Como implantar la Facturación y Firma Electrónica en su empresa. Real Decreto 1496/2003 de 28 de Noviembre Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación Maria Luisa Blasco Socio-Director Albalia Interactiva marialuisa.blasco@interactiva.com.es http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

Marco Jurídico-Fiscal “La factura es el justificante por excelencia de las operaciones comerciales realizadas con ocasión de la entrega de bienes, prestación de servicios” Es el único justificante del derecho de deducción del IVA http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Obligaciones Tributarias Los Empresarios/profesionales están obligados a: Expedir y entregar factura o documentos sustitutivos por las operaciones y siempre que el destinatario sea otro empresario/profesional Conservar copia de los mismos (a efectos de la inspección tributaria 4 años) Conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresario/profesional por las operaciones de las que sean destinatarios. Cuando el destinatario sea: Empresario/profesional Administración Pública Persona Jurídica Cuando el destinatario lo exija Cuando el sujeto pasivo es destinatario por inversión Cuando la ventas sea a distancia y el Obligado Tributario resida en España en la entrega de bienes Intracomunitarias Exportación salvo a las tiendas libres de impuestos objeto de instalación y montaje Art. 1. Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Excepciones a la expedición de Factura Algunas operaciones exentas de IVA Las autorizadas por el Departamento de Gestión AEAT: Solicitud previa. Sectores / empresas, evitar perturbaciones. Regímenes especiales Las realizadas por los empresarios en el desarrollo de actividades sujetas al recargo de equivalencia SALVO POR LAS ENTREGAS DE BIENES INMUEBLES EN LOS QUE SE HAYA RENUNCIADO A LA EXENCION Las sujetas al régimen simplificado, salvo que LA DETERMINACION DE LAS CUOTAS DEVENGADAS SE EFECTUE EN FUNCION DEL VOLUMEN DE INGRESOS, LAS OPERACIONES SEAN ENTREGAS DE ACTIVOS FIJOS MATERIALES O DOCUMENTEN TRANSMISIONES DE ACTIVOS FIJOS INMATERIALES. Cuando el destinatario sea un particular (solo deberá expedirse cuando la pida) Art. 3. Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Documentos sustitutivos/equivalentes: Tique Operaciones de importe menor a 3.000 € (Iva incluido) en Ventas al consumidor final Ventas/servicios en ambulancia, a domicilio, Transporte de personas/equipajes Servicios de hostelería y restauración Servicios prestados en salas de baile y discotecas, peluquerías e institutos de belleza, estudios fotográficos La utilización de: cabinas telefónicas, autopistas de peaje, servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos, tintorerías y lavanderías e instalaciones deportivas Alquiler de películas Art. 4. Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Gastos deducibles http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Art. 5. Reglamento de Facturación Delegación Se puede delegar (en un tercero) el acto de expedir factura/tique, no la obligación de expedirla y de hacerlo con arreglo a la normativa que le afecte. En el caso de que sea el Destinatario de la operación el autorizado a la expedición Estados Miembros Acuerdo escrito y previo firmado por las partes, con expresión de los documentos que se van a emitir Obligación de aceptación (Plazo 15 días) por el sujeto pasivo de cada documento expedido (El rechazo tendrá que ser expreso) Remisión de copia al empresario que hace las operaciones Serán expedidos a nombre y por cuenta del empresario Estados NO Miembros Regla general: En el resto es necesaria la delegación debe ser autorizada por la AEAT Art. 5. Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva DOCUMENTO COMERCIAL

Contenido de la factura Datos obligatorios 1º. Número y serie. Cada serie  Numeración correlativa. Series separadas  hay razones que lo justifican, como: Hay varios establecimientos desde los que se efectúan operaciones. Hay operaciones de distinta naturaleza. Obligatoria expedición en series específicas: “Autofacturas”, Destinatarios/terceros, Rectificativas, ejecución forzosa, judicial o administrativa. 2º. Fecha de expedición Art. 6 Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Contenido de la factura 3º. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa obligado a expedirla y del destinatario. 4º. NIF 5º. Domicilio obligado expedición / destinatario.. 6º. Descripción operaciones, datos necesarios Base Imponible y su importe, precio unitario sin IVA y descuentos o rebajas que no estén incluidos en el precio unitario. 7º. Tipo o tipos impositivos aplicados. 