XXVII CONGRESO ARCHIVÍSTICO NACIONAL  Pautas estratégicas de conservación preventiva para el acondicionamiento de instalaciones de archivos centrales: rutinas de mantenimiento Marco A. Calderón Delgado Jefe Departamento de Conservación Archivo Nacional de Costa Rica

El mantener los archivos centrales de nuestro país en condiciones de conservación apropiadas, es una labor titánica que todos debemos emprender con el mismo entusiasmo y compromiso con que se atienden las otras funciones archivísticas.

Es impensable una buena gestión pública, transparente y que permita una rendición de cuentas a los ciudadanos, si las condiciones ambientales que se mantienen en los archivos centrales son adversas a la conservación de los documentos, a causa del descuido de sus encargados o de la inoperancia institucional.

La transparencia: el dominio que tenemos de nuestros actos para que sean observados y juzgados por los otros sin el temor a la censura. La trascendencia: la decisión para ir más allá de lo que usualmente es nuestra obligación como servidores públicos (...) sustituir el conformismo con la autoafirmación de nuestra voluntad para nunca detenerse en el “solamente para eso me pagan…”.

“… los conservamos principalmente porque por medio de ellos demostramos a los ciudadanos la integridad de nuestros actos y porque ellos los necesitan para resolver sus propias necesidades de información.

EL EDIFICIO: ENTRE LO ESTÉTICO Y LO FUNCIONAL Un edificio público para archivos como los que ustedes dirigen, debe ser transparente en sus partes, pero principalmente con lo que se hace a su interior. La transparencia del edificio debe armonizar con el quehacer de las personas que lo habitan.

El documento: obra contemplativa para conservar o testimonio de los actos administrativos para referenciar Cada documento debe concebirse y nacer formando parte de un sistema integrado de conservación inspirado en la política institucional.

EL USUARIO: ALIADO O ADVERSARIO EN LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. Impartir regularmente actividades de capacitación a sus usuarios internos y externos, con el objetivo de fortalecer la cultura institucional de protección de los documentos y para fidelizarlos y asociarlos a la visión institucional de conservación de su acervo documental.

…una virtual plaga biológica. EJEMPLOS NO IMITABLES Climatología …una virtual plaga biológica.

EJEMPLOS EVITABLES Los insectos y su relación con los árboles son una gran amenaza para la conservación documental. Vegetación

Características físicas de los materiales constructivos. EJEMPLOS NO IMITABLES Características físicas de los materiales constructivos. La madera -y sus derivados- no es el mejor aliado en la construcción o adaptación de instalaciones para archivos. No puede ser una construcción tipo cochera o que se acondicione un servicio sanitario, para convertirlo en un área de conservación documental.

Volumen documental de conservación con crecimiento proyectado Se estima que un 60% del área total de un edificio para archivos, debe reservarse para la conservación del acervo documental, razón suficiente para entender que los documentos deben mantenerse en espacios, mobiliario y contenedores apropiados desde su gestión y hasta que sean depositados en los archivos centrales.

Volumen documental de conservación con crecimiento proyectado EJEMPLOS NO IMITABLES Volumen documental de conservación con crecimiento proyectado Se debe tomar en cuenta el crecimiento documental proyectado de la institución durante los siguientes 50 años, tanto lo que producirá como lo que recibirá. Si se pusiera en práctica esta previsión, no sucederían situaciones críticas como las que se muestran en estas imágenes.

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Control administrativo Condiciones ambientales Características de los documentos

CONTROL ADMINISTRATIVO El archivo central debe potenciar su rol y su función dentro del quehacer de toda la organización y que se posicione estratégicamente a su interior. La institución precisa de una política de conservación preventiva de los documentos de archivo.

CONDICIONES AMBIENTALES El diagnóstico integral de archivos recorre todo el ciclo vital del documento. ¿Transparencia, rendición de cuentas y servicio al ciudadano en panoramas de conservación tan críticos como estos?

CONDICIONES AMBIENTALES ¿Qué habría pensado este usuario al observar semejante panorama? ¿Qué nombre se le podría dar a esto?

CONDICIONES AMBIENTALES Desde luego que también hay buenos ejemplos de avances en conservación preventiva dentro del Sistema Nacional de Archivos. Pero, lamentablemente no son la mayoría…

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS Un buen archivista centra también su atención en mantener un inventario del estado de conservación de todo el acervo documental a su cargo. Nunca permitiría que situaciones como estas sucedieran en su institución.

PLAN INSTITUCIONAL DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA SENSIBILIZACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES MANEJO DE PLAGAS LIMPIEZA DIAGNÓSTICOS DOCUMENTALES PREVENCIÓN DE DESASTRES Y SALVAMENTO DE DOCUMENTOS ESENCIALES SALUD OCUPACIONAL

PROBABILIDAD DE RIESGO DIAGNÓSTICO SITUACIONES DE RIESGO DOCUMENTAL AREA TIPO DESASTRE PROBABILIDAD DE RIESGO CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES Restauración Incendio Poco probable Corto circuito causado por el equipo o por reactivos químicos, o bien por un desastre natural, error humano o sabotaje. Pérdida o daño a los equipos y al patrimonio documental. Controlar que los equipos queden desconectados al terminar la jornada de trabajo.   Inundación Tuberías rotas. Desagües que rebalsen a raíz de un desastre natural, error humano o sabotaje. Filtraciones de agua. Alta humedad relativa. Daño biológico a los documentos. Revisar las tuberías y los desagües. Fuga en tanques de agua Corrosión y agrietamiento de los tanques. Aumento de la humedad que generaría. Mantenimiento preventivo a las unidades. Robo Escasa vigilancia. Fácil ingreso a talleres y laboratorios. Pocos controles de acceso. Desaparición de documentos históricos, herramientas, equipo, materiales, etc. Mejorar los controles de acceso. Restringir el acceso, principalmente de noche.

PLAN DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y SALVAMENTO DE DOCUMENTOS ESENCIALES SERIE O FONDO DOCUMENTAL UBICACIÓN FÍSICA VOLUMEN (en metros lineales) CANTIDAD (unidades) TIPO RIESGO MEDIDAS DE PREVENCIÓN RUTA PARA EVACUAR TAREAS DE RECUPERACIÓN Protocolos Notariales   Documentos Coloniales y Otros Fondos Digitalización/Microfilmación 336 tomos al mes 200 documentos promedio al mes y 5 rollos de microfilm. Inundación e incendio 1. Verificar periódicamente el estado de conservación y funcionamiento de los tanques de agua caliente. 2. Dar mantenimiento a las tuberías y desagües. 3. Mantener los documentos en estanterías y lejos de tuberías de paso y áreas húmedas, así como de fuentes de calor. 4. Desconectar los equipos de su toma de corriente al terminar la jornada laboral. 5. No mantener fuentes de calor cerca de los documentos. 1. Sacar por la puerta de emergencia del cuarto de duplicación de rollos, los documentos más expuestos al peligro. 2. Trasladar los documentos al Salón Multiuso. 3. Colocarlos en el piso sobre cartones, los cuales deben estar siempre disponibles en la bodega de dicho salón. Ahí se custodiarán. 1. Verificar el estado de conservación de los documentos. 2. Separar los que requieren intervención. 3. Devolver los que están bien a su lugar correspondiente y enviar los que requieren tratamiento al Área de Restauración.

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN