Combinar correspondencia

Utilice el Asistente para combinar correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres, directorios así como distribuciones masivas de correo electrónico y fax. Para completar el proceso básico:

Abra o cree un documento principal.documento principal Abra o cree un origen de datos con información de los destinatarios individuales.origen de datos Agregue o personalice los campos de combinación del documento principal.campos de combinación Combine los datos del origen de datos con el documento principal para crear un nuevo documento combinado.

Origen de datos con información de los destinatarios como, por ejemplo, los nombres y direcciones Documento principal con los campos de combinación que son los marcadores de posición para la información de los destinatarios Documento combinado resultante

El Asistente le guía a lo largo de todos estos pasos. Si prefiere trabajar sin el Asistente, podrá utilizar la barra de herramientas Combinar correspondencia. En cualquier caso, el resultado final consiste en que cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de directorio individual.barra de herramientas

Nota Puede utilizar la combinación de correspondencia para crear cualquier tipo de documento que asigne campos a los datos y no sólo etiquetas postales o directorios. Por ejemplo, para crear etiquetas de cintas de vídeo recopiladas en una hoja de cálculo, puede utilizar la opción Etiquetas.campos

Crear un directorio Puede combinar datos en un único documento, como un directorio de participantes, un catálogo o una lista de piezas. En Seleccionar tipo de documento, haga clic en Directorio. Haga clic en Siguiente: Iniciando el documento.f

Configurar o mostrar el directorio SIGA UNO DE LOS SIGUIENTES PROCEDIMIENTOS

COMENSAR CON EL DOCUMENTO MOSTRADO EN LA VENTANA

En la ventana del documento, escriba el texto que desee que se repita en cada elemento del directorio. Por ejemplo, incluya etiquetas como Nombre: y Dirección: También puede esperar a que el Asistente indique que escriba el texto en el siguiente paso. Nota Por ahora, no incluya el texto que sólo desee imprimir una vez en el directorio resultante.

COMENZAR CON UNA PLANTILA

Haga clic en Empezar a partir de una plantilla. Haga clic en Seleccionar plantilla. En la ficha Combinar correspondencia del cuadro de diálogo Seleccionar plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

COMENZAR CON OTRO DOCUMENTO EXISTENTE

Haga clic en Empezar a partir de un documento existente. En el cuadro Iniciar desde la existente, seleccione el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir. Si no ve el documento, haga clic en Más archivos y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

COMBINAR CORRESPONDENCIA SOBRES

Crear e imprimir sobres para una distribuicion masiva

En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia. En Seleccionar tipo de documento, haga clic en Sobres. El documento activo se convierte en el documento principal.documento principal Haga clic en Siguiente: Iniciando el documento.

Configurar y mostrar los sobres Siga uno de los siguientes procedimientos

Crear un sobre

Haga clic en Cambiar diseño del documento. Haga clic en Opciones para sobres. En el cuadro de diálogo Opciones para sobres, seleccione las opciones que desee como, por ejemplo, el tamaño de sobre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Comensar con un sobre existente

Haga clic en Empezar a partir de un documento existente. En el cuadro Iniciar desde la existente, seleccione el documento con el sobre que desee y, a continuación, haga clic en Abrir. Si no ve el documento, haga clic en Más archivos y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

Microsoft Word muestra el documento en la ventana. Si decide utilizar otro documento de sobre, haga clic en Empezar a partir de un documento existente y, a continuación, seleccione otro documento. Si desea cambiar el diseño, haga clic en Cambiar diseño del documento y, a continuación, haga clic en Opciones para sobres.

Organisar el contenido de los sobres

Si no está en la vista Diseño de impresión, cambie a dicha vista.vista Diseño de impresión Si desea incluir un remite en el sobre, escríbalo en la esquina superior izquierda. Haga clic en el centro del sobre para insertar un cuadro de texto.

Inserte campos de combinación en el lugar donde desee combinar nombres, direcciones u otro tipo de información como, por ejemplo, un código de barras postal.campos de combinación Si lo desea, puede cambiar el formato de los datos combinados. Tras terminar el documento principal e insertar todos los campos de combinación, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. Asigne un nombre al documento y haga clic en Guardar.

Ver los sobres y perfecionar destinatarios siga uno de los siguientes procedimientos

Para ver los elementos en el orden en que se encuentran, haga clic en los botones de dirección Para buscar y ver un elemento específico, haga clic en Buscar un destinatario y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar entrada.

Para excluir uno de los destinatarios

Para excluir un destinatario específico de la combinación, haga clic en Excluir al destinatario. Para cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios y, a continuación, realice los cambios en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia.