Inicio & Planeación del Proyecto

Contenido Inicio del Proyecto. Planeación del Proyecto. Identificación de Necesidades Brainstorming. Mapas Conceptuales. Diagrama Causa/Efecto. Charter Planeación del Proyecto. Declaración de Alcance. Ingeniería de Valor.

Inicio del Proyecto 1 2 3 5 6 4 Inicio Planeación Control Viabilidad $$$, Técnica de mercado Cierre 4 Ejecución

Identificación de Necesidades La identificación de necesidades es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto. Comienza con el reconocimiento de una necesidad, problema u oportunidad y termina con la emisión de una solicitud de propuesta. El cliente identifica una necesidad para mejorar la manera de hacer las cosas y por tanto ve algún beneficio en emprender un proyecto que provocará una mejora o ventaja sobre la condición existente. Mientras más información al respecto mejor.

Identificación de Necesidades El inicio de la formalización de las necesidades y los elementos relacionados se apoya en tres herramientas: Brainstorming (Tormenta de Ideas). Mapa Conceptual. Si el proyecto soluciona un proyecto en específico, conviene utilizar el Diagrama Fishbone de Ishikawa (Causa/Efecto).

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Brainstorming Herramienta que sirve para generar soluciones creativas a un problema. Ideal para romper paradigmas, salir del status quo y para encontrar nuevas maneras de hacer las cosas. Como utilizar la herramienta: Lugar apropiado  Importante. Elegir a un secretario que tome nota de todo cuanto se diga en la sesión. Utilizar alguna dinámica para romper el hielo. Definir el problema que se desea resolver de manera clara y objetiva. Cada quien elabora su propia lista de posibles soluciones de manera individual.

Brainstorming Poner especial énfasis en no criticar: NINGUNA intervención. Se exhorta al grupo a su participación. El ambiente es sumamente importante, todos deben disfrutar del Brainstorming. Ayuda seguir el siguiente diagrama (Starbust): Ideas Ideas Ideas Quien? Porqué? Qué? Dónde? Cómo? Ideas Cuando? Ideas Ideas

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Mapas Conceptuales Sirve para identificar de manera rápida y entender la estructura de un tema (proyecto) y cómo cada pieza de información se ordena en un todo. Sirve para documentar de manera “natural” todas las ideas asociadas a un tema; de manera que el cerebro las pueda recordar y revisar más fácilmente. Recomendaciones: Usar frases o palabras simples. Usar diferentes colores para identificar los diferentes temas asociados. Usar símbolos e imágenes. Usar líneas de relación entre los diferentes temas y subtemas del diagrama.

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Diagrama de Causa & Efecto Esta herramienta ayuda a pensar en las causas que originan un problema. El mayor beneficio es que te obligan a considerar todas las posibles causas que originan un problema, más allá de las más obvias. Combina los mapas conceptuales y el Brainstorming. Cómo se construye: Identificar el problema. Escribir el problema tal cual se ha identificado. Escribirlo en la parte media de una hoja, en la parte izquierda y trazar una línea horizontal. (Cabeza y espinazo del Pez).

Diagrama de Causa & Efecto Identificar los principales factores involucrados. Dibujar y etiquetar una línea por cada factor, a partir del “espinazo del pez” . Dibujar tantos como sean posibles. (Espinas del Pez). Identificar los posibles causas. A cada factor anteriormente descrito, asociar tantas causas se encuentren (Brainstroming), cada causa será una línea trazada en cada espina del pez. Analizar el Diagrama.

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El Charter Una vez elaborada una iniciativa informal (mapa conceptual, diagrama, esquema, etc…) que brinde elementos de evaluación de la factibilidad del proyecto el paso siguiente es concretar dicha iniciativa de manera formal. En este momento se autoriza el desarrollo del proyecto para ser confirmado durante sus etapas tempranas. A esta iniciativa le llamamos Charter. Documento que formaliza el inicio del proyecto.

El Charter ¿Para qué sirve? ¿Qué incluye? Formalizar el inicio del proyecto. Asigna al Gerente (Líder) y le otorga autoridad y responsabilidad. Facilita la comprensión de la Idea General del Proyecto. Documenta las expectativas. Capitaliza experiencias. ¿Qué incluye? Justificación y/o Propósito del proyecto. Descripción del producto o servicio que generará el proyecto. Entregables finales del Proyecto. Involucrados clave y sus expectativas. Restricciones y supuestos. Información histórica relevante. Nombre y firma del Gerente (Líder) del Proyecto.

El Charter ¿Cómo Desarrollarla? Justificación y/o Propósito del proyecto. Delimitar la descripción a tres párrafos. Descripción del producto o servicio que generará el proyecto. Entregables finales del proyecto; descripción específica y medible. Involucrados clave y sus expectativas. Identificar a las personas y las organizaciones clave y activas en el proyecto. NO olvidar los stakeholders. Restricciones y supuestos. Entender límites y riesgos. Información histórica relevante. Documentación de proyectos anteriores y similares. Nombre y firma del Gerente (Líder) del Proyecto.

