Planificación y gestión de proyectos con MS Project

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Fijar objetivos generales y asignar recursos Especificar actividades, estimar su duración, asignar recursos a cada una, determinar relaciones de precedencia. Supervisión, seguimiento Planificación Programación Control

Administración de proyectos Proceso de Planear, Organizar y Administrar Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de Tiempo, Recursos o Costo Triángulo del proyecto TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo. DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. ÁMBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlo.

Administración proyectos Fases Crear un PLAN realista del proyecto. Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios. Comunicación de los resultados y el progreso. Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado. Crear un Plan Inicial Realista del Proyecto Gestionar el Proyecto Comunicar el Proceso Seguimiento del Proceso Ajustar el Proyecto Comunicar los Cambios en la Programación

Historia de la administración de proyectos (I) Proyectos se han hecho desde el inicio de la humanidad, pero solo se creó una disciplina desde la segunda guerra mundial El proyecto Manhattan es el primero en ser reconocido por usar técnicas de administración modernas. Critical Path Method (CPM) desarrollado en 1950s por DuPont y Remington Rand para ayudar en mantenimiento

Historia de la administración de proyectos (II) 1958, gobierno U.S.A. adoptó CPM y lo mejoró para crear PERT (Program Evaluation and Review Technique) para el programa de submarinos Polaris. Desde 1950, administración de proyectos ha evolucionado en una disciplina en la cual uno puede obtener un titulo y certificacion. Al presente PERT y CPM están tan mezclados que no se aprecia mucho su diferencia y se conoce como PERT/CPM

Proyectos varian en tamaño y alcance: Todos somos Administradores de Proyectos, pero no todos saben como planear y administrar un proyecto Proyectos varian en tamaño y alcance: Lanzamiento transbordador NASA Construir un bote Construir un hospital Remodelación de un edificio Planear una fiesta o boda Organizar olimpiadas Desarrollar un nuevo software Obtener un titulo en Acuicultura

¿Qué es un proyecto? Tiene un Objetivo bien identificado. Serie tareas o actividades dependientes. Cada actividad tiene periodo de duración. Se puede identificar actividades que son prerrequisitos para iniciar otras actividades. Es único. Utiliza varios recursos. Tiene un inicio y un final. Tiene un cliente. Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

¿Qué NO es un proyecto? Operaciones en curso: Ejemplos: No tienen un fin. Producen productos similares o idénticos. Ejemplos: Una compañía de seguros procesa miles de reclamos al día. Un caJero atiende a 100 clientes por día. Planta de automóviles produce miles de vehículos, del mismo modelo y con opciones limitadas.

¿Qué es Microsoft Project? Es una herramienta que permite planear sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto Microsoft Project le permitirá: Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica. Asignar recursos y costos a las diferentes actividades. Obtener la gráfica de red del proyecto. Imprimir una gran variedad de informes.

Versiones de MS Project Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar información de los proyectos. Project Professional 2003, es una versión que posee todas las características de la versión estandar y además puede ser utilizado con Project Server provee más funcionalidad de planeación y comunicación. Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una intranet, permite colaboración, reportes de Project Web Access, esta orientado a trabajar desde internet explorer.

Versiones de Project Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access forman la solución de Microsoft para la Administración de proyectos empresariales conocida por sus siglas en ingles EPM, Enterprise Project Management.En este curso utilizaremos la versión Project Professional 2003

Definir el proyecto.

Herramienta de Planificación, gestión y seguimiento de proyectos Definición tareas, recursos Asignación de recursos a tareas Definición de costos Resolución de sobreasignaciones Seguimiento de proyectos Comunicación entre el equipo e informes No herramienta de valoración y estimación de proyectos

¿En que nos ayuda MS Project? Es la forma de simplificar las dificultades durante la planificación, diseño, administración y evaluación de proyectos es el MS Project.

Microsoft Project La primera actividad consiste en determinar las fechas de inicio y fin del proyecto así como especificar opciones del calendario, como días y horas laborales, etc. La parte más importante de determinar son las tareas, las cuales se obtienen a través de un diagrama de planeación y un WBS (EDT en español), también se deben considerar los hitos y los recursos.

Microsoft Project Los hitos son puntos clave en la línea del tiempo del proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo. Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la problemática del proyecto así como de la experiencia del administrador del proyecto

Microsoft Project Los recursos pueden ser distintas índoles: Grupos de Personas Equipamiento Instalaciones Costos De las tareas la parte más importante es la vinculación de las tareas. La fórmula mágica de la gestión de proyectos es: Trabajo = Duración * Unidades.

Ventana MS Project

Con Microsoft Project Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y vinculaciones La duración de una actividad se puede establecer en minutos, horas, días o semanas Posee un calendario en el cual pueden definirse los días y horas laborales de todo el proyecto La vinculación entre tareas puede hacerse mediante el ingreso de sus precedencias inmediatas, o a través de la tabla de Gantt que construye Microsoft Project Permite distintos tipos de vinculación entre actividades (fin a comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)

Ver los datos VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt, gráfico de barras. TABLAS: Sirven para definir las columnas mostradas. FILTROS: Permiten centrase en tareas o recursos específicos.

Distintas visualizaciones del proyecto 1 Haga un click en View>>View Bar 2 Aparece la barra de Herramientas en la parte izquierda de la pantalla

Opciones de visualización Barra de vistas Una vista es un formato en donde se puede introducir y visualizar información de un proyecto. La vista por defecto es el diagrama de Gantt

Los diagramas o los gráficos: Representan la información gráficamente. VER LOS DATOS – VISTAS Permiten especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas. Los diagramas o los gráficos: Representan la información gráficamente. Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert, Gráfico de Recursos y Calendario. Hojas: Representan la información en Filas y Columnas. Cada Fila contiene información acerca de las tareas o recursos específicos. Cada Columna contiene un campo en el que se especifica información concreta sobre las tareas o recursos. Formularios: Representan la información en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios muestran la información de una Tarea o de un Recurso individual.

Diagrama de Gantt

Diagrama de Gantt Creador Henry L. Gantt Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada tarea se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración. La posición del bloque en el diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.

LOS GRÁFICOS GANTT En unos ejes de coordenadas se representan las actividades de un proyecto en forma de barras con la extensión de su duración. En las ordenadas se representan las actividades. Teniendo en cuenta precedencias. En las abcisas el tiempo. Sirve para calcular la duración del proyecto y para el control del mismo.

Los gráficos Gantt Actividades A B C D E F G H I 1 2 3 4 5 6 7 8 Tiempo

¿Qué es una actividad? Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto. Las actividades deben ser: Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle Desglose de tareas: Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas manejables antes de proceder a su planificación y puesta en marcha. Una representación de estas tareas consiste en un diagrama de estructura de descomposición del trabajo (EDT)

Actividades Duración de las tareas: se puede fijar en meses, semanas, días, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

EDT Representación estructurada de las tareas Las actividades que no aparecen en el EDT están fuera del alcance del proyecto A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un código único, que sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma más cómoda

Los gráficos Gantt Actividades En la quinta semana controlamos cómo va el proyecto, vemos que hay actividades retrasadas y otras adelantadas sobre lo previsto A B C D E F G H terminado I 1 2 3 4 5 6 7 8 Tiempo

¿Cómo programa Microsoft Project? Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo más importante cada TAREA se programa así: -->Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso Duración: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada. Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

¿Cómo programa Microsoft Project? Lo más importante cada TAREA se programa así:  Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso Ejemplo: Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, se tiene: El trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 días * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas al día ( 3 pintores * 8 horas) La Duración es de 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas)

Dependencias entre tareas Fin a Comienzo Fin a Fin Comienzo a Comienzo Comienzo a Fin

Tareas secuenciales

Tareas comienzan mismo tª

Tareas finalizan mismo tº

Finalizar tarea sucesora debe comenzar previamente la predecesora

CALENDARIO

DIAGRAMA PERT

Visualización de la red del proyecto (DIAGRAMA DE RED) Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en formato de red o de flujo. Cada tarea se representa con un cuadro (también denominado nodo) y la línea que une dos cuadros representa la dependencia entre las dos tareas. De forma predeterminada, la vista Diagrama de red muestra una línea diagonal sobre las tareas en curso y líneas diagonales en cruz sobre las tareas completadas. Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al Diagrama de red para mostrar únicamente las tareas que desee ver. Para adecuar una vista Diagrama de red a sus necesidades, puede personalizar su aspecto o crear nuevas versiones personalizadas. Cuando se guarda el proyecto, la vista personalizada también se guarda con el proyecto.

GANTT DE SEGUIMIENTO

USO DE TAREAS

GRÁFICO DE RECURSOS

HOJA DE RECURSOS

Informes

Creación de informes Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Generales Resumen del proyecto Tareas de nivel superior Tareas críticas Hitos Días laborables

Actividades actuales Tareas sin comenzar Tareas que comienzan pronto Tareas en curso Tareas completadas Tareas que deberían haber comenzado Tareas propuestas

Costos Flujo de caja Presupuesto Presupuesto sobrepasado Tareas con presupuesto sobrepasado Recursos con presupuesto sobrepasado Valor acumulado

Asignaciones Tareas y recursos humanos Tareas, recursos humanos y fechas Lista de tareas pdtes. Recursos sobreasignados

Carga de trabajo Uso de tareas Uso de recursos

Conclusiones MS Project Nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo que antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo

Conclusiones Ms Project Las fechas se actualizan también de forma automática solo con modificar una duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos. En suma, este programa, que además mantiene la filosofía de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front Page...)