Antonio De León Rincón Facilitador GRAFICOS EN EXCEL Antonio De León Rincón Facilitador

¿Qué es un Gráfico? En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente datos numéricos, o los datos de la hoja de cálculo. Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse cuenta de una sola mirada de la información más importante contenida en los números de los que el gráfico procede.

Si comparas una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, podrás comprobar que esto es cierto: mirar el gráfico es una forma mucho más rápida de conocer la información más relevante contenida en unos datos.

Relación Entre Datos y Gráfico Cuando se crea un gráfico, Excel vincula automáticamente los datos de la hoja de cálculo y el gráfico que se ha creado. Esto significa que si se cambia los datos en la hoja de cálculo (ya sean valores o rótulos), esos cambios se reflejarán automáticamente en el gráfico: este también cambiará.

Para trabajar con gráficos necesitamos entender claramente dos conceptos, serie de datos y punto de datos. Serie de Datos Puntos de Datos Son los datos que forman una serie de datos. Si una serie de datos consiste en seis cifras de gastos para los meses de Enero a Junio, la serie tendrá seis puntos de datos. Una serie de datos es un conjunto de uno o más valores numéricos relacionados entre sí. En el ejemplo siguiente cada apartado de gastos representa una serie de datos: (sueldos, publicidad alquiler, etc.).

Serie de Datos Puntos de Datos

¿Para que sirve? La Representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo permite una mejor comprensión y análisis de la información, entre los diferentes tipos de gráficos que Excel ofrece para seleccionar, están los de barras, áreas, columnas, líneas, circulares y en tres dimensiones.

Las Partes de un Gráfico El Título del Gráfico: Es un texto que lo encabeza. Una Marca de Datos: Es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en un gráfico de columnas, las marcas de datos son las columnas; es decir, hay una columna por cada número representado. Las Líneas de División: Son líneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del gráfico y que aprecian con más facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos. La Leyenda: Es un cuadro en el que se identifican las marcas de datos (habitualmente, mediante colores).

Las Partes de un Gráfico Los Ejes: Son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico. Normalmente hay dos ejes (en los gráficos tridimensionales hay tres). En el eje de abscisas se representan las distintas categorías de los datos. En el eje de ordenadas se representan los valores de los datos. Las marcas de graduación: Aparecen en los ejes y sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo. El área de trazado: Es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes. Las Series de Datos: Son los conjuntos de datos que se representan en un gráfico.

Leyendas Marca de Graduación Eje Ordenada (y) Área de Trazado Marca de Datos Líneas de división Marca de Graduación Series de Datos Eje Abscisa (x) Leyendas

Tipos de Gráficos Los Gráficos de Columnas Los Gráficos Circulares Se utilizan para presentar una serie de datos y mostrar la relación de estas con el total. Permiten máximo dos series de datos Se utilizan para presentar una serie de datos y mostrar la relación de estas con el total. Permiten mas de un dato de información, y debe contener como mínimo dos de los datos correspondiente.

¿Cómo crear un Gráfico?    

Seleccionar el Rango El primer paso para crear un gráfico consiste en seleccionar los datos que se quieren representar. Además, no sólo hay que seleccionar datos numéricos sino también texto, ya que Excel sabe cómo poner ese texto en el gráfico. Excel considera que determinados datos del rango que selecciones van a representar determinados rótulos en el gráfico.

Pasos A Tener en cuenta Las celdas de la columna que esté a la izquierda de los datos que se seleccionan deberán contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos del eje de categorías. Las celdas de la fila superior del rango que se seleccionan también deberán contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos de las series de datos en la leyenda del gráfico. El resto de la selección deberán ser los datos numéricos. NOTA: Debes tener en cuenta que no es necesario que el rango seleccionado sea contiguo. Puedes seleccionar rangos discontinuos, tal y como verás en el siguiente apartado.

Asistente para Gráficos El Asistente para gráficos está compuesto de una serie de cuadros de diálogo que le guían para crear o modificar las configuraciones de un gráfico existente. Para crear un gráfico incrustado, utilice el botón "Asistente para gráficos" o el comando (menú INSERTAR, submenú Gráfico).

Para crear un nuevo gráfico Paso Uno De acuerdo a la necesidades, puede escoger entre Gráficos de Tipo estándar y tipo personalizado, y simultáneamente puede observar un botón en la parte inferior de la ventana llamado “Presionar para ver muestra.”

Paso Dos En este cuadro de diálogo seleccione los datos que desea graficar en la hoja. El rango puede aparecer. Esta parte del asistente muestra sr los datos estan distribuidos en filas o columnas

Paso Tres Tiene diferentes carpetas dentro de las que se encuentran: - Títulos - Leyenda - Líneas de división - Rótulos de Datos - Tabla de datos - Eje

Paso Cuatro En una hoja nueva: escriba el nombre para la nueva hoja Como objeto en: elija el nombre de una hoja y, a continuación, haga clic en “Aceptar” para situar el gráfico como un objeto incrustado en una hoja de cálculo. Arrastre el cuadro incrustado hasta donde desee situarlo en la hoja de cálculo.

Ejemplo Seleccione la tabla y haga clic sobre el botón “Asistente para Gráficos” y escoja la opción Columna Agrupada con Efecto 3D.

FIN