El Charter Formalizando el inicio del proyecto reducimos drásticamente cualquier tipo de situaciones incómodas que irremediablemente afectarán el tiempo, el costo y la calidad. La importancia de formalizar el inicio radica en compartir la visión con todos los involucrados para encauzar sus esfuerzos hacia el mismo objetivo. Tener una visión clara del porqué del proyecto, es decir, lo que se espera lograr, permite confirmar el compromiso de los involucrados y alinear sus esfuerzos hacia el trabajo en equipo.

Actividad para Proyecto Final Elaborar el Charter de su proyecto.

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Cómo desarrollar el Plan del Proyecto Partiendo de los objetivos, entregables y expectativas documentadas en el Charter, lo cual nos indica qué pretendemos lograr, iniciamos el desarrollo del Plan del Proyecto que incluye las estrategias y esquemas de cómo vamos a lograrlo. El Plan del Proyecto funciona como un plan de vuelo o navegación. Por lo general no desarrollamos un Plan del Proyecto tomando en cuenta las 9 áreas del modelo escala; si sólo consideramos tiempo y costo, no generamos un plan confiable.

Cómo desarrollar el Plan del Proyecto Qué incluye el Plan del Proyecto

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Declaración de Alcance El objetivo de esta etapa es asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y SOLO el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente. Debemos ser cuidadosos de no incluir más trabajo o alcances de lo realmente requerido para terminar el proyecto de acuerdo con las expectativas del cliente. Sólo se deben incluir trabajos que añadan valor y estén alineados a los objetivos por cumplir.

Declaración de Alcance A partir del Charter, el Gerente (Líder) y su equipo podrán ampliar la Declaración del Alcance del proyecto para asegurar que el Cliente, el Patrocinador y el equipo confirmen cómo serán los entregables del proyecto. La Declaración del Alcance es como realizar pequeños Charters de cada entregable final, desglosándolos, describiéndolos, especificando cómo deben quedar para ser aceptados por el Cliente.

Declaración de Alcance Los entregables que elaboremos deberán cumplir con el criterio SMART: eSpecífico, Medible, Acordado, Realista y en el Tiempo establecido. SMART NO SMART Música en vivo. Tipo Jazz. 4 horas, de 9:00 a 1:00 Descansos de 10 minutos. Música en discos compactos. Micrófono para el maestro de ceremonias. Música agradable y en el contexto de la reunión.

Declaración de Alcance Importante recordar que cada proyecto y cada fase del proyecto tienen dos clases de entregables: Los entregables del proyecto (productos y servicios), Los entregables de la APP (Charter, Declaración de Alcance, Calendarios, Gantt, etc….)

Declaración de Alcance ¿Para qué sirve? Asegura que tanto el Cliente como el Patrocinador y el equipo del proyecto confirmen cómo serán los entregables finales del proyecto. ¿Qué incluye? Descripción de los entregables finales y subentregables con el criterio SMART. Criterios de aceptación para entregables finales y sub-entregables. Fases del proyecto, cuando así convenga.

Declaración de Alcance ¿Cómo Desarrollarla? Describir en dos o tres párrafos cada uno de los entregables finales. Determinar los criterios de aceptación de cada entregable final. Definir las fases del proyecto cuando así sea conveniente. Utilizando la técnica de Mapa Mental, obtener sub-entregables de cada fase del proyecto o directamente desglosar cada entregable final en sub-entregables. Describir cada sub-entregable. Determinar los criterios de aceptación para cada uno de los sub-entregables.

Actividad para Proyecto Final Elaborar la Declaración de Alcance de su proyecto.

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Ingeniería de Valor En todo proyecto sucede el momento de elegir entre varias alternativas; el proceso puede llegar a ser bastante engorroso si no “salta” a la vista el Valor Agregado de cada una. La Ingeniería de Valor, es una técnica para lograr identificar, organizada y creativamente, costos innecesarios en el producto o servicio. Consideramos costos innecesarios aquellos que no aportan calidad, uso, garantía, apariencia o características establecidas por el cliente.

Estructura de concreto con losa sólida y trabes. Ingeniería de Valor Ejemplo de uso de la Ingeniería de Valor Propuesta (1) Propuesta (2) Edificio para estacionamiento: Opciones de sistemas constructivos Estructura metálica con losa de concreto soportada por viguetas de acero. Estructura de concreto con losa sólida y trabes. Función (1 al 10) 10 Calidad 9.5 Costo $ 9,000 2.1 2.2 Tiempo de entrega 8 9

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