Opera PMS FOR DUMMIES 2.0 Segunda Edición LIAEHs 08-11

Índice 1. RESERVATIONS 1.1 New Reservations 3 1.2 Update Reservations 8 1.3 Profiles 13 1.3.1 Profile Options 28 1.4 Floor Plan 37 1.5 Room Plan 39 1.6 Calendar 40 1.7 Confirmation 41 2. FRONT DESK 2.1 Arrivals 42 2.2 In-House Guests 46 2.3 Accounts 53 2.4 Room Bloking 54 2.5 Messages 55 2.6 Traces 60 2.7 Options 66 3. CASHIERING 3.1 Billing 88 3.1.1 Right click 104 3.2 Fast Posting 114 3.3 Cashier Functions 119 3.4 Passer By 133 3.5 Quick Check out 136 4. ROOMS MANAGEMENT 4.1 Housekeeping 138 4.1.1 Opciones de Housekeeping 140 4.2 Room History 142 4.3 Sell Limits 143 4.4 Occupancy Graph 144 4.5 Maintenance 145

Split Transaction: Esta opción sirve para divider el pago Split Transaction: Esta opción sirve para divider el pago. Tiene dos opciones: Amount y Percentage. Transfer Transaction: Esta opción sirve para transferir los cargos de el huésped a otra habitación. Se puede seleccionar si se transfiere todo el monto o solo una parte.

- Adjust Transaction: Esta opción sirve para hacer un ajuste en un cargo. El ajuste queda registrado. - Transfer to Window: Esta opción sirve para transferir cargos de una ventana a otra. - Add New Window: En esta opción se puede agregar una nueva ventana para organizar mejor los cargos del huésped. Se pueden abrir como máximo 8 ventanas. - Delete Window: Al dar click en esta opción se borra la ventana seleccionada. -POS check details: En esta opción se checa el Punto de Venta.

Cashiering Fast Posting Bienvenidos a Fast Posting. Este submódulo nos permite hacer cargos rápidos a diferentes números de habitaciones sin tener que ingresar en cada habitación. Los usos más comunes son para hacer cargos rápidos de lavandería, estacionamiento, etc. PARA EMPEZAR A HACER FAST POSTINGS Primero debes ingresar al modulo de Cashiering, al segundo submódulo el cual es fast posting. Debes ingresar tu contraseña.

Se abrirá un cuadro como el siguiente. Se abrira un cuadro como el siguiente. Se abrirá un cuadro como el siguiente. PARA EMPEZAR A LLENAR DEBES SABER QUE: Room Debes ingresar el número de cuarto al que quieres hacer el cargo. Puedes darle clic en la flechita derecha para buscar entre los cuartos ocupados. Code Es el código del producto que quieres cobrar. Debes hacer clic en la flecha derecha y te aparece un recuadro como el siguiente, ahí puedes encontrar los diferentes productos que ofrece el Hotel. (Ej. 1200 para Tonalna Food)

Description Este renglón se llena automáticamente al momento de ingresar el código, se agrega la descripción del producto. (Ej. Tonalna Food) Amount Aquí se agrega el precio del producto. Qty. Quantity, aquí debes poner la cantidad de productos adquiridos. (Ej. 2 comidas en el restaurante Tonalna). Win. Window, aquí debes poner en que ventana quieres que aparezca este cargo. (Recuerda que el máximo de ventanas es 8).

Arr Code. Aquí aparece automáticamente el código en letra del producto adquirido. (Ej. TRR para Tonalna Restaurant). Check No. Aquí debes agregar el número de cheque de la cuenta. (Ej. 123467865 es el número en rojo que aparece en la cuenta esta foliado). Supplement Aquí debes incluir una breve descripción del producto adquirido. (Ej. Tonalna Food Combo No.2) Reference Aquí debes incluir una breve descripción de la descripción que te ayude a recordar el cargo hecho en caso de reclamo o duda. (Ej. Long Distance Call Reference: número de teléfono)

Después de haber llenado todo el cargo, debes hacer clic en Post y automáticamente te permite hacer otro cargo. Recuerda que el cargo puede ser en diferentes habitaciones y diferentes cargos. Al finalizar los cargos que quieres realizar debes dar clic en Close y los cargos se graban automáticamente. Estas listo para hacer Fast Posting ahora a practicar.

Cashiering Cashier Functions El botón de Cashier Functions tiene diferentes opciones, donde puedes realizar diversas tareas referentes a lo que entra y sale de la caja, por lo que es muy importante entender cada una de ellas. Las opciones que podemos encontrar son las siguientes:

1. Batch Folios Cada habitación tiene un folio. Sirve para imprimir varios folios al mismo tiempo analizarlos. La razón más común por la que pueden ser impresos los Batch Folios es por un rápido check-out, y esto generalmente lo hace el auditor nocturno. Opciones de Batch Folios­:

2.Batch Posting Sirve para generar un cargo a varias personas. Es muy efectivo cuando hay grupos en casa ya que generalmente realizan el mismo tipo de consumo. Ventana de Batch Posting: Los datos necesarios son: Código del cargo o recibo (debe ser el mismo para todos). Articulo o servicio consumido El cargo o precio del articulo o servicio consumido Numero de habitación Grupo al que pertenece (si es el caso). Agencia a la que pertenece (si es el caso). Información referente al cargo Suplemento que sea necesario para reforzar dicha información.

