ARCHIVOS DE TRABAJO Septiembre 25 de 2014 Taller de Lectura y Redacción Tarea No. 9 Cutberto Cruz Rodríguez
¿Qué es un Archivo ? Es la memoria de toda organización ¿En qué forma ayuda en la organización? Llevar en forma ordenada una red de comunicaciones Toma de decisiones efectivas Analizar las trayectoria de una empresa Comprobar decisiones ya tomadas
Clasificación de los archivos Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas 3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario 1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio 2. Guardar de manera ordenada el material reunido
Elementos utilizados en el archivo CARPETAS GUÍA PESTAÑAS Y SU POSICIÓN GUÍAS FALTAS INDICADORES COMPRESORES PINZAS FICHAS
Métodos para clasificar archivos SISTEMA ALFABÉTICO SISTEMA NUMÉRICO Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Consiste en ordenar las carpetas según el último par de dígitos en lugar del estricto orden numérico. Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc. Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico SISTEMA GEOGRÁFICO SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS SISTEMA DE DÍGITOS TERMINALES SISTEMA DECIMAL SISTEMA ALFANUMÉRICO