CAPACITACIÓN REPRESENTANTE CF SABER 11 B 22 DE MARZO DE 2015 NOTA: Para esta prueba se requiere que los Representantes tengan Smartphone

CF LOGÍSTICA 2015 Empresa contratada por ICFES para la organización, administración y ejecución de la logística para la aplicación de las pruebas que ejecute durante el primer semestre de 2015

Representante CF Logística: Persona encargada de supervisar, controlar, hacer seguimiento, evaluar, notificar y hacer pago de examinadores dentro del sitio de aplicación. Además de coordinar la seguridad del sitio de aplicación el día de la prueba.

Representante CF Logística: Debe asistir a las capacitaciones y/o reuniones que le sean previamente citadas. Los representantes CF LOGÍSTICA son directamente los responsables de confirmar y/o verificar el personal, controlar y registrar la firma de contratos, pago de nómina al personal aplicador, de igual manera ejercerá funciones de seguridad en el sitio de aplicación asignado

REPRESENTANTE CF 2015 Funciones del Representante: Verificación del Personal. Controlar el proceso de firma y entrega de contratos. Suministrar información al Call Center sobre diferentes aspectos de la prueba. Registrar en el Sistema la información requerida. Ejercer funciones de seguridad en el sitio de aplicación. Pagar y controlar la nómina.

PERSONAL QUE APLICA EN PRUEBAS SABER 11 B CARGO DESCRIPCION DELEGADO Encargado del desarrollo de la aplicación en el sitio. COORDINADOR DE SITIO Generalmente es el Rector del sitio o su encargado. Provee los Espacios Físicos y el Personal. COORDINADOR DE SALÓN Tiene a su cargo un grupo de jefes de salón. Se nombra 1 por cada 5 o 6 salones. JEFE DE SALÓN Es el encargado de custodiar cada salón, de entregar y recoger el material de examen en cada uno de los salones. DACTILOSCOPISTA Es el encargado de tomar la huella dactilar de los estudiantes en el sitio. COORDINADOR DE SEGURIDAD Es el encargado de la vigilancia del sitio de aplicación. AUXILIAR Es el encargado de hacer el aseo en cada sitio. En todos los casos se les cancela 3 sesiones

PERSONAL QUE APLICA EN PRUEBAS SABER 11B CARGO DESCRIPCION REPRESENTANTE OPERADOR LOGÍSTICO MATERIAL Encargado de Entregar y Recibir Material de Examen. MONITOR MUNICIPIO Supervisa la labor de varios Delegados. COORDINADOR REGIONAL ICFES Coordina el desarrollo de las pruebas en la región. COORDINADOR REGIONAL CF Coordina el desarrollo logístico de personal en la aplicación. APOYOS A DISCAPACITADOS Son los encargados de apoyar a las personas con discapacidad auditiva, visual, cognitiva, motriz, etc.

TARIFAS DEL PERSONAL QUE APLICA EN PRUEBAS SABER 11B CARGO / ROL VALOR POR SESION 2015 COORDINADOR DE SITIO 49.000 $ COORDINADOR DE SEGURIDAD 46.000 COORDINADOR DE SALONES JEFE DE SALON 38.000 DACTILOSCOPISTA 36.000 INTERPRETE ESPECIALIZADO 132.000 LECTOR ESPECIALIZADO 68.000 APOYO A COGNITIVO AUXILIAR 20.000 NOTA: A los auxiliares de aseo se le cancela lo equivalente a 3 sesiones

RETROALIMENTACIÓN 1. Cuantas sesiones se le cancelan a un Auxiliar? 2. Mencione 2 funciones del Representante de CF Logística

ETAPAS ETAPAS 1. Procedimientos antes de la prueba 2. Procedimientos durante la prueba. 3. Procedimientos después de la prueba.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA VERIFICACIÓN KIT DEL REPRESENTANTE CONTRATACIÓN: Listado de asistencia a Reunión previa. El número de contratos coincida con el personal citado y contratos en blanco. Informe toma de huellas (dactiloscopista). El número de evaluaciones coincida con los examinadores relacionados. Evaluación Reunión Previa del Delegado. FINANCIEROS: La nómina cuente con todo el personal registrado y nómina en blanco. Recibos de transporte (Dáctilos y Delegados). Formato de novedades. Formato de ejecución de recursos financieros.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA VERIFICACIÓN KIT DEL REPRESENTANTE PAQUETE DOTACIÓN REPRESENTANTE CF LOGÍSTICA: Huellero Escarapela CF Logística   KIT DACTILOSCOPISTA Bayetilla Lupa

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REUNIÓN PREVIA El día anterior a la Reunión Previa comunicarse con el Delegado para confirmar la hora de la misma. Notificar al Coordinador Regional cambios existentes en el horario de la Reunión Previa. Bogotá: 14 de Marzo a las 10:00 am Fuera de Bogotá: 21 de Marzo a las 4:00 pm Llegar 20 Minutos antes del inicio de la reunión. Presentación personal. Identificado.

FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA Presentación con el Delegado, cómo representante de CF Logística. Registrar la asistencia del personal en el formato Listado Asistencia Reunión Previa. No olvide registrar también la hora de llegada y de salida de cada examinador.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA

FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA 3. Previa autorización del Delegado, dirigirse al auditorio: Presentarse. Informar condiciones de contratación. Valores a cancelar por sesión. Informarles que el Coordinador de Sitio, el Coordinador de Seguridad (si aplica) los Coordinadores de Salones y Jefes de Salón serán evaluados. NOTA: Si hay posibilidad de utilizar video beam, por favor proyectar la presentación en power point

FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA 4. Entregar contratos al personal para ser firmados. 5. Confirmar con los examinadores que los datos estipulados en los contratos corresponden a los de cada uno. En caso que un dato no corresponda, entregar un contrato en blanco.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES Recolectar todos los contratos correctamente diligenciados, con tinta negra, sin tachones, borrones ni enmendaduras, con la siguiente información: Firma. Nombre completo. Cédula. Número de celular. Correo electrónico. En caso que algún dato personal se encuentre erróneo, ANULARLO y anexar un contrato en blanco con los datos correctos.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA QUIENES DEBEN ASISTIR A LA REUNIÓN PREVIA? Todos los examinadores deben asistir a Reunión Previa. Excepciones: Lectores especializados, Interpretes especializados, Apoyos Cognitivos y Auxiliares. El Dactiloscopista no asiste a reunión previa si se ha capacitado en reunión específica para dactiloscopistas de la prueba, si no asiste a esa capacitación debe capacitarse en reunión previa. Es importante que todos los asistentes firmen el Listado de asistencia reunión previa.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA En caso de faltar personal reportar al Coordinador Regional Encargado y solicitar al Coordinador de sitio que supla esa necesidad. Solicitar al Coordinador de Sitio que retire al personal que no figure en listados. NO esta permitido el ingreso de acompañantes a las reuniones previas. NO ESTA AUTORIZADO PAGOS DE SESIONES A PERSONAS NO REGISTRADAS EN LOS LISTADOS DE EXAMINADORES CITADOS

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA SUPLENTES En algunos sitios de aplicación se contarán con examinadores suplentes, los cuales deben asistir a la reunión previa y en caso de no utilizarse deben asistir a la primera sesión. Al finalizar la primera sesión se realizará el pago a estos examinadores suplentes. NO ESTA AUTORIZADO PAGOS DE LA SESIÓN DE LA TARDE PARA LOS EXAMINADORES SUPLENTES.

FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA FUNCIONES DEL REPRESENTANTE CF EN REUNIÓN PREVIA Diligenciar correctamente la lista de chequeo «Evaluación Reunión Previa del Delegado».

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Ingresar a google play y descargue la aplicación CF Logística.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA LOGUEO Con el fin de verificar su asistencia, ingrese en estos momentos con el usuario y contraseña asignado.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Con el usuario y contraseña asignado, finalizada la reunión previa registrar en la plataforma los cambios y/o reemplazos de personal, la hora de llegada y salida de cada examinador, hora de inicio y finalización de la reunión.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Seleccionar el link de reunión previa

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Ingresar las horas de inicio y fin de la reunión.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA PRUEBA REGISTRO DE INFORMACIÓN Registre las horas de llegada y salida de cada examinador. Conserve el listado que debe ser entregado posterior a la prueba con los demás documentos de la prueba.

RETROALIMENTACIÓN 1. Cuando es la reunión previa ? 2. Finalizada la reunión previa, qué se debe registrar en la plataforma de CF?

ETAPAS ETAPAS 1. Procedimientos antes de la prueba 2. Procedimientos durante la prueba. 3. Procedimientos después de la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA La función principal el día de la prueba consiste en brindar acompañamiento para respaldar la operación logística de personal,  velar por la seguridad de la prueba y brindar de manera oportuna y confiable la información requerida sobre la prueba y novedades presentadas.

