JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados.

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1 JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso del Comité de Coordinación y Control. GRAN ALIANZA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL TEJIDO EMPRESARIAL H1. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

2 2 DIRIGIDO A: Esta herramienta debe ser liderada por el director administrativo de la empresa, el encargado de compras o quien haga sus veces. Elaborar un comparativo de proveedores para tomar decisiones sobre la elaboración de políticas de relacionamiento con los mismos de acuerdo a los criterios seleccionados. Esta herramienta se puede desarrollar de manera independiente o en articulación con las otras dos que hacen parte de la solución. OBJETIVO: H1. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

3 ¿POR QUÉ LA HERRAMIENTA? RELACIÓN EQUITATIVA CON PROVEEDORES 3 Insumos Materia Prima RRHH Capital PRODUCTO En el mundo de hoy, importa tanto la calidad como la velocidad en la prestación del servicio o el suministro del bien. Por tanto, la trazabilidad* es un factor estratégico en el fortalecimiento empresarial.

4 4 Definición del período de evaluación Análisis de Pareto (Opcional) Búsqueda de órdenes de pedidos y facturas en el periodo Evaluación de proveedores Análisis de evaluación Decisiones de la evaluación PROCESO DE DILIGENCIAMIENTO DE HERRAMIENTA

5 5 ANÁLISIS DE PARETO En caso tal de que no se sepa por donde empezar, es conveniente realizar el análisis de Pareto para definir qué tipo de proveedores son lo que más relación tienen con las ventas que realiza la compañía. Esta herramienta está diseñada para evaluar paquetes de 10 proveedores. Para construir el análisis de Pareto, es necesario consultar cualquiera de estos enlaces: http://www.youtube.com/watch?v=wCm2x97Bfyk&feature=share&lis t=PLXfrp1yW5WfgzRtpuOT5dIvlvBXCpCIzj http://www.youtube.com/watch?v=Iq7KH3Zm- ss&feature=share&list=PLXfrp1yW5WfgzRtpuOT5dIvlvBXCpCIzj

6 6 PONDERACIÓN Una vez definidos los 10 proveedores que se someterán a la calificación, se debe ponderar la importancia de cada uno de los elementos que compone la evaluación. PONDERACIÓN DIMENSIONES 1 TIEMPO DE RESPUESTA A SOLICITUD DE COTIZACIÓN15% 2 CUMPLIMIENTO EN EL TIEMPO DE ENTREGA15% 3 PORCENTAJE DE ARTÍCULOS ENTREGADOS CORRECTAMENTE DE ACUERDO CON LOS PEDIDOS SOLICITADOS20% 4 CALIDAD10% 5 DOCUMENTACIÓN ACOMPAÑANTE5% 6 SERVICIO POSVENTA10% 7 MEDIO DE PAGO25% TOTAL DEL PERÍODO 100% El valor total siempre debe sumar 100 Para la evaluación puede cambiar los porcentajes por cada una de las dimensiones.

7 7 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR Debe determinar un tiempo determinado para la evaluación, sea esta semanal, mensual, trimestral, etc. Posteriormente en cada una de las hojas P1 a P10, se empieza diligenciando el nombre del proveedor. En segundo lugar se ingresa el número de pedidos que se realizaron en el período. Por último se ingresan el número de facturas que se generaron en el mismo periodo para los pedidos arriba mencionados.

8 8 1. TIEMPO RESPUESTA A SOLICITUD DE COTIZACIÓN En este módulo se debe evaluar de acuerdo al período establecido cuanto demora el proveedor seleccionado en responder un pedido de cotización. El evaluador debe escoger SOLO UNA opción entre las 4 que ofrece la herramienta. Se debe colocar 1 (uno) en la opción seleccionada dentro de la columna CRITERIO La calificación aparece automáticamente

9 9 2. CUMPLIMIENTO EN TIEMPO DE ENTREGA En este módulo se debe evaluar de acuerdo al período establecido cuántos pedidos llegan a tiempo y cuantos presentan demoras en la llegada, de acuerdo a los intervalos establecidos. Se debe colocar en la columna CRITERIO el número total de pedidos en el período de acuerdo a las opciones, estas opciones deben sumar los mismos pedidos consignados en la identificación La calificación aparece automáticamente En caso de no coincidir, saldrá la leyenda #PEDIDOS INCORRECTO, por tanto es necesario revisar que la suma de criterio coincida con los pedidos del periodo.

10 10 En este módulo se debe evaluar de acuerdo al período establecido, de los pedidos del período, que cantidad de los artículos acordados fueron entregados correctamente. Se debe colocar en la columna CRITERIO el número total de pedidos en el período de acuerdo a las opciones, estas opciones deben sumar los mismos pedidos consignados en la identificación La calificación aparece automáticamente En caso de no coincidir, saldrá la leyenda #PEDIDOS INCORRECTO, por tanto es necesario revisar que la suma de criterio coincida con los pedidos del periodo. 3. % ARTÍCULOS ENTREGADOS CORRECTAMENTE

11 11 En este módulo se debe evaluar de acuerdo al período establecido, de los pedidos del período, que cantidad de los artículos acordados fueron entregados correctamente. Se debe colocar en la columna CRITERIO el número total de pedidos en el período de acuerdo a las opciones, estas opciones deben sumar los mismos pedidos consignados en la identificación La calificación aparece automáticamente En caso de no coincidir, saldrá la leyenda #PEDIDOS INCORRECTO, por tanto es necesario revisar que la suma de criterio coincida con los pedidos del periodo. 3. % ARTÍCULOS ENTREGADOS CORRECTAMENTE

12 12 En este módulo se debe evaluar de acuerdo al período establecido, de los pedidos del período, que cantidad de pedidos fueron sujetos de devolución y porque no llegaron los artículos con la calidad solicitada. Se debe colocar en la columna CRITERIO el número total de pedidos en el período de acuerdo a las opciones, estas opciones deben sumar los mismos pedidos consignados en la identificación La calificación aparece automáticamente En caso de no coincidir, saldrá la leyenda #PEDIDOS INCORRECTO, por tanto es necesario revisar que la suma de criterio coincida con los pedidos del periodo. 4. CALIDAD

13 13 5. DOCUMENTACIÓN ACOMPAÑANTE En este módulo se debe evaluar de acuerdo al periodo establecido, de los pedidos del período, que cantidad de pedidos fueron entregados con la totalidad de documentación acompañante, que puede ser: Factura Ficha técnica Instrucciones Otros documentos Se debe colocar en la columna CRITERIO el número total de pedidos y en las categorías 5.3 y 5.4 y el número total de facturas en las categorías 5.1 y 5.2 respectivamente. Estas sumas de facturas y pedidos deben coincidir. La calificación aparece automáticamente En caso de no coincidir, saldrá la leyenda #PEDIDOS INCORRECTO o #FACTURAS INCORRECTO, por tanto es necesario revisar que la suma de criterio coincida con los pedidos o facturas del periodo.

14 14 6. SERVICIO POSTVENTA En este módulo se evalúan diversos elementos del servicio posventa. En este caso se indaga el tiempo que es otorgado como garantía. Se debe colocar 1 (uno) en la opción seleccionada dentro de la columna CRITERIO. Solamente puede seleccionar una opción.

15 15 6. SERVICIO POSTVENTA 15 En este módulo se evalúan diversos elementos del servicio postventa. En este caso se indaga la atención a solicitud de mantenimiento hecha al proveedor. Se debe colocar 1 (uno) en la opción seleccionada dentro de la columna CRITERIO.

16 16 6. SERVICIO POSTVENTA 16 En este módulo se evalúan diversos elementos del servicio posventa. En este caso se indaga los tiempos de capacitación y asistencia técnica que ofrece el proveedor Se debe colocar el tiempo de capacitación deseada y la ofrecida por el proveedor. Se debe colocar las sesiones de asistencia técnica deseadas vs las ofrecidas por el proveedor.

17 17 7. MEDIO DE PAGO En este módulo se evalúan diversos elementos del servicio postventa. En este caso se indaga la forma de pago que tiene el proveedor. Se debe colocar 1 (uno) en la opción seleccionada dentro de la columna CRITERIO La calificación aparece automáticamente

18 18 CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES Una vez diligenciados los datos para los 10 proveedores seleccionados, la herramienta arroja el valor general por cada uno de los proveedores evaluados. Con base en este resultado, el empresario podrá negociar con cada uno de los proveedores acciones de mejora sobre cada uno de los elementos evaluados.

19 19 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y POSIBLES DECISIONES Con base en la evaluación, se puede determinar una política de compras de la empresa donde se establezcan acuerdos de aprovisionamiento optimizando los resultados previstos en la herramienta o empleando medidas contingentes si las causas que generan los resultados no se pueden cambiar respecto al proveedor.

20 GRACIAS Desarrollado por Vladimir Morales González Para Unión Temporal Corporación Calidad Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano Correo: consultorvmg@gmail.comconsultorvmg@gmail.com