ADQUISICION DE MEDICAMENTOS

Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos Actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico para la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos. Incluyendo esta información al Comité de farmacia y terapéutica y en el plan de compras.

SISTEMA DE INFORMACION PARA EL PROCESO DE ADQUISICION Sistema o software implementado para ejecutar los procesos del servicio farmacéutico(ingresos, egresos, consumo promedio, plan de compras, estadística, facturación,inventarios, etc.). Registro del cumplimiento de los proveedores en la entrega oportuna de medicamentos y dispositivos médicos. Del listado básico y el plan de compras.

MOMENTOS DE LA ADQUISICION La adquisición podemos dividirla en tres momentos: 1. La planeación, comprende la formulación de políticas, objetivos y funciones, así como la definición de las cantidades de compras y la modalidad por utilizar.

MOMENTOS DE LA ADQUISICION 2. La ejecución: Mediante la cual se lleva a cabo la adjudicación de medicamentos y dispositivos médicos.

MOMENTOS DE LA ADQUISICION 3. La evaluación: Del proceso y del cumplimiento de éste frente a lo programado.

COMITÉ DE COMPRAS DE LA INSTITUCION Aplica la política de compra de la institución.

Criterios de la política de compra Relación a largo plazo con los proveedores. Responsabilidades durante el proceso. Niveles de inventario. Tiempo para el cual se efectúa la compra. Modalidad de la compra (licitación, compra directa, subastas, etc.). Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar deben corresponder al listado básico de la institución. Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico (urgencia evidente).

COMITÉ DE COMPRAS DE LA INSTITUCION Funciones : Verificar las cotizaciones y analizar las ofertas, recomienda la adjudicación del contrato o la contratación directa. Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el concepto técnico para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos. Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación. Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o de la normatividad vigente para la contratación privada o comercial según el caso. Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos.

La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta : Modalidades: Los concursos de proveedores, las compras directas y las entregas contratadas. La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta : Legislación vigente, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor y control del proceso.

GESTION DE PROVEEDORES Proveedor Persona o empresa que abastece con algo a otra empresa con el fin de ofrecer un servicio. Tipos de proveedores : Proveedores de bienes, de servicios y de recursos. La gestión de proveedores se basa en la relación del proveedor con la institución y su objetivo fundamental es asegurar la calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones existentes entre el proveedor y el comprador. Este proceso es liderado por el jefe de compras de la institución.

Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores. El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia. El comprador debe dar información clara sobre lo que desea. El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la calidad. El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, tiempo, condiciones de entrega y forma de pago. Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos. Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de calidad.

Se diligencia un formato que contiene la siguiente información: Es necesario contar con un listado de proveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores. Esta inscripción se hace ante la jefatura de compras de la institución. Se diligencia un formato que contiene la siguiente información: Identificación del proveedor, productos, condiciones de distribución.

A estas condiciones y de acuerdo a lo establecido en la política de compras de la institución se les podrá asignar un puntaje total sobre 100, dando un porcentaje deseado a lo administrativo, a lo financiero y a lo técnico.

DIRECTOR DEL SERVICIO FARMACEUTICO Especificaciones técnicas de los medicamentos y dispositivos médicos. Protocolos de calidad para lotes. Formas de entrega. Recepción técnica y documentos para pedido y entrega. Garantías de calidad. Políticas de devoluciones. Fichas técnicas.

VALORACION DE PROVEEDORES Es el proceso mediante el cual la institución realimenta a sus proveedores en cuanto a la calidad, tanto del servicio como de los productos recibidos en un tiempo determinado.

En esta valoración para la calidad del servicio se tiene en cuenta: Oportunidad en la entrega. Pedido completo. Informe oportuno de la situación del pedido. Atención al servicio. Sostenimiento de las ofertas. Política en el manejo de devoluciones. Cumplimiento de las especificaciones administrativas. Manejo de las no conformidades.

Para la valoración de la calidad del producto el objetivo fundamental evalua el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los productos recibidos en cuanto a sus características organolépticas, que son aquellas que se pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura). Fisicoquímicas, microbiológicas y material de acondicionamiento, concepto que debe ser emitido por el director del servicio farmacéutico.

METODOS DE ESTIMACION DE NECESIDADES Perfil epidemiológico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad y protocolos de tratamiento. Información que se puede tomar de fuentes como: registros diarios de consulta, historias clínicas, egresos hospitalarios, certificados de defunción. Se calculan los medicamentos necesarios en el tratamiento específico para cada morbilidad y por grupo etáreo por un periodo mínimo de un año.

METODOS DE ESTIMACION DE NECESIDADES Consumo histórico Es el registro histórico de las cantidades despachadas y registradas en la fórmula médica en promedio (cada mes, semana, día). Este promedio se hace teniendo en cuenta la información de un periodo (últimos tres, seis o doce meses), se actualiza periódicamente (semanalmente, mensualmente). Sirve para calcular otros parámetros de control, como niveles mínimos y máximos de existencia.

