PROTOCOLO PDG MARÍA REGINA MOYANO

LOS ORÍGENES DEL PROTOCOLO El protocolo nace al mismo tiempo que la sociedad. El primer código que hay como referencia de normas protocolarias es el Código de Hammurabi, rey de Babilonia en el s. XVIII a C. Hasta nuestros días sus reglas han seguido el cambiante paso del tiempo, aunque algunas se conservan imperecederas.

¿Qué se entiende por Protocolo? El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y la de actos de carácter privado.

Las reglas a las que se atiene la organización de los actos en los que intervienen personas, constituyen lo que se denomina PROTOCOLO. Estas reglas son necesarias para cualquier buena organización y para vivir en sociedad razón por la cual debemos aceptarlas y respetarlas.

EL PROTOCOLO SEGÚN LOS USOS, COSTUMBRES Y TRADICIONES DE LOS PUEBLOS El 7 de octubre pasado el de Cuba, publicaba: El Ministerio de Relaciones Exteriores estableció el uso de la guayabera como prenda de vestir en los actos del ceremonial diplomático del Estado cubano y de su Gobierno.

DE LA DEFINICIÓN DE PROTOCOLO SURGE QUE EXISTEN DOS FORMAS PRINCIPALES DE PROTOCOLO: Los regidos por disposiciones legales: PROTOCOLOS OFICIALES. Los que no están regidos por normas legales: PROTOCOLOS PRIVADOS O SOCIALES.

Sin embargo, cuando a un acto privado concurren invitados que son funcionarios públicos (electos o designados), deben observarse la normas legales del PROTOCOLO en especial, las referidas a la PRECEDENCIA.

PRECEDENCIA Es la parte del Protocolo que establece el orden de prelación o sea, la antelación o preferencia con que una persona asistente a un acto, debe ser atendida con respecto a otras personas asistentes. La precedencia en general, está establecida por normas de cumplimiento obligatorias. Es una parte sensible de las normas protocolarias: su desconocimiento, incumplimiento o aplicación incorrecta no solamente puede originar conflictos sino, lo peor, lesionar la imagen y el prestigio de cualquier organización.

LA PRECEDENCIA EN EL LEONISMO Se encuentra fijada en el PROTOCOLO OFICIAL DE LIONS CLUBS INTERNATIONAL. Allí se establece cuál es el orden en que deben ser presentados los dirigentes Leones, de acuerdo con la jerarquía de su cargo. Ese orden se organiza en distintos niveles, lo cuál ayuda a su aplicación.

ORDEN DE PRECEDENCIA LEONÍSTICO LCI DISTRITO MÚLTIPLE DISTRITO CLUBES DE LEONES

INTERNACIONAL Presidente Internacional Próximo Pasado Presidente Internacional Vicepresidentes Internacionales Directores Internacionales Ex Presidentes Internacionales Ex Directores Internacionales

DISTRITO MÚLTIPLE Y DISTRITO Presidente de Consejo Gobernadores de Distrito Director Ejecutivo de la Asociación Secretario de la Asociación Tesorero de la Asociación Ex Presidente Secretario de Consejo Próximos Pasados Gobernadores de Distrito Primeros Vicegobernadores de Distrito Segundos Vicegobernadores de Distrito Ex Gobernadores de Distrito Secretarios de Distrito Múltiple Tesoreros de Distrito Múltiple Secretarios de Distrito Tesoreros de Distrito Jefes de Región Jefes de Zona Asesores Distritales

Clubes de leones Presidentes de Club Próximo Pasado Presidente de Club Secretario de Club Tesorero de Club Ex Presidentes de Club

Tener en cuenta La precedencia está fijada por organizaciones jerarquizadas. La precedencia de autoridades públicas, diplomáticas, eclesiásticas, militares, universitarias, etc. está estrictamente regulado por normas o leyes que deben ser consultadas para no incurrir en errores. La aplicación de las precedencias en la presentación, ubicación, uso de la palabra, por ejemplo, se hace siguiendo reglas estrictas que deben ser respetadas, para evitar equivocaciones.

EL PROTOCOLO ESTÁ UNIDO AL CEREMONIAL Y A LA ETIQUETA EL CEREMONIAL es «el conjunto de FORMALIDADES QUE DEBEN CUMPLIRSE EN cualquier acto público o solemne Y EN LOS ACTOS PRIVADOS.» LA ETIQUETA es la «ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares en forma diferente a los usos de confianza o de familiaridad».

El conjunto formado por el PROTOCOLO, el CEREMONIAL y la ETIQUETA NOS DAN LAS BASES FUNDAMENTALES PARA LA PREPARACIÓN, ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE ACTOS

TIPOS DE PROTOCOLO ADEMÁS DE LOS MENCIONADOS PUEDE ENCONTRARSE OTROS TIPOS DE PROTOCOLO que se diferencian de acuerdo a las principales partes componentes de los actos, a la dirección o sentido que estos tengan y a los actores principales que intervengan.

Así podemos hablar de Protocolo Diplomático. Eclesiástico. Castrense. Universitario. Escolar. Deportivo. Empresarial, etc. Cada uno de los cuales tiene un signo distintivo.

Los Actos

Un ACTO es la mejor ocasión para dar a conocer o mejorar la imagen del CLUB.

El ACTO debe ser cuidadosamente preparado porque el MÍNIMO detalle, puede influir, POSITIVA o NEGATIVAMENTE, en la IMAGEN DEL CLUB.

EL DESARROLLO DE UN BUEN ACTO EXIGE PREPARACIÓN PREVIA La preparación de un acto necesita responder a los siguientes interrogantes básicos: QUE? DONDE? CUANDO? COMO? CONQUE RECURSOS?

¿QUE ACTO DESEAMOS HACER? Significa que primero debemos saber que tipo de acto es el que organizaremos: Cambio de autoridades? Juramento de socios? Entrega de distinciones? Reuniones deliberativas? En el acto se reúnen varios propósitos? Una correcta definición de este primer paso nos ayudará a resolver los siguientes.

¿DONDE SE REALIZARÁ EL ACTO? El lugar donde se realizará el acto es muy importante. Debe ser el adecuado a las finalidades del acto. Debe estar acorde a la cantidad de asistentes que estimamos concurrirán. Debe brindarles facilidad de acceso. Debe tener condiciones de seguridad y de confort (asientos, iluminación, calefacción, ventilación, baños, etc.).

¿CUANDO SE REALIZARÁ EL ACTO? La selección de la fecha y la hora en que se realizará el acto, es muy importante para asegurar la concurrencia. Deben evitarse fechas que coincidan por ejemplo, con: Celebraciones importantes. Comienzo de vacaciones. Comienzo de actividades masivas. Celebraciones o actos de otros Clubes, etc. Todos estos acontecimientos pueden afectar la presencia de los invitados.

¿COMO SE REALIZARÁ EL ACTO? Esto implica PLANIFICAR EL DESARROLLO DEL ACTO. Un acto tiene tres partes principales: INICIO O PRESENTACIÓN. DESARROLLO. FINALIZACIÓN. Cada una de esas etapas tiene un CONTENIDO PROPIO QUE SIGUE UNA SECUENCIA ORDENADA que en lo posible, no debe ser alterada.

RECURSOS

Dentro de los recursos incluimos: EL COSTO

Dentro de los costos deben computarse los gastos de: Invitaciones. Ornamentación. Regalos. Música y amplificación. Proyecciones, etc.

Un recurso importante para el éxito de un acto es el MAESTRO DE CEREMONIAS

QUE LE PEDIMOS AL MAESTRO DE CEREMONIAS? BUENA PRESENTACIÓN PERSONAL. SIMPATÍA. BUENA DICCIÓN. AJUSTE AL GUIÓN. LECTURA CUIDADOSA (EVITAR LA VOZ MONO TONAL). CAPACIDAD PARA ADAPTARSE A LAS SITUACIONES CAMBIANTES QUE PUEDAN PRESENTARSE EN EL DESARROLLO DEL ACTO.

UN BUEN GUIÓN ES ESCENCIAL PARA EL ÉXITO DEL ACTO EL GUIÓN O LIBRETO Es un recurso muy importante. Es el escrito donde se explica en detalle, cada una de las partes que integran el acto. Guía al público y cada uno de los participantes sobre los puntos del programa en donde tendrán participación. Sirve además, para que los técnicos que intervienen en el acto (sonidistas, por ej.), sepan el momento de su intervención. UN BUEN GUIÓN ES ESCENCIAL PARA EL ÉXITO DEL ACTO

INVITACIONES PRIMERO: Elabore un listado de personas o instituciones a las que invitará. Ese listado debe ser entregado al maestro de ceremonias para que con él, salude a los que asisten. SEGUNDO: Envíe las invitaciones con tiempo suficiente (entre 7 y 10 días antes).

TERCERO: Asegúrese que todas las invitaciones han sido entregadas. CUARTO: Antes que se inicie el acto: controle, con la lista elaborada previamente, quienes son los invitados que asisten. No se olvide que algún invitado puede llegar tarde. TODAS LAS PRESENCIAS Y LAS AUSENCIAS DEBEN SER COMUNICADAS AL MAESTRO DE CEREMONIAS

PARA TENER MUY EN CUENTA TRATE DE COMENZAR EN EL HORARIO PLANIFICADO TODOS LOS INVITADOS deben ser saludados por el maestro de ceremonias. No tiene importancia que nombre a alguno que no está presente. Sí puede ser muy incómodo para un invitado que se omita su presencia.

SEA ESPECIALMENTE CUIDADOSO CON EL CUPLIMIENTO DE EL ORDEN DE PRECEDENCIA, tanto para las presentaciones, como para las ubicaciones y para los discursos de apertura y cierre del acto. EL CEREMONIAL DE LAS BANDERAS. EL USO APROPIADO DE LOS HIMNOS.

CONSEJOS La Asociación Internacional de Clubes de Leones, no ha fijado un PROTOCOLO OFICIAL LEO. Por lo tanto, la presencia de Leos deberá ser atendida teniendo en cuenta la norma de mayor jerarquía y que el leoísmo, es un PROGRAMA de LCI. Para elaborar correctamente un acto o ceremonia, consulte el PROTOCOLO OFICIAL DE LA ASOCIACIÓN INTERNACIONAL DE CLUBES DE LEONES (www. lionsclubsinternational.org).

MUCHAS GRACIAS