarlos. El abordaje de los problemas debe comenzar por considerar, en primera instancia, todos.

En ocasiones ocurre que elegimos uno de los problemas detectados y los solucionamos, pero el problema persiste, quiere decir que no hemos llegado al origen del mismo. No obstante se tenga un listado de posibles problemas, es importante identificar el problema raíz (el que origina todos los demás), a partir del cual podamos llegar a soluciones reales y sostenibles.

Llegar a conclusiones sin entender las causas raíz de los problemas generalmente conduce a una pérdida de tiempo y de recursos. Generalmente lo mejor es localizar donde ocurre el problema antes de identificar las causas raíz. Antes de empezar, debemos asegurarnos que todos los actores del proceso coinciden con la definición de las causas del problema.

Una vez acordadas las causas del problema, previo consenso con los participantes en el proceso, de esta misma forma se debe hacer una lluvia de ideas para someter a discusión posibles soluciones que se pueden dar al problema, no sin antes considerar los efectos que pueden tener estas soluciones en los procesos que se llevan a cabo en la empresa.

Cuando se presentan varias alternativas de solución, una vez se haya establecido las consecuencias que cada una de ellas pueda tener sobre el normal funcionamiento de la empresa, se las debe analizar por separado desde una perspectiva de Costo Beneficio para que se afecte positivamente la optimización de los recursos.

Impacto Que otros problema podría crear la solución si se implementa? Este análisis se realiza tomando como base la relación costo beneficio y los impactos del orden cualitativo que pueda tener la solución elegida sobre las demás áreas de acción de la empresa.