Confidencialidad Cómo Proteger la Información Personal

Definiciones La Confidencialidad es definida por la Organización Internacional de Normas (ISO) como “garantizar que la información esté accesible únicamente para quienes están autorizados a tener acceso”. La información confidencial no es secreta pero es información que generalmente podría utilizarse de forma incorrecta.

Ejemplos de material confidencial Registros Educativos Información sobre la salud Información Financiera Información de Identidad Personal (la cual podría ser usada por otra persona)

¿La información de quién es confidencial? Estudiantes Empleados Familias Visitantes

Registros educativos La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA por sus siglas en inglés) requiere que los distritos escolares y el personal de la escuela mantengan la confidencialidad de todos los registros educativos que identifican a un estudiante específico. Los datos resumidos, que no estén conectados con un estudiante en particular, generalmente se encuentran abiertos para el acceso y revisión del público, conforme a las leyes de registros abiertos.

Información personalmente identificable El nombre del estudiante; El nombre del padre del estudiante u otro miembro de la familia; La dirección del estudiante o de la familia del estudiante; Un identificador personal, como por ejemplo el número de seguro social del estudiante o el número de estudiante; Una lista de las características personales que harían que la identidad del estudiante sea fácilmente rastreable. Otra información que pudiera hacer que la identidad del estudiante sea fácilmente rastreable.

Los que necesitas saber La información confidencial no es secreta – es información que debería limitarse a quienes deban conocerla a nivel educacional. Existe una necesidad de saber a nivel educacional cuando un maestro u otro miembro del personal necesita acceder a la información para brindar los servicios apropiados.

Cómo proteger los registros educativos Los maestros deberán guardar los registros de los estudiantes, como por ejemplo los libros de calificaciones, en un gabinete o cajón cerrados con llave, cuando no estén en uso. Los maestros deberán cerrar con llave las puertas de las aulas cuando se retiren. Esto evitará que personas no autorizadas puedan acceder a los registros que pudieran estar sobre un escritorio Los maestros deberán cerrar sesión en las computadoras para evitar que los estudiantes utilicen su sesión abierta para acceder a datos confidenciales.

Conversaciones No converse con nadie que no tenga necesidad específica de conocer el desempeño académico, comportamiento, o estado de salud de un estudiante. Tenga cuidado dónde y cuándo hable sobre la información confidencial de los estudiantes para evitar ser escuchado; no hable acerca de los estudiantes fuera del entorno escolar.

Registros formales educativos El archivo con el registro formal del estudiante es confidencial. Deberá asentarse el acceso a los registros de cualquier persona que no sea el custodio de los registros. Muchos registros se guardan de forma electrónica, por lo tanto los maestros y otro personal deberán proteger sus nombres de usuario y contraseñas para reducir el riesgo de acceso no autorizado.

Preguntas sobre los registros educativos Las preguntas relacionadas con los registros de los estudiantes deberán dirigirse al custodio de registros de la escuela. Las preguntas relacionadas con los registros específicos de educación especial podrán dirigirse al especialista de diagnósticos.

Información sobre la salud La información sobre la salud de todos (no sólo de los alumnos, sino también de los padres y compañeros de trabajo) está protegida por leyes federales y estatales. La Información confidencial sobre la salud está definida por ley y no por los usos y costumbres. La información sobre la salud podrá compartirse con aquellos que tengan una necesidad legítima de conocerla.

Listas de conciencia Cuando se comparte información sobre la salud, deberá limitarse a aquellos con necesidad de saber. Las listas genéricas con información sobre la salud, como la lista de estudiantes con asma que asisten a la escuela, deberán ser utilizadas con precaución. Las listas de planificación para emergencias deberán guardarse en un lugar seguro o codificado para reducir el riesgo de acceso no autorizado.

Información sobre la salud del personal La información sobre la salud del personal es confidencial, los supervisores no deberán guardar la información relacionada con la salud junto a los registros del personal. Los informes de lesiones y otros datos relacionados con la compensación de los trabajadores no deberán guardarse en los archivos des personal. Los registros de acomodación de la ADA deberán enfocarse en la necesidad específica de adaptar las instalaciones y no en la discapacidad.

Preguntas sobre la información de la salud Las preguntas sobre la confidencialidad de la información de la salud de los estudiantes deberán dirigirse a la enfermera de la escuela. Las preguntas sobre la confidencialidad de la salud del personal deberán dirigirse a la Oficina de Gestión de Riesgos.

Información financiera La información financiera que debe protegerse incluye de forma enunciativa más no limitativa: ‐ Números de Seguro Social ‐ Números de Cuentas Bancarias Vigentes ‐ Números de Cuentas de Crédito ‐ Números de Identificación de los Estudiantes ‐ Números de Identificación del Personal

Cómo manejar la información financiera Confeccione únicamente lo que necesita; no haga copias secundarias innecesarias. Asegure la información en un cajón o gabinete cerrados con llave, o en una sala de archivo con acceso restringido. Tenga cuidado al hablar sobre información financiera confidencial; no permita que otros escuchen la información.

Seguridad de las computadoras Proteja la información de su usuario – no guarde el usuario y la contraseña juntas. Seleccione una contraseña que pueda recordar; ¡no la escriba ni la pegue en el teclado! ¡No permita que su computadora “recuerde” su información para iniciar sesión! Cierre la sesión cuando se aleje de la computadora.

¡Proteja su información! Para identificar a una persona habitualmente se necesitan dos de los siguientes datos: ‐ Nombre y número de seguro social ‐ Nombre y fecha de nacimiento ‐ Identificación y PIN del estudiante ‐ Identificación del personal y contraseña No ofrezca esta información si no es específicamente solicitada.

Robo de identidad El robo de identidad es mucho más que usar la tarjeta de crédito de otra persona. El robo de identidad ha sido utilizado para acceder a atención médica, abrir cuentas, inscribirse en la escuela e incluso para obtener licencia para conducir. ¡Proteja su información, la información personal de los estudiantes, la de sus compañeros de trabajo y sus superiores!

Cómo proteger la información Limítese a guardar solo lo que necesita; ¡destruya los documentos cuando ya no sean necesarios! Mantenga las partes separadas. No permita que la computadora le recuerde sus datos. Guarde la información confidencial bajo llave. Tenga precaución de no divulgar datos verbalmente.

Preguntas Las preguntas relacionadas con la confidencialidad de la información financiera deberán ser dirigidas al Departamento de Gestión de Riesgos.

Para obtener mayor información: Confidencialidad de los Registros de los Estudiantes http://www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa/index. html Confidencialidad de la información médica http://www.hhs.gov/ocr/privacy/index.html Confidencialidad de los Registros Financieros http://www.ftc.gov/infosecurity Protección de Robo de Identidad http://www.ftc.gov/bcp/edu/microsites/idtheft