3. Cashier Reports Reportes del cajero (a) que sirven para revisar la cantidad que se debe entregar al auditor. Cada cajero tiene su contraseña con la cual puede acceder a cada uno de los cargos que ha efectuado durante su turno con lo que puede realizar un balance de sus cuentas y solucionar cualquier discrepancia que se presente. Menú de Cashier Report:

4. Cashier Status Sirve para revisar el estado de cada uno de los cajeros. En la ventana se puede encontrar el listado de los cajeros, con sus datos (numero de cajero, nombre), número de veces que a abierto y cerrado caja y la hora en que lo realizó.

5. Check Exchange Sirve para llenar un reporte cuando un huésped quiere cambiar un cheque por efectivo. Los datos requeridos son: Numero de habitación (Requisito en la mayoría de los hoteles). Nombre (de quien entrega el cheque). Cantidad Texto (se pone automáticamente la palabra “check”). Suplemento. *Actualmente es poco común que los hoteles realicen este tipo de operaciones.

6. Currency Calculator Sirva para checar como está el tipo de cambio del día. Como se ve en el cuadro anterior es necesario registrar la cantidad de dinero que se va a cambiar, el día (para que se actualice el tipo de cambio), el tipo de moneda que se desea cambiar (Euros, Pesos, Dólares; etc.), el tipo de moneda al que se va a cambiar. De esta manera, automáticamente se realiza la conversión.

7. Currency Exchange Aplicación que sirve para hacer cálculos de conversión. Es decir, convertir un tipo de moneda en otra. Por ejemplo cuando un huésped quiere cambiar sus dólares a pesos. *En este caso, el huésped Jones que está hospedado en la habitación 205 quiere cambiar o pagar con 100 euros, cantidad que se cambia automáticamente a dólares (el tipo de moneda depende de la localidad) cuando es ingresada.

8. Exgange Rate Opción que sirve para actualizar el tipo de cambio. Se realiza por el auditor nocturno.

9. Folio History Sirve para ver el historial de los folios, es decir, de las cuentas que han salido. Esta función es útil cuando los clientes necesitan una copia de su folio. *Para hacer más rápida y eficiente la búsqueda puedes introducir datos tales como nombre, fecha o número de folio, entre otros.

10. General Cashier Esta función se refiere a la caja general del hotel, esta sirve para pedir o entregar dinero. 11. Journal Esta función es considerada como la bitácora la cual sirve para checar una transacción especifica en el sistema.

12. Petty cash Es la caja chica, es decir el dinero que se cuenta para hacer gastos extras generalmente pequeños. Sirve para registrar dichos gastos. Un ejemplo es cuando un huésped requiere de algún objeto con el que no se cuenta en el hotel. El recepcionista puede tomar dinero de esta caja chica para cubrir el gasto.

13. Receipt History Sirve para conocer o buscar el historial de recibos. Al igual que Folio History ayuda a una búsqueda más eficiente y especifica de recibos mediante los campos: fecha, numero de recibo, tipo de recibo y nombre.

14. Deposit/Cancellation Esta opción sirve para regresar dinero del depósito basándose en las políticas de penalización por cancelación, dependiendo en el tiempo en el que se cancele. Igualmente le permite al huésped realizar depósito de una manera más fácil.

Cashiering Passer by En esta opción se hacen cargos de personas que no están hospedadas en el hotel. Como por ejemplo, clientes que vienen al restaurante o al bar. Aparece una ventana con el título Cashier Login En esta ventana aparece el número del cajero y se debe introducir el password. Al introducir el password se da click en loggin. A continuación se da click en la opción Post.

Una vez hecho el cargo aparece en la ventana principal con los siguientes datos: Date, Code, Description, Price, Quantity , Amount, Supplement, Reference, Currency, User, Time, Group y Subgroup. Al dar click en la opción Print se imprime el ticket con los cargos (sin embargo en el simulacro no se puede imprimir). La opción Close es para cerrar esa ventana.

Cuando le das Click en POST, Aparece una ventana con las siguientes opciones: Name: Nombre de la persona o compañía a la que se hará el cargo. Market Code: Es el tipo de tarifa que se otorgará. Ejemplo: Group Association, Rack rate, Discount, Local Corporate, National Corporate, etc. Source Code: La manera en que el cliente nos contactó, puede ser Direct Call, Walk In, etc. Room Class: Es una opción para cargar a una habitación si es necesario.

Cashiering QuickCheckout 1. En el menú de Cashiering, da click en Quick Check Out. 2. Entra con tu contraseña en la pantalla de Entrada de Cajero. 3. Da click la opcion "C/O cero" para darle check out a todos los huéspedes con un balance de cero. 4. Para darle check out al huésped sin abrir la ventana de folio, colocar una "X" junto al Número de habitación y da click al botón de Select.

5. Una ventana del pago incita para el arreglo para el equilibrio de folio. 6. Si hay múltiples ventanas de folio, el pago es requerido para cada uno antes que el cheque fuera sea completo. 7. Para múltiples huéspedes, coloca una "X" junto a cada número de habitación, escoge Selecto y aplica un pago para cada folio para cada cuarto. 8.Para darle check out a todos los huéspedes en Due Out, Dale click en Select All y aplicar un pago a cada ventana del folio.