METODOS DE ESTIMACION DE NECESIDADES Consumo ajustado Este método sólo se utiliza cuando no se cuenta con información, por lo que es necesario tomar la información de una región similar demográficamente, así como en factores ambientales y culturales.

ELABORACION DE PLAN DE COMPRAS Consumo promedio (CPM) Se define como la cantidad del medicamento o dispositivo médico que se consume en un periodo de un mes. Tiempo de reposición (TR) Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra. Este tiempo se toma desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se recibe el medicamento en la respectiva dependencia expresado en meses.

CANTIDAD A COMPRAR Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo médico para cubrir las necesidades del periodo. CUÁNTO DEBO PEDIR? Para saber cuánto pedir debo conocer en primer lugar cuál es la cantidad máxima de un medicamento que tengo en el establecimiento. Pedir cantidades mayores provocaran que la medicina llegue a su fecha de vencimiento en el estante y tu pierdas el capital de la farmacia.

STOCK MAXIMO (Cantidad Máxima a pedir): Para calcular mi stock Máximo necesito saber: ¿Cuál es el promedio diario de venta de un medicamento? Lo que consume al mes de x medicamento se divide entre los 30 días que dura el mes. Obtengo el promedio diario. Ahora si quiere tener x medicamento para x días entonces hace lo siguiente: Multiplica la cantidad que vende en un día por los x días que quiere estar abastecido para el ejemplo:

STOCK MAXIMO (Cantidad Máxima a pedir Ahora para saber CUANTO DEBO PEDIR stock máximo - stock en existencia (lo que tengo en este momento) = Cantidad a pedir.

STOCK MINIMO O DE RESERVA Esta es la cantidad de medicamento que como mínimo debes tener en tu farmacia si tienes menos de esta cantidad, tu abastecimiento de ese medicamento ya está en emergencia

STOCK MINIMO O DE RESERVA Para encontrar ese valor: Hay que tener en cuenta el tiempo en que llega el medicamento en el pedido. Se toma el promedio de medicamento que vende al día por el numero de días en que se demora en llegar el pedido. Y se le suma al stock maximo para no quedar sin suministro.

Priorización, ejecución y evaluación de la compra 1. Priorización de la compra Vitales (V) Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia o existencia parcial puede ocasionar graves consecuencias para la población atendida. Compromete la atención adecuada y, por lo tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recaídas, incapacidad laboral e incapacidad permanente. Esenciales o menos vitales(E) La carencia o existencia parcial de estos medicamentos puede llevar a incapacidades transitorias o limitantes algunas veces. La frecuencia y gravedad de las enfermedades es menor que la del grupo de los vitales. . No esenciales(N) Son medicamentos menos indispensables, de acuerdo a la baja frecuencia y gravedad de las enfermedades para las cuales están indicados.

Priorización, ejecución y evaluación de la compra 2. Clasificación ABC o Ley de Pareto. Grupo A: Corresponde a los de más alto costo. Un número reducido de los medicamentos. Entre el 15% y el 25% de los productos cuestan el 80% del presupuesto. Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de los medicamentos cuestan el 15% del presupuesto. Grupo C: Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de los medicamentos cuestan el 5% del presupuesto.

EJECUCION DE LA COMPRA Elaborar el presupuesto de compra Actualizar el registro de proveedores y elaborar pliego de condiciones. Invitar a cotizar a proveedores, solicitando la ficha técnica por medicamento y dispositivo médico. Recepcionar y valorar la documentación entregada por los proveedores. Analizar las cotizaciones y cumplimiento de requisitos. Preparación y evaluación de cuadro de ofertas, con proveedores que cumplen requisitos. Solicitar al director del servicio farmacéutico el concepto técnico de los medicamentos cotizados. En la reunión del comité de compras se evaluarán las ofertas de los proveedores teniendo en cuenta: documentación, servicio, precio y producto.

ASIGNACION DE LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS A LOS PROVEEDORES SELECCIONADOS. : Socialización a los proveedores en la cual se da a conocer los resultados de la compra. Entrega de órdenes de compra y contratos a proveedores. Actualización del kardex de proveedores. Recepción técnica por parte del servicio farmacéutico de los insumos adquiridos.

EVALUACION DE LAS COMPRAS El jefe de compras realiza la evaluación de la compra: Revisión mensual al kardex de proveedores: Razón social, representante legal, direcciones, números de teléfonos, registro de productos nuevos. Revisión de vencimientos de documentos como: registro sanitario, certificado de buenas prácticas de manufactura, certificación ISO, registro de proponentes. Evaluar periódicamente el plan de compras, proveedores, la regulación de precios, la ejecución del presupuesto.