1 Ingreso a la Web del Sistema de Gestión de Calidad de la U.C.A.B 2 Navegación dentro de la web del S.G.C de la UCAB 3 Solicitud de acceso a la web del S.G.C de la UCAB 4 Visualizar mapas de procesos, instructivos o documentos en la web del S.G.C de la UCAB 5 Leer simbología de BPM (Business Process Management) 6 Soy un usuario registrado con nivel de acceso a consultar ¿Dónde puedo encontrar los procedimientos específicos asociados a mi unidad, listas maestras y las acciones correctivas y/o preventivas? 7 Soy un usuario con nivel de acceso de Editor ¿Qué puedo subir o editar dentro del portal y cómo debo hacerlo? 8 La Información de los documentos (Atributos) se muestra con errores de contenido y/o traducciones

Preguntas Frecuentes 1 Ingreso a la Web del Sistema de Gestión de Calidad de la U.C.A.B Para ingresar a la web del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) usted tiene tres (03) maneras: 1.1. Ingresar a la web principal de la U.C.A.B ( Seleccionar la primera pestaña «Información Institucional» y luego hacer clic en el submenú de «Unidades Relacionadas» y hacer clic en Calidad y Mejora Continua Puede colocar en cualquier navegador la ruta directa del portal (actualmente la ruta es: Puede ingresar a través de equipos inteligentes (tablas y smartphone) mediante el código QR que se encuentran en marca libros y demás materiales publicados por la Dirección de Calidad y Mejora Continua. PD: Se recomienda usar como navegadores Firefox y Chrome

Ingreso desde la Página de la U.C.A.B Ingreso directo colocando la dirección de la Web del SGCIngreso a través del QR

2 Navegación dentro de la web del S.G.C de la UCAB Usted puede ingresar a nuestro portal y navegar según el nivel de acceso que tenga, inicialmente para las personas que nos visitan por primera vez, aquellas que no poseen un usuario pueden ver una cantidad limitada de información, sin embargo la misma le será útil según lo que este buscando. En la Pestaña de Home podrá ver que está se divide en 4 grupos: El 1er y 2do grupo contiene enlaces relacionados a la Institución y el S.G.C, además de visualizar un resumen de noticias El 3er grupo puede ser el más significativo pues en él encontrará información del S.G.C de la U.C.A.B tales como mapas de Proceso, los Procedimientos Generales del S.G.C, así como el Manual de Calidad para que tenga una guía referenciada dentro del S.G.C El 4to grupo es para el ingreso de aquellos usuarios registrados y para los que lo deseen crear un usuario y solicitar a la Dirección de Calidad y Mejora Continua su ingreso al portal. En la Pestaña de Instructivos puede visualizar todas las guías o instructivos que han sido publicadas por algunas dependencias. En la Pestaña de Noticias se va a desplegar toda las noticias que han sido publicadas desde el portal. Igual esta información se puede visualizar en el bloque 1 del home de la web. En la Pestaña de Misión y Visión encontrará información relacionada a la misión, visión y valores de la Institución enmarcados dentro del S.G.C En la Pestaña de Política de Calidad se encuentra publicado la política actual del S.G.C, así como los cuadros y objetivos de los grupos de servicios que contribuyen al cumplimiento de la Política y también se puede visualizar los Principios de un Sistema de Gestión de Calidad. Preguntas Frecuentes

Bloque 1 Pestañas de Información Bloque 5 Ingreso al SGC (Inicio de Sesión, Recuperación de con- traseñas, creación de nuevas cuentas) Bloque 4 Cuerpo Central o de Información del Sistema de Gestión de Calidad. Bloque 2 Enlaces de Interés Bloque 3 Resumen de Noticias

3 Solicitud de acceso a la web del S.G.C de la UCAB Para solicitar el acceso o creación de un usuario dentro del S.G.C, debe primero ir a la página principal de la web, visualizar el 5to bloque y hacer clic en «Crear Usuario» ubicado debajo de la opción para ingresar (para usuarios ya registrados), luego debe llenar el formulario que se despliega y posteriormente debe esperar que le llegue a su correo en un plazo de 4 - días hábiles la notificación del acceso, en caso que no llegue por favor debe llamar a la Dirección de Calidad y Mejora Continua. Preguntas Frecuentes

Bloque 5 Ingreso al SGC (Inicio de Sesión, Recuperación de con- traseñas, creación de nuevas cuentas)

Completar Formulario

4 Visualizar mapas de procesos, instructivos o documentos en la web del S.G.C de la UCAB Usted puede visualizar los mapas de procesos de su preferencia (UCAB, Postgrado, Pregrado, IIES, CEL, CIAP, documentos, instructivos, guías, etc). Haciendo clic en alguno de ellos, luego debe hacer clic nuevamente en «Ver Proceso» y está acción genera que se despliegue en una nueva pestaña el mapa o documento que desea visualizar. Preguntas Frecuentes

Hacer clic en el Link (Se va abrir una pestaña nueva)

Hacer clic sobre el diagrama

Resumen del procedimiento (se puede visualizar al posicionar el mouse sobre el diagrama sin hacer clic)

Desplazarse a través del diagrama

Ver los diagramas pantalla completa

Mensaje para permitir que el diagrama se vea pantalla completa

Vista en modo Pantalla Completa

Para ver las propiedades de los Atributos que contempla tanto las fichas de procesos y los procedimientos. Para más información acerca de las propiedades de los atributos ver los Anexos B y D del Procedimiento 1-PAG-GC001 Control de Documentos. BD 1-PAG-GC001 Control de Documentos

Modo en que se presenta la vista general de los procedimientos.