8º. Cuota tributaria, en su caso. 9º. Fecha operaciones / p. anticipado, si distinta a la de expedición. Art. 6 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Contenido de la factura Ademas se hará constar en Copias  se indicará su condición de copias. Operaciones exentas / no sujetas / inversión sujeto pasivo: La referencia a las disposiciones de la Directiva 77/388/CEE, de 17 de mayo o el precepto de la Ley del IVA Especificación por separado De la Base Imponible de cada operación consignada en la misma factura Del tipo impositivo que sea imputable a cada operación Entregas de medios de transporte nuevos (art. 25 Ley del IVA) características: fecha de primera puesta en servicio y distancias recorridas / horas de navegación o vuelo realizadas. Art. 6 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Contenido de la factura Operaciones triangulares: Empresarios/profesionales que realicen entregas subsiguientes de Adquisiciones Intracomunitarias de Bienes deberán indicar expresamente en factura que se trata de una operación triangular o en cadena art.26.tres Ley del IVA consignar el NIF (a efectos del IVA con el que realizan las Adquisiciones Intracomunitarias y las entregas subsiguientes de bienes así como el NIF (a efectos del IVA) del destinatario o entrega subsiguiente. ( Art. 79.2 Reglamento del IVA) http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Deducción de Cuotas http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Contenido de los documentos sustitutivos 1º Número / serie. En cada serie  numeración correlativa. Series separadas  hay razones que lo justifican, como: Varios establecimientos Operaciones de distinta naturaleza. Obligatoria expedición en series específicas: Destinatarios/terceros Los rectificativos. Se emiten tiques y facturas 2º NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa sólo del obligado a su expedición. 3º Tipo impositivo aplicado o la expresión “IVA incluido”. 4º Contraprestación total. Art. 7 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Medios de expedición “ Las facturas o documentos sustitutivos podrán expedirse por cualquier medio, en papel o soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición, su consignación en el libro de registro de facturas expedidas (art. 63 Reglamento del IVA) y su adecuada conservación” Art. 8 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Plazo para la expedición Expedición momento de realizarse la operación. Destinatario es empresario/profesional -> un mes. En todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo liquidación (mensual o trimestral) del Impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. Ejemplos. (liquidación trimestral): Entrega de bienes 20-2-2004. -> Fin de plazo: 20-3-2004. Entrega de bienes 20-3-2004 -> Fin de plazo: 15-4-2004. Art. 9 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Moneda y lengua Importes  cualquier moneda. Condición: cuota IVA en euros.( Art. 79.once Ley del IVA). Lengua  cualquier lengua Condición: Administración tributaria puede exigir traducción al castellano u otra lengua oficial en España: Facturas que correspondan a operaciones efectuadas en Territorio de Aplicación del Impuesto. Facturas recibidas por empresarios /profesionales o sujetos pasivos establecidos en Territorio de Aplicación del Impuesto. Recomendación: utilizar nuestro idioma más el inglés al identificar los apartados de la factura. Art. 10 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Facturas recapitulativas Concepto: Una factura con distintas operaciones/distintas fechas. Requisitos: Mismo destinatario. Operaciones realizadas dentro de un mismo mes natural. Sin límite por importe. Plazo de expedición: Último día mes natural en que se hayan efectuado las operaciones. Destinatario empresario/profesionales  un mes a partir del citado día. En todo caso expedidas antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. Art. 11. Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Duplicados Empresarios/profesionales o sujetos pasivos sólo podrán expedir un original de cada factura o documento sustitutivo. Se permite la expedición duplicados en los siguientes casos: Misma entrega de bienes/prestación de servicios hay varios destinatarios. Debe consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de Base Imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos. Pérdida del original. Es obligatorio hacer constar en cada uno de los ejemplares la expresión "duplicado". Eficacia: la misma que los documentos originales. Art. 12 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Facturas/tiques rectificativos Expedición obligatoria cuando No cumplan los requisitos de los artículos 6 ó 7 en la factura o documento sustitutivo original Rectificación de cuotas Modificación de la Base Imponible según lo dispuesto en el (art. 80 Ley del IVA). Obligatorio constatar su condición de documento rectificativo y la causa de rectificación Plazo de expedición: En cuanto se tenga constancia de la obligación de rectificar y no hayan transcurrido 4 años devengo Forma  emisión de una nueva factura o documento sustitutivo: No se anula el documento anterior Art. 13 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Facturas/tiques rectificativos http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Facturas rectificativas. Excepciones Devolución de envases y embalajes Descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones(y otros casos que se autoricen por el Departamento de Gestión) no necesaria especificación facturas rectificadas. Basta determinar período. Art. 13 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Facturas rectificativa: Anteproyecto El Anteproyecto de Ley es aclaratorio respecto a las respuestas que ha dado la la propia AEAT habilitando la expedición de facturas rectificativas con importes negativos 1 rectificativa......1 o Varias facturas/documentos sustitutivos Siempre que las operaciones que se documenten en las facturas originales se hayan realizado en el plazo de 1mes Excepción: descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones Valdrá con emitir una sola factura rectificativa siempre que el plazo sea inferior al año No se necesitará identificar las facturas que se rectifican, sólo el periodo al que se refieren http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Facturas rectificativas.Excepciones: Devolución de envases y embalajes http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Facturas rectificativa: Anteproyecto Efectos ..................................1-Enero del 2.004 Nueva redacción Art.13 del RD 1493/2003, de 28 Diciembre 2.- Devolución de envases y embalajes Cuando la modificación de la Base Imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes, que se realicen de forma simultánea a un posterior suministro se podrá restar en la factura que se expida por dicho suministro el importe de la devolución. La rectificación se podrá realizar de este modo siempre que el tipo aplicable a todas las operaciones sea el mismo, con independencia de que su resultado sea positivo o negativo http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Además si la remisión es Telemática: Remisión de la Factura Si se remite papel Remisión: Obligatoria del original Plazo: En el momento de la expedición Si el destinatario es empresario o profesional Un mes Además si la remisión es Telemática: Consentimiento expreso del destinatario Que la transmisión, o puesta a disposición, garanticen: la autenticidad del origen la integridad de su contenido Art. 18 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

La factura electrónica Acreditación de autenticidad e integridad Firma electrónica avanzada art. 2.2 Directiva 1999/93/CE, basada en certificado reconocido/creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, art. 2.6 y 2.10. Intercambio electrónico de datos (EDI), art. 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión, si el acuerdo sobre intercambio prevé utilización de procedimientos que garanticen autenticidad origen / integridad datos. Elementos propuestos por interesados y autorizados por la AEAT. La solicitud deberá indicar los elementos que permitan garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido. http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Truco: Factura “papel” impresa a distancia Es la factura “de siempre” En vez de correo caracol (snail-mail) se emplea correo electrónico (e-mail) Tiene casi los mismos ahorros que la factura electrónica Más sencilla de utilizar No admite el almacenamiento electrónico: siempre se ha de imprimir y gestionar como factura de papel No requiere firma http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Formas de conservación Conservación  garantiza acceso sin demora a la Administración tributaria, salvo causa justificada. Cabe la conservación por medios electrónicos. Medios electrónicos: la efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos. Art. 20 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Conservación por medios electrónicos Legibilidad en formato original recibido / remitido, datos asociados y mecanismos de verificación de firma o elementos: garantía autenticidad origen/integridad contenido. Posibilidad exigir transformación en lenguaje legible. Garantía acceso en línea a datos + carga remota y utilización por Administración tributaria sin demora injustificada. Fuera de España tiene que comunicarse a la Agencia Tributaria Se entenderá por acceso completo el que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión. Desarrollo y aplicación  OM de Hacienda Art. 21, 22 y 23 . Reglamento de Facturación http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva

Prestar atención a Conclusiones Facturas rectificativas Tratamiento de las series Idiomas Tipos impositivos Plazos de expedición Cumplimentación de datos: No abreviaturas NIF (España: ES....) Posibilidades de remisión electrónica Expresar norma exención IVA http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva