Manuales Administrativos

CONCEPTO Es un documento que contiene de forma ordenada, sistemática y accesible, información relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organización o a terceros que se relacionan con ella en su actuación con respecto a dicha organización .

OBJETIVOS Presentar una visión en conjunto de la institución. Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones. Colaborar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo. Promover el aprovechamiento racional de los recurso humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles. Orientar al personal de nuevo ingreso. Informar a la ciudadanía sobre los trámites que proporciona el Gobierno del Estado.

CLASIFICACION Manual de organización.- Es un complemento de los organigramas ya que se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su título, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

Manual de procedimientos Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. Además  permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Manual de Servicios Documento que facilita la descripción clara de los servicios sustantivos que proporciona la dependencia, los requisitos para otorgarlos, los procedimientos a seguir por los usuarios para obtenerlo y la especificación de las características y estándares de calidad requeridos.

Normas para su elaboración De acuerdo al artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y el Sistema Nacional de control fiscal “Los titulares de las dependencias son los responsables de la elaboración, implantación y observancia de los Manuales Administrativos en su respectiva área de competencias”  

Fuentes de información para la elaboración de manuales Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueda obtener datos para la investigación. Entre las más representativas encontramos las siguientes: Instituciones Archivos de la organización Directivos y empleados Clientes y/o usuarios Mecanismos de la información

Estructura de un manual administrativo. Redacción.- se debe tomar en cuenta a quien se va a dirigir el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro, comprensible. Elaboración de diagramas.- su elaboración se debe hacer empleando las más sencillas y conocidas en el mundo, a fin de facilitar la comprensión de los mismos Formato.- debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea facil de leer, consultar, estudiar y conservar.