Horario de llegada: APLICACIÓN PRUEBA Domingo 22 de Marzo de 2015 PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA APLICACIÓN PRUEBA Domingo 22 de Marzo de 2015 Horario de llegada: Representante CF: 5:30 AM Delegado, Coordinador Sitio y seguridad: 6:00 AM Coordinador Salón: 6:15 AM Jefe de Salón, Dactiloscopista: 6:30 AM Apoyo Discapacitados: 6:30 AM

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Registrar la información en la plataforma. De igual forma consignarlas en el FORMATO DE NOVEDADES.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Registrar en la plataforma la hora exacta de llegada suya, del Delegado y del Material de Aplicación. De igual forma consignarlas en el FORMATO DE NOVEDADES.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Para solicitar una llamada al Call Center debe dar click en solicitar llamada.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Si el Delegado no se presenta a más tardar a las 06:00 am, informar inmediatamente al Coordinador Regional de CF Logística, con el fin de enviar un Delegado suplente. Realizar el mismo procedimiento en caso que no se presenten los Dactiloscopistas y los Apoyos a Discapacitados. Si no se presenta el personal examinador suministrado por la institución en la hora acordada, informar inmediatamente al Coordinador de Sitio y/o al Coordinador Regional de CF Logística, con el fin de reemplazar al examinador con un suplente. Realizar seguimiento a la solicitud de suplentes, a la llegada de los mismos a la institución e informar las novedades o demoras al Call Center.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Ubicarse y realizar llamadas en la oficina del delegado. Supervisar el desarrollo de las pruebas. Permanecer atento y registrar todas las novedades que se presenten en el formato Planilla de Novedades día de aplicación. Como representante CF usted debe reportar  todas las novedades que le notifique el  delegado, así como todas aquellas detectadas por usted y que afecten o atenten contra la seguridad de la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Entregar al dactiloscopista el formato «informe de toma de huellas y kit del dactiloscopista.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Entregar al Delegado las evaluaciones, para ser diligenciadas y entregadas al finalizar la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA La dinámica para las evaluaciones es la siguiente:

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Registrar en la plataforma la hora de inicio de la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PRESENTES Y AUSENTES Luego de que el Delegado realice el conteo de ausentes y presentes (tanto en primera como en segunda sesión) registrar este dato en la plataforma. Recuerde tomarlo de la copia amarilla que le entrega el Representante del Operador Logístico de Distribución. Por favor conserve esta copia.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Registrar en la plataforma la hora de fin de la prueba, y anulados si aplica.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Para la segunda sesión, recuerde registrar nuevamente los datos anteriormente solicitados en la plataforma.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA El pago se realiza en efectivo, al finalizar la aplicación de la prueba, con autorización del Delegado. Al momento de recibir el dinero, debe verificar que coincida con la cantidad estipulada en el formato de nómina. El monto a cancelar se realiza de acuerdo a lo estipulado por sesión, que se encuentra en el contrato y en el formato de nómina. Para este pago es obligatorio presentar el documento de identidad ORIGINAL (cédula de ciudadanía o de extranjería) y COPIA de la misma.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA Solicitar al Aplicador el documento de identidad original y escarapela Para Jefes de Salón, Solicitar la Tirilla. Para Dactiloscopistas, Solicitar Kit Dactiloscopista y formato informe toma de huellas.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA Validados estos documentos y con la “RELACIÓN DE PAGOS A EXAMINADORES”, iniciar el respectivo pago según los valores y cargos a cancelar. Es importante tener en cuenta que todos los campos de la nómina deben ser diligenciados de manera correcta.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA En caso que se presente error en el diligenciamiento o información incorrecta del formato de nómina, se debe acudir al FORMATO DE NOMINA EN BLANCO (Ver RELACION DE PAGOS A EXAMINADORES) para registrar correctamente el pago al aplicador.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO DE NÓMINA En las ciudades principales se debe pagar un subsidio de transporte tanto al Delegado como al Dactiloscopista. Para ello se debe verificar en los sobres entregados con el dinero, se tenga el sobre correspondiente a este rubro. Se debe registrar en el formato Recibo de Transporte el dinero pagado a Delegado como al Dactiloscopista.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA PAGO SUPLENTES Los suplentes asistirán a la reunión previa y a la primera sesión de la aplicación. En caso de no utilizarse en ningún sitio de aplicación, su pago se realizará finalizada la primera sesión.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA SUPLENTES NO se pagarán sesiones adicionales a suplentes que estén el día de la prueba en sitios de aplicación sin ser requeridos.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA RECOMENDACIONES PAGO DE NÓMINA Se debe atender una persona a la vez. Al momento de entregar el sobre correspondiente al aplicador, solicitarle que verifique la cantidad de dinero, en presencia del Representante de CF Logística. También recomendarle abrirlo con cuidado ya que posee grapas que pueden rasgar los billetes. Una vez abierto el sobre no se garantizará la exactitud y óptimas condiciones del contenido. Recuerde verificar que la persona firme y coloque la huella.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA RECOMENDACIONES PAGO DE NÓMINA Reporte el dinero pagado, devuelto y todas las novedades con respecto a los pagos en el formato ejecución de recursos financieros. En caso de tener algún pago de un examinador pendiente, registrarlo en este formato, justificando el por qué no se le pagó en el sitio de aplicación.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA FUNCIONES DE SEGURIDAD En cada sitio de aplicación el Representante CF tomará el rol de seguridad, asegurando así presencia tanto antes de la aplicación como durante el desarrollo de la misma. Como Representante CF usted debe reportar todas las novedades que le notifique el delegado, así como todas aquellas detectadas por usted y que afecten o atenten contra la seguridad de la prueba.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Recuerde que para solicitar una llamada debe presionar «solicitar llamada».