Para agrandar la información estilo pantalla completa se debe hacer clic en este ícono

Vista en modo Pantalla Completa

Para salir del modo pantalla completa se debe hacer clic en este ícono

5 Leer simbología de BPM (Business Process Management) Business Process Management ó Modelado de Procesos de Negocio es un enfoque disciplinado para identificar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, monitorear y controlar tanto automatizados y no automatizados los procesos de negocio para lograr resultados consistentes, dirigidos y alineados con los objetivos estratégicos de la organizaciones. Presenta una mejora visual al momento de leer los diagramas, sin embargo para ir familiarizándose un poco con la simbología de BPM y la lectura de los documentos como mapa de procesos y procedimientos, deben ir al Anexo F del Procedimiento de 1-PAG-GC001 Control de Documentos, donde podrá ver un resumen detallado de dicha simbología.Anexo F1-PAG-GC001 Control de Documentos Preguntas Frecuentes

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6 Soy un usuario registrado con nivel de acceso a consultar ¿Dónde puedo encontrar los procedimientos específicos asociados a mi unidad, listas maestras y las acciones correctivas y/o preventivas? Una vez que se le da acceso al portal de calidad con nivel de acceso a Consultor usted puede visualizar los documentos de la unidad a la cual pertenece de la siguiente manera: 1.- Procedimientos específicos en la Pestaña de «Mis documentos» en está puede aplicar filtro sólo por Categoría o Grupo de Servicio, el filtro de Dependencia sólo aplica para aquellas unidades de apoyo que se encuentran dentro del S.G.C 2.- Las Listas maestras las puede ubicar en la pestaña de «Documentos» recuerde que en este archivo va a visualizar 3 tipos de listas maestras (Documentos Internos, Documentos Externos y Registros). 3.- Las acciones correctivas y/o preventivas las puede ubicar en la pestaña de «Mis acciones correctivas y preventivas» en ella puede visualizar el número de acciones, estatus, seguimientos, observaciones lo cual es de gran ayuda para tener trazabilidad en el tiempo y verificar si la incidencia persiste o no. Preguntas Frecuentes

Incorporación de Nuevas Opciones al momento de ingresar al portal, así como la identificación del usuario que ingresa

Aquí se encontrará los documentos asociados al Grupo de Servicio y Dependencia al que pertenece, además se puede aplicar filtros según las categorías el tipo de documento que requiere

En esta pestaña se visualiza las listas maestras asociados al Grupo de Servicio y Dependencia al que pertenece, además se puede aplicar filtros para identificar rápidamente según las categorías el tipo de documento que requiere

En esta pestaña se visualiza las listas de acciones correctivas y preventivas, seguimiento de los objetivos de calidad asociados al Grupo de Servicio y Dependencia al que pertenece, además se puede aplicar filtros para identificar rápidamente según las categorías el tipo de documento que requiere

7 Soy un usuario con nivel de acceso de Editor ¿Qué puedo subir o editar dentro del portal y cómo debo hacerlo? En caso que usted haya sido designado como un usuario Editor dentro de su dependencia, tendrá la responsabilidad de subir Instructivos o Guías que consideré útiles para el fácil entendimiento de procedimientos o mejorar los procesos de su dependencia, en caso que haya subido un archivo incorrecto o requiera la sustitución de una guía debe contactar a la Dirección de Calidad y Mejora Continua. Al tener el rol de Editor se le activara en la barra horizontal negra de la página principal del portal un menú denominado «Agregar Contenido» lo puede visualizar en el mismo bloque de las noticias de la página principal, en el puede seleccionar Agregar un nuevo contenido y llenar los campos que se despliegan en el formulario para ello, así como también debe estar atento al tipo de archivos que admite el S.G.C y el tamaño del mismo. Para más información revisar las Condiciones y Normativas del Procedimiento de 1-PAG-GC001 Control de Documentos.1-PAG-GC001 Control de Documentos Preguntas Frecuentes

Hacer clic en Instructivo

Completar Formulario Nombre del Instructivo (Con su respectiva codificación) Campo para colocar un resumen del objetivo del instructivo. Selección de tipo de Formatos para la redacción del resumen.

Campo para seleccionar el archivo del instructivo Asociar el grupo al que pertenece la unidad Indicar el departamento al cual pertenece la unidad que esta publicando el Instructivo Seleccionar siempre Instructivo dado que es el documento que se esta publicando en el portal.

8 La Información de los documentos (Atributos) se muestra con errores de contenido y/o traducciones En caso que usted se encuentre usando el navegador de Google Chrome, debe verificar que la función de traducción automática no se encuentre activada, dado que si este navegador tiene esa función habilitada intentará de forma predeterminada traducir toda la información del portal ocasionando errores a visualizar el contenido de los documentos, se recomienda usar el navegador de Firefox y en caso de usar Google Chrome debe asegurarse de desactivar el traductor automático. Preguntas Frecuentes