MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Es un documento que contiene las diferentes TAREAS y la descripción de las ACTIVIDADES, que deben seguirse en la realización de las funciones de una UNIDAD ADMINISTRATIVA

PROCESOS TAREAS ACTIVIDADES Están conformados Son determinadas por la Las realiza el

LAS PERSONAS ENCARGADAS EN LAS DIFERENTES ÁREAS ORGANIZACIONALES MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE FUNCIONES DE P R O C E S DE P R POLÍTICAS DE LA EMPRESA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Versión: Elab.: Entrega:   Pág.: LISTADO DE PROCESOS MACROPROCESO PROCESOS SUBPROCESOS CÓDIGO Es una herramienta administrativa que permite visualizar con claridad todo lo que contiene un proceso

Los manuales de procedimientos además contienen las autorizaciones o documentos necesarios que nos indican el funcionamiento las máquinas o equipos a utilizar.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREAS ADMINISTRATIVAS UNIDAD DE TRANSPORTE Describe en forma general las funciones que desempeñan las diferentes unidades administrativas dentro de la organización. UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Descripción del Procedimiento Pasos a seguir UNIDAD DE COMPRA-VENTA Se detalla las actividades en cada unidad administrativa UNIDAD DE CONTRALORÍA Y TESORERÍA UNIDAD DE PRODUCCIÓN

ESTRUCTURACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DENOMINACIÓN DEL SEGUNDO PROCEDIMIENTO ANEXOS GLOSARIO DE TÉRMINOS REGISTRO O CODIFICACIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona de las técnicas necesarias para el logro. POLÍTICAS DE OPERACIÓN , NORMAS Y LINEAMIENTOS PROPÓSITO DENOMINACIÓN DEL PRIMER PROCEDIMIENTO MARCO JURÍDICO OBJETIVO DEL MANUAL INTRODUCCIÓN INDICE PORTADA

Objetivo del Manual Suministrar información sobre los diferentes procesos de una organización. Dichos manuales deben ser realizados por cada departamento, en conjunto con la unidad de recursos humanos, que es la que suministra los métodos para su desarrollo.

La Evaluación Y su vigilancia Facilita los labores de auditoría El control Interno Y su vigilancia

Con el análisis del manual de procedimientos podemos remediar las fallas existente de una manera pronta y oportuna antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa.

La duplicidad del esfuerzo humano SE ELIMINA Confusión en las responsabilidades Incumplimiento de las normas establecidas Un control ineficaz de las actividades La duplicidad del esfuerzo humano

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UNA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

a) IDENTIFICACIÓN

b) INDICE O CONTENIDO DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS MANUAL DE PROCESOS INDICE PAGINA Presentación ...................................................................................................................... 1 Estructura de Posición del Departamento......................................................................... 2 Funciones del Departamento ........................................................................................... .3 Funciones de los Puestos que integran el Departamento.................................................. 4 Contenido del Manual de Procesos.................................................................................... 8 • Introducción • Objetivo Inventario de Procesos .................................................................................................... .11 Selección de Procesos........................................................................................................11 • Tabla de Ponderación Diseño de Procesos ......................................................................................................... .14 Simbología ...................................................................................................................... ..16 Listado de Procesos Seleccionados....................................................................................17

c) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores del Fondo, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol. La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los requerimientos de la Revisoria Fiscal, de la Supersolidaria y de la misma Contraloría General de la República; con el fin de verificar los parámetros claves de los procedimientos del Fondo, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación. Este Manual hace parte integral de la documentación total, implementada por la actual Administración, conociendo de antemano el compromiso de la Oficina de Control Interno en su construcción, ejecución y revisión permanente para la debida actualización.

d) Objetivos de los procedimientos Propósito que se pretende cumplir con los procedimientos Uniformar Simplificar la responsabilidad por fallas o errores Facilitar las labores de auditoria Controlar Aumentar la eficiencia gerencial

e) Área de aplicación de los procedimientos Esfera de acción Ámbitos de aplicación Macro Alcances Micro

f)Responsables

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servirá de guía para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de registro de activos fijos, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Recursos Físicos y Contabilidad. RESPONSABLES: Asistente de Dirección Económica, Recursos Físicos y Contabilidad. PROVEEDORES: La dependencia solicitante del bien. ENTRADAS: Los activos fijos comprados y asignados.

ACTIVIDADES DEL PROCESO: • Proceso de Egresos de Caja. PROCESO. • Realización de causación y registro del activo con su correspondiente código consecutivo en el modulo administrativo de Apoteosys. • Generación y contabilización de depreciaciones e impresión de los comprobantes. • Entrega copia de causación y factura con el código respectivo del activo. • Archivo original del comprobante. • Revisión en el modulo administrativo el registro del activo. • Generación de acta de entrega para nuevo responsable o de ubicación en original o copia. • Archivo del acta de entrega.

SALIDAS: • Acta de entrega. • Comprobante de contabilidad. CLIENTES: FODESEP.

FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS