DIRECCIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN SEGUIMIENTO FINANCIERO SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN BASICA Y MEDIA – SINEB

OBJETIVO GENERAL Mejorar el seguimiento y análisis de la utilización de recursos del sector educativo en las entidades territoriales, con énfasis en el SGP, orientando su correcta aplicación de acuerdo con los lineamientos establecidos y las políticas de eficiencia en el gasto. Así mismo, apoyar el mejoramiento de la gestión financiera de las entidades.

COMPETENCIAS Y OBLIGACIONES FRENTE AL SEGUIMIENTO DE LOS RECURSOS (LEY 715 de 2001) Artículo 5. Competencias de la Nación 5.9 Evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa del sector educativo en las entidades territoriales. 5.21. Realizar las acciones necesarias para mejorar la administración de los recursos del Sistema general de Participaciones Artículo 6. Competencias de los Departamentos 6.1.2. Administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa y suministrar la información a la Nación en las condiciones que se requiera.

Artículo 7. Competencias de los distritos y los municipios certificados 7.10. Administrar el Sistema de Información Educativa Municipal o Distrital y suministrar la información al departamento y a la Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el reglamento. Artículo 8. Competencias de los municipios no certificados 8.4. Suministrar la información al departamento y a la Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el reglamento. Artículo 93. Sistema de Información las entidades territoriales están obligadas a enviar la información solicitada por las entidades del nivel nacional, en los términos solicitados.

ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO Reportes de Presupuesto y Ejecución financiera por E.T Certificada para análisis y retroalimentación. Visitas de verificación que se realizarán anualmente por parte del MEN para verificar la información.

REPORTES - SEGUIMIENTO FINANCIERO ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida REPORTES - SEGUIMIENTO FINANCIERO BASE DE DATOS MEN Consolidación y validación de información ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES E INDICADORES DE GESTION Uso de recursos, gestión financiera, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica INF. PRESUPUESTAL INGRESOS POR FUENTE Presupuesto inicial y final GASTOS POR FUENTE (SGP y resto) Presupuesto inicial y final de funcionamiento por rubro y de inversión por proyecto Ejecución de funcionamiento e inversión por rubro y proyecto Ejecución regionalizada de proyectos de inversión Componentes de gasto presupuesto final, ejecución y meta física INF. DE TESORERIA Valor Rendimientos SGP Pago Sueldos y Salarios Pago Prestaciones sociale Pago Aportes Parafiscales Pago Contribuciones Efectivas INF. CONTABLE PUC - Cuenta "0" a 5 dígitos (únicamente las cuentas asociadas a presupuesto de la Secretaría de Educación) Docente a Docente y Personal Administrativo (ANEXO 3A) E.T. CERTIFICADAS DETALLADO DE NOMINA Nómina Mensual Persona a Persona por cada devengo Aportes patronales y parafiscales Primas y Bonificaciones Extralegales Ascensos en el escalafón MUN CERTIFICADOS Y DPTOS CON DATOS DE NO CERTIFICADAS CALIDAD Detallado semestral por municipio y concepto ALIMENTACIÓN Detallado semestral por municipio y concepto

QUE Y CUANDO SE DEBE REPORTAR? ANEXO NOMINA: Anexo de reporte mensual, compuesto por 5 archivos. Se reporta la nomina del mes anterior los 10 primeros días de cada mes. Su reporte es básico para la asignación de recursos. Para lo que cuentan con nómina Humano, MEN lo sube directamente pero la corrección de errores es responsabilidad de cada secretaria ANEXO FINANCIERO: reporte trimestral compuesto por 7 archivos financieros Se reporta los 20 días después de finalizar cada trimestre, así: enero a marzo, enero a junio, enero a septiembre y enero a diciembre. Su reporte es básico para la asignación de recursos ANEXOS ALIMENTACION Y CALIDAD: reporte semestral compuesto por 1 archivo de calidad y 1 archivo de alimentación. El primer semestre se reporta entre julio 1-20 y el segundo entre febrero 1-15

FLUJO DE INFORMACIÓN Reportes a Áreas del MEN E.T Entes de Control Comunidad MINISTERIO DE EDUCACIÓN Consolidación, validación y reportes ENTIDADES CERTIFICADAS Anexos de Presupuesto, contabilidad, tesorería Anexos consolidados de Calidad y Alimentación MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS Información de Calidad y Alimentación

PREMISAS Los anexos que contemplan la información financiera y de nómina cuentan con las siguientes características: Anexo Periodicidad Archivos Financiero (30) Trimestral 8 Nómina (31) Mensual 5 Calidad (32) Semestral 1 Alimentación (33) Los reportes los debe realizar la entidad y se reciben a través de la herramienta única SINEB: www.mineducación.gov.co/sineb Para reportar un período es necesario tener reportado y oficializado el período anterior; no es posible reportar dos períodos a la vez ni saltar períodos de reporte.

PROBLEMAS FRECUENTES Falta de coherencia en la información de ingresos entre presupuesto inicial, definitivo y ejecución (recaudo efectivo). Inconsistencias frente a actos administrativos de incorporación, modificaciones y asignaciones CONPES por tipo de ingreso SGP. No identificación de rendimientos financieros y de excedentes de balance por tipo de conceptos SGP, que dificultan aplicación de destinaciones especificas y seguimiento. Incoherencia entre ingresos definitivos y presupuesto de gasto A nivel de gasto: inconsistencias entre el reporte y los actos administrativos de adopción, modificación y ejecución. En funcionamiento no registro de recursos destinados a financiamiento de nivel central de la secretaria

PROBLEMAS FRECUENTES En inversión: proyectos demasiado agregados que impiden seguimiento efectivo. No identificación de ejecución por cuota de administración Nómina: liquidación de devengos extralegales no reportados al MEN debidamente soportados; no actualización de todas las variables relacionadas con nómina (ejm: tipo de vinculación) Registro inadecuado de ascensos en el escalafón mensuales y anexo de deudas de ascensos en el escalafón Subregistro de aportes parafiscales y patronales Falta de reporte de anexo de Calidad o inclusión en el anexo de prestación de servicios. Falta de reporte de anexo de Alimentación

EFECTOS SOBRE ANALISIS DEL MEN 1. ASIGNACIÓN COMPLEMENTARIA: Definida con base en la asignación CONPES prestación de servicio VRS costo real de nómina, ejecución de contratación de prestación de servicios 2. FINANCIACIÓN DE DEUDAS LABORALES: De conformidad con las norma las deudas laborales se financian en primera instancia con los excedentes de balance del SGP (2005 en adelante) y de ser insuficientes, con recursos de la Nación. 3. APLICACIÓN MEDIDAS DE CONTROL: PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS (DECRETO 028 DE 2008). La falta de reporte y la mala calidad en el mismo es un evento de riesgo que genera medidas de control y traslado a organismos de control (Procuraduría y Contraloría) y de tener meritos a Fiscalía.