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA DISPOSICIONES GENERALES DE SEGURIDAD Las únicas personas que pueden portar celular dentro de los sitios en donde se desarrolla la prueba son el Delegado y el representante del operador logístico de aplicación (Representante de CF) y su uso está restringido a la oficina asignada al delegado.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA DISPOSICIONES GENERALES DE SEGURIDAD El material de examen en ningún momento se debe encontrar por fuera de salón, ya sea en manos de evaluados o aplicadores, los únicos autorizados para entregar o recoger material en los salones son el coordinador de salones, el delegado y el coordinador de sitio cuando es autorizado por el Delegado.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA DISPOSICIONES GENERALES DE SEGURIDAD: El Representante de CF no está autorizado para hablar por celular o utilizar algún tipo de equipos electrónicos en los corredores, baños o áreas comunes del establecimiento donde se aplica la prueba. El representante de CF está autorizado a realizar rondas en los corredores, baños y áreas comunes. El Representante de CF no podrá ingresar a los salones.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA DISPOSICIONES GENERALES DE SEGURIDAD: Bajo ninguna circunstancia se permite la pérdida de algún cuadernillo u hoja de respuesta, por tanto nadie puede abandonar la institución mientras se solventa la eventualidad en presencia de las autoridades competentes. Esta actividad es coordinada por el Coordinador de seguridad del sitio de aplicación (cuando aplique) y el Representante de CF asignado al sitio de aplicación.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA PRUEBA Entrega de Cuadernillos por parte del Operador de Distribución al Delegado. Entrega de cuadernillos por parte del Delegado a los Coordinadores de Salón. Salida del material hacia los salones. Material de Ausentes. Durante la aplicación. Al Finalizar la prueba. Entrega a Operador de Distribución.

RETROALIMENTACIÓN 1. El día de la aplicación, donde es el sitio permitido para hablar por celular? 2.En que momento debo entregar al delegado las evaluaciones? 3. Si en el sitio de aplicación asignado tengo suplentes, en qué momento debo cancelarles? 4. En que formato debo reportar, si quedan examinadores pendientes por pago?

ETAPAS ETAPAS 1. Procedimientos antes de la prueba 2. Procedimientos durante la prueba. 3. Procedimientos después de la prueba.

ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN Es fundamental que las evaluaciones, los salones asignados y los cambios y/o reemplazos de personal presentados el día de la aplicación de la prueba queden registrados en la plataforma antes de entregar el informe al regional CF. Por lo tanto, los examinadores registrados en el sistema debe coincidir con los examinadores pagados en la nómina. Asistir puntualmente a la reunión de entrega de informe, previamente establecida por el Coordinador Regional. Organizar y entregar el informe en el orden estipulado en el Check List Representante CF.

ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN

ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN En caso que no se presenten los documentos correctamente diligenciados (Firmas incompletas, Tachones, Enmendaduras, No presentación de documentos, etc), el Representante puede incurrir en descargos, sanciones económicas y/o retiro temporal o permanente de la base de datos.

ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA ENTREGA DE INFORME DE LA APLICACIÓN El Coordinador Regional CF, verificará por muestreo la correcta grabación de los cambios en el sistema y de las evaluaciones y número de salones de cada examinador.

PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA PRUEBA DEVOLUCIÓN DE DINERO Es de vital importancia que los sobres los cuales NO fueron requeridos para pago de aplicadores sean devueltos sin ningún tipo alteración al regional CF. Tenga en cuenta que el dinero sobrante y no devuelto será descontado del pago de sus servicios técnicos y conjuntamente se aplicarán los correctivos pertinentes acordes a la falta cometida.

RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES PUNTUALIDAD. Durante el día de la aplicación portar siempre su ESCARAPELA. Llevar celular con suficiente carga. Excelente presentación personal. Diligenciar todos los formatos e informes con letra CLARA y LEGIBLE.

GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN Cel: